檔案的整理方法與步驟

1、科技檔案的整理方法與步驟科技檔案的整理要經(jīng)過分類、組合、案卷和卷內(nèi)文件材料排列、編號、編制卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂裝盒、編制案卷封面和脊背、編制案卷目錄、入庫上架等九個步驟。第一步 分類科技檔案一般有產(chǎn)品、科研、基建、設備四大類，我們旗各單位的科技檔案主要有基建、設備兩大類，各單位先把科技文件材料按基建、設備兩大類分開，然后在每個大類里將科技文件材料按項目歸類?；n案：一般先按工程性質(zhì)或用途分類，之下按具體項目分類。如果項目不是很多的單位，可直接按具體項目分類。設備檔案：一般先按設備性質(zhì)或用途分類，之下按設備型號分類。如果設備不是很多的單位，可分到設備性質(zhì)，不必再分下去。特別提示：一個科技項目

2、的文件材料具有成套性，其他項目的文件材料不能混入?？萍柬椖康那捌谖募牧喜荒軞w入文書檔案中，應歸入所針對的項目科技文件材料中。第二步 組合1、基建檔案按形成階段和內(nèi)容分別組卷?；n案一般有依據(jù)性文件（可行性研究、立項）、基礎性文件（勘探、測繪、征遷工作、招投標）、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、評獎創(chuàng)優(yōu)文件和使用、維修、改建、擴建文件等不同階段形成的文件。基建文件材料數(shù)量多，規(guī)格雜，組卷時可考慮在同一階段內(nèi)同一種格式的材料組卷，如竣工圖組一卷或若干卷。若項目較小，材料不是很多，則可幾個階段的材料組成一卷，應視情況靈活掌握。組卷順序：依據(jù)文件（可行性研究、立項、審批）基礎性文件（勘

3、探、測繪、征遷工作、招投標）設計文件施工文件監(jiān)理文件竣工驗收文件評獎創(chuàng)優(yōu)文件使用、維修、改建、擴建。2、設備檔案按形成階段和文件內(nèi)容分別組卷。設備檔案一般有立項審批、購置合同、開箱驗收（合格證、說明書、隨機圖紙、質(zhì)保書等）、安裝調(diào)試、使用維護、更新改造等階段和內(nèi)容。組卷時按文件形成階段、文件內(nèi)容，結合數(shù)量多少確定組合。小型設備材料少的，可將文字材料和隨機文件材料組成一卷。這也應視情況靈活掌握。組卷順序：市場調(diào)研立項審批購置合同商務洽談開箱驗收（合格證書、說明書、隨機圖紙、質(zhì)保書等）安裝調(diào)試驗收使用維護更新改造。第三步 案卷和卷內(nèi)文件材料排列1、基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎性材料、工程設計（

4、含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。2、設備類案卷按設備依據(jù)性材料、外購設備開箱驗（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。3、卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。4、文字材料和圖紙組在一卷的，應文字材料在前，圖樣材料在后。5、有譯文的外文材料譯文在前，原文在后。6、有編號的圖紙按圖紙編號排列。第四步 編號編號有兩種方式：1、裝訂成卷的，案卷內(nèi)科技文件材料要逐頁編頁號，位置正面在右下角，背面有文字的在左下角。圖樣頁號編寫在標題欄內(nèi)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。成套圖樣或印刷成冊的科技文件材料，自

5、成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。與其他科技文件材料組成一卷的，應排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。2、不裝訂的，案卷內(nèi)應在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章。檔號章有檔號、序號兩個欄目。序號：卷內(nèi)科技文件材料的順序。檔號：填寫全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號。一般各單位的科技檔案不向檔案館移交，檔號可直接填寫分類號和案卷號，如設備檔案檔號為：S123（一級類目代號可采用英文字母如基建用“J”表示、設備用“S”表示，二級以下用阿拉伯數(shù)字表示，類與類間用間隔號“”，類與案卷號間用“”。）第五步 編制卷內(nèi)目錄、備考

6、表卷內(nèi)目錄放在卷內(nèi)文件之前，欄目有序號、文件號、責任者、文件材料題名、日期、頁號、備注。備考表放在卷內(nèi)文件之后，欄目有說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號?；ヒ娞柼顚懛从惩粌?nèi)容而形式不同且另行保存的檔案的檔號。檔號后應注明檔案的載體形式，并用括號括起。第六步 裝訂裝盒可采用裝訂和不裝訂兩種形式：1、采用裝訂方式的，用檔案部門統(tǒng)一監(jiān)制的軟卷皮，將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料和備考表一起裝訂成冊，裝訂方式用三孔一線。裝訂成冊后再裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。2、采用不裝訂方式的，可將卷內(nèi)目錄、歸檔文件材料、備考表依次裝入科技檔案卷盒內(nèi)保存。特別提示：一個單位內(nèi)采用裝訂或不裝訂的方法要相對統(tǒng)一。裝

7、訂或裝盒前，要把圖紙疊成標準規(guī)格A4型，做到大小統(tǒng)一，并且標題欄露在右下角。破損的科技文件材料要先修復，案卷內(nèi)的金屬物要去掉。第七步 編制案卷封面、脊背案卷封面的編制：案卷封面印制在卷盒或軟卷皮的正表面。封面項目有標題、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔號、檔案館號等。特別提示：科技檔案案卷題名“三要素”結構：科技項目（工程、設備）名稱+文件材料的內(nèi)容特征+文中名稱。案卷脊背的編寫：案卷脊背項目有保管期限、檔號、案卷題名。保管期限填寫永久、長期、短期，也可用色標區(qū)分：紅色代表永久、黃色代表長期、藍色代表短期；檔號要填寫準確，案卷題名可視情況填或不填。案卷脊背項目格式也可直接印在卷盒脊背上。

8、第八步 編制案卷目錄科技檔案案卷目錄有檔號、總登記號、案卷題名、頁數(shù)、份數(shù)、編制單位、保管期限、密級、歸檔日期、備注等項目。填寫時要與案卷封面上內(nèi)容相一致。特別提示：在編制時，要在檔案分類的最低一級類中按案卷流水號進行登記，如：基建檔案是以一個工程為單位登記，換一個工程就要另起一頁開始登記。案卷目錄填寫完畢后，要裝訂成冊，在相關的案卷目錄頁上用口取紙標出科技檔案的類目，以便檢索利用。第九步 入庫上架科技檔案排架按最小類目排列。因為一個項目的科技檔案不是一次完成的，有一個不斷積累的過程，所以入庫上架時換個小類就要另起排列，每個類后面都要留出相應空間，以便存放新增加的檔案。科技檔案的整理方法一般講

9、，基層檔案部門對科技檔案的整理，大體要經(jīng)過分類、案卷組織與排列、編目幾個環(huán)節(jié)。一、分類?？萍紮n案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點，把一定范圍的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統(tǒng)。1、 分類的要求。搞好科技檔案的分類，應注意以下幾點：（1）科技檔案的分類要遵循同一規(guī)則。在一個單位內(nèi)部或一個專業(yè)系統(tǒng)，同一種科技檔案的分類標準應該一致。（2）科技檔案分類要遵循效用規(guī)則。即科技檔案分類要適應科技檔案及其管理特點，追求分類的整體適用效果。也就是說，科技檔案的分類，要符合檔案形成專業(yè)和檔案形成單位科技活動的性質(zhì)和特點。（3）科技檔案分類要

10、遵循排它規(guī)則。即同一級類目必須互相排斥而不能重合。（4）要編制一個合理和切實可行的科技檔案分類方案。分類方案是進行科學分類的依據(jù)性文件，在編制科技檔案分類方案時，要了解和掌握本單位科技檔案的內(nèi)容構成和形成特點，確定明確的分類標準和分類方法，設置科學、合理的類目體系，形成完整的科技檔案分類方案。2、分類的方法?；鶎訖n案部門對科技檔案的分類，實際上是在分類方案的指導下進行的。科技檔案的種類很多，因此可運用的分類標準或進行分類的方法也是較多的，大體上，科技檔案實體分類基本是采用對象分類法和特征分類法兩種方法。對象分類法就是以一個實物對象的設計、生產(chǎn)制造等活動形成的整套科技檔案為單元進行分類的方法，其

11、典型的形式是型號分類法、工程項目分類法和課題分類法。特征分類法就是以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進行分類的方法，其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時間特征分類法和地域特征分類法。（1） 工程項目分類法。它適用于對基本建設工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項目為分類單元，劃分科技檔案的類別。（2） 型號分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設備檔案的分類，就是以各個型號的產(chǎn)品或設備為分類單元，劃分科技檔案的類別。（3） 課題分類法。適用于對科研檔案的分類，以各個獨立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。（4） 專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。（5） 地域特征分

12、類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。（6） 時間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時間特征劃分科技檔案的類別。以上幾種基本方法，在實際應用時，可根據(jù)具體情況，結合其中幾種靈活運用?；窘ㄔO檔案的分類，具體到不同單位和不同基建項目，其檔案主要有性質(zhì)工程項目分類法、流域工程項目分類法。產(chǎn)品檔案的分類，由于產(chǎn)品種類繁多，各種產(chǎn)品代號也不盡相同，因此在型號分類法的基礎上，派生出許多具體分類方法，比較常用的有使用性質(zhì)型號分類法、系列型號分類法、年度紗號分類法。設備檔案的分類，根據(jù)組織形式和設備類型的不同，設備檔案具體的分類主要有性質(zhì)型號分類法、工序型號分類法。科研檔案的分類方法主要

13、有學科課題分類法、專業(yè)課題分類法。二、案卷組織與排列案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的科技文件的最小集合體?？萍嘉募g的聯(lián)系是多方面的，因此組織案卷的方法也是多種多樣的。一般情況下，組織案卷的方法應當與該類科技檔案的分類方法相一致。常用的案卷組織方法有以下幾種：按結構組織案卷、按子項或子課題組織案卷、按工序或階段組織案卷、按專業(yè)組織案卷、按問題組織案卷、按名稱或文件性質(zhì)組織案卷。此項工作應由有關的科技業(yè)務部門承擔，檔案部門協(xié)助、指導。案卷內(nèi)科技文件的排列應注意以下幾點：1、圖樣材料的排列。有兩種情況：一是對于有圖樣目錄的圖紙，可以按圖樣目錄的順序進行排列；二是對于沒有圖樣目錄的圖紙

14、，可以按總體與局部的關系排列。2、文字材料的排列。可以按重要程度排列，可以按時間順序排列。3、圖文混合材料的排列。一般要求文字材料在前，圖樣材料在后。三、案卷編目案卷編目，是在科技文件歸檔前由科技業(yè)務部門隨同組織案卷一并進行的，是科技文件整理工作的一項內(nèi)容，基層科技檔案部門應協(xié)助和指導科技業(yè)務部門做好案卷編目工作。案卷編目，是以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)科技文件內(nèi)容與成分的工作。其內(nèi)容有：編頁號、填制案卷內(nèi)科技文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面和脊背標簽。1、 編頁號。為案卷內(nèi)每頁文件編制順序號，以便固定案卷內(nèi)科技文件的順序，便于確切統(tǒng)計案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有

15、助于保護和查找使用。其方法是：1）凡是有書寫內(nèi)容的頁面，都要采用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次逐頁標注；2）單面書寫的文件在右下角編號，雙面書寫的文件，正面在右下角編號，背面在左下角編號；3）卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁號。某些科技文件，如成套圖樣、說明書、計算書等，在編制時已有頁號，不必另行編號。只有在案卷內(nèi)科技文件沒有統(tǒng)一順序號，或者編號順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動及出現(xiàn)差誤時，才需要編頁號或重新編頁號。2、 填制卷內(nèi)科技文件目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，是卷內(nèi)每一份文字材料或每一張圖樣的明細表。它對于管理和使用案卷具有重要作用。成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時就

16、有圖樣目錄或文件目錄，編目時應盡量利用原有目錄。如果在科技文件形成時沒有編制目錄，或原有目錄不適用時，則要編制或重新編制目錄。案卷內(nèi)科技文件目錄，其項目有：序號，指該份文字材料或圖樣在案卷內(nèi)的排列序號；題名，指該份文字材料或圖樣的標題（全稱）；編號，指該份文字材料的文件號或圖樣的圖號；責任者，指該份文字材料或圖樣的直接編制部門或個人的姓名；日期，指該份文字材料圖樣的編制日期；以及備注和頁次。3、 填寫備考表。備考表是用來記載說明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對于案卷的保管和使用，乃至鑒定和統(tǒng)計都有一定的作用。備考表的項目主要包括兩個部分：一部分是對組織案卷時，卷內(nèi)

17、科技文件基本情況的有關記載和說明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載，以及歸檔單位或案卷組織者對卷內(nèi)科技文件完整、準確情況的說明。這部分內(nèi)容是由有關的科技人員填寫的。另一部分是科技文件歸檔后，在科技檔案管理工作過程中，對有關該案卷變化情況的記載和說明。這部分內(nèi)容由科技檔案部門的有關人員負責填寫。備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。4、 填制案卷封面。案卷封面，是以一定的格式概要介紹卷內(nèi)科技文件內(nèi)容和形式特征的一種工具。同時，它又對案卷內(nèi)的科技文件起著保護作用，封面編制的質(zhì)量和水平，將直接影響到對科技檔案著錄和檢索工具的編制，關系到科技檔案的管理和開發(fā)利用。所以，填制案卷封面在案卷編目中是一項

18、重要內(nèi)容。封面的內(nèi)容項目，主要由3部分組成。1）案卷題名。又稱案卷標題，是案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱。它概括地反映了案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)А０妇眍}名在結構上一般由3個部分組成：一是項目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬工程、產(chǎn)品、課題或設備等的名稱。二是案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征，如機械產(chǎn)品某組成部分（結構特征），工程設計某設計階段（階段特征）或某專業(yè)（專業(yè)特征）的科技文件，等等。三是科技文件名稱特征，如圖樣、說明書、計算書、實驗記錄、成果報告等。擬定案卷題名，要注意概括性，做到文字簡練，表達準確，不可繁雜冗長，防止卷內(nèi)科技文件名稱和簡單羅列；同時要注意完整性，能夠恰當?shù)亟沂景?/p>

19、卷的內(nèi)容和成分，避免不適當?shù)暮喕?）案卷的管理性內(nèi)容項目。這一部分包括：編制單位（責任者），指案卷內(nèi)科技文件是由何人、何部門編制的；編制日期，指案卷內(nèi)科技文件形成日期或起止日期；保管期限，填寫經(jīng)鑒別劃定的保管期限；密級，根據(jù)保密規(guī)定填寫。3）檔號項。包括檔號，即本案卷的科技檔案號，由分類號和案卷排列順序號組成；檔案館（室）號，填寫國家給定的本檔案館（室）的編號；縮微號，填寫縮微時給定的本案卷的編號。需要說明的是，在編制檔號時，首先要編制同科技檔案分類有關的代字、代號表，然后進行具體編制。如某單位基建檔案號：j23案卷順序號建筑項目代號基建檔案代號分類號5、編制案卷脊背標簽。脊背標簽，是管理和

20、使用案卷的必備工具，其項目有案卷題名和檔案號。愛人者，人恒愛之；敬人者，人恒敬之；寬以濟猛，猛以濟寬，政是以和。將軍額上能跑馬，宰相肚里能撐船。最高貴的復仇是寬容。有時寬容引起的道德震動比懲罰更強烈。君子賢而能容罷，知而能容愚，博而能容淺，粹而能容雜。寬容就是忘卻，人人都有痛苦，都有傷疤，動輒去揭，便添新創(chuàng)，舊痕新傷難愈合，忘記昨日的是非，忘記別人先前對自己的指責和謾罵，時間是良好的止痛劑，學會忘卻，生活才有陽光，才有歡樂。不要輕易放棄感情，誰都會心疼；不要沖動下做決定，會后悔一生。也許只一句分手，就再也不見；也許只一次主動，就能挽回遺憾。世界上沒有不爭吵的感情，只有不肯包容的心靈；生活中沒有

21、不會生氣的人，只有不知原諒的心。感情不是游戲，誰也傷不起；人心不是鋼鐵，誰也疼不起。好緣分，憑的就是真心真意；真感情，要的就是不離不棄。愛你的人，舍不得傷你；傷你的人，并不愛你。你在別人心里重不重要，自己可以感覺到。所謂華麗的轉(zhuǎn)身，都有旁人看不懂的情深。人在旅途，肯陪你一程的人很多，能陪你一生的人卻很少。誰在默默的等待，誰又從未走遠，誰能為你一直都在？這世上，別指望人人都對你好，對你好的人一輩子也不會遇到幾個。人心只有一顆，能放在心上的人畢竟不多；感情就那么一塊，心里一直裝著你其實是難得。動了真情，情才會最難割；付出真心，心才會最難舍。你在誰面前最蠢，就是最愛誰。其實戀愛就這么簡單，會讓你智商下降，完全變了性格，越來越不果斷。所以啊，不管你有多聰明，多有手段，多富有攻擊性，真的愛上人時，就一點也用不上。這件事情告訴我們。誰在你面前很聰明，很有手段，誰就真的不愛你呀。遇到你之前，我以為愛是驚天動地，愛是轟轟烈烈抵死纏綿；我以為愛是蕩氣回腸，愛是熱血沸騰幸福滿滿。我以為愛是窒息瘋狂，愛是炙熱的火炭。婚姻生活牽手走過酸甜苦辣溫馨與艱難，我開始懂得愛是經(jīng)得起平淡。愛人者，人恒愛之；敬人者，人恒敬之；寬以濟猛，猛以濟寬，政是以和。將軍額上能跑馬，宰相