會務(wù)的組織和管理.ppt

,會務(wù)的組織和管理,主講人：周玲秀 2000年8月,會議的組織和管理 目錄,一、會前準(zhǔn)備 二、會務(wù)實施 三、會后總結(jié)和決算 四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 目錄,會前準(zhǔn)備, 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會場勘察 起草協(xié)議 會務(wù)分工 制定會議費預(yù)算,會議的組織和管理 目錄,前四周,前一周,匯款 ; 物資備齊,前二周,與賓館簽協(xié)議; 起草預(yù)算并通過,前三周,策劃案定稿; 會務(wù)組成立; 會場勘察,開會日期,策劃案起草 ; 成立會議TEAM; 會務(wù)準(zhǔn)備開始,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,目的、主題、時間、參會人員（類型、人 數(shù)）、地點、會議日程、議程、人員分工、 各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進時間等 會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進行的。,策劃案的內(nèi)容,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,案例：99年代理會及 聯(lián)歡會策劃實施案,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組,組織落實，成立TEAM組,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,會務(wù)工作要保證策劃案 的順利實現(xiàn) 會務(wù)工作五個意識： 全局意識、 客戶意識 補臺意識、 奉獻(xiàn)意識 創(chuàng)新意識,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察,會場勘察,會場院勘察俗稱“踩點” 是會前必須要做 的基礎(chǔ)性工作,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察,原則,勘察原則： 會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù) 以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議 順利進行,注意 事項,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察,會場方面 賓館的軟硬件,注意 事項,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會場勘察,餐飲方面 租車問題 價格問題,起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,協(xié)議是會務(wù)組與 賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo) 準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、 對等、無漏洞。,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,1、 會議日期 2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費用 3、 場地安排及費用,內(nèi)容涉及,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,4、 餐飲及費用 5、 甲方對乙方的規(guī)定 6、 乙方對甲方的規(guī)定 7、 結(jié)算等,內(nèi)容涉及,會前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,會議的組織和管理,案例：2000與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工,會務(wù)組的分工,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工,案例：99代理會人員分 工職責(zé),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工,案例：2000年代理會邀 請信 內(nèi)容： 1、前言 2、會議日程 3、注意事項 4、入住賓館地點及電話 5、回執(zhí),會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工,邀請 流程,1、北京制定原則、分配名額； 2、大區(qū)操作定名單； 3、E-mil 參會代理； 4、代理填個人資料回執(zhí)發(fā)大區(qū)； 5、大區(qū)審核E-mil北京； 6、北京終審、給編號； 7、編號分別發(fā)大區(qū)；,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工,案例：2000代理會 物資準(zhǔn)備清單,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 會務(wù)組的分工, 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識好 原則性強 應(yīng)變能力強,對會務(wù)人員的要求,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算,會議費預(yù)算的制定,必須注意的問題,年初有預(yù)算； 全面、精細(xì)、節(jié)約； 距開會日期前兩周，做出預(yù) 算送審批；,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算,會議費預(yù)算的制定,必須注意的問題,距開會日期前一周，務(wù)必匯出 所需款項； 提前行文，寫明規(guī)則。,會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備 - 制定會議預(yù)算,案例：99年代理會預(yù)算表,會議的組織和管理 案例,案例：99代理會費申請報告 99代理會費用使用、審批、 報銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活動的人員 通知,會議的組織和管理 目錄,一、會前準(zhǔn)備 二、會務(wù)實施 三、會后總結(jié)和決算 四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理 會務(wù)的實施,會務(wù)的 實施, 會務(wù)組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容 簽到注意事項 會議期間的工作 會議結(jié)束的工作,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 出發(fā)時間,會務(wù)組的工作, 提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自接口人 購物及準(zhǔn)備工作 開預(yù)備會,注意 事項,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 簽到,關(guān)鍵點：住房鑰匙 簽到臺 住房分配 其它,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 簽到,案例： 簽到程序界面演示,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 簽到,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 開會期間,開會期間的工作, 與餐廳的聯(lián)系 與會場的聯(lián)系 與服務(wù)臺的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 會議結(jié)束,會議結(jié)束的工作 1 退房； 整理物品； 結(jié)帳； 回收問卷。,會議的組織和管理 會務(wù)的實施 - 會議結(jié)束,案例：意見反饋樣式,會議的組織和管理 目錄,一、會前準(zhǔn)備 二、會務(wù)實施 三、會后總結(jié)和決算 四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，表彰先進,會后的總結(jié)和決算,案例：匯款、99年總結(jié)、會 務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn),會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算,統(tǒng)計分析參會情況,會后的總結(jié)和決算,案例：2000年代理會分析,會議的組織和管理 其它,代理簽到情況,會議的組織和管理 其它,代理入住情況,會議的組織和管理 其它,代理地域分布,會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算,會議費的報銷、決算和 分?jǐn)?會后的總結(jié)和決算,案例：99決算,會議的組織和管理 目錄,一、會前準(zhǔn)備 二、會務(wù)實施 三、會后總結(jié)和決算 四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理 中小型會議的會務(wù)實施,中小型會議的會務(wù)實施,會務(wù)工作程序 會議準(zhǔn)備檢查表 會議主持人自我 檢查表,目標(biāo)管理 為什么實行目標(biāo)管理,1、會議目的： 2、會議的形式： 3、會議的時間： 4、會議議程及主持人： 5、會議地點； 6、會場如何布置； 7、出席人數(shù)； 8、出席者名單 ； 9、出席者座位安排； 10、是否準(zhǔn)備座簽 ；,高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題,舉例：會務(wù)準(zhǔn)備檢查,目標(biāo)管理 為什么實行目標(biāo)管理,11、是否安排出席人員往返會場的 交通工具； 12、會議是否安排出席人員住宿問題； 13、有無資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出； 14、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材； 15、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機、訂書 針、膠帶紙等）；,高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題 幾個注意問題,目標(biāo)管理 為什么實行目標(biāo)管理,16、準(zhǔn)備會議場所周邊位置圖（行車路 線、洗手間、茶水間、休息室、餐 廳等； 17、是否要求與會者準(zhǔn)備資料及副本的 份數(shù)； 18、安排食宿及床位及娛樂項目； 19