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文檔簡介
江門公司物料管理制度1 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)物料管控工作,節(jié)約資源、杜絕浪費,特制定本規(guī)定。2 適用范圍本辦法適用于公司行政部、各營業(yè)站、相關(guān)部門。3 職責(zé)31各營業(yè)站主管是本營業(yè)站物料管理的第一責(zé)任人,全面負(fù)責(zé)該站點物料申請、領(lǐng)用、發(fā)放的審定。32各營業(yè)站站點文員是本營業(yè)站物料的直接責(zé)任人,負(fù)責(zé)該本營業(yè)站物料的發(fā)放、建檔、錄入、單據(jù)傳遞等具體工作,對物料的完整性、完好性、安全性負(fù)責(zé)。4 內(nèi)容41物料申請4.1.1各營業(yè)站領(lǐng)用計劃的制訂應(yīng)切合實際業(yè)務(wù)需求,一方面要滿足各階段業(yè)務(wù)需求,另外一方面嚴(yán)禁浪費。各站根據(jù)每周不同階段業(yè)務(wù)需要制訂合理的領(lǐng)用數(shù)量計劃,于每周二、上午將全一快遞物料申請表(見附件一)帶回客服部。4.1.2物料申請流程站點文員申請物料管理員匯總營業(yè)站站長審核站點文員提交 4.1.3物料申請數(shù)量計算公式(須對各使用單位負(fù)責(zé)人及站站點文員進(jìn)行培訓(xùn)):下月物料申請數(shù)量=本月實際收件量(1+下月預(yù)計業(yè)務(wù)增長率+物料損耗率)如:A站11月份實際收件量為10000件,12月預(yù)計業(yè)務(wù)增長率為15%,物料損耗率為7%,則該站12月份申請物料數(shù)量應(yīng)為:10000(1+15%+7%)= 12200一周物料申請數(shù)量=上月實際收件量(1+當(dāng)月預(yù)計業(yè)務(wù)增長率+物料損耗率)4如:紙質(zhì)文件袋用量(A站11月份實際收件量為10000件,12月份預(yù)計業(yè)務(wù)增長率為15%,物料損耗為7%,則下周的可用物料量為:10000(1+15%+7%)4 = 3050個)。半周物料申請數(shù)量=上月實際收件量(1+當(dāng)月預(yù)計業(yè)務(wù)增長率+物料損耗率)8如:運單領(lǐng)用量(A站11月份收件量為10000件,12月份預(yù)計業(yè)務(wù)增長率為15%,物料損耗為7%,則該站半周的可用物料量為:10000(1+15%+7%)8 = 1525個)。目前我司實行每周發(fā)放物料1次(即每周二),因此各站適用“一周物料申請數(shù)量”的計算公式。4.1.4注意:物料損耗率暫定為7%,各營業(yè)站的業(yè)務(wù)增長率由市場部提供,由經(jīng)理核定,以每月經(jīng)理辦公會議公布的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)。42物料發(fā)放4.2.1總務(wù)接到申請表后,要根據(jù)站點的業(yè)務(wù)量等情況對全一快遞物料申請表進(jìn)行審核把關(guān),對超出限額部分進(jìn)行合理調(diào)整,特殊情況站點如需超限領(lǐng)取物料,須在申請表后附上相關(guān)情況說明,否則不予發(fā)放。4.2.2總務(wù)給各站發(fā)放物料的時間定為每周二下午15:30,跟交接車一起帶回各站點。4.2.3物料發(fā)放流程:站點文員發(fā)放站點文員接收保管營業(yè)站專人領(lǐng)取客服發(fā)放 領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取4.2.4總務(wù)必須做好各種物料的前期發(fā)放儲備工作,并保證50%的安全用量。總務(wù)必須做好物料的進(jìn)出庫登記工作,經(jīng)理辦公室將每月進(jìn)行抽查,并結(jié)合公司制度予以獎懲。4.2.5營業(yè)站由站點文員負(fù)責(zé)發(fā)放本站的物料,發(fā)放物料時,要求站點文員須將發(fā)放的物料登記在全一快遞物料領(lǐng)用表,按日期、品名、數(shù)量、領(lǐng)用人簽字、異常情況備注說明等順序記錄在案,使每一類物料都能有據(jù)可循、有數(shù)可查。總部將組織人員每月抽查,并結(jié)合公司制度予以獎懲。43物料盤點4.3.1每月30日(或31日)為客服部、各營業(yè)站物料盤點時間,當(dāng)天的所有物料不得辦理入賬或出庫手續(xù),等盤點結(jié)束后才可以辦理相關(guān)手續(xù)。各營業(yè)站于每月1日前將月底結(jié)存物料統(tǒng)計表交至客服部匯總。4.3.2營業(yè)站在盤點時,須將放置于客戶處的相關(guān)物料數(shù)量計入當(dāng)月結(jié)存進(jìn)行統(tǒng)計。要求站點文員、外務(wù)員對放置于客戶處的物料進(jìn)行嚴(yán)格管控,要求外務(wù)員隨時了解客戶物料庫存情況,并于月底將數(shù)據(jù)報至站點文員。在相關(guān)客戶取消與我司合作或相關(guān)物料不再需要使用時,外務(wù)員必須及時將存放于客戶處的物料索回,對因此給公司造成損失的,將追究相關(guān)外務(wù)員、站點文員及站主管的責(zé)任。44表格填制4.4.1站點站點文員負(fù)責(zé)填制本站發(fā)生的所有物料領(lǐng)用發(fā)放記錄,并保證所填制的表格完整、真實、準(zhǔn)確,禁止弄虛作假,偽造數(shù)據(jù)。4.4.2填制時間必須及時,在相關(guān)人員領(lǐng)用物料后及時填制相關(guān)數(shù)據(jù)并核對無誤,做到賬物相符、賬表相符。4.4.3如果在使用過程中出現(xiàn)遺失、損壞或其他原因造成的物料缺失,使用人員要如實向站點文員報告,站點文員均要按時如實登記,保證發(fā)出的物料與領(lǐng)用的物料數(shù)據(jù)一致。4.4.4各營業(yè)站、客服部提供的數(shù)據(jù)是財務(wù)盤點入賬和制訂下一步工作的依據(jù),務(wù)必切實保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。45獎罰規(guī)定4.5.1每月5日物料管理員根據(jù)每個營業(yè)站的業(yè)務(wù)量和物料的使用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計,對上月物料損耗率高于7%(不含7%)的站點進(jìn)行處罰(按超出部分物料實際價值的50%-80%罰款)。4.5.2各站站點文員每月根據(jù)每位外務(wù)員的業(yè)務(wù)量和物料使用情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計,對物料損耗率高于4%-7%的外務(wù)員進(jìn)行口頭警告,對物料損耗率高于8%以上的,報至公司行政部進(jìn)行處罰(按超出部分物料實際價值的80%-100%罰款)。對其次月物料的領(lǐng)取辦法將采用廢舊物料的“以舊換新”的方法改善其鋪張浪費的行為)。4.5.3對物料損耗率低于3%(不含3%)的站點及個人,公司將給予100-500元不等的獎勵。5 解釋本辦法由客服部行政負(fù)責(zé)解釋。6 細(xì)則6.1公司行政負(fù)責(zé)訂購和發(fā)放作業(yè)物料、辦公用品。6.2公司各部門、各營業(yè)站(簡稱各單位)根據(jù)自身需求和滿足1周作業(yè)儲備要求及時申領(lǐng)和補(bǔ)充作業(yè)物料,各營業(yè)站主任負(fù)責(zé)作業(yè)物料、辦公用品的內(nèi)部申領(lǐng)和使用監(jiān)督,所有物料和辦公用品所產(chǎn)生的全部費用納入各站的績效考核體系。6.3各單位在行政申領(lǐng)物品時,必須填寫全一快遞物品申領(lǐng)表6.4各部門內(nèi)部建立員工物品領(lǐng)用檔案,即員工在單位內(nèi)部領(lǐng)取個人作業(yè)物料和辦公用品,必須在全一物品領(lǐng)用表上簽字確認(rèn),每月底將表匯總交客服審核備案。6.5公司行政協(xié)助公司各單位提高作業(yè)物料、辦公用品的使用效率6.5.1以下作業(yè)物料和辦公用品若第一次已經(jīng)申領(lǐng)過,各單位需要再次申領(lǐng)的,需要將已不能使用的舊物退回客服部,經(jīng)檢驗確認(rèn)不能使用者方可領(lǐng)用新品,否則,依照行政部總務(wù)按公布價由持有人自行購買6.5.1.1辦公室用:裁紙刀、各項印章、訂書機(jī)、網(wǎng)絡(luò)電話機(jī)、文件夾、文件架等6.5.1.2員工個人用:員工用包、彈簧秤、部分印章、胸卡等6.5.2各種物料的配給數(shù)量均按照新開站點物料領(lǐng)用表規(guī)定數(shù)量一次性配足,其中工裝、業(yè)務(wù)包等員工個人用物料依照員工數(shù)量變化發(fā)放、補(bǔ)齊6.5.3員工離職時須將領(lǐng)用物品全部交還,若不能交還的,依照客服部所列價格從入職保證金中扣
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