采購管理制度

第 1 頁 共 3 頁 采購管理制度 (20010526) (第二次修訂 版 ) 一總則：為規(guī)范公司原材料的采購供應(yīng)，特將實施步驟規(guī)范如下： 二申購及檢驗部門 : 序號 名稱 申購及檢驗部門 1 生產(chǎn)用原材物料 技術(shù)部、供應(yīng)部 2 生產(chǎn)用設(shè)備、零配件類 設(shè)備部、供應(yīng)部 3 辦公用品、非生產(chǎn)用品 行政人事部、供應(yīng)部 4 廣告、宣傳類 銷售部 三供應(yīng)部崗位職責： 3 1 負責企業(yè)所有原材物料、輔料、配件、設(shè)備、儀器等的調(diào)查、采購和購后服務(wù)工作。 3 2 按照采購管理制度采購物料。 3 3 負責分公司所需原材物料的調(diào)查、采 購及購后工作； 3 4 負責原料、化工、五金、成品四大倉庫的管理； 3 5 加強內(nèi)外部各種原材物料的信息反饋工作； 3 6 負責合同評審、采購、服務(wù)的歸口管理； 3 7 對分承包方的選擇和評估； 3 8 對所有 采購物料回廠後 ,造冊登記物料采購登記表交供應(yīng)部備檔 以便日后查詢； 3 9 燃材物料回廠後，跟蹤其質(zhì)量及使用情況； 3 10 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項。 四 .采購程序 : 4 1 佛山采購操作程序 :各部門申報 -分公司總經(jīng)理匯總填制并簽認采購計劃書 -交供應(yīng)部傳真至總公司采購。 4 2 分公司采購操作 程序：各部門根據(jù)生產(chǎn)實際情況制訂月計劃并填具申購單（一式三份） -交供應(yīng)部匯總、詢價 -報分公司總經(jīng)理審批 -采購員購買 -檢驗合格后入庫 . 4 3 采購時效： a 在分公司當?shù)鼗蛑苓叺貐^(qū)購買，必須于 7 日前將采購計劃 -申購單上報至辦公室； b 日常突發(fā)性非計劃內(nèi)需在佛山地區(qū)或分公司周邊以外地區(qū)采購的，必須于15 日前將采購計劃 -申購單上報至辦公室； c 凡報佛山總公司的月采購計劃每月一次，每月一日為計劃日。突發(fā)性計劃采購例外。 d 非分公司當?shù)鼗蚍侵苓叺貐^(qū)的采購時間為接到計劃后 10 日內(nèi)完成。 4 3 所有生產(chǎn)用原材、物料的采購計劃必須由技術(shù)部 ,原料、化工倉申報，必須填具申購單 交由分公司總經(jīng)理批準供應(yīng)部門采購。后由技術(shù)部 ,原料、化工倉庫及相關(guān)使用部門進行檢驗合格后 ,倉庫辦理相應(yīng)入庫手續(xù)； 第 2 頁 共 3 頁 4 4所有生產(chǎn)用設(shè)備、零配件類的采購計劃必須由設(shè)備部統(tǒng)一申報， 必須填具申購單交由分公司總經(jīng)理批準供應(yīng)部門采購。后由設(shè)備部 ,五金倉庫及相關(guān)使用部門進行檢驗合格后 ,倉庫辦理相應(yīng)入庫手續(xù)； 4 5其他相應(yīng)非生產(chǎn)類、廣告宣傳類同上述 4.3、 4.4兩項條款的申報、審批、采購檢驗、入庫的程序相同。 . 4 6 供應(yīng)部對所有首 次供貨的供應(yīng)商均需進行調(diào)查，填制分承包方評審表 ,交由分公司總經(jīng)理審核簽認。防止盲目采購。其他供應(yīng)商由供應(yīng)部審核合格后經(jīng)分公司總經(jīng)理批準方可采購。對大宗物資的采購應(yīng)由供應(yīng)部會同相關(guān)部門對供應(yīng)商進行全面調(diào)查。內(nèi)容包括：生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備條件、技術(shù)力量、物資質(zhì)量、價格、服務(wù)、供貨能力等；必要時應(yīng)由技術(shù)部到原料基地（礦山）選擇確認。并報總經(jīng)理批準方可采購。 4 5 化工、原料、五金三大倉庫，于每月 25 日前提供倉儲報表（盤點表），上報財務(wù)部門做每月結(jié)帳。根據(jù)倉存情況提供化工料，其他常用物資的周采購計劃至供應(yīng)部。 4 6 由供應(yīng)部負責將物資質(zhì)量信息反饋至供應(yīng)商。并做出相應(yīng)處理。 4 7 技術(shù)部應(yīng)負責進廠原燃材料、化工料質(zhì)量檢驗、確認。 4 8 非計劃性采購的界定，指突發(fā)事故或生產(chǎn)計劃突然改變而進行的采購行為 : 由相關(guān)部門部填寫申購單 -報分公司總經(jīng)理審批 -供應(yīng)部購買 -檢驗合格后辦理入庫手續(xù) . 4 9 責任： a 在滿足以上規(guī)定而沒有完成采購任務(wù)，責任在采購員。 b因計劃的時間不足或沒有執(zhí)行以上規(guī)定而不能完成采購任務(wù)，責任在計劃人。 c 采購回廠后 100 天內(nèi)沒有使用，則由計劃人原價購買。 d 屬采 購員超計劃采購，則由采購員原價購買。 e 屬質(zhì)量問題而不能使用，則退貨處理，否則由采購員原價購買。如果由計劃人指定，而回廠后不能使用，則由計劃人原價購買。 五 . 進庫： 5 1 入庫前的檢驗控制程序： a 質(zhì)量檢驗：必須由計劃人，設(shè)備、技術(shù)部及倉庫管理員共同驗收，凡不合格均不可辦理入庫手續(xù)。否則 ,根據(jù)情節(jié)對相關(guān)人員予以處罰。 b 入庫手續(xù)的檢驗：所有材物料入庫時均必須符合以上規(guī)定后方可辦理相應(yīng)入庫手續(xù)。 5 2 庫存量的管理方法：（壓機配件及特殊物件例外）。 a 最低庫存量 :最低 15 天的耗用量。最低庫存 量到最低限時 ,由倉庫管理員上報申購計劃并填寫申購單。 b 最高庫存量：應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)及倉庫實際情況予以執(zhí)行，常規(guī)物資最高庫存量為 30-40 天的耗用量。 c 所有設(shè)備常用配件及必備物資應(yīng)根據(jù)實際生產(chǎn)運行情況以保持最低庫存量。 5 3 報表：每月 25 日下午 16 時將盤點表交辦公室 ,分公司總經(jīng)理簽閱后轉(zhuǎn)交財務(wù)。 第 3 頁 共 3 頁 六 . 結(jié)算程序： 6.1 采購結(jié)算程序：憑核準的申購單或采購計劃、入庫單、購物發(fā)票等憑證財務(wù)核準并簽認后，經(jīng)分公司總經(jīng)理審批后交財務(wù)辦理相應(yīng)手續(xù)。 6.2 供應(yīng)方結(jié)算程序：憑過磅單，進庫驗收單，發(fā)票，由 采購員負責辦理結(jié)算，財務(wù)核準后，經(jīng)分公司總經(jīng)理審批，交財務(wù)入帳按合同付款。 6.3 凡末按此操作程序辦理，財務(wù)不得付款。 七 . 合同管理： 7 1 如需與供應(yīng)商簽訂長期合同 ,應(yīng)做好前期合同評審并填具分承包方評審表后 ,依據(jù)公司統(tǒng)一供應(yīng)合同為藍本 ,如確需據(jù)情修改 ,應(yīng)報總經(jīng)理審核后方可改動 ,但基本原則性條款不得做出改動 . 7 2 所有合同應(yīng)由分公司總經(jīng)理及供應(yīng)部主管共同簽訂 ,并蓋公司合同章 .已簽訂合同原件應(yīng)由供應(yīng)部門統(tǒng)一編號后 ,交財務(wù)部存檔。合同中如供應(yīng)商無保證金 ,合同必須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可簽字蓋章。 7 3 所有合同均必須加蓋合同專用章。凡未蓋公司合同專用章 ,則視為草簽協(xié)議，如有問題發(fā)生則公司不負任何責任及對協(xié)議內(nèi)容不予認可。 八 采購紀律 ： 8 1 任何人不得私下收取客戶回扣，如經(jīng)發(fā)現(xiàn)，予以除名并扣除一個月 薪資 。 8 2 任何人不得