科技檔案管理 (2).ppt

第五章科技檔案管理 主要內(nèi)容第一節(jié)科技檔案概念和種類第二節(jié)科技檔案的收集工作第三節(jié)科技檔案的整理工作第四節(jié)科技檔案的鑒定工作 第一節(jié)科技檔案概念和種類 主要內(nèi)容一 科技檔案的概念 了解 二 科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成 了解 一 科技檔案的概念 了解 科技檔案指企 事業(yè)單位和國家機構(gòu) 社會組織及個人從事生產(chǎn) 科研 基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料 二 科技檔案的基本種類及內(nèi)容構(gòu)成 了解 主要了解產(chǎn)品 科研 基建 設(shè)備檔案 P155 主要內(nèi)容一 科技檔案收集工作的要求 了解 二 基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施 掌握 第二節(jié)科技檔案的收集工作 一 科技檔案收集工作的要求 了解 一 要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則 二 要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律 三 要保證科技檔案的完整準確 二 基層檔案部門開展科技檔案收集工作的方法和措施 掌握 一 按歸檔制度的規(guī)定接收科技文件材料歸檔 二 納入計劃管理 實行多種方式結(jié)合的收集方法 1 把材料形成工作納入有關(guān)的管理制度 納入工作程序及網(wǎng)絡(luò)圖 納入科技人員的職責(zé)范圍 納入有關(guān)承包合同 納入經(jīng)濟責(zé)任制 2 把科技文件材料的形成 積累整理 歸檔和歸檔后的修改補充納入工作計劃 收集方式 接收歸檔與現(xiàn)場收集相結(jié)合 隨時收集和集中收集 對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合 三 確定和疏通科技檔案收集渠道 定向 定內(nèi)容收集 四 抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進行收集1 產(chǎn)品檔案的產(chǎn)品試制鑒定或定型階段 2 工程設(shè)計檔案的設(shè)計結(jié)束和總結(jié)階段 3 基建檔案的工程竣工驗收階段 4 設(shè)備檔案的開箱 安裝 調(diào)試階段 5 科研檔案的成果鑒定和年度總結(jié)階段 第三節(jié)科技檔案的整理工作 主要內(nèi)容一 科技檔案整理工作的內(nèi)容 了解 和原則 掌握 二 科技檔案的分類 掌握 三 科技檔案案卷的排列 掌握 四 科技檔案號的編制 掌握 五 科技檔案檢索工具的編制 了解 一 科技檔案整理工作的內(nèi)容和原則 一 科技檔案整理工作的內(nèi)容 了解 兩個過程 一是科技業(yè)務(wù)部門對科技文件材料的整理 二是科技文件歸檔后 檔案部門獨立進行的整理 這又包括分類 排列 編檔號等環(huán)節(jié) 二 科技檔案整理的原則 掌握 1 遵循自然規(guī)律 保持文件之間的有機聯(lián)系2 充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ) 對科技檔案進行分門別類的整理3 便于保管和利用 二 科技檔案的分類 掌握 一 科技檔案分類的基本要求1 科技檔案的分類 要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的科技活動性質(zhì)和特點 2 在一個單位內(nèi)部和一個專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部 同一科技檔案的分類標準應(yīng)該一致 3 分類的層次類目要簡明 不宜過多過繁 4 分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化 二 科技檔案分類方案的編制1 根據(jù)庫藏科技檔案的基本種類設(shè)大類 有多少種科技檔案 就可以設(shè)置多少個大類 2 在每個大類中 根據(jù)科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點 按照已確定的分類標準和分類方法 進行類系展開 設(shè)置相應(yīng)的上位類和下位類 形成不同的類別層次 構(gòu)成一個完整的類系 3 給每一個類目以固定的代字或代號 4 將形成的類目體系用文字敘述或圖表的形式表達出來 5 撰寫說明 指出分類方案的編制依據(jù) 分類標準 類目代字和代號的使用方法 三 科技檔案分類的方法及實際應(yīng)用第一步 對庫藏按種類劃分大類 產(chǎn)品檔案 基建檔案 科研檔案 設(shè)備檔案等 第二步 對每種科技檔案進行分類 工程項目分類法 型號分類法 課題分類法 專業(yè)分類法 時間分類法 地域分類法 實際應(yīng)用 P168 三 科技檔案案卷的排列 掌握 P173第一種是分類排列 第二種是流水號排列 四 科技檔案號的編制 掌握 科技檔案號是指保管單位的編號或代號 是科技檔案分類號和保管單位順序號的組合體 一 科技檔案號的編制要求 反映科學(xué)秩序 同分類方法和分類方案一致 由代字和代號組成 力求簡明 最好設(shè)置三個層次 二 科技檔案號的編制1 編代字 代號表 以拼音縮寫首字母為代字 2 確定檔號編制結(jié)構(gòu) 填寫檔號基本模式 科技檔案號 分類號 案卷順序號 例1 某單位基建檔案號 例2 某單位設(shè)備檔案號 例3 某單位產(chǎn)品檔案號 五 科技檔案檢索工具的編制 了解 一 總目錄 二 分類目錄 三 專題目錄 第四節(jié)科技檔案的鑒定工作 主要內(nèi)容一 科技檔案鑒定工作的內(nèi)容 了解 二 科技檔案價值鑒定的原則 掌握 和價值因素 了解 三 科技檔案保管期限表的編制 掌握 四 科技檔案價值鑒定工作的方法和步驟 了解 一 科技檔案鑒定工作的內(nèi)容 了解 鑒定通過兩個過程實現(xiàn) 一是在歸檔階段 二是在管理階段 二 科技檔案價值鑒定的原則和價值因素 一 科技檔案鑒定的核心問題是劃定保管期限 保管期限確定原則 掌握 1 凡是在工作查考 經(jīng)驗總結(jié) 科學(xué)研究等方面具有長遠利用價值的科技檔案 都應(yīng)永久保存 2 凡是在一定時期內(nèi)具有利用價值的科技檔案 都可以定期保存 長期或短期 3 凡是介于兩種保管期限之間的科技檔案 保管期限一律從長 二 影響科技檔案價值的因素 了解 技術(shù)因素功能因素時間因素典型因素作者因素名稱因素 三 科技檔案保管期限表的編制 掌握 一 說明部分 包括保管期限表的編制根據(jù) 確定保管期限的原則 保管期限的適用范圍 條款分類和排列方法 計算方法 批準時間和使用時間 使用應(yīng)注意的問題 二 條款部分 包括序號 條款名稱 保管期限 備注等項目 其中條款部分說明 1 是一組同類型的科技檔案的概括名稱 不是某一份科技檔案的名稱 2 同一條款保管期限不同的在條款下分別注明 但條款的序號不變 四 科技檔案價值鑒定工作的方法和步驟 了解 一 方法 直接鑒定法 二 步驟 個人初步鑒定 集體審查 三 銷毀和善后處理1 編寫銷毀清冊編寫鑒定工作報告組織銷毀2 善后處理工作 1 注銷已經(jīng)銷毀的科技檔案 2 變更調(diào)整過的保管期限 3 案卷內(nèi)文件有變動的要調(diào)整重新組卷 4 調(diào)整科技檔案的排架順序 5 將鑒定