如何解決問題

SHA-SCPIC WS(GB) 掌握解決問題方法 提高有效表達能力 SHA-SCPIC WS(GB) 1 議題 解決問題的三個要素 解決問題的七個步驟 從解決問題到戰(zhàn)略管理 問答 SHA-SCPIC WS(GB) 2 公司小李最近很辛苦，通宵達旦完成領導布臵的緊急任務 小李，請盡快做一份 PPT報告，題目叫 金融危機與公司 ” SHA-SCPIC WS(GB) 3 緊趕慢趕的第一稿被領導斃了沒有理解究竟要談什么問題 領導真正想要的是 （但布臵工作的時候并沒有說清楚）： 金融危機下公司需要哪些應對策略 國際金融市場動蕩對中國市場的影響 國際金融市場動蕩的起因 金融風暴對市場的三大沖擊 中國 08-10年宏觀經(jīng)濟的走向 1-18頁 主題 頁碼 19-29頁 中國金融市場在金融風暴下的走向 市場競爭格局的改變 客戶偏好的變化趨勢 最新政策的影響 30-35頁 公司對金融危機的應對策略 相關次要問題 主要問題 而小李做出來的是： SHA-SCPIC WS(GB) 4 第二稿領導還是不滿意推薦的策略結(jié)構(gòu)混亂，缺乏邏輯和條理 公司應采取的策略 重新審議 08年 500萬元以上 IT供應商合同 開發(fā)保障型產(chǎn)品 發(fā)展績效文化 提高銷售人員單位產(chǎn)能 實現(xiàn)人力資源共享，節(jié)約成本 建立 KPI體系，完善考核機制 建立 IT KPI體系，量化 IT人員考核標準 綜合發(fā)展風險的評定，評估及審核一體化的管理 利用多種營銷渠道推廣新型產(chǎn)品 不在同一層次 重復或互相包含 缺乏合理分類 5 第三稿內(nèi)容上差不多了，但圖表的使用無法有效表達信息 在國際金融危機的形式下，公司需要進一步加強銷售能力的培養(yǎng) 將銷售的人均產(chǎn)能增加到每人6000人民幣 公司可以追上主要競爭對手的人均產(chǎn)能！ 沒有使用合理的結(jié)構(gòu)（如并列，推導） 使用了不合理的圖形表示數(shù)字 3,000 6,000 02460 0 . 5 1 . 0 1 . 5 2 . 0太保 競爭對手 營銷隊伍 人均產(chǎn)能 字體及大小不一致，缺乏對數(shù)字符號的必要說明 6 好的 PPT文檔是解決問題能力的有效表達，需要具備三大要素 影響 準確的理解 邏輯的 分析 有效的表達 問題 7 今日議題 解決問題的三個要素 解決問題的七個步驟 從解決問題到戰(zhàn)略管理 問答 8 迷思 事實 解決問題的能力是天生的，而不是后天培養(yǎng)的。有些人天生有這個才能而有些人沒有。這是一種與生俱來的創(chuàng)造性能力 而不是可以學得來的 好的解決問題的方法絕大多數(shù)來自于系統(tǒng)且嚴謹?shù)乃伎?這種思考的方式是任何有才能的人都可以后天學會的 學習有結(jié)構(gòu)的思考方法可以幫助人們產(chǎn)生靈感和創(chuàng)造力 解決問題是一種有結(jié)構(gòu)的方法而不是一種藝術 9 議題 解決問題的七個步驟能確保三大要素的齊備 清晰的思路： 需要解決的最主要問題是什么？ 邏輯的分析： 問題中最為重要的癥結(jié)是什么 ? 有效的表達： 如何與領導溝通使客戶接納我們的工作？ 2. 分解問題 3. 優(yōu)先排序 4. 規(guī)劃問題細分據(jù)以安排工作計劃 5. 進行議題的細部分析 6. 歸納分析結(jié)果形成建議方案 7. 交流溝通 溝通 溝通 1. 界定問題 準確的理解：需要解決的最主要問題是什么？明確所要解決的問題 良好的問題界定的特點 (SMART原則 ) (S)具體而不空泛 (M)成功標準是可衡量的 (A)以 行動為導向的 (R)相關的 (T)有時限性的 問題的界定要遵循 SMART原則，以確保 其明確性及可執(zhí)行性 11 對需要解決的問題可以通過反復問為什么來進行界定 問題 可能的解決方案 結(jié)論 “我討厭周末天晴 改變天氣 改造地球 取消周末 不太可能取得什么成效 為什么 “每次周末天晴我總是很疲憊 改變天氣 改造地球 取消周末 改善體質(zhì)，變成超人 不太可能取得什么成效 Why? “可能我女朋友不知道逛街會使我筋疲力盡 和女朋友談談 現(xiàn)在我們有了可以改進解決問題效果的下一步行動 ! “如果周末是晴天，我的女朋友會拉著我逛一天的街，這使我很疲倦 改變天氣 取消周末 換女朋友 改變女朋友的行為 我們朝著正確的方向邁進 ! 為什么 為什么 12 議題 解決問題的七個步驟能確保三大要素的齊備 清晰的思路： 需要解決的最主要問題是什么？ 邏輯的分析： 問題中最為重要的癥結(jié)是什么 ? 有效的表達： 如何與領導溝通使客戶接納我們的工作？ 2. 分解問題 3. 優(yōu)先排序 4. 規(guī)劃問題細分據(jù)以安排工作計劃 5. 進行議題的細部分析 6. 歸納分析結(jié)果形成建議方案 7. 交流溝通 溝通 溝通 1. 界定問題 邏輯的分析：問題中最為重要的癥結(jié)是什么13 分解問題可以使用議題樹 Mutually 相互 Exclusive 獨立 Collectively完全 Exhaustive窮盡 第一層支持 第二層支持 需要解決的基本問題 一致的相關的 一致的一致性 : 所有處于同一層面的要素應該具有相同性質(zhì) 相關性 : 下一層的要素必須能夠充分支持上一層要素 MECE: 各 要素之間沒有重疊，但是組合起來完整涵蓋了上層要素 議題樹在理清復雜問題的結(jié)構(gòu)時是非常有幫助的，而且議題樹各部分應該與要解決的主要問題相互關聯(lián)，各個議題之間必須相互獨立，完整統(tǒng)一在主要問題下 14 議題樹舉例 如何 ? 如何 ? 如何 ? 公司在金融危機的情況下應如何應對？ 改善內(nèi) 部運營 抓住外 部機遇 業(yè)務表現(xiàn) 國內(nèi) 國外 風險控制 產(chǎn)品創(chuàng)新 系統(tǒng)流程 人員能力 產(chǎn)品 渠道 客戶 區(qū)域 如何 ? 降低渠道成本 15 解決問題的要求 側(cè)重于關鍵議題 各個議題相互獨立，統(tǒng)一完整 不要試圖解決所有的議題 解決問題所獲得的收益 100% 80% 20% 100% 理清問題結(jié)構(gòu)所需要的努力 盡量做到相互獨立，統(tǒng)一完整 盡量做到完美 80 / 20 原則 80 / 20原則的研究表明80%的利益是通過最初的 20%的時間和支出獲得的 16 去除不必要的議題 去除不重要的議題可以幫你節(jié)省大量的時間，尤其是在一些很繁忙的項目上面，去除不重要的議題可以幫助你有一個合理的工作生活方式 去除的議題 議題 1 議題 2 議題 3 問題報告 目的 使用 80/20原則思考 把你的精力集中在最重要的議題上 永遠要記得反問自己 如果我做了 ，那又會怎么樣？ 同時也要提醒自己是否遺忘了什么 17 議題分析是制定工作計劃的前奏 完成優(yōu)先排序，并且已經(jīng)去除不必要的議題以后的議題樹 1 2 3 議題分析 初步分析 /工作計劃 要做的事 周一 周二 周三 周四 周五 18 什么是工作計劃 從議題樹的議題開始 對議題的一種可能解決方案的陳述 為證明 /推翻解決假設所需要做的工作 分析工作所需要的數(shù)據(jù)的可能來源（財務部門報表、分析報告、訪談等） 誰會得到數(shù)據(jù)并且承擔分析工作 分析工作應該在什么時候完成 最后的分析結(jié)果應該是什么樣子 最后的成果展示應該是什么樣子 議題 假設 分析 來源 責任人 /時間 最終成果 由簡單問題入手，再解決復雜問題 使用二八原則，先解決 顯而易見的問題 對復雜問題，盡可能選擇簡單易行的方法 人類歷史上最早的顯微鏡 嗨，我看見了，這是一 頭大象 ！ . . . 注意去除顯著的污點 對于復雜問題，尋找顯而易見的證據(jù)并 使用專家作為數(shù)據(jù)來源 尋找顯而易見的論據(jù) 使用專家作為數(shù)據(jù)來源 我好像聽見有人在叫救命 ” 21 嗨，我知道我們應該飛在一萬英尺的高空，但是你不覺得一只山羊是不可能在云層里面漫步的嗎？ 隨時準備修正最初的假設 隨著論據(jù)的積累，隨時準備修正你的假設 22 議題 麥肯錫解決問題的七個步驟能確保三大要素的齊備 清晰的思路： 需要解決的最主要問題是什么？ 邏輯的分析： 問題中最為重要的癥結(jié)是什么 ? 有效的表達： 如何與領導溝通使客戶接納我們的工作？ 2. 分解問題 3. 優(yōu)先排序 4. 規(guī)劃問題細分據(jù)以安排工作計劃 5. 進行議題的細部分析 6. 歸納分析結(jié)果形成建議方案 7. 交流溝通 溝通 溝通 1. 界定問題 有效的表達：如何與領導溝通使客戶接納我們的工作？23 以自上而下的方式組織表達信息 親愛的雪利： 作為朋友我們已經(jīng)相處很長時間了 但是大約在一個月之前，你說了一些我不喜歡的話 然后，在二周前，你沒有參加我的聚會 然后 親愛的雪利： 我恨你。原因如下 你說了一些我不喜歡的話 你沒有參加我的聚會 24 有效的溝通必須讓聽眾立刻明白主要的 建議方案 但溝通時先提出解決問題的方案，再按需求逐步提出支持方案的基礎 建議方案 行動 /步驟 /理由 事實 /分析 該做什麼？ 為什麼該做這些？如何做？ 怎麼知道這建議方案是完善的？ 事實 分析 結(jié)論 建議方案 解決問題時由事實出發(fā)最終形成建議方案 25 用金字塔的形式進行思考和溝通 那是以什么 為基礎的？ 為什么 /如何？ 你怎么知道 那個？ 鼓勵進行問答式對話 易于理解各觀點的內(nèi)在聯(lián)系 易于記憶主要觀點 易于檢查推理的正確性 自上而下溝通的優(yōu)勢 中心思想 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù) 發(fā)現(xiàn) 2 發(fā)現(xiàn) 3 發(fā)現(xiàn) 1 結(jié)論 1 結(jié)論 2 那又如何？ 那又如何？ 那又如何？ 金字塔中任何級別的想法都必須是其下級各想法的總結(jié) 每個分組中的想法必須屬于相同類型的想法 每個分組中的想法必須按邏輯進行排列 自下而上思考的好處 準備你的故事 準備一個故事板： 通過把各個圖表的抬頭連接成一個有邏輯和說服力的故事，來描畫出你的論據(jù)的整體框架 公共圖書館在社區(qū)反響不錯 社區(qū)對公共圖書館的觀念 百分比 積極 消極 但是自圖書館搬進新大樓以來收到了越來越多關于信息獲取的投訴 1990每月投訴數(shù)量 投訴數(shù)量 事實上，投訴數(shù)量自搬遷以來是原來的四倍 1985 90每月平均投訴數(shù)量 投訴數(shù)量 此外，自 1990年 5月起，本地報紙有超過 30篇的文章報道了對公共圖書館的投訴 媒體關注 , 1990， 5 12月 文章數(shù)量 投訴集中在獲取旅行書籍和關于神話的書籍比較困難的問題上 按話題分析書籍獲取難易程度 困難程度 為減少投訴，我們建議以下行動 建議行動 3 5 3 4 15 21 17 25 24 26 27 29 一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月 八月 九月 十月 十一月 十二月 6 5 6 7 6 4 23 1985 1986 1987 1988 1989 1990 搬遷前 1990 搬遷后 4 7 9 14 Weekly Gazette Chronicle 時間 s 5 5 3 1 1 神話類 旅行類 傳記類 運動類 烹調(diào)類 1. 把使用頻率高的藏書移到圖書館前方 2. 發(fā)起項目教導圖書館會員新的布局 3. 制作新布局的地圖并安裝標示 27 從以下三個方面對圖表演示進行有針對性 的提高 如何在一張圖中有效傳遞關鍵信息？ 一張完整的圖需要哪些要素？ 通過怎樣的結(jié)構(gòu)和圖表加以展示才最合理？ 1 3 2 28 在標題中傳遞關鍵信息 核心業(yè)務增速高于行業(yè)平均增速 核心業(yè)務增速同業(yè)對比 *, 1-9月累計 百分比 xx 平安 xx 太保 xx 人保 xx 中華聯(lián)合 行業(yè)平均增速： xx * 按保監(jiān)會口徑 資料來源：產(chǎn)險業(yè)務統(tǒng)計月報，保監(jiān)會 1 29 xx 1-8月 xx xx 1-9月 xx 凈利潤 億元 投資收益減少xx億元是造成凈利潤下降主要原因 資料來源：集團經(jīng)營情況月報 1 在推導文字中傳遞關鍵信息 1-9月凈利潤 30 1 注腳 2 注腳 3 注腳 4 注腳 注釋 : 注釋 來源 : 來源 如果注腳多于三個，則應當用數(shù)字替換星號來排列 圖表要素 * 注腳* 注腳* 注腳注釋 注釋來源 來源注腳為圖表中的特定話題提供更多的信息；而注釋則為整個圖表提供更多的闡述。來源展現(xiàn)了信息的出處。 標題名稱 (大寫，粗體 )或主要題目是每頁圖表的重點 ; 不要移動它們的位臵 計量單位 這里的計量單位應該適用于整個圖表。如果整張圖中有多種單位，應將每種計量單位臵于相應的圖塊標題下 。文字應是以小寫開頭。 使用正確的大小寫及縮寫，排列順序是單位先，然后是數(shù)量（例如英鎊 百萬，人數(shù) 百萬等 ) 限定貼紙 (限定性標志 例如 , 初稿 ) 大寫并向右對齊 限定標志 文字 文字 文字 文字 圖示應當與表中所用顏色形狀一一對應并在右上角對齊 (但限定標志優(yōu)先排在之上 ); 5 頁 如果文檔需要頁碼，應在幻燈片主模版的頁碼后加上 頁 ，然后空格 文字 所有主體文字都應當使用相同大小的字體 2 圖表要素要符合統(tǒng)一的標準 31 一張完整的圖表必須符合以下 的基本標準 字體一致 正文字體大小一致 使用統(tǒng)一顏色模版 盡量只使用一種結(jié)構(gòu) 2 32 KPI結(jié)構(gòu)的最佳實踐一般符合以下四大原則 設計原則 說明 質(zhì)量并重 各層指標涵蓋表現(xiàn)類 和 健康 類 兩大類別 表現(xiàn)類 指標集中衡量 重點業(yè)務的規(guī)模與速度 健康 類 指標重點衡量財務健康性、經(jīng)營質(zhì)量和運營效率 全面覆蓋 充分反映了集團財務及經(jīng)營狀況，對 子公司業(yè)績和業(yè)務結(jié)構(gòu) 、及 各條線的支撐能力和資源 進行了充分和全面的覆蓋 層層遞進 指標逐級而下，分成 集團指標、條塊 一級指標 、條塊 二級指標 集團總體指標 作對集團戰(zhàn)略目標的量化，從財務及經(jīng)營指標兩方面衡量整個集團公司的表現(xiàn) 各條塊的 一級指標 作為集團衡量各條塊表現(xiàn)的主體，全部由成熟的結(jié)果性指標構(gòu)成，定量考核各條塊戰(zhàn)略目標的實施情況 各條塊的二級指標 作為各條塊內(nèi)部完成一級指標的輔助支持，對策略的執(zhí)行進行評估；從資源、和能力的角度對產(chǎn)品、渠道、客戶、運營等的細節(jié)進行定量和定性的考核 條塊結(jié)合 集團各條線與子公司需要互相依賴實現(xiàn)部分指標達成 考核需條塊間 一個指標，各自考核 資料來源：小組分析 3 使用合理的結(jié)構(gòu)舉例并列結(jié)構(gòu) 33 會議背景及目的介紹 背景 公司上市后確定了 的總體目標及 項戰(zhàn)略措施 為了確保 2009年預算不與戰(zhàn)略脫節(jié)，2009年經(jīng)營計劃的制定與發(fā)展規(guī)劃密不可分，必須作為規(guī)劃工作的一部分同時 進行 當前重點是明確確保各條塊按時保質(zhì)地完成這項工作 了解各條塊當前的工作進度和遇到的問題 從最佳實踐的角度介紹發(fā)展規(guī)劃及年度計劃的核心要素及標準 明確下一階段工作安排 各條塊就核心議題展開討論，形成共識并在會后加以跟進 對本次規(guī)劃標準及時間安排 條塊之間的銜接配合；條條之間的邊界界定 需要集團提供的幫助 本次會議目的 3 使用合理的結(jié)構(gòu)舉例推導結(jié)構(gòu) 34 本次業(yè)績匯報會的流程 1 2 3 4 KPI指標達成情況檢視 主要經(jīng)營策略執(zhí)行情況檢視 調(diào)整及關注重點決策 下季度工作重點討論 對 KPI指標的達成情況進行總結(jié)和討論 對本月主要經(jīng)營策略的執(zhí)行情況進行回顧 對關注重點予以小結(jié) 對上次會議提出舉措的執(zhí)行情況進行回顧 經(jīng)營管理委員會對可能需要的 KPI和經(jīng)營策略的調(diào)整進行決策 經(jīng)營管理委員會就下一階段的關注重點及相關投入進行決策 根據(jù)下一階段的關注重點，子公司提出相關的具體改進措施并討論通過，成為下一次會議執(zhí)行追蹤的內(nèi)容 戰(zhàn)略企劃部 子公司 集團戰(zhàn)略企劃部 內(nèi)容 主講方 時間 30分鐘 90分鐘 20分鐘 10分鐘 3 使用合理的結(jié)構(gòu)舉例流程結(jié)構(gòu) 35 比較 組成部分 針對需要傳遞的信息確定比較的種類 各項目 時間序列 頻率分配 相互關系 每個部分的大小是整體的百分之幾 各項的評級（等于，大于 /小于另一個項目） 隨時間發(fā)生改變（周、月、年趨勢；增加、減少、不變） 在逐步增加的數(shù)值范圍內(nèi)的項目數(shù)量 兩個變量之間的關系 示例 在五月， A產(chǎn)品在整體中占最大的份額 在五月， A產(chǎn)品的銷售額超出B產(chǎn)品和 C產(chǎn)品的銷售額 銷售額自一月起穩(wěn)步上升 在五月，多數(shù)銷售額是在1000美元到 2000美元這一范圍 五月中的銷售業(yè)績顯示，銷售額和銷售員經(jīng)驗之間沒有關系 3 類型 SHA-SCPIC WS(GB) 36 信息 數(shù)據(jù)之間的關系 預計從現(xiàn)在到 2003年之間，銷售額將增加 時間序列 進而確定數(shù)據(jù)之間的關系 更高價格的汽油品牌不表示性能更好 相互關系 在三月，五個區(qū)域的人事變動率大概相同 各項目 銷售經(jīng)理只把他 15%的時間花在現(xiàn)場 組成部分 絕大多數(shù)的員工收入在 35000到 40000美元之間 頻率分配 3 37 根據(jù)數(shù)據(jù)關系選擇最適合的圖表展示 方式 餅圖 條狀圖 柱形圖 折線圖 散點圖 比較類型 組成 各項目 時間 序列 頻率 分配 相互關系 圖表類型 3 38 新保期繳占新保保費收入的比例持續(xù)提高 1-8月累計新保期繳占新?？偙ＹM的比例 百分比 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)舉例時間序列柱型圖 至 5月底 xx 至 6月底 xx 至 7月底 xx 至 8月底 +x% xx 至 4月底 xx 39 工程險 機車險 責任險 人意險 貨運險 船舶險 特殊險 企財險 車險是應收保費最大組成部分，其次為企財險和工程險 主要險種應收保費占總量的比例， 9月末 百分比 主要險種應收保費同比， 9月末 億元 機車險 企財險 工程險 船舶險 貨運險 特殊險 人意險 責任險 2007年 9月 2008年 9月 資料源：公司財務部 3 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)舉例組成餅圖及柱型圖 SHA-SCPIC WS(GB) 40 今日議題 解決問題的三個要素 解決問題的七個步驟 從解決問題到戰(zhàn)略管理 問答 41 小張 小王 小李 個人有效解決問題能力的綜合提升是企業(yè)提升戰(zhàn)略管理能力的關鍵所在 資料來源： 對問題關鍵迅速而準確的把握 戰(zhàn)略清晰 執(zhí)行到位 有效合理的完成并完善戰(zhàn)略規(guī)劃的步驟 確?？茖W系統(tǒng)的作出 正確決策 員工可以用結(jié)構(gòu)性的方法發(fā)表他們的見解，發(fā)揮他們的潛力 效率提高，資源共享 如果每位都能夠綜合提升自身有效解決問題能力 其結(jié)果將體現(xiàn)在公司整體的戰(zhàn)略管理能力的進步 溝通充分 保障有力 界定問題 分解問題 解決問題 分享結(jié)果 對問題和任務更好的優(yōu)先排序和規(guī)劃 邏輯思維能力的提高 書面溝通能力的提高 表達和語言組織能力的提高 會議組織和討論能力得到提高 42 領導力 工作環(huán)境與 公司文化 責任歸屬 協(xié)調(diào)與管控 能力 激勵 創(chuàng)新 對外取向 一致性 執(zhí)行力 創(chuàng)新力 不夠有效 普通 優(yōu)秀 卓越 0% 50% 70% 85% 100% 最低的 25% 25-50% 50-75% 最高的 25% 數(shù)據(jù)庫總從最低 到最高的得分分布 中國國企平均（ N=7） 某公司 改進機會 *七家中國國企業(yè)績調(diào)研結(jié)果的平均值 資料來源 : 公司業(yè)績文化調(diào)研（ N=774） 與國企平均水平 *相比，公司人認為自身對企業(yè)方向的理解比較明確，但 困擾于無法將企業(yè)方向與愿景轉(zhuǎn)化為日常