內(nèi)審自我修養(yǎng).docx

禁止轉(zhuǎn)載，違者電話會來騷擾的倉庫審計小職員2010倉庫審計看似簡單，其實還是有些門道的，稍不注意就會被人耍了。記得剛畢業(yè)那會，自認為去盤點物品這么簡單的事情，結(jié)果還被人忽悠了，咋回事？超市的商品存放分2個地方，外面的貨架，顯而易見；而在倉庫里，是存放在好幾層的鐵貨架上。那些物品放在上面的，審計時就需要爬上去盤點。如果去過麥德龍這種倉儲式超市，你就會有大致的概念。倉庫盤點，審計的職責(zé)就是監(jiān)盤，審計方案上都寫著很清楚。當(dāng)貨物在倉庫二層、三層時，我就讓營業(yè)自己爬上去數(shù)，自己站在下面看，這一數(shù)全是賬實相符。當(dāng)時還很好奇，怎么每個和我盤點的營業(yè)員，都帶這么大的一個手機，后來才知道是盤點槍。原來營業(yè)員看一下盤點槍就知道物品的賬面數(shù)量，之后在上面裝模作樣給一個數(shù)。在后來的購物籃和購物車盤點的時候，也是如此。超市的購物車對方在一起，好幾排。營業(yè)就爬上去數(shù)數(shù)，我就在下面看，最后，營業(yè)給一個數(shù)。時間長了，我才發(fā)現(xiàn)超市的倉庫審計與一般的倉庫不一樣。因為超市倉庫的出入庫涉及到店間轉(zhuǎn)貨、店內(nèi)轉(zhuǎn)貨、促銷贈品和日常損耗等等。說來搞笑，那時的倉庫審計，僅僅只局限于實物盤點，從來不看出入庫等其他相關(guān)單據(jù)。如果不考慮這些單據(jù)，光是看看賬面與實際數(shù)量的差異，意義并不大。所以花了大量的時間去盤點，但是審計報告上，始終也只寫“倉庫賬實不符或者倉庫無原因盤盈盤虧”，然后插入一張很大的excel表，說這些物品都在差異，至于是什么原因造成的，審計從來不分析。盡管存貨審計報告長達5頁或者更多，被審計單位給我們的回復(fù)永遠都是很短的一條一“已經(jīng)填寫損耗單報損”。對于一個內(nèi)審人士，能消化書本上或者別人說的話，之后結(jié)合公司實際來分析問題，這才是好內(nèi)審。遇到問題就到處做伸手黨，即使有幾百頁的審計底稿也沒用。在本章節(jié)中，將向大家介紹倉庫審計，我們這次把倉庫審計的背景放置在生產(chǎn)制造型企業(yè)，其特色就是部分產(chǎn)品都是外協(xié)的，也就是說本身不生產(chǎn)產(chǎn)品的。同時，在這一塊融入了部分ERP應(yīng)用控制審計的一部分內(nèi)容，比如超額入庫，訂單與發(fā)票的不匹配的等。對于審計新人增加了一些審計風(fēng)險提示，降低審計失敗的風(fēng)險。基礎(chǔ)知識：1.1 倉庫類型 生產(chǎn)制造型企業(yè)，按照倉庫的功能來說，可以分為原輔料倉、研發(fā)材料倉、成品倉、外協(xié)余料倉、不良品倉等。 如果場地很大，則將倉庫分成好幾個，比如材料區(qū)、備料區(qū)、不良品區(qū)等，其實也是按照物料的功能來劃分的。為了便于直觀了解倉庫，一般倉庫會在顯眼的區(qū)域放一個倉庫劃分圖。 倉庫物資較多，一般會使用大型貨架。日常盤點或者出貨。由于存放的便利性，房屋的層高問題以及倉庫空出的空間不足以存放同一物資等等。進來一個物資，但是空了好幾個地方，那就把物資放在不同空的，不可能把空的空間整合出來。有了盤點槍之后，同一個物資即使存放在不同的區(qū)域，也是能很快找到。因為倉庫被人為的劃分為不同的庫位，不同的庫位有一定的庫位代碼。尋找該批存貨時，打開盤點槍，輸入物料代碼，就能發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量以及對應(yīng)的庫位代碼。下面讓我們來看一下盤點槍及貨架。其他類型的企業(yè)往往只有一個倉庫，用于存放商品，主要是用于銷售或者營銷。1.2 倉庫管理1.2.1 倉庫租賃倉庫的面積一般是分建筑面積與使用面積，使用面積就是套內(nèi)面積。但是目前出租方強勢的情況下，一般選擇建筑面積，也就是房產(chǎn)證上的建筑面積加公攤面積，這個面積往往多余使用面積。但是這里的計算有規(guī)則，是按照房屋測繪局的標(biāo)準(zhǔn)定的。有部分的面積是按照投影的面積一半來計算的。通常我們?nèi)プ夥孔?，都是一口價，但是倉庫租賃不一樣，其房租是按照每平方米收取的，當(dāng)然租金已經(jīng)將物業(yè)費之類的包含在內(nèi)。在租賃期這一塊，很難能簽到租賃期為3年以上的倉庫，即使合同期是3年，合同內(nèi)也會約定每年漲幅在5%-10%左右。1.2.2 入庫入庫是根據(jù)采購訂單或者外協(xié)加工單來進行。入庫會涉及到2大問題，一個是讓步接收，另外一個是超額入庫。讓步接收一般是貨物出現(xiàn)瑕疵但是不影響生產(chǎn)，勉強接受。這會涉及到款項的扣減。但在實際操作中，倉庫相關(guān)人員為了自己的利益往往睜一只眼閉一只眼?；蛘哒f供應(yīng)商與老板有關(guān)系，倉庫明知有問題還是放行，這種老板只能說不懂管理。超額入庫就是供應(yīng)商多送貨，如果多送貨屬于免費的，那就行。不免費的，則易導(dǎo)致庫存呆滯。對于使用ERP的，往往系統(tǒng)就設(shè)置了如果入庫超過訂單，系統(tǒng)就卡死，進行不下去了。入庫還會涉及到倉庫質(zhì)檢，也就是來料質(zhì)檢，一般都是檢驗外觀以及數(shù)量。部分生產(chǎn)制造企業(yè)由于購入的是煤、鐵之類。如果是煤會涉及到煤的品味，差一個級別價格就差很多。另外還會涉及到地磅管理。地磅也就是通常所說的電子秤。只要車開上去就知道重量，滿車的重量減去空車的重量就是實際重量。1.2.3倉庫日常管理在對物料管理時，有時會設(shè)置物料卡片，物料卡片會記錄收發(fā)及實存數(shù)。而物料卡的出入記錄與出入庫單的明細是一致的，就相當(dāng)于一個物料的明細賬。倉庫的物料是要保證先進先出的，但是在實際作業(yè)中，很難做到這一點。物料的呆滯是根據(jù)整個物料的庫齡來決定。比如這個物料入庫后有多久未被領(lǐng)用，是從未被領(lǐng)用開始來測算呆滯。而并不是單批物料的入庫時間來決定。這樣子處理起來，很費時間。除非該物料是由保質(zhì)期的，物料上面都有出廠期、保質(zhì)期之類的，類似于超市或者水果店之類的。倉庫的安全庫存，這一塊需要結(jié)合銷售來進行。也就是說是以銷來定產(chǎn)，而不是以產(chǎn)定銷。以產(chǎn)定銷肯定會導(dǎo)致占用倉庫，最后導(dǎo)致呆滯，然后用促銷的方式來進行。而且以產(chǎn)代銷這種根本沒辦法設(shè)置安全庫存。如遇到生產(chǎn)工藝變更或者供應(yīng)商漲價，導(dǎo)致材料呆滯。這種呆滯看是否能否用替代物料，否則只能報損。還有一種就是JIT管理，這種屬于來了訂單，我一打電話，供應(yīng)商馬上按照約定時間送材料，送到了。我這就安排生產(chǎn)，完就安排物流，平時沒什么庫存。也就是說自己是沒什么倉庫的。這對供應(yīng)商要求很嚴，基本上為了滿足需求會在公司附近租一個倉庫，并且根據(jù)存放物料消耗程度隨時補料?，F(xiàn)在很多上市公司為了業(yè)績好看，往往虛構(gòu)銷售，因為銷出去但是客戶未接受，待過了財報期限之后退回，這種上市公司會很多。這一塊涉及到內(nèi)容還有業(yè)務(wù)員的KPI考核，會多發(fā)獎金。如果是定制化的產(chǎn)品基本只能返工了，呆滯會很嚴重。倉庫每月都會進行盤點，并形成盤點記錄。年度的時候，財務(wù)部門會對倉庫進行盤點。當(dāng)然我們審計是根據(jù)年度審計計劃的安排進行盤點。當(dāng)然我們?nèi)粘徲嫷臅r候經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)存在差異了，倉庫人員的解釋是這個是前任留下來的。一般倉庫人員離職，需要對倉庫進行盤點，并確認差異。就和出納離職一樣。不能光是簽個字，讓財務(wù)看看有沒有個人借款，就可以離職了。如果涉及到外協(xié)的倉庫會有很多原因造成賬實不符，比如生產(chǎn)工單未及時錄入系統(tǒng)、由于生產(chǎn)工藝的表或者BOM的臨時變更系統(tǒng)未調(diào)整、半成品外協(xié)商與成品外協(xié)商推諉、生產(chǎn)損耗、管理損耗、外協(xié)商之間的物料調(diào)撥等等。出于對公司資產(chǎn)的保護，公司往往會選擇進行投保，投保的金額是按照公司資產(chǎn)的總價值的一定比率進行。當(dāng)然出于行業(yè)慣例，保險往往存在返利，這一塊的返利往往是給了去談保險的人。另外雖然是投保了，比如公司的資產(chǎn)已經(jīng)做了銷售但是客戶未提取的，暫時存放在物流公司倉庫，也需要和保險公司溝通。如涉及到對外協(xié)商的廠房設(shè)備進行投保的。當(dāng)外協(xié)商更換倉房之類的，也需要及時更新保險內(nèi)容。如果倉庫的物品涉及到大量使用包裝材料的。破損的包裝材料往往會被出售給廢舊物資回收商。由于包裝材料數(shù)量的不確定，這一塊是以年度總金額為設(shè)定的。比如一年就1萬，多了少了都是物資回收商的。然而這一塊的收入往往是被作為倉庫人員的福利。如果老板默認這種行為，也行。記得有一個朋友是專門做寶鋼團的廢鐵水回收的，一年承包費是10萬。他會給廢水管理的每年5萬，因為他也是轉(zhuǎn)包給其他廢鐵水回收，而這一塊的轉(zhuǎn)包一年就是40萬。除了上面提到的這些，還有倉庫視頻監(jiān)控、防潮、防火等等，這些都是小事情了。1.2.4出庫生產(chǎn)出庫，是根據(jù)生產(chǎn)工單來進行，然后車間的領(lǐng)料員根據(jù)領(lǐng)料單來進行領(lǐng)料。如果是自己的車間生產(chǎn)的，一般要求對生產(chǎn)余料進行退庫，不能由車間自己還有個倉庫。外協(xié)加工出庫，一般是由生產(chǎn)部門的計劃員來設(shè)定的。對于超額的物料，一般不要求退余料。倉庫物料的出庫一定要求是最小計量單位，不能是模糊計量單位，比如一捆、一包、一堆，需要精確到比如米、千克、件等。如果是成品庫出庫是需要有銷售訂單，得到客戶的簽收回單的。當(dāng)然在這一塊，物流審計就不涉及了，關(guān)于物流審計被放在費用審計-物流費用中。由于我們介紹的是生產(chǎn)制造型企業(yè)企業(yè)，就會涉及到外協(xié)加工。其實外協(xié)加工審計起來也是很麻煩的事情，比如外協(xié)商準(zhǔn)入、是否要外協(xié)加工、材料管理、加工費等等限于篇幅，我們只介紹與倉庫相關(guān)的內(nèi)容，也就是存放在外協(xié)商這里的物料。外協(xié)加工分全部委外以及工序委外，工序委外。委外的最大差異就是材料是公司的，而不是外協(xié)加工商，如果是外協(xié)加工商的，那么就是采購產(chǎn)品了，就屬于2道販子了。正因為是委外加工，所以就導(dǎo)致了我方的材料會被存放在外協(xié)商這里。1.3 倉庫賬務(wù)就生產(chǎn)制造型企業(yè)來說，倉庫的日常管理會與采購循環(huán)、生產(chǎn)循環(huán)、銷售循環(huán)結(jié)合在一起。比如：入庫環(huán)節(jié)有原、輔料、包裝材料入庫，半成品，成品或者外協(xié)加工品入庫，調(diào)撥物料入庫，不良品維修或者返修入庫，生產(chǎn)余料退庫。出庫會涉及到生產(chǎn)領(lǐng)料，外協(xié)加工材料出庫，調(diào)撥物料出庫、半成品、成品出庫。出于管理成本的考慮，小型的公司往往采用的是一個人既管物又管帳，采用手工記賬的方式來進行。這里的賬指的是倉庫的實物賬，實物賬往往選擇Excel表格。而出入庫單據(jù)則采用2塊錢一本的訂本式的紙質(zhì)出庫單、入庫單，一本20份，一份三聯(lián)。紙質(zhì)的出庫單如下所示：一般是都會引用ERP軟件比如用友、金蝶，采用系統(tǒng)的管控方式，單據(jù)會涉及到采購訂單、入庫單等。而這些單據(jù)連在一起的依據(jù)是訂單號或者訂單信息。臺賬之類的就直接通過系統(tǒng)導(dǎo)出就行了。財務(wù)往往根據(jù)訂單、入庫單及供應(yīng)商提供的發(fā)票來支付相關(guān)款項。出庫會涉及到發(fā)貨通知書、提貨單和調(diào)撥單等。審計方法倉庫審計涉及到很多審計方法，盤點、核對、重新計算、詢問、現(xiàn)場觀察。當(dāng)然難度系數(shù)還是很低的，屬于簡單級別的。 1、倉庫租賃所需資料：倉庫租賃合同、其他應(yīng)收款-倉庫押金、房產(chǎn)證復(fù)印件容易舞弊的地方：索要回扣、簽訂陰陽合同、租賃面積有差異。審計方向：因為水電費基本上都是獨立的，一室一戶，所以有差錯很少，主要是倉庫租賃金額與面積的確認。 （1）詢問倉庫管理人員或者財務(wù)人員是否有存在租賃合同簽訂后，支付的本該屬于倉庫出租方的費用，比如水電或者其他設(shè)施之類的。（2）根據(jù)提供的房產(chǎn)證計算倉庫面積。陽臺、月臺之類的則按照投影的一半來計算。（3）確認房屋租賃的價格合理性，這一塊類似于采購審計。作為內(nèi)審需要做2塊內(nèi)容。一塊是去走訪及收集倉庫周邊的租賃價格，當(dāng)然也可以從網(wǎng)上獲取地區(qū)的價格。第二塊就是上面拜訪。在上門拜訪前要做好幾項工作，印刷好假名片、編制虛假的抬頭、帶上錄音筆，先電話聯(lián)系說好上門拜訪。像房屋租賃這一塊，需要2個人，一個人唱紅臉，一個人唱白臉。先看廠房。之后將招商人員拉到一邊，將話題集中于3個地方：房屋的最低價、房屋租賃的回扣或者返點、陰陽合同索要差價。在溝通的時候，你可以旁敲側(cè)擊本公司的租賃情況。上門拜訪之前先演練一遍，并將虛構(gòu)的公司所在行業(yè)的基本信息進行了解。2、入庫所需資料：入庫單、采購訂單、讓步接收申請單審計方向：（1）檢查是否存在入庫單是否作廢，單據(jù)是否聯(lián)號。（2）在系統(tǒng)中模擬超額入庫，確認系統(tǒng)對于超額是否允許。（3）檢查對于讓步接收是否存在審批，或者讓步接收已經(jīng)扣除款項。（4）對于少送料以及存在來料不良的，是否及時進行了處理，相關(guān)的物料是否得到索回。3、倉庫日常管理所需資料：物資庫齡表、倉庫自盤的盤點表、物資臺賬、物資報損單、倉庫調(diào)撥單、出入庫單、倉庫保險單、不良品維修申請單、良品入庫單、物料報廢處置單、營業(yè)外收入-物料處置收入審計方向：（1）訪談倉庫人員，是否存在物料代碼重復(fù)或者同一物料有多個代碼的情況。（2）檢查倉庫盤點單，了解倉庫是否存在盤點差異，差異是如何處理的,財務(wù)這邊是否進行了賬務(wù)調(diào)整。（3）對庫齡時間長、金額大以及存在損耗的物品進行盤點。盤點結(jié)束后從系統(tǒng)中導(dǎo)出賬面數(shù)量進行核對。對于存在差異，根據(jù)領(lǐng)料單、出入庫單據(jù)、報廢處置單等，綜合分析。如果是外協(xié)余料倉庫，需要結(jié)合不良品的維修來進行。往往會存在半成品外協(xié)商與成品外協(xié)商，認為不良品的原因不是其責(zé)任。大量的不良品堆積，這樣子造成的后果就是可能外協(xié)生產(chǎn)商會無法滿足交期。（4）分析物料庫齡表，對于呆滯時間較長的原因進行分析和訪談。（5）如果倉庫本身是使用excel表格進行物料管理的，就需要檢查臺賬與出入庫單以及盤點的結(jié)果。仔細檢查臺賬的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系，公式設(shè)置是否正確?？赡艽嬖谂_賬虛構(gòu)的情況。（6）檢查倉庫貨物庫存表以及庫齡分析表，看報表輸出格式是否合理是否數(shù)據(jù)重復(fù)。尤其是金蝶軟件，其報表或者數(shù)據(jù)的輸出，經(jīng)常有重復(fù)或者冗余的數(shù)據(jù)。（7）對于倉庫物料的報廢及處置，可以通過詢價來測算合理。包裝材料可以訪談倉庫人員，了解每月包裝材料的數(shù)量，測算金額。確定金額與承包費是否合理。詢問財務(wù)人員是否有收到這筆款項，是否計入收入。（8）詢問調(diào)查了解保險返點的去向，是否被侵占。（9）現(xiàn)場觀察消防設(shè)施的日期以及檢查日期。讓倉庫人員打開監(jiān)控視頻，查看監(jiān)控視頻是否覆蓋齊全。4、出庫所需資料：物資庫齡表、盤點表、物資臺賬、物資報損單、倉庫調(diào)撥單、出庫單、不良品維修申請單、良品入庫單、倉庫與外協(xié)商之間的對賬記錄審計方向：（1）檢查領(lǐng)料單與出庫單，是否存在超額領(lǐng)料，對于超額領(lǐng)料是否有退回。觀察車間是否存在堆積的物料。（2）打電話或者郵件給半成品外協(xié)商或者供應(yīng)商確認維修品的數(shù)量。（3）檢查物資簽收記錄，是否存在（4）檢查是否存在白條領(lǐng)用物品的情況，或者說盤點有差異后。倉庫人員拿著其他部門領(lǐng)用的記錄來說明情況的。（5）現(xiàn)場觀察，檢查返修品是否與正常商品一起存放未分離。5、賬務(wù)（這一塊由于與其他循環(huán)結(jié)合在一起，也可以并入其他循環(huán)）所需資料：因來料不良的款項扣除金額、外協(xié)加工產(chǎn)品損耗率、預(yù)付或者預(yù)收款審計方向： （1）因供應(yīng)商來料不良導(dǎo)致應(yīng)扣換是否扣除。 （2）外協(xié)加工費用，是否扣除超過了正常損耗之外的費用。（3） 檢查長期掛賬的預(yù)付或者預(yù)收款項，是否存在款項被侵占或者挪用。特殊情況的處理1、 出入庫單據(jù)不完整，臺賬混亂？有時，我們在去審計的時候會發(fā)現(xiàn)，倉庫賬務(wù)混亂，連基本的出入庫及臺賬都沒有。這就需要我們審計人員重新建賬，可以獲取的出入庫資料。由于自己沒出入庫賬，就需要向供應(yīng)商以及客戶索取資料，當(dāng)然財務(wù)這邊也能獲取部分資料。但是這種局限于成品倉庫，針對原材料倉庫就更加麻煩。特殊倉庫審計1、 超市倉庫超市審計在倉庫管理主要有兩塊，一塊是贈品，另外一塊是店內(nèi)轉(zhuǎn)貨。贈品主要是用于促銷使用，在現(xiàn)實中營業(yè)往往將贈品充當(dāng)正常商品。店內(nèi)轉(zhuǎn)貨，就是將超市的貨物用于日常辦公，比如U盤，辦公用品之類的。但是店里里面總務(wù)在做這個事情的時候，往往用手寫的單據(jù)來出入，這就導(dǎo)致了可能存在舞弊。2、商業(yè)地產(chǎn)倉庫超市審計在倉庫管理主要有一塊就是資源置換。就是租房子的沒錢了，拿自己的物品付