采購(gòu)管理規(guī)定.doc

采購(gòu)管理規(guī)定1 范圍本規(guī)定明確了采購(gòu)物料價(jià)格的確定、采購(gòu)合同的簽訂、儲(chǔ)備物資的采購(gòu)和監(jiān)控、采購(gòu)履行及貨款結(jié)算等工作要求。 本規(guī)定適用于中美合資公司。 2 引用標(biāo)準(zhǔn)（無(wú)）3 定義本規(guī)定采用下列定義。3.1 期貨類(lèi)物料 指銅管、漆包線(xiàn)、鋁錠等價(jià)格與期貨市場(chǎng)直接相關(guān)聯(lián)的物料以及用外匯結(jié)算的進(jìn)口物料。3.2 儲(chǔ)備物資3.2.1 采購(gòu)周期較長(zhǎng)、市場(chǎng)供應(yīng)緊俏或受生產(chǎn)能力所限無(wú)適量?jī)?chǔ)備將無(wú)法滿(mǎn)足生產(chǎn)需求的長(zhǎng)線(xiàn)物資，包括壓縮機(jī)、塑料原料、冷板、硅鋼片、芯片、進(jìn)口物料等。3.2.2 根據(jù)可靠的市場(chǎng)預(yù)測(cè)，適度囤積將化解后期材料漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)的物資。3.2.3 儲(chǔ)備計(jì)劃指為了滿(mǎn)足生產(chǎn)需求或化解材料漲價(jià)風(fēng)險(xiǎn)而對(duì)儲(chǔ)備物資進(jìn)行非常規(guī)儲(chǔ)備的計(jì)劃。4 管理內(nèi)容4.1 流程圖供方供應(yīng)鏈管理部各采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部物料報(bào)價(jià)否定轉(zhuǎn)物料招標(biāo)流程核價(jià)供貨比例分配 否定肯定按審批權(quán)限報(bào)批 生產(chǎn)計(jì)劃采購(gòu)計(jì)劃/需求采購(gòu)訂單/合同編制訂單/合同批準(zhǔn)（按審批權(quán)限）訂單/合同跟蹤與維護(hù)訂單/合同履行完畢訂單/合同下達(dá)貨款結(jié)算與支付錄入系統(tǒng)4.2 物料報(bào)價(jià)4.2.1 有下列情況時(shí)，供應(yīng)鏈管理部可向供方提出物料報(bào)價(jià)要求：4.2.1.1 首次確定采購(gòu)價(jià)格（包括大宗原材料簽訂合同之前）；4.2.1.2 采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行調(diào)整；4.2.1.3 期貨類(lèi)物料本期采購(gòu)價(jià)格的確定；4.2.1.4 物料更改后需重新確定采購(gòu)價(jià)格或其它；4.2.1.5 侯選供方轉(zhuǎn)為正式供方對(duì)其進(jìn)行物料成本管理能力評(píng)估。4.2.2 對(duì)配套件，供方報(bào)價(jià)單的格式須參照 “供方物料報(bào)價(jià)審批表”（大宗原材料不必按此格式）填寫(xiě)。4.2.3 供方必須填寫(xiě)相關(guān)欄目并簽字蓋單位章。4.3 價(jià)格核定4.3.1 供應(yīng)鏈管理部分別從材料成本、費(fèi)用、工資、利潤(rùn)和稅金等項(xiàng)目審核供方價(jià)格的合理性并與目標(biāo)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較（期貨類(lèi)物料和儲(chǔ)備物資可采取比價(jià)方式）。4.3.2 當(dāng)認(rèn)為供方價(jià)格構(gòu)成不合理或未達(dá)到目標(biāo)采購(gòu)價(jià)格時(shí)，可要求供方重新報(bào)價(jià)。4.3.3 當(dāng)供方重新報(bào)價(jià)后仍未達(dá)到目標(biāo)采購(gòu)價(jià)格且供方拒絕下調(diào)價(jià)格時(shí)，可采取招標(biāo)等方式確定采購(gòu)價(jià)格。4.4 價(jià)格批準(zhǔn)4.4.1 采購(gòu)價(jià)格經(jīng)初步確定后，供應(yīng)鏈管理部把填寫(xiě)好的“供方物料報(bào)價(jià)審批表” /“供方物料報(bào)價(jià)審批匯總表”（期貨類(lèi)物料和儲(chǔ)備物資可直接提供采購(gòu)合同）按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定報(bào)批。4.4.2 未通過(guò)價(jià)格批準(zhǔn)時(shí)要求供方重新報(bào)價(jià)。4.4.3 經(jīng)批準(zhǔn)的“供方物料報(bào)價(jià)審批表”及價(jià)格執(zhí)行日期復(fù)印一份發(fā)供方。4.4.4 經(jīng)批準(zhǔn)的 “供方物料報(bào)價(jià)審批匯總表” 及價(jià)格執(zhí)行日期及時(shí)通知工廠(chǎng)采購(gòu)部和財(cái)務(wù)部；4.4.4.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按要求及時(shí)將核定好的價(jià)格錄入CERP系統(tǒng)（無(wú)CERP系統(tǒng)的工廠(chǎng)匯總成文件保存），并負(fù)責(zé)監(jiān)控價(jià)格的執(zhí)行；4.4.4.2新產(chǎn)品試裝最少一周前，研究院將新配件及供方資料清單發(fā)放至供應(yīng)鏈管理部、工廠(chǎng)采購(gòu)業(yè)務(wù)部、工廠(chǎng)技術(shù)工藝部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)。供應(yīng)鏈管理部在一周內(nèi)，且在新配件通過(guò)CERP系統(tǒng)采購(gòu)入庫(kù)前核定好價(jià)格。4.4.4.3 更改物料的成本發(fā)生變化時(shí)、以及其它原因?qū)е挛锪蟽r(jià)格發(fā)生變動(dòng)時(shí)，供應(yīng)鏈管理部重新核定價(jià)格，填寫(xiě)“物料采購(gòu)價(jià)格調(diào)整表”，按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定報(bào)批，執(zhí)行新的價(jià)格。4.4.5 對(duì)采購(gòu)物料分類(lèi)一覽表中規(guī)定由工廠(chǎng)負(fù)責(zé)簽訂合同的物料，其價(jià)格由工廠(chǎng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織核定并按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定報(bào)批。4.5 采購(gòu)合同的簽訂4.5.1 按采購(gòu)物料分類(lèi)一覽表規(guī)定，供應(yīng)鏈管理部是大宗原材料和配套件合同簽訂的責(zé)任部門(mén)，工廠(chǎng)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)是零星輔材合同簽訂的責(zé)任部門(mén)。4.5.2 合同由相關(guān)業(yè)務(wù)主管和經(jīng)理擬制。4.6 采購(gòu)履行4.6.1 按采購(gòu)物料分類(lèi)一覽表的規(guī)定，供應(yīng)鏈管理部和工廠(chǎng)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)分別履行采購(gòu)業(yè)務(wù)；4.6.1.1工廠(chǎng)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃/采購(gòu)需求和供貨比例編制配套件和零星輔材的采購(gòu)訂單；4.6.1.2供應(yīng)鏈管理部負(fù)責(zé)根據(jù)年度、三個(gè)月滾動(dòng)和月度生產(chǎn)計(jì)劃及變動(dòng)調(diào)整計(jì)劃編制大宗原材料的月度采購(gòu)計(jì)劃，必要時(shí)編制儲(chǔ)備計(jì)劃，并與供方簽訂采購(gòu)合同。4.6.2 儲(chǔ)備計(jì)劃的編制要求：儲(chǔ)備計(jì)劃必須詳細(xì)分析儲(chǔ)備的必要性，儲(chǔ)備占用的資金、場(chǎng)地及其他資源，并對(duì)儲(chǔ)備計(jì)劃存在的主要風(fēng)險(xiǎn)和儲(chǔ)備計(jì)劃的投入產(chǎn)出情況進(jìn)行分析。4.6.3 配套件采購(gòu)訂單/大宗原材料采購(gòu)合同提交批準(zhǔn)前，須與供方進(jìn)行必要溝通，以確保其執(zhí)行率。4.7 訂單/合同批準(zhǔn)4.7.1 采購(gòu)訂單/合同的批準(zhǔn)按公司審批權(quán)限的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。必要時(shí)，可授權(quán)批準(zhǔn)。4.7.2 儲(chǔ)備計(jì)劃由財(cái)務(wù)管理部會(huì)簽后，報(bào)公司常務(wù)副總裁批準(zhǔn)。儲(chǔ)備計(jì)劃保存期為兩年。4.7.3 未通過(guò)批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單/合同需重新編制。4.8 采購(gòu)訂單/合同的下達(dá)4.8.1 經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單/合同由采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)傳遞至供方。4.8.2 采購(gòu)訂單/合同須經(jīng)供方評(píng)審確認(rèn)。 4.9 訂單/合同跟蹤與例外信息維護(hù)4.9.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)檢查采購(gòu)訂單/合同的履行情況，督促供方按質(zhì)、按量、按期供貨。4.9.2 采購(gòu)訂單/合同履行過(guò)程若需調(diào)整供貨量和供貨期時(shí)，書(shū)面通知供方建議取消或延遲訂單/合同。4.9.3 供方不能按質(zhì)、按量、按期供貨時(shí)，按合作協(xié)議或合同條款執(zhí)行處罰。4.10 采購(gòu)物資入庫(kù)及驗(yàn)證4.10.1 供方按質(zhì)、按量、按期將采購(gòu)物資送到本工廠(chǎng)后，各采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)依據(jù)采購(gòu)訂單/合同開(kāi)具到貨通知單，由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)到貨通知單驗(yàn)收貨物數(shù)量及外包裝，無(wú)誤后，開(kāi)出到貨報(bào)檢單，通知質(zhì)量處檢驗(yàn)貨物。4.10.2 檢驗(yàn)合格或雖不合格但同意使用，則由倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)出具“驗(yàn)收合格單”（若實(shí)行裝機(jī)付款，則裝機(jī)后再開(kāi)具驗(yàn)收合格單）。4.10.3 檢驗(yàn)不合格需退貨時(shí)，對(duì)配套件按合作協(xié)議規(guī)定執(zhí)行處罰；對(duì)大宗原材料，按合同相應(yīng)條款進(jìn)行處理。4.10.4 供方物料在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，按合作協(xié)議規(guī)定執(zhí)行處罰（指配套件）。4.11 采購(gòu)貨款結(jié)算與支付4.11.1 對(duì)正常采購(gòu)物料，各采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)“驗(yàn)收合格單”上的合格數(shù)通知供方開(kāi)出銷(xiāo)售發(fā)票，發(fā)票報(bào)帳按公司相關(guān)審批權(quán)限執(zhí)行。4.11.2 采購(gòu)貨款的結(jié)算與支付按有關(guān)規(guī)執(zhí)行。4.12 儲(chǔ)備物資管理內(nèi)容4.12.1 儲(chǔ)備物資計(jì)劃異常情況處理4.12.1.1 國(guó)內(nèi)營(yíng)銷(xiāo)部、海外營(yíng)銷(xiāo)部需求訂單有較大的調(diào)整時(shí)，生產(chǎn)部門(mén)在收到產(chǎn)品需求訂單調(diào)減通知后迅速作出反應(yīng)，并及時(shí)通知供應(yīng)鏈管理部和工廠(chǎng)采購(gòu)部，儲(chǔ)備物資計(jì)劃部門(mén)以此為依據(jù)對(duì)戰(zhàn)略?xún)?chǔ)備物資采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。4.12.1.2 需求計(jì)劃作出調(diào)整而不及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，或收到反饋而不調(diào)整儲(chǔ)備計(jì)劃并通報(bào)相關(guān)部門(mén)而給公司造成損失的，對(duì)直接責(zé)任人和直接主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)并處罰金。4.12.2 儲(chǔ)備物資儲(chǔ)備動(dòng)態(tài)監(jiān)控4.12.2.1 物資管理倉(cāng)庫(kù)要做好儲(chǔ)備物資的防塵、防銹蝕、防霉變工作，對(duì)儲(chǔ)備物資的消耗情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，對(duì)一個(gè)月以?xún)?nèi)90%未動(dòng)的儲(chǔ)備物資要進(jìn)行資產(chǎn)預(yù)警，以簡(jiǎn)報(bào)的形式定期每月通報(bào)。4.12.2.2 儲(chǔ)備物資計(jì)劃部門(mén)負(fù)責(zé)每月對(duì)儲(chǔ)備物資的使用動(dòng)態(tài)和預(yù)計(jì)消化時(shí)間等情況以?xún)?chǔ)備物資動(dòng)態(tài)的形式通報(bào)給財(cái)務(wù)管理部、各工廠(chǎng)等相關(guān)單位。4.12.3 儲(chǔ)備物資的處理4.12.3.1 原則上，儲(chǔ)備物資的儲(chǔ)備期最長(zhǎng)不超過(guò)半年。4.12.3.2 生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)采取積極措施消化儲(chǔ)備物資，原則上必須優(yōu)先消化儲(chǔ)備物資，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)不按儲(chǔ)備物資優(yōu)先原則使用的將予以通報(bào)批評(píng)。4.12.3.3 對(duì)因工廠(chǎng)儲(chǔ)備計(jì)劃編制和動(dòng)態(tài)調(diào)整不力而形成呆滯不良物料的，將對(duì)相關(guān)責(zé)任人和直接領(lǐng)導(dǎo)予以通報(bào)批評(píng)并處罰金。4.12.3.4 對(duì)因計(jì)劃調(diào)整、工藝更改，根本無(wú)機(jī)會(huì)使用或超出儲(chǔ)備期的儲(chǔ)備物資，根據(jù)實(shí)際情況采取排產(chǎn)消化、改制、退廠(chǎng)、折價(jià)變賣(mài)、調(diào)讓、置換、報(bào)廢等方式處理，相關(guān)責(zé)任部門(mén)承擔(dān)處理?yè)p失。在對(duì)此部分物料的處理上本著損失最小化原則，盡可能減少對(duì)經(jīng)營(yíng)造成的影響。4.12.3.5 超過(guò)儲(chǔ)備期的儲(chǔ)備物資即可視為呆滯物料，物資管理倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)督促研究院及各工廠(chǎng)技術(shù)部門(mén)對(duì)超過(guò)儲(chǔ)存期限的儲(chǔ)備物資的性能進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)證，提供處理意見(jiàn)。對(duì)需退貨、調(diào)讓、置換、折價(jià)變賣(mài)的，由各工廠(chǎng)采購(gòu)部及