PPT應(yīng)用文寫作教程(再版)電子文件寫作

應(yīng)用文寫作教程 第九章 電子文件寫作 第九章 電子文件寫作 學(xué)習(xí)要求： 了解電子文件的概念、分類及特點(diǎn)；熟練掌握電子函件的收發(fā)方法。 第九章 電子文件寫作 一、概述 二、電子文件的分類及特點(diǎn) 三、電子函件 ( 四、電子公告欄 ( 一、概述 自 1960年開始萌芽發(fā)展的新興信息科技 電子計(jì)算機(jī)，與 20世紀(jì) 90年代初期開始普及的通信科技 國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，革命性地改變了人類社會(huì)獲取信息的方式和效率。電腦科技的優(yōu)勢(shì)在于信息處理的速度快、正確性高，而且存儲(chǔ)能力強(qiáng)，因此可以增強(qiáng)人的生產(chǎn)力、支援決策、降低成本。而互聯(lián)網(wǎng)更是消除了時(shí)間、空間的限制，打破了國(guó)界、疆界的藩籬，將人類生產(chǎn)力與價(jià)值帶到一個(gè)更高的境界。信息與通信技術(shù)正在對(duì)人類生活的各個(gè)方面發(fā)生巨大的影響，促使整個(gè)社會(huì)向信息化社會(huì)轉(zhuǎn)變，電子文書的產(chǎn)生是信息化社會(huì)的必然趨勢(shì)。 概括地說(shuō)，電子文書就是指通過(guò)計(jì)算機(jī)等數(shù)字化媒介所形成的電子文件。而電子文件 (指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 電子文書是一種非紙質(zhì)的文書形式，它是其他所有文書都可使用的一種文件傳遞載體形式；其行文要求遵循不同的文種寫作格式，表現(xiàn)形式是非紙質(zhì)的電子文件，而不是一種特殊的文書類別。 二、電子文件的分類及特點(diǎn) 按電子文件的信息存在形式分類，電子文件可分為八類：文本文件 (或表處理文件 )，是指用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件；數(shù)據(jù)文件 (據(jù)庫(kù)電子文件 )，是指以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的具有文件屬性的記錄，數(shù)據(jù)庫(kù)、記錄、字段是其三個(gè)層次；圖形文件 (指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，如計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì) (繪圖中產(chǎn)生的設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫等文件；圖像文件 (指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等；影像文件，指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種形態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等；聲音文件，指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件；命令文件，即計(jì)算機(jī)程序；超媒體鏈接文件。 電子文件的特點(diǎn)： (1) 機(jī)械化。電子文件的形成、傳輸、存儲(chǔ)、利用都必須依賴于相應(yīng)的設(shè)備。所以，存儲(chǔ)電子文件的計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)一旦癱瘓或毀壞，這些電子文件就會(huì)完全丟失。 (2) 數(shù)字化。電子文件的信息形態(tài)是數(shù)字化的。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是運(yùn)算、存儲(chǔ)還是傳輸?shù)忍幚?，電子文件均是以?shù)字編碼形式存在。 (3) 網(wǎng)絡(luò)化。電子文件借助網(wǎng)絡(luò)，能實(shí)現(xiàn)信息共享。 本章重點(diǎn)講述常用的電子函件和電子公布欄的寫作。 三、電子函件 ( (一 )電子函件的概念和特點(diǎn) 1. 電子函件的概念 電子函件是指互聯(lián)網(wǎng)上或常規(guī)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的各個(gè)用戶之間，通過(guò)電子郵件進(jìn)行通信的一種交流聯(lián)系方式。電子函件是英語(yǔ) 寫 中文名稱，又稱電子郵件、電子信箱等。不少人根據(jù)英語(yǔ)縮寫的讀音，把電子函件稱作“伊妹兒”。 1997年全國(guó)科學(xué)技術(shù)名稱審定委員會(huì)將 (標(biāo)準(zhǔn)中文名稱定為“電子函件”， 2002年 1月版的 辭海 把“電子函件”作為條目收入其中。 2. 電子函件的特點(diǎn) (1) 高速傳輸。通常在幾秒之內(nèi)就可以把信息傳輸?shù)饺蛉我馕恢玫氖占诵畔渲?,這種速度是傳統(tǒng)的郵政信件無(wú)法比擬的。如果通信雙方或多方在交流時(shí)都在網(wǎng)上 ,還可以借助專用的軟件實(shí)現(xiàn)現(xiàn)時(shí)傳遞溝通。 (2) 收發(fā)方便。電子函件允許發(fā)信人自由決定在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)發(fā)送 ,電子函件不會(huì)因?yàn)檎季€或接收者沒在線而耽誤。同樣接收電子函件也可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)進(jìn)行。 (3) 價(jià)格便宜。與信件、電話等傳統(tǒng)的通信方式相比，電子函件的使用費(fèi)用極為低廉，用戶只需花費(fèi)極少的費(fèi)用就可以將信息發(fā)送到全球的任意一個(gè)用戶信箱中。有些租用專線、包租寬帶的用戶更不會(huì)為發(fā)電子函件而花費(fèi)額外的費(fèi)用。目前，電子函件服務(wù)供應(yīng)商為吸引更多的用戶，在收取低廉費(fèi)用的同時(shí)，向用戶提供更多、更方便的服務(wù)，同時(shí)電子函件也越來(lái)越安全、越來(lái)越快捷。 (4) 復(fù)制容易。電子函件是通過(guò)數(shù)字化格式儲(chǔ)存、發(fā)送的，因此函件的復(fù)制非常方便 ,且不會(huì)失真。一條上萬(wàn)字甚至幾十萬(wàn)字、幾百萬(wàn)字的信息，通過(guò)電子函件可以即刻傳到，而且一字不差。 (5) 群發(fā)共享。使用郵件列表可以輕而易舉地把電子函件同時(shí)發(fā)給全球的多個(gè)用戶 ,通過(guò)預(yù)先設(shè)置好的組群共享，一次點(diǎn)擊，就能使共享者都獲得信息。與傳統(tǒng)郵件相比，發(fā)信者用的時(shí)間、費(fèi)用低得幾乎可以忽略不計(jì)，這是其他郵政業(yè)務(wù)難以做到的。 (6) 多種媒體。除了文字以外，電子函件還可以將圖片、聲音、動(dòng)畫、軟件程序以及其他各種多媒體信息一起“打包”發(fā)送。 三、電子函件 ( (二 )電子函件的書寫和發(fā)送 使用不同的電子函件軟件系統(tǒng)，操作上會(huì)有些差異。以下我們以常見的 單介紹一下電子函件的書寫和發(fā)送。 (1) 創(chuàng)建新的電子函件。進(jìn)入 擊“新郵件”按鈕進(jìn)入一個(gè)新的郵件書寫窗口。在“收件人”欄中輸入收件人的電子函件地址，在“主題”欄中寫上函件的主題，在大文本框內(nèi)輸入正文內(nèi)容。 (2) 發(fā)送電子函件。單擊“發(fā)送”按鈕，應(yīng)用程序會(huì)自動(dòng)關(guān)閉新建郵件窗口，返回 果發(fā)送過(guò)程出現(xiàn)故障，郵件會(huì)自動(dòng)留在發(fā)件箱中，等故障清理完后再自動(dòng)發(fā)送。發(fā)送成功的郵件會(huì)自動(dòng)歸入“已發(fā)送郵件”欄中，便于發(fā)件人日后翻檢。 (3) 回復(fù)電子函件 收到他人的電子函件 ,可以通過(guò)建立新郵件回復(fù)對(duì)方 ,也可以單擊“回復(fù)”按鈕 ,在彈出的郵件窗口里直接輸入回復(fù)的內(nèi)容。應(yīng)用程序會(huì)自動(dòng)填寫好收件人的地址 ,同時(shí)也會(huì)自動(dòng)生成函件主題 ,這樣更方便、更省力。 (4) 轉(zhuǎn)發(fā)電子函件 在郵件列表中單擊選擇要轉(zhuǎn)發(fā)的郵件 ,然后單擊“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕，彈出的轉(zhuǎn)發(fā)郵件的窗口和新郵件的窗口很相似 ,只是正文框內(nèi)已自動(dòng)附上了需轉(zhuǎn)發(fā)的郵件。填入收件人的地址和需要增加的內(nèi)容 ,單擊“轉(zhuǎn)發(fā)”按鈕即可。 (5) 在電子函件中插入其他文件 書寫完電子函件的內(nèi)容后，單擊“附加”按鈕，在彈出的“插入附件”對(duì)話框中輸入對(duì)應(yīng)的路徑和文件名稱，或者通過(guò)“瀏覽”按鈕，在目錄中選定該文件，窗口就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)附件欄，里面標(biāo)有剛才選定的已插入的文件名稱和類別，單擊“發(fā)送”按鈕，附件欄中的內(nèi)容就會(huì)和電子函件一同發(fā)給接收者。如果附件欄中的文件太多，還可以利用壓縮工具對(duì)文件進(jìn)行壓縮后再發(fā)送，這樣可以提高發(fā)送速率。對(duì)方收到壓縮的郵件后，只要對(duì)郵件進(jìn)行解壓縮就行了。不同的電子函件服務(wù)供應(yīng)商對(duì)于發(fā)送或接收附件的容量有著不同的限制，也會(huì)根據(jù)免費(fèi)用戶或繳費(fèi)數(shù)量的不同，對(duì)附件的容量進(jìn)行控制。 四、電子公告欄 ( (一 )電子公告欄的概念和形式 1978年美國(guó)人克瑞森和雷恩借助當(dāng)時(shí)剛上市的調(diào)制解調(diào)器，將家里的兩臺(tái)計(jì)算機(jī)通過(guò)電話線聯(lián)系在一起，進(jìn)行交流、傳送信息。他們把自己編寫的程序命名為計(jì)算機(jī)公告欄系統(tǒng) (稱 這就是世界上第一個(gè) 于用戶需求的不斷增加， 漸演變成信息發(fā)布、相互討論、聊天等于一體的工具，廣受網(wǎng)民的喜愛。 第一個(gè)商用 981年上市，至今已有 20多年的歷史，其間出現(xiàn)了三個(gè)形式。最初的 后通過(guò)一個(gè)軟件閱讀他人放在公布欄中的信息，或者發(fā)送自己的文稿。這種形式的 今已很少見。隨后出現(xiàn)的 個(gè)用戶可以同時(shí)登錄到同一個(gè)站點(diǎn)上進(jìn)行交流。 常情況下，一個(gè) 比第一代 是這種 有任何圖片和圖標(biāo)，最多只能用文字符組成一些裝飾圖案美化界面?，F(xiàn)在許多用戶更習(xí)慣的 種論壇除了文字界面外，還有圖形和圖標(biāo)，既生動(dòng)、直觀，又美觀、豐富，用戶上網(wǎng)后直接利用瀏覽器就可以使用 讀他人的信息，發(fā)表自己的信息。 四、電子公告欄 ( (二 )在電子公布欄閱讀和發(fā)稿 于網(wǎng)絡(luò)把世界連接在一起， 的內(nèi)容是豐富的、多樣的、海量的，信件討論區(qū)、文件交流區(qū)、信息公告區(qū)、相互討論區(qū)、在線聊天區(qū) 各種內(nèi)容應(yīng)有盡有。在每一個(gè)區(qū)域中，還有數(shù)不清的細(xì)分區(qū)域 ,如體育、音樂、文學(xué)、藝術(shù) 各種分類欄下還可以不斷地細(xì)分。比如，文學(xué)中的小說(shuō)，小說(shuō)中的中國(guó)現(xiàn)當(dāng)代作品，現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)作品中的巴金，巴金作品中的 家 面對(duì)海量的信息，每個(gè)人要學(xué)會(huì)選擇，選擇那些對(duì)自己有價(jià)值的信息。 在 般把發(fā)表的文章稱作帖子，發(fā)表文章叫“發(fā)帖”、“上帖”或“加帖子”。一篇帖子主要由編號(hào)、標(biāo)題、正文、作者、發(fā)表時(shí)間、 常情況下， 慣上把欄目稱為“版”，把欄目管理者稱為“版主”。版主會(huì)對(duì)過(guò)時(shí)的信息進(jìn)行清理，對(duì)優(yōu)秀的文章進(jìn)行整理后放在精華區(qū)內(nèi)，組織網(wǎng)友對(duì)有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論等。從這個(gè)角度說(shuō)， 是，比起傳統(tǒng)的媒介如報(bào)紙、雜志等， 是文字表述