會(huì)務(wù)管理--會(huì)議

會(huì)務(wù)管理 一、會(huì)議概述 二、會(huì)務(wù)工作流程 三、會(huì)務(wù)工作具體內(nèi)容 四、常用會(huì)議的組織程序 五、會(huì)見與會(huì)談 六、技能訓(xùn)練 目 的 通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會(huì)擬定會(huì)議方案，掌握會(huì)議組織工作的環(huán)節(jié)和會(huì)務(wù)工作中的文書工作。 議的涵義 會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達(dá)意愿的行為過程。 議的要素 式要素：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議方式。 容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。 序要素：會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議開始、會(huì)議進(jìn)行、會(huì)議結(jié)束、會(huì)議決定的貫徹落實(shí)。 務(wù)要素：會(huì)議經(jīng)費(fèi)、會(huì)議設(shè)備、會(huì)議服務(wù)設(shè)施。 一、會(huì)議概述 議的作用及缺陷 議作用 （）交流信息，互通情報(bào) （）發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策 （）組織領(lǐng)導(dǎo)，推動(dòng)工作 （）帶動(dòng)消費(fèi)，促進(jìn)經(jīng)濟(jì) （）聯(lián)絡(luò)感情，塑造形象 議缺陷 （）造成時(shí)間、精力的浪費(fèi) （）造成經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi) （）造成信息的重復(fù)、浪費(fèi) （）滋長不正之風(fēng) (公共機(jī)構(gòu)） 議的種類 按規(guī)模分： 特大型（萬人以上）、大型（上千人）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 按性質(zhì)分： 法定性、決策性、專業(yè)性、動(dòng)員性、紀(jì)念性、 外事性 、專題性、綜合性。 按時(shí)間分： 定期和非定期。 按出席對(duì)象分： 聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì) . 按召開方式分： 電話會(huì)、電視會(huì)、廣播會(huì)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)。 司常見會(huì)議類型 總經(jīng)理辦公例會(huì)與特別會(huì)議、員工大會(huì)、公司年會(huì)、股東大會(huì)和董事會(huì)、客戶咨詢會(huì)、展覽會(huì)、訂貨會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、表彰會(huì)。 討論 你參加過一些什么樣的會(huì)議？你是否喜歡這些會(huì)議？為什么 ？ 議的申報(bào)與審批 口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。 精簡(jiǎn)從嚴(yán)原則、 “ 一枝筆 ” 原則。 議成本意識(shí) 會(huì)議成本 = 2A :與會(huì)者平均工資的 3倍（以小時(shí)計(jì)） ; B :參加會(huì)議的人數(shù) ; T :會(huì)議的時(shí)間（以小時(shí)為單位）。 織的工作 (1)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程； (3)發(fā)會(huì)議通知，負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到； (4)對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組； (5)布臵會(huì)場(chǎng)，安排座次； (6)印發(fā)會(huì)議證件 (出席證、列席證、工作證等 )； (7)負(fù)責(zé)會(huì)議簽到； (8)會(huì)中組織和協(xié)調(diào)； (9)會(huì)場(chǎng)其他組織和管理； (10)會(huì)外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào) (負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)的邀請(qǐng)、報(bào)道、乘車、參觀、文體娛樂活動(dòng)等方面的聯(lián)系和組織 )。 (11)會(huì)議的結(jié)束收尾工作。 (1)會(huì)議文書的起草； (2)會(huì)議文書編寫； (3)會(huì)議文書印發(fā)及管理。 (1)與會(huì)人員的食宿管理； (2)會(huì)議的財(cái)務(wù)管理； (3)會(huì)議的交通保障； (4)會(huì)議的文化活動(dòng)； (5)與會(huì)人員的醫(yī)療保健。 (1)會(huì)議的保密工作； (2)會(huì)議的警衛(wèi)工作； (3)會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作 。 二、會(huì)務(wù)工作流程圖 前流程 確定會(huì)議主題與議題 確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期 明確會(huì)議設(shè)備 確定會(huì)議地點(diǎn) 安排議程和日程 制發(fā)會(huì)議通知 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格 布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料 安排食住行 制定會(huì)議預(yù)算 制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查 明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)名單 會(huì)中流程 做好會(huì)議記錄 組織簽到 值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 后勤保障工作 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào) 會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作 會(huì)后流程 撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總 結(jié) 會(huì)議文書的立卷歸 檔 會(huì)議的宣傳報(bào)道 三、會(huì)務(wù)工作的具體內(nèi)容 導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的原則 1、準(zhǔn)備充分； 、組織嚴(yán)密； 、服務(wù)周到； 、確保安全。 會(huì)前準(zhǔn)備工作 定會(huì)議主題與議題 確定主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化。 確定會(huì)議名稱 會(huì)議名稱一般由 “ 單位 +內(nèi)容 +類型 ” 構(gòu)成 ,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來確定。 定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會(huì)議的內(nèi)容或主題。同時(shí) 本著精簡(jiǎn)效能的原則。 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。 定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期 會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。 定會(huì)議所需用品和設(shè)備 必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。 立會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。 定與會(huì)人員名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會(huì)人員。 定會(huì)議地點(diǎn) 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。 會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。 某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排 日期 時(shí)間 內(nèi)容安排 地點(diǎn) 主持 參加 人 備 注 3、 9 上午 9： 00 報(bào) 到 花園酒店大會(huì)議廳 李總 ： 30 會(huì)議開始 ，張董致開幕詞 大會(huì)議廳 張董 全體股民 9： 40 李總：年度經(jīng)營報(bào)告 大會(huì)議廳 張董 全體股民 11： 00 年度決算表 大會(huì)議廳 總會(huì)計(jì)師 全體股民 11： 30 大會(huì)結(jié)束 發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題及要求等。 會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。 會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。 制作會(huì)議證件 代表證 出席證 會(huì)議正式證件 列席證 來賓證 會(huì)議證件 旁聽證 工作證 會(huì)議工作證件 記者證 出入證 會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。 備會(huì)議文件資料 主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。 排食住行 會(huì)議飲食管理本著 “ 衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約 ” 的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作 . 會(huì)議住宿安排，根據(jù)實(shí)際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會(huì)人員住宿上的要求。 安排好會(huì)議用車，為會(huì)議提供完備的交通服務(wù)。 定會(huì)議預(yù)算方案 文件資料費(fèi) 、 郵電通訊費(fèi)、會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)、 會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi) 、 會(huì)議辦公費(fèi) 、 宣傳交際費(fèi) 、 食宿費(fèi)、 交通費(fèi)、其他費(fèi)用。 臵會(huì)場(chǎng) 莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡(jiǎn)潔、 喜慶、儒雅、簡(jiǎn)單樸素 橢圓形、回字形、 T 字形、 “ 馬蹄 ” 型、長方形。 “ 而 ” 字型、半圓型、課堂型。 禮堂型、眾星拱月型。 場(chǎng)的布臵 主席臺(tái)的布臵一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。 主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正 中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。 B. 場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。 禮堂型 教室型會(huì)場(chǎng) 會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗臶、花卉。 會(huì)標(biāo) 會(huì)徽 查會(huì)場(chǎng) （ 1）方式 一是聽取會(huì)議籌備人的匯報(bào)， 一種是現(xiàn)場(chǎng)檢查。 （ 2）檢查的內(nèi)容 問題討論 1會(huì)議議程與日程的區(qū)別。 2簡(jiǎn)述擬訂會(huì)議議程與日程表的方法。 3選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)綜合考慮哪些因素 ? 4、應(yīng)如何做好會(huì)場(chǎng)的布臵工作？ 5、怎樣制定會(huì)議籌備方案？ 6、怎樣發(fā)放會(huì)議通知？ 7、怎樣才能做好會(huì)議的食宿工作？ 8、會(huì)前檢查工作包括哪些內(nèi)容？ 會(huì)中服務(wù)工作 （ 1） 與會(huì)人員的接送 ; （ 2）會(huì)議交通工具的安排 ; （ 3）與會(huì)人員返回時(shí)，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買 ; （ 4）會(huì)議文娛活動(dòng)的安排和組織 ; （ 5）其他屬于招待方面的工作。 （ 1）秘書人員代簽到。 （ 2）簿式簽到。 （ 3）電子計(jì)算機(jī)簽到。 ： 記錄頭、記錄主體、 記錄尾部 會(huì)議名稱； 會(huì)議時(shí)間； 會(huì)議地點(diǎn)； 會(huì)議主席（主持人） 會(huì)議出席、列席和缺席情況； 會(huì)議記錄人、 會(huì)議主要議題。 與會(huì)者的發(fā)言。議定事項(xiàng)。 散會(huì)。主持人、記錄人簽字。 準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、明確。 論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解； 議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來， 其他的可簡(jiǎn)要記錄 . 后對(duì)照錄音帶修改，或請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)。 議，要記人名。 主席簽字批準(zhǔn)。 席或秘書可改。 能再改動(dòng)。 遞、反饋工作 . 記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 握第一手資料。 便各方利用。 收集反饋信息。 守單位秘密。 果、時(shí)效、費(fèi)用的原則。 綜合型、專題型、實(shí)錄型。 報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾。 簡(jiǎn)練、快捷、準(zhǔn)確。 秘書人員要堅(jiān)守值班崗位，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。 （ 1）涉及秘密的會(huì)議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會(huì)議服務(wù)人員。 (2)召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會(huì)議，秘書部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。 (3)根據(jù)實(shí)際需要，確定會(huì)議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級(jí)，統(tǒng)一編號(hào)，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。 (4)選擇會(huì)址要注意保密，會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)環(huán)境及會(huì)場(chǎng)設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測(cè)。 間、會(huì)議室進(jìn)行保密檢查。 問題討論 1、會(huì)議記錄的內(nèi)容有哪些？ 2、如何做好會(huì)議記錄？ 3、如何做好會(huì)議期間的信息溝通？ 4、會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作有哪些內(nèi)容？ 5、會(huì)議后勤保障 工作包括哪些？ 后整理工作 安排與會(huì)人員離會(huì) 撰寫會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)議文書的立卷歸檔 會(huì)議總結(jié)工作 會(huì)后催辦和反饋工作 四、常用會(huì)議的組織程序 是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會(huì)議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會(huì)。 議題安排 發(fā)送會(huì)議通知 做好會(huì)議記錄 撰寫辦公會(huì)議紀(jì)要 議定事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行 搜集信息，進(jìn)行反饋 工代表大會(huì) 職工代表大會(huì)是企事業(yè)單位依據(jù) 職工代表大會(huì)條例 召開的具有法律效力的會(huì)議。 其組織程序如下 : 確定大會(huì)議題 做好宣傳發(fā)動(dòng)工作 征集和處理提案 準(zhǔn)備會(huì)議文件 準(zhǔn)備會(huì)議文件 （ 1）由工會(huì)向全體職工代表報(bào)告大會(huì)的籌備工作情況。 （ 2）醞釀大會(huì)主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。 （ 3）確定大會(huì)議程，主席團(tuán)審議通過大會(huì)議程，然后向 全體職工代表宣布。 （ 4）醞釀職工代表大會(huì)專門小組的設(shè)臵及組成人選名單 . （ 5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報(bào)告。 （ 1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報(bào)告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會(huì)通過。 （ 2）聽取各專門小組的報(bào)告。 （ 3）民主評(píng)議行政領(lǐng)導(dǎo)。 （ 4）選舉通過各專門小組人員名單。 （ 5）討論職工代表大會(huì)自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。 （ 6）通過大會(huì)決議。 （ 1）整理現(xiàn)場(chǎng)，歡送代表離會(huì)。 （ 2）整理會(huì)議文件，搞好立卷歸檔。 （ 3）落實(shí)大會(huì)決定協(xié)議，督辦落實(shí)情況。 五、會(huì)見與會(huì)談 見與會(huì)談準(zhǔn)備 對(duì)方求見的目的 對(duì)方的求見對(duì)象 對(duì)方相關(guān)社會(huì)背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征 對(duì)方參加會(huì)見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。 主要求見人的詳細(xì)資料 知主方參加會(huì)見和會(huì)談的人員 通知主方接見人 通知主方陪同人員 通知主談人 通知其他會(huì)談人員 會(huì)見的地點(diǎn)一般安排在主人的辦公室、會(huì)客室或小型會(huì)議室，也可在客人的住所進(jìn)行。 會(huì)見的時(shí)間根據(jù)會(huì)見的性質(zhì)來定。 會(huì)談的地點(diǎn)一般安排在客人所住的賓館會(huì)議室。 會(huì)談的時(shí)間安排應(yīng)先征求對(duì)方的意見。 會(huì)見與會(huì)談的名單、地點(diǎn)、時(shí)間一旦確定，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。 了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。 如果是重要的會(huì)見和會(huì)談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會(huì)見、會(huì)談的具體日程。 會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。 會(huì)談桌上有時(shí)需放臵雙方標(biāo)志旗臶 (如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗 )，現(xiàn)場(chǎng)可放臵雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。 會(huì)見的座次安排 會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循 “ 主左客右 ” 的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示： 記錄 譯員 主客 主人 客方人員 主方人員 譯員 主客 主人 客方人員 主方人員 會(huì)談的座次安排 雙方會(huì)談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖 (一 )，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖 (二 )，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。 桌上應(yīng)放臵中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放臵對(duì)方語種的座位卡。如圖所示。 多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。 正門 客方 主方 1 3 5 7 6 4 2 1 2 4 6 7 5 3 譯員 主賓 譯員 主人 （一） （二） 相關(guān)知識(shí)一 會(huì)見 會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。 會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。 政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。 相關(guān)知識(shí)二 會(huì)談 會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。 會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。 相關(guān)知識(shí)三 會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別 1、內(nèi)容不同：會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng) 2、功能不同：會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。 會(huì)見與會(huì)談的基本程序 迎接 致辭、贈(zèng)禮、合影 會(huì)見或會(huì)談 記錄 結(jié)束 合影圖 5 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 2 1 3 4 4 4 5 6 1 2 3 4主客插排） 5 6六、技能訓(xùn)練 【 訓(xùn)練目標(biāo) 】 通過訓(xùn)練，熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。 一、案例分析 案例 1： 一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)