某股份公司員工入職與離職控制程序

股份有限公司管理文件版本號行管類目行政D1專業(yè)類目人事員工入職與離職控制程序共4頁第1頁文件編號生效日期發(fā)文單位通用 部門試行 張貼起草部門編制初審會審批準1.目的加強員工管理，規(guī)范員工入職及離職手續(xù)的辦理。2.范圍2.1面試考核合格，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準待入司員工（以下簡稱預(yù)錄員工）。2.2自愿離崗員工：本人自愿提出離司或調(diào)離現(xiàn)崗位。2.3自動離崗員工：未經(jīng)組織批準擅自離崗三天以上（含三天）。2.4因不適應(yīng)崗位要求，部門建議離崗員工。2.5公司辭退、解除（終止）合同員工。3.工作職責(zé)3.1人力資源部職責(zé)：3.1.1各種體檢、入職、離職表單的發(fā)放。3.1.2入職過程中各類問題的解答。 3.1.3入職過程的引導(dǎo)。 3.1.4各種證件及資料的查驗。3.1.5員工胸卡及員工手冊的發(fā)放，員工手冊、安全操作規(guī)程的回收。3.1.6員工檔案資料的收集、整理、保管。3.1.7員工離職面談。3.1.8員工離職手續(xù)的辦理及工資的結(jié)算。3.2用人部門職責(zé)：3.2.1負責(zé)試用人員的使用及管理。3.2.2負責(zé)確定試用員工工作任務(wù)及考核要求。3.2.3負責(zé)對試用員工進行崗位、工作介紹及督導(dǎo)安排、考核。3.2.4負責(zé)即時將本部門自動離崗人員及打算離職人員信息反饋至人力資源部。3.2.5負責(zé)本部門離職人員的工作交接與確認工作。3.3其他相關(guān)部門職責(zé)：3.3.1行政部負責(zé)新入職員工食宿、班車、辦公桌椅的安排及新入職管理人員工作服的發(fā)放及離職員工住宿、所領(lǐng)工作服的確認，負責(zé)非長沙戶口新入職員工暫住證的辦理。3.3.2行政部負責(zé)離職員工領(lǐng)用物品、餐費結(jié)算及員工胸卡的回收。3.3.3信息中心負責(zé)新入職管理人員電腦的配置及離職員工IT賬號的及時凍結(jié)、取消。3.3.4工具室負責(zé)新入職員工工具、勞保用品的發(fā)放及離職員工工具、勞保用品的回收及確認。3.3.5工具室負責(zé)非管理類新入職員工工作服的發(fā)放及離職員工所領(lǐng)工作服的確認。3.3.6品質(zhì)管理部負責(zé)新入職員工計量檢測器具的領(lǐng)用及離職員工計量具的回收及確認。3.3.7品質(zhì)管理部負責(zé)離職技術(shù)工人質(zhì)量事故處罰及賠償金額的確認。3.3.8技術(shù)中心負責(zé)離職員工所領(lǐng)技術(shù)圖紙及圖書的回收及確認。3.3.9用人部門負責(zé)離職員工所掌握資財（含備品備件等）的清點、移交工作。3.3.10財務(wù)部負責(zé)離職員工財務(wù)往來及所掌握資財（含備品備件等）價值的確認。3.3.11審計部負責(zé)簽署離職員工審計意見。4.入職程序4.1預(yù)錄用通知：由人力資源部采用書面或電話形式通知預(yù)錄員工，并將預(yù)錄員工的信息反饋給用人部門。4.2預(yù)錄員工相關(guān)證件及資料準備4.2.1本人身份證原件及復(fù)印件兩份。4.2.2一寸彩色近照4張（非長沙戶口需7張）。4.2.3最高學(xué)歷證原件及復(fù)印件。4.2.4最高職稱證原件及復(fù)印件。4.2.5特種工操作證原件及復(fù)印件。4.2.6其他證書原件及復(fù)印件。4.2.7健康證明（近期體檢報告）。4.3指定每周二為預(yù)錄員工辦理報到手續(xù)日。特殊情況，可及時辦理報到手續(xù)。4.4報到要求及流程4.3.1人力資源部查驗預(yù)錄員工相關(guān)證件及資料，在確認其真實、完整后，發(fā)放員工報到表。4.3.2預(yù)錄員工按員工報到表流程履行報到手續(xù)。出納、營銷、售后服務(wù)、駐外倉管員、經(jīng)警、司機等崗位員工須先簽訂勞動合同擔(dān)保協(xié)議，再辦理報到手續(xù)。4.4.3簽訂勞動合同（根據(jù)用工形式不同，實習(xí)生簽訂實習(xí)協(xié)議，返聘的離退休人員簽訂聘用協(xié)議，勞務(wù)派遣人員由勞務(wù)公司與員工簽訂勞務(wù)派遣協(xié)議）。技術(shù)人員或其他涉及公司機密的崗位須簽訂保密與競業(yè)限制協(xié)議，年薪制人員增加簽訂年薪制工資補充協(xié)議。4.4.4人力資源部為新入職員工辦理胸卡并發(fā)放員工手冊及其他相關(guān)文件。4.4.5人力資源部為新入職員工建立員工檔案。4.4.6人力資源部組織對新入職員工進行入職培訓(xùn)。5離職程序5.1 離職審批權(quán)5.1.1一般生產(chǎn)工人、勤雜工及一般基礎(chǔ)管理人員由人力資源部長審批。5.1.2關(guān)鍵崗位員工、核心員工及骨干員工由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.1.3科長級員工（含車間主任）由公司主管人事領(lǐng)導(dǎo)審批。5.1.4中高層管理人員由公司董事長審批。5.2離職申請及審計5.2.1自愿離崗員工：員工本人須提前一個月向本部門提出申請，并親筆書寫離職申請，經(jīng)部門主管批準后（部長助理及以上人員須經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)批準）交人力資源部。5.2.2自動離崗員工（連續(xù)曠工三天者），由用人部門提交員工曠工書面說明，經(jīng)部門主管簽字認可后，將書面說明及曠工書面記錄交人力資源部。5.2.3因不適應(yīng)崗位要求，部門建議離崗員工，由用人部門提交員工不適應(yīng)崗位書面說明，按5.1條要求審批后交人力資源部。 5.2.4副部長及以上人員、出納、采購和其他對外有經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來崗位離職，須提前一個月書面通知人力資源部和審計部，并經(jīng)審計部進行離職審計后方可辦理手離職續(xù)。5.3離崗面談及員工內(nèi)部調(diào)整5.3.1人力資源總監(jiān)或其指定的人員負責(zé)與自愿離崗員工、部門建議離崗員工進行面談，并做好面談記錄。5.3.2人力資源部根據(jù)離崗員工的情況及公司的用人標準，提出員工離崗或內(nèi)部調(diào)配建議，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批（審批權(quán)見5.1項）。5.3.3人力資源部協(xié)同用人部門聯(lián)絡(luò)自動離崗員工，屬公司骨干且本人有特殊情況離崗的，可恢復(fù)離崗員工的身份；非特殊情況擅自離崗的做自動離職處理。5.4離職處理5.4.1不能內(nèi)部調(diào)整的自愿離崗員工和部門建議離崗員工，由人力資源部通知用人部門和員工及時辦理離職手續(xù)。5.4.2 自動離職員工由人力資源部擬定文件，定期公布解除自動離職員工合同。5.4.3公司辭退、解除（終止）合同員工，由人力資源部通知用人部門，用人部門督促員工及時辦理離職手續(xù)。5.5辦理離職簽審5.5.1經(jīng)審批同意離職的營銷、售后、采購及對外有經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來崗位的員工，在在辦理離職簽審前，應(yīng)先向人力資源部交付以下相關(guān)工作書面記錄，并存檔以備查：5.5.1.1用于（營銷、售后）業(yè)務(wù)聯(lián)系的移動電話卡；5.5.1.2業(yè)務(wù)、經(jīng)濟往來交接（營銷、售后人員應(yīng)包括所有工作過的地區(qū)），其中：營銷代表包括：業(yè)務(wù)往來信息及資料；貨款回籠及應(yīng)收貨款資料；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個人經(jīng)濟往來。售后人員包括：配件（保內(nèi)）領(lǐng)用及維修記錄；配件（保外）銷售往來及貨款回籠；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個人經(jīng)濟往來。采購人員包括：采購業(yè)務(wù)往來臺帳及采購資金承付狀況；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個人經(jīng)濟往來。其他人員：業(yè)務(wù)往來及資金承付；相關(guān)業(yè)務(wù)憑證及票據(jù)；個人經(jīng)濟往來。5.5.1.3上述書面交接資料必須由部門相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦及負責(zé)人（營銷、售后為辦事處主任、倉管員）、交接手人員及部門主管簽字方能生效(其中涉及貨款、票據(jù)、資財?shù)冉?jīng)濟往來的，必須經(jīng)財務(wù)確認)，并交人力資源部存檔備查。5.5.2人力資源部發(fā)放離職簽審單，并指導(dǎo)員工按表單流程辦理離職簽審。5.5.3離職人直接上級或主管指定工作接手人及工作移交內(nèi)容，并對整個工作移交過程實施監(jiān)督；如暫無確定的接手人則需臨時指定接手人先行接管工作，待人員確定后再行轉(zhuǎn)交；如沒有合適人選臨時接管則由直接上級或主管接手。5.5.4各簽審經(jīng)辦人須嚴格把關(guān)，簽字人對相應(yīng)的簽審結(jié)果負責(zé)，并接受人力資源部審查與監(jiān)督。5.5.5簽審手續(xù)完畢，由人力資源部審核其完成情況，并將離職簽審單原件存入該離職員工檔案，以備追溯。5.6辦理離職結(jié)算5.6.1離職員工工作移交手續(xù)辦妥后，由人力資源部開具離職結(jié)算單，并經(jīng)離職員工本人簽字認可。“存根聯(lián)”留人力資源部，“財務(wù)聯(lián)”則交財務(wù)部結(jié)算離職工資，并兼作財務(wù)憑證。離職工資統(tǒng)一在公司規(guī)定的工資發(fā)放日支付到離職人員工資賬戶上。特殊情況，可在離職之日現(xiàn)金支付離職工資。5.6.2自領(lǐng)取員工離崗申請表之日起至離職簽審?fù)戤?、辦理工資結(jié)算單止，該員工的工資及財務(wù)支出進行凍結(jié)。5.7人力資源部對離職員工出具解除（終止）勞動合同證明。5.8員工非試用期中止勞動合同或勞動合同到期不續(xù)簽，須提前30天書面通知公司人力資源部。否則，公司有權(quán)不予辦理離職手續(xù)。5.9員工自動離崗，離職手續(xù)未辦妥，或結(jié)算、交接不清者，公司有權(quán)不予結(jié)算工資；對公司造成