2021年大型會議活動策劃注意事項.doc

1、 2021年大型會議活動策劃注意事項撰寫人：_日 期：_2021年大型會議活動策劃注意事項大型活動的策劃方案中需要包括詳細的分工（具體到人）和需要完成的時間。1舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復。2活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項目說明資料。3.會務(wù)準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失；4.一般要準備主席臺領(lǐng)導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會旗幟，國歌磁帶等；5.大型活動還須設(shè)簽到席，派專人負責簽到；6由多個機構(gòu)共同舉辦的活動，要事先

2、明確各自職責分工，避免多頭指揮、多頭對外。7確定開幕時間應充分考慮當?shù)亟煌?、氣候及工作習慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。8.一般至少需要提前_小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。9.領(lǐng)導嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導到小會議室休息，活動正式開始時再引導入會場.10開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份（請禮儀小姐擔任主持人除外）。11開幕式宣布的出席活動領(lǐng)導人名不宜過多。在介紹“出席_活動的領(lǐng)導、貴賓”中，不應包括主辦單位的領(lǐng)導人，應是外賓、外單位領(lǐng)導人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導應排在賓客后面（主辦單位領(lǐng)導是_的則應先報）；如有外國

3、駐華大使參加的，其位置則應提前（因其是外國元首的代表）。12開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見，應以彩帶代替綢帶。13在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不必再加“_、同志們”。14講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時間。使用現(xiàn)場翻譯時，應盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。15.所借的音響設(shè)備必須事先調(diào)試，確保萬無一失；如有必要，還要準備錄音筆、mp3等現(xiàn)場錄音設(shè)備（也須調(diào)試），并安排專人負責；16考慮到翻譯上

4、的困難，講話中避免使用國內(nèi)工作中常用的縮略語或慣用語，如“三改一加強”、“掃黃打非”等）或引用古詩、諺語。17對外講話中（含文件、資料），宜用“我國”、“中國政府”等。18.如果現(xiàn)場需要播放_，需事先將所有需播放_拷入筆記本電腦，放至桌面文件夾，并按次序加前綴，需要事先調(diào)試投影儀位置，調(diào)試好分辨率等；19.大型活動需事先制作議程_，一項議程一頁_，字體大一點，可適當配相關(guān)圖片，配合主持人介紹時播放議程_，注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異，字體顏色和背景色間的對比可能需要調(diào)整.20介紹地方或企業(yè)情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數(shù)字堆砌（如

5、有必要，可提供文字資料）。21研討會不同于報告會，領(lǐng)導人講話、主題演講人不宜長篇發(fā)言。研討會不應片面追求人數(shù)規(guī)模，而應主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問（含出訪時對方介紹情況后提問），要盡量簡明具體，不必多說客套話。22介紹招商項目時，不宜以我方預計生產(chǎn)規(guī)模及投資數(shù)作過于準確的描述，如“生產(chǎn)規(guī)模_萬噸，預計投資_萬元”等。一是實際數(shù)字不可能如此精確，二是生產(chǎn)規(guī)模和投資額應與投資者商定。23.重要活動中，要適時提醒出席者關(guān)掉手機、尋呼機，或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)。24拜訪國外機構(gòu)時，應提前進行聯(lián)系、確認，說明拜訪目的，一經(jīng)確認，應如約赴會。拜訪（含出席宴請）人數(shù)有增減，都應提前通知對方。25_出國展覽應事先進行市場調(diào)研，了解當?shù)禺a(chǎn)品供需情況。參展企業(yè)和產(chǎn)品要有一定代表性，避免參展的同類產(chǎn)品互相壓價競爭。26嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產(chǎn)權(quán)等_參展。要遵守展覽規(guī)定，不違規(guī)零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。27布展時應聽從當?shù)卣褂[_者的統(tǒng)一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿(mào)易效果，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。28嚴格按展覽規(guī)定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。29展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內(nèi)扎堆