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文檔簡介

1、受控號: JTS-QHSE-03-G023公司經(jīng)營合同管理規(guī)定文件編號: JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01編制:紀(jì)寶來審核:王煥軍批準(zhǔn):仇俊岳2008-04-20 發(fā)布2008-05-10 實施天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定目錄1 目的22 適用范圍23 職責(zé)24 投標(biāo)管理35 合同簽訂56 合同過程管理67 合同文檔管理78 相關(guān)表格8編號 :JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01第1頁共8頁天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定1 目的編號 :JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài)

2、: B/01第2頁共8頁為規(guī)范公司合同的管理,保證合同的依法簽訂、履行、變更和解除,最終保障經(jīng)營活動的順利進行,結(jié)合我公司實際情況,特制訂本規(guī)定。2 適用范圍本規(guī)定適用于本公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟組織之間發(fā)生的所有書面合同的全過程的管理。3 職責(zé)市場部是公司合同管理和控制的主責(zé)部門,項目部是合同履行的主責(zé)部門。3.1市場部市場部作為公司合同管理的歸口部門,主要職責(zé)如下:3.1.1 市場部設(shè)專職合同管理人員, 在公司主管領(lǐng)導(dǎo)、 部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下具體負(fù)責(zé)經(jīng)營合同管理;3.1.2負(fù)責(zé)組織公司的投標(biāo)工作;3.1.3負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂;3.1.4對合同的履行情況進行跟蹤管理

3、, 負(fù)責(zé)合同保函開具、要款、索賠、尾款催要,并定期向總經(jīng)理匯報;3.1.5建立合同管理臺帳,對合同文件進行日常管理。3.2項目部項目部除按照合同進行履行外,還要完成部分合同管理工作,主要職責(zé)如下:3.2.1在投標(biāo)階段,協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標(biāo)文件的編制等工作;3.2.2協(xié)助市場部完成合同談判和簽訂;3.2.3項目負(fù)責(zé)人要熟悉合同條款并就項目部的主要職責(zé)向項目部員工宣講;3.2.4在合同履行過程中, 要注重自身行為履約、 提醒公司不違約, 當(dāng)發(fā)現(xiàn)顧客有違約行為時,要及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)溝通并及時進行索賠;天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定編號 :JTS-QHSE-03-G023版次

4、/ 修改狀態(tài): B/01第3頁共8頁3.2.5協(xié)助市場部完成合同變更、要款、結(jié)算等工作。3.3其他職能部門3.3.1技術(shù)部協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標(biāo)文件的編制工作;3.3.2行政部協(xié)助市場部完成資格預(yù)審、投標(biāo)文件的編制和出版, 協(xié)助完成各類保函的開據(jù)、催款等。4 投標(biāo)管理4.1資格預(yù)審招標(biāo)人在發(fā)出招標(biāo)邀請之前, 會對潛在的投標(biāo)人進行資格預(yù)審, 公司收到資格預(yù)審文件后,合同管理人員應(yīng)及時報公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理閱批,對同意參加的資格預(yù)審進行回復(fù),回復(fù)應(yīng)完全按照資格預(yù)審文件的要求進行編制,資格預(yù)審文件必須經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)后發(fā)出。4.2招標(biāo)邀請管理4.2.1 接到招標(biāo)邀請函后,合同管理人員

5、立即認(rèn)真填寫投標(biāo)邀請評審表中的“評審內(nèi)容”,并通過網(wǎng)絡(luò)或其它渠道查找出有關(guān)建設(shè)方、招標(biāo)方及項目相關(guān)的材料后,作為評審的參考內(nèi)容附后,通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加投標(biāo)邀請評審。4.2.2按照會議精神,填寫投標(biāo)邀請評審表中“評審意見及結(jié)果”,在招標(biāo)邀請規(guī)定時間內(nèi)進行回函:(1) 參加投標(biāo):參照招標(biāo)邀請中的回函方式完成“投標(biāo)邀請回復(fù)函” ,表示愿意參加投標(biāo)活動,并跟蹤確認(rèn)邀請單位已經(jīng)收到回復(fù);(2) 放棄投標(biāo):在“投標(biāo)邀請回復(fù)函”中說明放棄事由。4.2.3購買標(biāo)書:認(rèn)真閱讀招標(biāo)邀請函,按照規(guī)定獲取條件(時間、地點、相關(guān)證明材料、付款方式等)進行購買。4.3投標(biāo)管理4.3.1招標(biāo)文件評審:購買招標(biāo)文件后,合同管理

6、人員應(yīng)復(fù)印多份文件發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),并認(rèn)真研讀招標(biāo)文件,填寫標(biāo)書評審表中的“評審內(nèi)容”部分,組織召開標(biāo)書評審會天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定議。編號 :JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01第4頁共8頁4.3.2根據(jù)會議精神,填寫標(biāo)書評審表中的“評審意見及結(jié)論” ,按照招標(biāo)文件的要求,回復(fù)參加意向,注意回復(fù)的時效性,一般為24 小時或 48 小時。4.3.3投標(biāo)保證金的交付: 在招標(biāo)文件規(guī)定的有效時間內(nèi), 按照規(guī)定的交付方式進行投標(biāo)保證金的交付。4.3.4招標(biāo)文件的澄清: 認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件, 將需要澄清的問題匯總, 按照招標(biāo)人要求的時間提出澄清問題,以便更好的

7、理解、響應(yīng)招標(biāo)文件,注意澄清的時效性。4.3.5踏勘:認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件了解踏勘時間,確定是否需要參加踏勘。4.3.6制定編制計劃:做好進度計劃與人員分工,必須經(jīng)過校對、審核;4.3.7招標(biāo)文件的編寫(1) 認(rèn)真、細(xì)致閱讀招標(biāo)文件、澄清文件,嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的內(nèi)容、先后順序要求創(chuàng)建目錄、編寫投標(biāo)文件;(2) 需要提前開具資信證明、投標(biāo)保函(銀行需要時間) ;(3) 盡早確定項目投入人員,根據(jù)招標(biāo)文件的要求派出合格的人員;(4) 全面理解商務(wù)報價方式,報出合理的、具有競爭力的價格;(5) 嚴(yán)格按照招標(biāo)文件的要求進行排版,包括字體、字體大小、頁邊距、尺寸、裝訂方式、打印份數(shù)、正副本份數(shù)以及簽字、蓋章

8、方式等;(6) 包裝、密封方式;(7) 遞交的時間、地點。4.3.8按照招標(biāo)文件的要求,委托授權(quán)人簽字和進行投標(biāo)。4.4開標(biāo)4.4.1公司派專人在規(guī)定的時間抵達指定地點參加開標(biāo)會議;4.4.2代表公司參加開標(biāo)會的委托代表人需要出示身份證、授權(quán)書;4.4.3確定投標(biāo)保證金是否已經(jīng)在開標(biāo)前交付;4.4.4根據(jù)招標(biāo)文件的要求,確定需要攜帶的證明文件: 如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、人員各類執(zhí)業(yè)資格、合同和監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊等證明資料的原件;4.4.5必要的唱標(biāo)資料;天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定4.4.6表態(tài)發(fā)言準(zhǔn)備;4.4.7在開標(biāo)過程中,詳細(xì)記錄相關(guān)標(biāo)段和單位的報價。4.5中標(biāo)編號 :JTS

9、-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01第5頁共8頁4.5.1中標(biāo):(1) 接到中標(biāo)通知書后,填寫文件閱批表 ,由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批;(2) 按照中標(biāo)通知書的要求,做好合同簽訂、現(xiàn)場進駐的準(zhǔn)備工作;(3) 經(jīng)掃描后電子版與紙板中標(biāo)通知書存檔。4.5.2未中標(biāo):(1) 接到未中標(biāo)通知書后,填寫文件閱批表 ,由公司領(lǐng)導(dǎo)閱批;(2) 組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加分析會議,按照會議內(nèi)容填寫未中標(biāo)評審表 ,對本次丟標(biāo)進行分析、總結(jié);(3) 經(jīng)掃描后電子版與紙板未中標(biāo)通知書存檔;(4) 注意投標(biāo)保證金的退回期限。5 合同簽訂5.1合同文本的起草5.1.1招標(biāo)人按照招標(biāo)文件中的合同文本進行合同簽訂,中標(biāo)人在編

10、制投標(biāo)文件, 已經(jīng)對合同條款進行了研究,在投標(biāo)報價時應(yīng)該將風(fēng)險考慮進來;5.1.2招標(biāo)人可能推翻原招標(biāo)文件的合同內(nèi)容或?qū)χ饕贤瑮l款進行重大變更,此種情況中標(biāo)人應(yīng)積極與招標(biāo)人進行協(xié)商,力爭進行合同談判,通過對前后兩個文本的對比,向招標(biāo)人明示重大變化給中標(biāo)人帶來的問題和困難,應(yīng)尋求解決辦法;5.1.3招標(biāo)人委托中標(biāo)人提供合同文本,進行討論、談判,這種情況對中標(biāo)人比較有利。5.2合同談判在招標(biāo)人規(guī)定的時間內(nèi), 派出談判代表與招標(biāo)人進行合同談判, 參加談判人員應(yīng)要求招標(biāo)人對整個談判過程進行詳細(xì)的記錄,并對每次達成的共識進行簽字確認(rèn),對于重要分天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定歧,無法達成一

11、致的,必須書面向公司總經(jīng)理匯報。5.3合同簽訂在招標(biāo)人規(guī)定的時間內(nèi)簽訂雙方認(rèn)可的合同文本。編號 :JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01第6頁共8頁5.4合同評審合同簽訂后,組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加合同評審會,按照會議內(nèi)容填寫 合同(中標(biāo))評審表。6 合同過程管理6.1合同的履約管理6.1.1按照合同規(guī)定方式,采用現(xiàn)金、支票或銀行保函形式向顧客提供履約保證金;6.1.2定期進行追蹤,了解項目是否發(fā)生違約,履約保函是否被扣除或部分扣除;6.1.3注意履約保函的解凍日期及條件,到期后通知財務(wù)人員及時辦理相關(guān)手續(xù)。6.2合同跟蹤管理6.2.1錄入合同條件:認(rèn)真閱讀合同文件,按照合同摘

12、要與管理大全( Excle 版)的內(nèi)容添加本合同的相關(guān)內(nèi)容:合同編號、合同名稱、合同類型、合同工作內(nèi)容、項目名稱、合同簽訂日期、合同生效日期、工程開工日期、實際開工日期、合同中交日期、合同開車日期、合同總價、付款條件、累計收款、履約保證金、質(zhì)量保證金;6.2.2全面了解合同付款方式, 定期了解工程進度情況, 對即將到期的付款項目, 提前通知主管領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人;6.2.3合同變更:合同在執(zhí)行過程中發(fā)生變更的,應(yīng)及時簽訂合同變更或補充協(xié)議,將變更及時反應(yīng)到合同摘要與管理大全中;6.2.4完善合同管理:根據(jù)項目的實際進展情況和付款情況,完成目錄中的實際中交日期、實際開車日期、尚未結(jié)清監(jiān)理費等內(nèi)容;

13、6.2.5合同索賠:在項目執(zhí)行過程中, 協(xié)助項目完成索賠工作, 索賠金額計入到合同總價并及時在合同摘要與管理大全中反應(yīng),索賠發(fā)生主要有以下幾種情況:天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定編號 :JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01第7頁共8頁(1) 顧客委托工作范圍以外,通過雙方書面協(xié)議另外增加的工作內(nèi)容,應(yīng)向顧客進行索賠;(2) 由于顧客或承包人原因,使受托人工作受阻礙或延誤,因增加工作量或持續(xù)時間而增加的工作,應(yīng)向顧客進行索賠;(3) 正常工作和附加工作外,根據(jù)合同規(guī)定受托人必須完成的工作,或非受托人自己的原因而暫?;蚪K止工作,其善后工作及回復(fù)的工作,應(yīng)向顧

14、客進行索賠;6.2.6根據(jù)付款情況,通知財務(wù)人員開據(jù)發(fā)票提交顧客;6.2.7 款項到帳后,財務(wù)人員填寫合同收款確認(rèn)表后,交付合同管理人員,管理人員與公司主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后,并將該表返回財務(wù)人員,合同管理人員保留復(fù)印件備案,完成確認(rèn)后,應(yīng)及時進行合同摘要與管理大全的修訂, ;6.2.8對公司合同總額度、年度簽訂合同額度、年收款情況、未到款情況進行匯總、統(tǒng)計;6.2.9每月初將完成修訂的合同摘要與管理大全報送公司主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理;6.2.10項目工程結(jié)束,按合同規(guī)定的條件追蹤工程尾款、質(zhì)量保證金、各項變更和索賠的按期支付。6.2.11直至全部款項全部收齊,跟蹤結(jié)束。7 合同文檔管理7.1合同文檔的種類

15、7.1.1投標(biāo)過程文件:包括資格預(yù)審、資格預(yù)審回復(fù)、招標(biāo)邀請、邀請回復(fù)、招標(biāo)文件、招標(biāo)澄清往來文件、各種保函、投標(biāo)文件等。按照項目單獨成冊,其中投標(biāo)文件應(yīng)保存 WORD版 的光盤 2 套;7.1.2中標(biāo)通知書:按照中標(biāo)的先后順序單獨成冊;7.1.3合同文本:按照項目,單獨成冊。7.2合同文檔的管理7.2.1按照 7.1 原則成冊,在文件夾的目錄頁上應(yīng)明確標(biāo)識合同文檔名稱、正副本數(shù)量等信息。天津天實工程建設(shè)監(jiān)理公司公司經(jīng)營合同管理規(guī)定編號 :JTS-QHSE-03-G023版次 / 修改狀態(tài): B/01第8頁共8頁7.2.2 合同管理人員應(yīng)當(dāng)保持合同文檔的安全、 整潔、不被污損,注意文檔保管室的防火、防水、防盜等問題。7.3合同文檔的借閱與歸還7.3.1 合同文件一般不允許借閱, 如因工作需要, 需要短時間借閱時, 必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)(可與經(jīng)辦人簽在同一欄) ,經(jīng)辦人填寫好文件 / 資料借閱登記表,由借閱人簽字確認(rèn)歸還時間后借出,一般只出借合同的副本。7.3.2公司員工借閱合同文檔應(yīng)注意保持合同文檔的清潔、安全、完整,并且注意保密,不得隨意向外透露有關(guān)合同條款;7.3.3公司員工借閱合同文檔后應(yīng)在約定的歸還時間前歸還,若需要續(xù)借,需報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并經(jīng)合同管理人員備案登記。7.4合同管理軟件維護7.4.1合同管理人員應(yīng)為每個項目在合同管理軟件中建立

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