奧拓電子：內(nèi)部控制自我評價報告

1、深圳市奧拓電子股份有限公司 2011 年度內(nèi)部控制自我評價報告 按照企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及評價指引等相關(guān)法規(guī)要求，公司組織實(shí)施 了 2011 年度內(nèi)部控制自我評價，評價程序主要包括：調(diào)查問卷，實(shí)地查驗(yàn)，個 別訪談，穿行測試等?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下： 公司內(nèi)部控制的目標(biāo)是確保國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章、制度的貫徹 執(zhí)行；提高公司經(jīng)營效率和效果，提升風(fēng)險防范和控制能力，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)公司發(fā)展 戰(zhàn)略；保障公司資產(chǎn)安全，提升管理水平，增進(jìn)對公司股東的回報；確保財務(wù)報 告及相關(guān)信息披露真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時和公平。 董事會負(fù)責(zé)公司內(nèi)部控制制度的制定、實(shí)施和完善；監(jiān)事會負(fù)責(zé)監(jiān)督公司內(nèi) 部控制制度的建立與執(zhí)行

2、；經(jīng)營管理層負(fù)責(zé)經(jīng)營環(huán)節(jié)內(nèi)部控制體系的建立和完 善，全面推進(jìn)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行；內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的日常監(jiān)督。 一公司整體層面內(nèi)部控制情況 （一）控制環(huán)境 1.組織架構(gòu) 根據(jù)公司章程規(guī)定，公司設(shè)立了股東大會、董事會、監(jiān)事會；董事會成 員九名，其中獨(dú)立董事三名；董事會下設(shè)戰(zhàn)略委員會、提名委員會、審計(jì)委員會、 薪酬與考核委員會四個專門委員會，在董事會內(nèi)部按照職責(zé)分別行使各專項(xiàng)職 能。 根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況，公司管理機(jī)構(gòu)包括總經(jīng)理辦公室、計(jì)劃財務(wù)部、人力資 源部、質(zhì)量技術(shù)部、采購部、物控部、生產(chǎn)部、研究開發(fā)中心、市場管理部、客 ， ， ， ， ， ， ， ， ， 戶服務(wù)中心、北方營銷部、南方營銷部

3、、重大項(xiàng)目部、led 產(chǎn)品營銷部，各部門 各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互配合、相互制約，在擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模，生產(chǎn)計(jì)劃、組織 與實(shí)施，提高產(chǎn)品質(zhì)量，增加經(jīng)濟(jì)效益，保護(hù)資產(chǎn)安全等方面發(fā)揮了重要作用。 2.治理層的參與程度 按照公司章程規(guī)定，公司制定了股東大會議事規(guī)則董事會議事規(guī) 則獨(dú)立董事工作條例董事會秘書工作制度董事會戰(zhàn)略委員會議事規(guī) 則董事會提名委員會議事規(guī)則董事會薪酬與考核委員會議事規(guī)則董 事會審計(jì)委員會議事規(guī)則監(jiān)事會議事規(guī)則總經(jīng)理工作細(xì)則等制度。股 東大會、董事會、監(jiān)事會和管理層按上述規(guī)定對公司經(jīng)營活動中各重大事項(xiàng)履行 決策與授權(quán)、執(zhí)行、記錄和報告的閉環(huán)管理程序。 3.管理層的理念和經(jīng)營風(fēng)格 公司堅(jiān)

4、持“盡善盡美、創(chuàng)造精品、服務(wù)客戶”的信念，秉承“以新產(chǎn)品的研 發(fā)求得市場競爭力，以人才和資本的良性互動促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展”的經(jīng)營理念， 持續(xù)為客戶創(chuàng)造價值，為股東創(chuàng)造價值，努力讓公司成為員工實(shí)現(xiàn)價值的理想園 地。截至本報告期末，公司無違法違規(guī)行為和不良記錄，2008、2009 連續(xù)兩年 被評為“廣東省誠信示范企業(yè)”，在業(yè)內(nèi)樹立了良好的聲譽(yù)；公司運(yùn)營穩(wěn)定財務(wù) 穩(wěn)健，具備 aaa 資信等級，能夠取得良好的銀行信貸支持；高管層經(jīng)常深入銷售 一線、生產(chǎn)基地及重要項(xiàng)目實(shí)施地了解各項(xiàng)工作開展情況；對審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，管 理層能夠與內(nèi)審人員達(dá)成一致意見并制定整改計(jì)劃分階段逐步解決。 4.誠信和道德價值觀的溝通與落

5、實(shí) 公司重視誠信氛圍的營造和保持，重視員工的誠實(shí)、文明、互助和團(tuán)隊(duì)精神， 通過各層級會議、郵件系統(tǒng)、oa 系統(tǒng)、內(nèi)部期刊奧拓人以及員工手冊 向各級員工傳達(dá)誠信和道德規(guī)范；實(shí)行獎勵與懲罰并舉，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工予以 獎勵，對不規(guī)范行為給予處罰，傳遞“勤奮、團(tuán)結(jié)、創(chuàng)新、超越”的企業(yè)精神， 共建“創(chuàng)一流產(chǎn)品、樹知名品牌”的質(zhì)量意識，努力達(dá)成“高科技、高品質(zhì)、高 效益”的企業(yè)目標(biāo)。 5.對勝任能力的重視 公司對各部門崗位的職責(zé)與權(quán)限、任職條件以及履職所需知識和技能制定了 崗位說明書，并在公司內(nèi)部予以清晰傳達(dá)，特別對財務(wù)部人員職責(zé)描述和任職條 件做出了明確規(guī)定；公司重視對員工知識水平及工作技能的持續(xù)提高，

6、通過開展 多種形式的培訓(xùn)，鼓勵員工參加各類學(xué)歷考試和專業(yè)資格考試（對取得文憑和資 格證書者予以報銷部分費(fèi)用）等途徑來滿足各崗位不斷變化的知識和技能需求。 同時，鼓勵關(guān)鍵管理人員參加適當(dāng)?shù)耐獠颗嘤?xùn)，以獲取關(guān)鍵崗位所需的知識、能 力和經(jīng)驗(yàn)。 6.人力資源政策與實(shí)務(wù) 公司重視人力資源政策與實(shí)務(wù)的不斷改進(jìn)與完善，在招聘、培訓(xùn)、考核、晉 升和薪酬、辭退、調(diào)動等方面制定了適當(dāng)?shù)恼吆统绦颉９緦?shí)施全員勞動合同 制，對各職能部門員工以及專業(yè)技術(shù)人員均簽訂勞動合同及保密協(xié)議。 公司按照年度、季度對員工實(shí)施績效考核，考核過程公開公平，考核結(jié)果與 績效掛鉤。2011 年度績效考核過程中，對高管采用年度述職方式，通

7、過述職報 告和述職評議會進(jìn)行評價；對職能部門采用平衡記分卡模式，從財務(wù)、客戶、內(nèi) 部管理、創(chuàng)新與學(xué)習(xí)四個維度進(jìn)行評價；對部門員工采用填制年度考核鑒定表方 式，被考核人簡述崗位職責(zé)，工作目標(biāo)完成情況，工作不足、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及今后改 進(jìn)方向，綜合評價德、勤、能、績。 （二）風(fēng)險評估 1.公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、未來三年發(fā)展規(guī)劃及目標(biāo) 公司愿景是成為國際一流的 led 顯示系統(tǒng)整體解決方案的專業(yè)提供商。圍繞 這一愿景，公司以“盡善盡美、創(chuàng)造精品、服務(wù)客戶”的價值理念，堅(jiān)持走自主 創(chuàng)新的發(fā)展道路，打造行業(yè)高端品牌，為全球?qū)I(yè)用戶提供高附加值的專業(yè) led 顯示系統(tǒng)解決方案。公司將繼續(xù)拓展國際市場，積極開拓國內(nèi)市

8、場，發(fā)展成為中 國最具國際影響力的 led 顯示系統(tǒng)整體解決方案提供商。 公司未來三年的發(fā)展目標(biāo)是成為中國最大的 led 顯示系統(tǒng)整體解決方案提 供商，高端 led 視頻顯示系統(tǒng)進(jìn)入全球前五名，綜合信息發(fā)布及指示系統(tǒng)成為國 內(nèi)領(lǐng)軍企業(yè)；鞏固公司在電子回單系統(tǒng)領(lǐng)域的市場地位，繼續(xù)提高市場占有率。 2.風(fēng)險管理 公司目前尚未建立風(fēng)險管理流程，但在董事會下設(shè)立了戰(zhàn)略委員會，對關(guān)乎 企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的重大事項(xiàng)提供建議、檢查及董事會授予的其他職權(quán)，部分發(fā)揮了 戰(zhàn)略制定與風(fēng)險管理的職能。 在內(nèi)部審計(jì)的推動下，管理層開始產(chǎn)生風(fēng)險管理意識，逐漸認(rèn)識到需要建立 風(fēng)險管理模型以應(yīng)對企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施過程中可能面臨的風(fēng)險。同

9、時，管理層對實(shí)際 經(jīng)營過程中可能存在的風(fēng)險有一定的認(rèn)識并采取了相應(yīng)解決辦法，包括： 1）客戶過于集中的風(fēng)險。通過積極的市場拓展，開發(fā)更多客戶，減少對少 數(shù)大客戶的過度依賴； 2）國際貿(mào)易政策環(huán)境風(fēng)險。包括：歐美市場的反傾銷調(diào)查、專利技術(shù)壁壘、 關(guān)稅壁壘等。要做好專利規(guī)劃和專利申報工作，規(guī)避相應(yīng)風(fēng)險；時機(jī)合適時，開 展在海外的投資并購。 3）產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險。包括：重大質(zhì)量事故、產(chǎn)品認(rèn)證風(fēng)險、安全隱患等。加 強(qiáng)質(zhì)量意識培訓(xùn)，健全質(zhì)量風(fēng)險控制制度，并購置相應(yīng)檢測設(shè)備。 管理層定期召開會議，討論和溝通經(jīng)營環(huán)境、人力資源、信息系統(tǒng)、組織架 構(gòu)等重大變化，持續(xù)、及時關(guān)注各類變化的動態(tài)。 （三）信息與溝通 1

10、.外部的信息與溝通 外部信息收集：證券事務(wù)部通過各類信息平臺、渠道負(fù)責(zé)有關(guān)中小板上市企 業(yè)的最新法規(guī)、監(jiān)管部門發(fā)文、市場動態(tài)等證券市場相關(guān)信息的收集與傳遞；總 經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司其他對外公共關(guān)系信息的收集與傳遞；客戶服務(wù)中心設(shè)置 400-888-9900 電話作為金融電子產(chǎn)品售后服務(wù)電話，及時響應(yīng)、反饋客戶的各 類售后服務(wù)需求。 外部信息公告：按照相關(guān)法律的規(guī)定和要求，公司建立了信息披露管理制度 且得到有效執(zhí)行；信息披露事務(wù)管理有關(guān)各部門在信息披露事務(wù)管理過程中，嚴(yán) 格履行了相應(yīng)的審批程序，并妥善保管信息披露文檔，保證了公司對外披露信息 的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時與公平。在投資者關(guān)系管理方面，制

11、定了投資者關(guān) 系管理制度并建立了 oa 流程，保證回復(fù)投資者詢問信息的準(zhǔn)確性和可靠性。 2.內(nèi)部的信息與溝通 公司目前的信息系統(tǒng)主要包括：財務(wù)系統(tǒng)， erp 系統(tǒng)，oa 系統(tǒng)，電子郵件 系統(tǒng)。財務(wù)系統(tǒng)記錄財務(wù)信息并報告，erp 記錄物流信息并提供成本信息，oa 系統(tǒng)提供各部門可流程化業(yè)務(wù)的審批記錄及權(quán)限信息，電子郵件系統(tǒng)提供了點(diǎn)對 點(diǎn)、點(diǎn)對多的信息溝通渠道。 總經(jīng)理辦公室下設(shè)信息辦，設(shè)置了三人支持各信息系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)，包括 各信息系統(tǒng)的一般控制和應(yīng)用控制。其中，一般控制包括：信息系統(tǒng)部門與用戶 部門職責(zé)分離、分配系統(tǒng)使用權(quán)限、系統(tǒng)接觸限制、環(huán)境安全控制、文件保護(hù)以 及密碼保護(hù)等；應(yīng)用控制包括

12、：輸入合理性檢驗(yàn)、計(jì)算機(jī)處理與數(shù)據(jù)文件平衡檢 驗(yàn)以及輸出勾稽關(guān)系檢驗(yàn)等。 公司定期舉行總經(jīng)理辦公會議，各部門匯報工作進(jìn)展情況并討論解決經(jīng)營管 理過程中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題；各部門舉行例會，溝通工作計(jì)劃、組織與安排并討 論各項(xiàng)業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的具體問題；公司每位員工均分配了郵箱賬號，可直接與 各級員工溝通，管理層能夠多渠道地獲取員工意見或建議并予以反饋。 （四）監(jiān)督 1.對經(jīng)營業(yè)績進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控 計(jì)劃財務(wù)部定期向總經(jīng)理報送財務(wù)報告及相關(guān)分析，對異常情況通報有關(guān)部 門，相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)組織調(diào)查并報告差異原因及后續(xù)措施。 按照績效考核方案，人力資源部定期匯總各部門績效指標(biāo)，統(tǒng)計(jì)績效考核成 績并報告管理層，以

13、實(shí)現(xiàn)管理層對經(jīng)營業(yè)績的持續(xù)監(jiān)控。 2.內(nèi)部審計(jì)工作有效性得到保證 公司審計(jì)部下設(shè)于董事會審計(jì)委員會，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)的計(jì)劃、組織 和實(shí)施，審計(jì)部負(fù)責(zé)人定期向?qū)徲?jì)委員會報告審計(jì)工作情況及結(jié)果。2011 年度， 在配合公司有關(guān)部門滿足外部監(jiān)管要求的情形下，審計(jì)部按照相關(guān)法規(guī)及公司 內(nèi)部審計(jì)制度規(guī)定，開展了各項(xiàng)法定及專項(xiàng)審計(jì)，同時開展了部分經(jīng)營審計(jì)。 為規(guī)范和指導(dǎo)審計(jì)業(yè)務(wù)活動的開展，在審計(jì)委員會指導(dǎo)下，審計(jì)部編制了內(nèi) 部審計(jì)業(yè)務(wù)流程及指引，并據(jù)以開展各項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)業(yè)務(wù)，對審計(jì)各階段工作形 成書面文檔或電子文檔記錄。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，審計(jì)部編制了審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題改 進(jìn)情況跟蹤表，用以追蹤相關(guān)公司或部門對審

14、計(jì)發(fā)現(xiàn)問題的改進(jìn)計(jì)劃、改進(jìn)結(jié) 果溝通與評價。 二具體業(yè)務(wù)層面重點(diǎn)控制活動 1銷售與收款的管理 公司建立了與實(shí)際銷售與收款業(yè)務(wù)相適應(yīng)的管理程序，主要包括制定合理的 銷售計(jì)劃，制定能夠確保準(zhǔn)時交貨的生產(chǎn)計(jì)劃；確保交貨的種類和數(shù)量與客戶訂 單內(nèi)容一致；退貨及時沖減銷售收入和應(yīng)收賬款；對逾期貨款及時催收、查明原 因，并按規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，呆賬沖銷必須履行審批程序。在原有財務(wù)系統(tǒng)基礎(chǔ) 上，公司于 2007 年底實(shí)施了 erp 系統(tǒng)，對銷售訂單、采購、生產(chǎn)、發(fā)貨等物流 環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，提高了管理效率。 2采購與付款的管理 公司合理地設(shè)置了采購與付款業(yè)務(wù)的部門和崗位，明確了物料的請購、審批、 采購和驗(yàn)收等關(guān)鍵

15、環(huán)節(jié)的程序，實(shí)行比質(zhì)比價原則，控制采購物料的質(zhì)量與成本。 物料采購需求必須填制請購單，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核后，方可辦理采購；物料驗(yàn)收 環(huán)節(jié)規(guī)定送貨單須注明訂單號，發(fā)票列示物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額必須與供 應(yīng)商送貨單相符，不合格的原材料要求及時通知供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)；與供應(yīng)商 結(jié)算，由采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的合同條款及對賬單請款，計(jì)劃財務(wù)部審核 無誤、報請核準(zhǔn)后履約付款。 3生產(chǎn)與倉儲的管理 公司制定了車間管理、生產(chǎn)設(shè)備管理、安全管理、質(zhì)量管理等各項(xiàng)制度，明 確規(guī)定了不同生產(chǎn)崗位的職責(zé)權(quán)限；為確保生產(chǎn)計(jì)劃的有序執(zhí)行，制定了生產(chǎn)車 間標(biāo)準(zhǔn)工藝流程。財務(wù)管理制度規(guī)定了存貨的計(jì)價原則、驗(yàn)收入庫、日常保

16、管、 換貨退庫、領(lǐng)用出庫、定期盤點(diǎn)等重要環(huán)節(jié)，要求存貨出入庫手續(xù)單證齊全，及 時交計(jì)劃財務(wù)部入賬；倉庫保管人員不定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，計(jì)劃財務(wù)部定期對 存貨進(jìn)行抽盤或全盤，對盤點(diǎn)差異要求相關(guān)負(fù)責(zé)人及時查明原因并報告。 4固定資產(chǎn)的管理 公司建立了固定資產(chǎn)管理制度，明確規(guī)定了固定資產(chǎn)的取得、內(nèi)部轉(zhuǎn)移及處 置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的程序。固定資產(chǎn)的取得必須遵循財務(wù)管理制度中固定資產(chǎn)增減的 要求，固定資產(chǎn)購置申請、內(nèi)部轉(zhuǎn)移等必須履行審批程序；固定資產(chǎn)的報廢或毀 損必須經(jīng)過有關(guān)部門評估和主管領(lǐng)導(dǎo)審核；對固定資產(chǎn)定期盤點(diǎn)，確保固定資產(chǎn) 的安全與完整。 5募集資金的管理 結(jié)合公司實(shí)際情況及貨幣資金管理規(guī)定，公司在募集資

17、金管理制度的基 礎(chǔ)上制定了募集資金使用流程及細(xì)則，規(guī)定了各募集項(xiàng)目資金計(jì)劃和使用的 責(zé)任部門及責(zé)任人，明確了募集資金使用的審批權(quán)限及流程。募集資金專項(xiàng)專戶 存放，計(jì)劃財務(wù)部按照相關(guān)流程確認(rèn)、記錄和報告各募集項(xiàng)目資金使用情況，審 計(jì)部每季度開展專項(xiàng)審計(jì)，對募集資金存放、使用和投放管理進(jìn)行評價并報告董 事會審計(jì)委員會。 6關(guān)聯(lián)交易的管理 按照相關(guān)法規(guī)要求，公司重新修訂了關(guān)聯(lián)交易決策制度，明確規(guī)定了公 司股東大會、董事會對關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)的審批權(quán)限、關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)的審批程序和關(guān) 聯(lián)人回避表決程序。公司隨時獲取關(guān)聯(lián)人變化情況，及時更新關(guān)聯(lián)人名單；在 2011 年與關(guān)聯(lián)法人股東的交易中，采取公開市場化原則，合

18、理確認(rèn)、記錄關(guān)聯(lián) 交易；審計(jì)部每季度開展關(guān)聯(lián)交易等重大交易情況檢查，對關(guān)聯(lián)交易的真實(shí)、合 規(guī)情況進(jìn)行評價并報告董事會審計(jì)委員會。 7. 對外投資的管理 公司制定了對外投資管理制度，明確規(guī)定了對外投資的決策、審批、實(shí) 施、管理和處置等程序。2011 年度實(shí)施的對外投資已按照有關(guān)規(guī)定履行了審批 程序；使用募集資金對外投資的，需經(jīng)獨(dú)立董事發(fā)表獨(dú)立意見、保薦機(jī)構(gòu)發(fā)表專 項(xiàng)意見的均已履行了相關(guān)程序；需訂立合同的重大對外投資，均已履行了相關(guān)合 同訂立、審批程序，交易事項(xiàng)按合同條款執(zhí)行。審計(jì)部每季度開展對外投資等重 大交易情況檢查，對對外投資的真實(shí)、合規(guī)情況進(jìn)行評價并報告董事會審計(jì)委員 會。 8. 對外擔(dān)保

19、的管理 公司制定了對外擔(dān)保管理辦法，明確規(guī)定了對外擔(dān)保的辦理程序、日常 管理、風(fēng)險控制、責(zé)任追究和監(jiān)督檢查等。2011 年度，公司未發(fā)生對外擔(dān)保事 項(xiàng)。審計(jì)部每季度開展對外擔(dān)保等重大交易情況檢查，對對外擔(dān)保的真實(shí)、合規(guī) 情況進(jìn)行評價并報告董事會審計(jì)委員會。 9. 對子公司的管理 按照法規(guī)要求，公司制定了子公司管理制度，通過委派董事、監(jiān)事、高 級管理人員對控股子公司實(shí)行控制和管理，將財務(wù)、重大投資、人事及信息披露 等方面工作納入統(tǒng)一的管理體系并制定統(tǒng)一的管理制度；公司定期取得各控股子 公司的財務(wù)報告；公司各職能部門對應(yīng)子公司的相關(guān)業(yè)務(wù)和管理進(jìn)行指導(dǎo)、服務(wù) 和監(jiān)督。 10會計(jì)管理和財務(wù)管理 根據(jù)企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則等相關(guān)法規(guī)，并結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況，公司制定了較為 合理的財務(wù)管理制度，明確規(guī)定了會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報告的處理程 序；設(shè)置了財務(wù)總監(jiān)和計(jì)劃財務(wù)部，計(jì)劃財務(wù)部設(shè)置負(fù)責(zé)人一名，向財務(wù)總監(jiān)匯 報工作；按照不相容崗位分離原則設(shè)立了總賬會計(jì)、稅務(wù)會計(jì)、費(fèi)用會計(jì)、成本 會計(jì)、往來會計(jì)、出納等崗位，貫徹落實(shí)會計(jì)人員崗位責(zé)任制。 根據(jù)電算化管理制度，公司采用