公司內(nèi)部郵件書寫規(guī)范

1、文件修改記錄 版次 修改單編號(hào) 修改內(nèi)容 備注 B0 / 初版發(fā)行 會(huì)簽/分發(fā)部門 意見/簽字 會(huì)簽/分發(fā)部門 意見/簽字 備注 1. 目的: 規(guī)范公司郵件工作交流方法，幫助大家養(yǎng)成良好習(xí)慣，給人以尊重、得體、成熟的感覺，提升 企業(yè)內(nèi)部形象和管理人員對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同感。 2. 范圍： 適用于*公司內(nèi)部郵件溝通運(yùn)作。 3. 術(shù)語定義： 發(fā)送郵件時(shí)候請(qǐng)將郵件簡(jiǎn)練填寫清晰，內(nèi)容包括主題、稱呼、問候語、簡(jiǎn)單正文、附件等形式。 4. 職責(zé)： 無 5. 操作指引 5.1. 郵件標(biāo)題 5.1.1. 郵件標(biāo)題要在一定程度上反映郵件正文內(nèi)容，一定不要空白標(biāo)題。 5.1.1.1. 與公司內(nèi)部同事溝通的郵件格式為：

2、部門-發(fā)件人姓名-事件-日期 例如：資材品質(zhì)部汪亞利工作計(jì)劃 15.7.01 5.1.1.2. 與其他公司工作上的溝通郵件格式為：公司名稱-事件-日期 例如：*有限公司對(duì)帳單14.9.16 5.1.2. 最好寫上來自*的郵件，以便對(duì)方一目了然，又便于留存。 5.1.3. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。 5.1.4. 可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“ * ! ”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適 度 ，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 5.1.5. 標(biāo)題不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。 5.2. 郵件內(nèi)容 郵件正文由以下幾

3、個(gè)部分組成：稱呼、正文、結(jié)束語、附件、署名。 5.2.1. 稱呼 稱呼是寫信人對(duì)收件人的稱呼用語。第一行頂格書寫，使用姓氏職位為稱呼，稱呼后 用逗號(hào)間隔敬語。 例如：蘇總，您好： 例如：各位同事，大家好： 5.22 正文 5.221. 正文位置在稱呼語下面隔一行，是郵件的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易 懂。每段文字第一行的第一個(gè)文字向右縮兩個(gè)漢字，每段第二行從左面頂格寫起。 5.222. 郵件正文采用分條羅列之類的方式使要點(diǎn)明晰，達(dá)到郵件簡(jiǎn)單明了的要求。 5.223. 注意Email的論述語氣尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。 5.2.2.4. Email 正文多用1234之類的

4、列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的 列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短干練。 5.225.次郵件交待完整信息，盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查。 5.2.3. 結(jié)束語 結(jié)束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。 注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內(nèi)容的，也應(yīng)根據(jù)附件內(nèi)容簡(jiǎn)述匯報(bào) 的內(nèi)容，對(duì)于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標(biāo)紅的格式。 5.2.4. 附件 5.2.4.1. 大容量（1MB以上）附件要視必要與否添加?？梢砸勒帐招湃说囊笾苯影l(fā)送，或者 采用分割、壓縮、鏈接等方式。 5.2.4.2. 如果郵件帶有附件，應(yīng)

5、在正文里面提示收件人查看附件。 5.2.4.3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。 5.2.4.4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。 5.2.4.5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。 5.2.4.6. 附件命名及格式：日期+部門+文件名 舉例20150625人力資源部KPI績(jī)效考核表 5.2.5. 署名 按公司郵件收發(fā)的現(xiàn)有做法。 5.3. 郵件地址欄 5.3.1. 收件人：郵件的接收人，并應(yīng)對(duì)該郵件做回復(fù)、指示。注意“收件人”欄只應(yīng)為須對(duì)郵 件做回復(fù)、批示的指定的接收方；僅做知會(huì)了解的人員如主管、經(jīng)理，不可列入“收件

6、 人”欄。 5.3.2. 抄送：將郵件同時(shí)發(fā)送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人 可回（郵件）可不回（郵件）。注意“抄送”欄人員需按職位由小到大列出，先列本 部門，再列其它部門，最后列總經(jīng)辦（如果有需要抄送總經(jīng)辦的郵件）。 5.3.3. 發(fā)郵件前務(wù)必再次確認(rèn)收件人、抄送對(duì)象，收件地址較多時(shí)尤其需要注意。 注：正確理解并填寫收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責(zé)。 5.4. 郵件回復(fù) 541.收到郵件后要爭(zhēng)取盡快回復(fù)。在發(fā)郵件時(shí)可以在標(biāo)題上標(biāo)明“請(qǐng)回復(fù)”之類的要求。 答復(fù)郵件需要一定時(shí)間的，務(wù)必先告知情況以讓對(duì)方了解。 5.4.2. 在回復(fù)郵件中包含歷史郵件內(nèi)容的時(shí)候，盡量只保留相關(guān)內(nèi)容及附件 5.4.3. 及時(shí)回復(fù)郵件。收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)。對(duì)于一些 優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在某一特定時(shí)間內(nèi)處理。如果因事情復(fù)雜，無法及時(shí)確切回復(fù)， 那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)收到，說明正在處理。 5.4.4. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)，當(dāng)答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。 5.4.5. 回復(fù)不得少于10