集團(tuán)公司會議管理制度

1、澤遠(yuǎn)集團(tuán)會議管理制度第一章總則1。第二章會議形式1第三章會議組織2第四章 會議效率管理4。第五章會議室管理6第六章附則6。附錄：會議記錄簿7第一章總則為使?jié)蛇h(yuǎn)集團(tuán)公司（以下簡稱“公司”）得會議管理規(guī)范化與有序化，提高會議得 效率，特制定本辦法。會議本著精減、有效、節(jié)儉原則運行。第二章會議形式董事長辦公會（-）出席人員:董事長、副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、業(yè)務(wù)總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、行政 經(jīng)理、人資經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、總助、總經(jīng)理秘書、各分公司總經(jīng)理等常設(shè)成員。（二）周期:根據(jù)需要隨時召開；（三）會議內(nèi)容:公司經(jīng)營計劃事項,公司管理制度與管理辦法得擬定與審核事 項，人事管理事項，公司合理化建議管理事項，公司其她重大

2、經(jīng)營決策與管理問題 等。（四）主持人:董事長董事長質(zhì)詢會（五）岀席人員:總裁、執(zhí)行總裁、行政總監(jiān)、營銷總監(jiān)、產(chǎn)業(yè)總監(jiān)、財務(wù)總 監(jiān)、人力資源部部長、財務(wù)部部長、總裁辦主任、總裁秘書、各事業(yè)部總經(jīng)理等 常設(shè)成員；（六）周期:每周一次；（七）會議內(nèi)容:上周業(yè)務(wù)工作總結(jié)、下周業(yè)務(wù)工作安排、公司情況傳達(dá)；（八）主持人：總裁或執(zhí)行總裁全體員工會議（九）出席人員:公司全體員工；（十）周期:每半年或一年、或不定期；（十一）會議內(nèi)容：公司經(jīng)營、管理情況通報，討論職工關(guān)心得切身利益問題、 與公司發(fā)展相關(guān)得合理化建議;（十二）主持人:總裁。每周晨會（十三）內(nèi)容:對本周重大工作事項進(jìn)行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作；（十四

3、）出席人員:總裁、執(zhí)行總裁、各相應(yīng)總監(jiān)、各職能部門部長、各事業(yè) 部總經(jīng)理、公司內(nèi)其她得重要人員等；（十五）主持人:總裁；（十六）周期:每周周初工作匯報會（十七）內(nèi)容：下級向上級匯報指定內(nèi)容;（十八）出席人員:上下級或有關(guān)責(zé)任人；（十九）主持人:上級主管；（二十）周期：定期或不定期。專題會議（二十一）內(nèi)容：某一問題討論與商定；（二十二）出席人員:有關(guān)人員；（二十三）主持人:相關(guān)主管；（二十四）周期:不定期或定期。各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召 開，（與會人員不發(fā)生時間上得沖突除外）應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體得原 則。第三章會議組織會議程序一般而言，公司得

4、會議組織過程包括以下兒個步驟:（二十五）確立會議議題；（二十六）安排會議議程；（二十七）發(fā)出會議通知；（二十八）會務(wù)準(zhǔn)備；（二十九）做會議記錄與攝像、錄音；（三十）整理會議紀(jì)要、決議；（三十一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改、簽批；（三十二）印發(fā)有關(guān)部門、人員，并歸檔。確立會議議題會議得議題可能有以下得來源:公司領(lǐng)導(dǎo)提出與各部門提岀，總裁辦收集等。經(jīng)主 管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開會議。對定期得常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題與臨時出席或列席人員。對不定期得重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：1、會議名稱；2、會議主旨與目標(biāo);3、會議議項；4、會議時間;5、會議議程;6、 會議主持人；7、出席人員（名單）

5、；8、會議財務(wù)（支出收入）預(yù)算;9、現(xiàn)有籌備 情況及進(jìn)展；10、籌劃備時間進(jìn)度等。該報告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。提前發(fā)出會議通知（三十三）通知內(nèi)容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；（三十四）方式:曲會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于 例會召開得確認(rèn)；（三十五）出席會議得重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)就是否能如期 出席，并做出相應(yīng)安排。（三十六）通知時間:根據(jù)會議要項擬訂會議通知,并提前發(fā)送。會務(wù)準(zhǔn)備會務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容:會議場所布置座次布局、會議需用設(shè)備得準(zhǔn)備與調(diào)試、 出席者主賓座次銘牌、資料袋（內(nèi)裝鉛筆與記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、 電源插頭與延長線、麥克風(fēng)與播

6、放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點心，投 影儀、幻燈片與口板或黑板等。根據(jù)會議得內(nèi)容與性質(zhì)得不同進(jìn)行相應(yīng)得準(zhǔn)備。各部門召開本部門會議，山本部門指定負(fù)責(zé)會議紀(jì)要得起草人。兒個部門召開聯(lián)席會議，由兒個部門協(xié)商指定一個部門負(fù)責(zé)起草會議紀(jì)要，且在 會議室使用時間登記表上登記會議得召集人或主持人。一個部門召集，其她部門參加得，山召集得部門負(fù)責(zé)會議紀(jì)要得起草工作。各部門起草會議紀(jì)要得內(nèi)容要求：（三十七）必須全面記錄會議得內(nèi)容；（三十八）必須準(zhǔn)確記錄與會人得意見，不能以個人得喜好、觀點而增刪內(nèi)容, 或加入記錄人自己得觀點；（三十九）會議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點突出；（四十）起草會議紀(jì)要應(yīng)采用

7、打印體（其正文部分字體要求就是宋體小四號）; 時間緊急得情況也可采用手寫體;但為了長久保持要求用墨水筆寫,同時要保持紙 面清潔；（四十一）會議紀(jì)要應(yīng)在會后得三天之內(nèi)提交總裁辦存檔；（四十二）會議紀(jì)要一般要山總裁或執(zhí)行總裁簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會 人員閱讀簽字后存檔。第四章會議效率管理判斷會議效率得高低有以下得標(biāo)準(zhǔn)：（一）會議就是否按預(yù)期進(jìn)行（二）LI得及議題就是否清晰，就是否徹底討論（三）會場準(zhǔn)備就是否完善（四）資料就是否齊全（五）會議日程就是否有計劃性（六）參加者就是否預(yù)先了解主題（七）討論離題就是否嚴(yán)重（八）會議氣氛就是否熱烈（九）建設(shè)性發(fā)言數(shù)量（十）就是否得出結(jié)論或?qū)Σ咛岣邥h效率得

8、要領(lǐng)（十一）要嚴(yán)格遵守會議得開始時間；（十二）要在開頭就議題得要旨做一番簡潔得說明；（十三）要把會議事項得進(jìn)行順序與時間得分配預(yù)先告知與會者；（十四）在會議進(jìn)行中要注意如下事項：發(fā)言內(nèi)容就是否偏離了議題？發(fā)言內(nèi)容就是否出于個人得利害？就是否全體人員都專心聆聽發(fā)言？發(fā)言得內(nèi)容就是否朝著結(jié)論推進(jìn)？（十五）應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論；（十六）在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家得同意，并決定延長得時間;（十七）應(yīng)當(dāng)把整理出來得結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)；（十八）應(yīng)當(dāng)把決議付諸實行得程序理出，加以確認(rèn)。會議禁忌事項（十九）發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕；（二十）不可取用不正確得資料；（二十一）不可打斷她人得

9、發(fā)言；（二十二）不要中途離席。會議管理技巧（二十三）控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不參加；（二十四）每次會議須明確主題；（二十五）對重大或有分歧得議題,在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應(yīng)及時制止且擱置該問題，會后再議；（二十六）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間；（二十七）對多個議題得會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間做出小結(jié)，及時做出決定。第五章會議室管理會議室使用登記手續(xù)（二十八）凡需用會議室得部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；（二十九）會議室預(yù)約登記手續(xù)山總裁辦辦理；（三十）會議結(jié)束后將會議紀(jì)要送總裁辦備案。會議室必備得物品、用品與環(huán)境（三十一）會議室備有會議桌、椅；（三十二）會議室備有飲水機(jī)；（三十三）會務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求得，請與總裁辦協(xié)商；（三十四）會議室保潔。會議室使用環(huán)境衛(wèi)生得要求（三十五）注意保持會議室得環(huán)境衛(wèi)生；（三十六）嚴(yán)禁在會議室吃東西；（三十七）嚴(yán)禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關(guān)得設(shè)施:（三十八）嚴(yán)禁在會議室處理與工作無關(guān)得事情。會議室維護(hù)費用山總裁辦編制預(yù)算并執(zhí)行。第六章附則本辦法得擬定或者修改山總裁辦負(fù)責(zé),報總裁批