項目采購進(jìn)貨過程與管理

1、項目采購進(jìn)貨過程與管理1 .進(jìn)貨過程項目采購進(jìn)貨過程，是將同供應(yīng)商訂貨成交的貨物從供應(yīng)商手中安全轉(zhuǎn)移到自己需求地 的過程。主要表現(xiàn)在三個方面：一是物流過程，是大量物資實體轉(zhuǎn)移的過程，中間要經(jīng)過包裝、 裝卸、搬運、運輸、儲存、流通加工等各種物流活動，從供應(yīng)地轉(zhuǎn)移到需求地。每一種物流活 動，如果不認(rèn)真操作，都會造成物資的損壞、丟失或錯亂。如果物流方選擇、物流路徑的選擇 不合理，就會造成費用的升高；二是大量物資金金的轉(zhuǎn)移過程，所有這些物資，都是貨幣的載 體，占用著流動資金，目 些流動資金占用，在銀行要付銀行利息。進(jìn)貨時間延長一天，就要翻一天銀行利息；三是大量 物資的所有權(quán)的實質(zhì)性的轉(zhuǎn)移過程。這個過程

2、中，所發(fā)生的物資交接，是物資所有權(quán)的實質(zhì)性 轉(zhuǎn)移。最后的交接完成以后，所接受的物資的所有權(quán)就完全歸屬給項目采購部門。如果在交接 時，項目采購部門不認(rèn)真驗收，會造成數(shù)量欠缺、質(zhì)量不好、物資破損，最終變成建筑企業(yè)的 損失。項目采購進(jìn)貨過程十分復(fù)雜，特別是長途進(jìn)貨就更加復(fù)雜：第一，它要直接面對整個進(jìn)貨過程中的復(fù)雜的物流基礎(chǔ)條件，鐵I公路、水路、航空、橋梁、車站、碼頭、裝卸條件、包裝器具、倉月汽車、火車、輪船等，這些物流基礎(chǔ)設(shè)施的好 壞，對物資的安全進(jìn)j準(zhǔn)時進(jìn)貨將有重要的影響。哪一個環(huán)節(jié)出一點兒事故，都會影響進(jìn)貨全、 延誤進(jìn)貨時間；第二，項目采購要直接面對整個復(fù)雜的自然環(huán)境，進(jìn)貨過程中的候、地理條件、

3、地質(zhì)條 件、災(zāi)害、突發(fā)事件等，都能影響進(jìn)貨過程，成物資損失、耽誤進(jìn)貨時間、造成進(jìn)貨風(fēng)險；第三，要直接面對復(fù)雜的現(xiàn)實社會環(huán)境和人類世界。社會的政治經(jīng)條件、政策約束、規(guī) 章制度、管理水平、社會秩序、風(fēng)俗習(xí)慣、公安、務(wù)、市場管理等，都直接影響進(jìn)貨過程，社 會中的各類人員的素質(zhì)、德、工作作風(fēng)、犯罪團(tuán)伙、不正之風(fēng)、腐敗行為等都直接影響進(jìn)貨過 程，因此，整個項目采購進(jìn)貨過程十分復(fù)雜。要在這么復(fù)雜的情況i要把進(jìn)貨過程管理好，保證安全到貨、按時到貨，任務(wù)十分艱巨。2 .進(jìn)貨管理所謂項目采購進(jìn)貨管理，是對采購進(jìn)貨過程的計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。整個進(jìn) 貨管理過程是一個系統(tǒng)工程，涉及多種因素，必對整個過程進(jìn)行

4、認(rèn)真地策劃和計劃，妥善組織 各種資源，進(jìn)行統(tǒng)一的揮、協(xié)凋和控制。由于進(jìn)貨過程非常復(fù)雜、影響因素多，風(fēng)險大，所以，進(jìn)貨管理不但非常必要，也非常 重要。(1) 進(jìn)貨涉及大批量物資，大筆的物資資金，如果不認(rèn)真進(jìn)行進(jìn)貨管理，就有可能不但 造成重大財產(chǎn)損失，而且會影響企業(yè)正常生產(chǎn)所需的物資供應(yīng)。(2) 進(jìn)貨費用、采購費用、訂貨費用再加上物資的購買費用，構(gòu)成了生產(chǎn)成本的絕大部 分，如果項目采購部門不認(rèn)真進(jìn)行進(jìn)貨管理和控制，不但會增加進(jìn)貨費用，甚至?xí)惯@次采購 的所有采購費用、訂貨費用、購買費用付諸東流。(3) 進(jìn)貨時間控制是按時到貨滿足企業(yè)生產(chǎn)需要的保證，如果我們不認(rèn)真進(jìn)行進(jìn)貨管理，使得進(jìn)貨超過預(yù)定交貨期

5、，不但增加了進(jìn)貨費用，更重要的是有可能影響企業(yè)正常生產(chǎn)。(4) 進(jìn)貨過程面對的因素很多、環(huán)境復(fù)雜，不認(rèn)真進(jìn)行進(jìn)貨管理，不但會影響進(jìn)貨的正 常進(jìn)行，甚至給社會造成損失或危害。例如，運輸事故，可能造成人員傷亡、公共設(shè)施破壞， 環(huán)境污染等。操作人員行為不端，可能會造成違法操作、不正之風(fēng)和腐敗、貽害社會，給企業(yè) 留下后患。交接不清楚，責(zé)任不分明，手續(xù)不嚴(yán)格，可能留下糾紛和遺留問題等。這些都會給 社會、給企業(yè)造成危害和隱患。所以，項目采購進(jìn)貨管理非常重要，企業(yè)一定要重視進(jìn)貨管理、認(rèn)真進(jìn)行進(jìn)貨管理，要 仔細(xì)策劃、冷靜思考、認(rèn)真處理，把每一個環(huán)節(jié)、每一種因素都處理好，做到萬無一失，才能 保證把進(jìn)貨物資安全無

6、誤地運進(jìn)自己的倉庫。3 進(jìn)貨管理的目標(biāo)項目采購進(jìn)貨管理的目標(biāo)主要有：(1) 保量：即保證進(jìn)貨物資的品種數(shù)量準(zhǔn)確無誤，盡量做到不發(fā)生少發(fā)生、丟失、遺漏、 損壞等差錯，如果發(fā)生差錯，則要把收到的實際數(shù)量和差錯的數(shù)量搞清楚，有記錄，把發(fā)生差 錯的環(huán)節(jié)和責(zé)任人弄清楚，對發(fā)生差錯的數(shù)量能夠追回或補償。(2) 保質(zhì)：即保證進(jìn)貨物資的品種質(zhì)量，發(fā)貨時品種質(zhì)量符合要求，進(jìn)貨途中不發(fā)生碰撞損壞、不淋雨、不潮濕、不霉變，一旦發(fā)生導(dǎo)致質(zhì)量受損的情況，要把質(zhì) 量不合格的品種數(shù)量、質(zhì)量事故的原因和責(zé)任人弄清楚，也要把證據(jù)文件、手續(xù)搞齊全，做到 責(zé)任分明、追賠有源、賞罰有據(jù)。(3) 保安全：要防止途中發(fā)生安全事故。包括物

7、資安全，也包括人身安全，也包括對社 會、對環(huán)境的安全。對各項物流作業(yè)要明確提出安全要求，要事先做好各種安全保障措施、預(yù) 防安全事故。要教育作業(yè)人員，注意安全。事前要同有關(guān)作業(yè)單位、作業(yè)人簽訂安全責(zé)任狀或 安全協(xié)議，大宗貨物要買貨物保險。發(fā)生安全事故時，要妥善處理，不留問題。項目采購部門 在選擇運輸部門和運輸人員時，也要注意對方的資質(zhì)，不要隨意選用不可靠的單位和個人。(4) 保時間：要力求按時到貨。首先，項目采購人員要督促供應(yīng)商按交貨期交貨、及時 發(fā)貨，不拖延時間，抓好運輸部門的運輸環(huán)節(jié)的運輸時間和轉(zhuǎn)運時間。爭取在途中不耽誤、不 拖延，緊急情況下，要親自督促。(5) 保環(huán)境：確保運輸途中不危害環(huán)

8、境。要控制運輸工具的污染源、對運輸或轉(zhuǎn)運環(huán)節(jié) 發(fā)生的廢棄物要妥善處理，要教育作業(yè)人員樹立環(huán)境觀點，要建立適當(dāng)?shù)呢?zé)任制，對嚴(yán)重危害 環(huán)境的要追究責(zé)任。(6) 省費用：要精心策劃，使得運輸途中的總費用最省。首先要選擇運輸方式，采用最 經(jīng)濟(jì)的運輸方式；其次要選擇運輸路徑，使得運輸費用最省。這就需要精心策劃進(jìn)貨方案。(7) 無隱患：進(jìn)貨途中，項目采購人員要和各種環(huán)境、各種人物、各種情況打交道，要 妥善處理好和供應(yīng)商、運輸單位、作業(yè)人員，以及有關(guān)部門之間的事情，杜絕各種矛盾的出發(fā)， 不遺留問題、不產(chǎn)生隱患。事事注意掌握證據(jù)、留下記錄、公平合理、有理有利、徹底解決。項目采購進(jìn)貨管理是一個很復(fù)雜的工作，而且

9、事關(guān)重大，所以，不能光靠一個人在外面 單槍匹馬地干，要有主管人員親自過問，還要得到企業(yè)管理層的重視和支持。具體項目采購人 員應(yīng)該多請示匯報，發(fā)揮集體的力量，共同把進(jìn)貨管理工作做好。4 進(jìn)貨管理方法進(jìn)貨管理大致可以分成以下幾個步驟：(1) 計劃和策劃。計劃和策劃是進(jìn)貨管理最重要、也是最主要的工作。這個工作應(yīng)該在 制定項目采購計劃的時候就進(jìn)行。在出發(fā)采購前，就應(yīng)該在充分調(diào)查了解供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，制 定采購計劃、選定供應(yīng)商時就要計劃和策劃好進(jìn)貨的方案、制定出進(jìn)貨計劃。進(jìn)貨計劃最主要 的內(nèi)容是：(2) 選擇進(jìn)貨方式。進(jìn)貨方式主要有四種方式：供應(yīng)商包送：供應(yīng)商負(fù)責(zé)將貨物送到買 方。對項目采購部門來說，這是

10、一種最省事的方式。這就是把運輸進(jìn)貨的所有事務(wù)都推給了供 應(yīng)商，由供應(yīng)商承擔(dān)運輸費用、貨損貨差和運輸風(fēng)險。買方坐在家里，只等供應(yīng)商送貨上門， 省去了所有進(jìn)貨的繁瑣業(yè)務(wù)，不承擔(dān)任何運輸風(fēng)險、免去了途中或損貨差的損失，而且只要在 家門口與供應(yīng)商進(jìn)行一次交接、只進(jìn)行一次驗收工作就可以全部完成這次采購任務(wù)；托運：即 委托運輸，即由供應(yīng)商委托一家運輸商負(fù)責(zé)運輸，把貨物送到項目采購部門手中。這種方式項 目采購部門也比較省事，只在家里等待運輸商送貨上門。這個運輸商通常是鐵路部門，或者是 汽車運輸公司，這是項目采購部門需要和運輸商進(jìn)行一次交接。不過這種方式比第一種方式麻 煩，當(dāng)運輸商的貨物出現(xiàn)差錯、或出現(xiàn)貨損貨

11、差時，就需要取得運輸商的認(rèn)證、或再找公證處 公正之后，還要和供應(yīng)商聯(lián)系、洽商補貨、退賠等事宜，要增添一些麻煩事情；外包：這是項 目采購部門接受貨物以后，再把運輸進(jìn)貨任務(wù)外包給第三方物流企業(yè)或運輸商。這時，項目采 購部門要進(jìn)行兩次交接、兩次驗貨，和供應(yīng)商交接一次、和運輸商交接一次，并且還要根據(jù)與 供應(yīng)商簽訂合同的情況，決定項目采購部門是否還要承擔(dān)運輸損失和運輸風(fēng)險。所以這種方式 比較麻煩；自提：這種方式是項目采購部門到供應(yīng)商處去提貨，并承擔(dān)運輸進(jìn)貨業(yè)務(wù)。這種方 式要和供應(yīng)商進(jìn)行一次交接、一次驗貨，承擔(dān)貨損貨差損失和運輸風(fēng)險。而且在入庫時，還要 進(jìn)行一次入庫驗收。這四種方式，最方便的是第一種。風(fēng)險

12、最大的是第四種。在制定項目采購計劃時就要選 定進(jìn)貨方式，并且在簽訂訂貨合同時，就要把選定的進(jìn)貨方式寫進(jìn)合同中，作為合同內(nèi)容的一 部分、必須執(zhí)行。(3) 選擇運輸方式。可供選擇的常用運輸方式有四種，包括鐵路、公路、水路和航空運 輸。選擇運輸方式要考慮的因素主要由以下幾點：貨物的多少：一般大宗貨物用火車、輪船； 中小宗貨物用汽車、飛機(jī)；路途的遠(yuǎn)近：跨省長途運輸一般用火車、輪船、飛機(jī)，省內(nèi)短途運 輸一般用汽車；交通條件：有公路設(shè)施的地方，用公路運輸；有水路的地方，用水路運輸；沒 有方便的陸上運輸，只好用飛機(jī)。當(dāng)幾種運輸方式都有時，就要看哪種運輸方式更省錢、或更 省時、或既省錢、又省時； 貨物的性質(zhì)：

13、例如一些急需品、貴重物品只能用飛機(jī)，砂石、煤炭只能用火車、輪船、汽車； 貨物的急需情況：如非常急需的物品，長途用飛機(jī)、短途用汽車。從以上幾種因素綜合考慮， 一般大宗貨物、長途運輸以選擇鐵路、水路運輸為好，短距離急需品運輸選擇汽車比較方便， 長途、貴重品、急需品、生鮮物品選用飛機(jī)比較方便，大宗貨物、靠近水路則選用水運比較合 適等；選擇最短路徑：在運輸方式確定以后，項目采購部門就要確定最短路徑。最近幾年，我 國的運輸路網(wǎng)建設(shè)進(jìn)展很快，初步形成了比較健全的運輸網(wǎng)絡(luò)，因此，運輸路徑的選擇余地增 大了。在這種情況下，項目采購部門有必要選擇最短的路徑，以節(jié)省運輸費用和運輸時間。在 比較簡單的路網(wǎng)中，項目采

14、購部門可以用人工計算的方法求出最短路徑，在比較復(fù)雜的情況下,要用網(wǎng)絡(luò)圖模型求出最短路徑；選擇運輸商：運輸方式選定以后，項目采購部門就要選擇運輸 商。選擇運輸商的原則，是要重資質(zhì)、重服務(wù)。一定要選擇正規(guī)的、有資質(zhì)的、有實力的、服 務(wù)好的企業(yè)，以避免運輸風(fēng)險。5. 組織和指揮組織和指揮，項目采購部門要按照既定的進(jìn)貨計劃組織實施。 首先根據(jù)既定的進(jìn)貨計劃, 要和供應(yīng)商溝通、達(dá)成共識，然后在訂貨合同中要寫明進(jìn)貨條款。合同中進(jìn)貨條款的內(nèi)容應(yīng)當(dāng) 包括：進(jìn)貨方式選擇，進(jìn)貨進(jìn)度計劃，責(zé)任承擔(dān)方式，雙方的責(zé)任和權(quán)利等。在訂貨合同簽訂 以后，就可以按進(jìn)貨條款實施。例如，如果采用供應(yīng)商包送方式進(jìn)貨，項目采購部門就要按進(jìn)貨進(jìn)度計劃的要求，督促 供應(yīng)商落實進(jìn)貨計劃的實施，包括組織人力、物力和財力，制定落實措施，準(zhǔn)備貨物，初步查 驗貨物質(zhì)量和數(shù)量、準(zhǔn)備運輸工具、監(jiān)督合適的包裝、搬運等，每一項活動都要一一落實，直 到按時發(fā)出貨物。如果是委托運輸或外包，就要督促落實找到第三方運輸商，簽訂合同、領(lǐng)貨、 驗貨：交