備用金管理制度及報(bào)銷制度

1、備用金管理制度及報(bào)銷制度備用金管理制度一、目的為了加強(qiáng)公司各部門備用金的管理提高資金利用效率有效控制資金占用特制定本制度。但必須做到?？顚Ｓ脤Ｈ藢Ｙ~管理不得挪用和貪污一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。二、范圍是各部門人員用作日常辦公用品開支、項(xiàng)目管理及實(shí)施、差旅費(fèi)、搬運(yùn)、貨運(yùn)、臨時(shí)網(wǎng)費(fèi)及日常性費(fèi)用之類的借用款項(xiàng)。三、職責(zé)1、由財(cái)務(wù)中心門負(fù)責(zé)備用金的審核、發(fā)放和收回;2、由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)備用金發(fā)放的初審及協(xié)助備用金的收回;3、由總經(jīng)理負(fù)責(zé)備用金的審批。四、備用金分類為保證日常臨零支付而單獨(dú)儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時(shí)備用金、出納備用金三種:1、定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金具有時(shí)間

2、長、比較固定的特點(diǎn);2、臨時(shí)備用金是指因公司業(yè)務(wù)需要而暫時(shí)借支的現(xiàn)金具有一次性、時(shí)間較短的特點(diǎn);3、出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)一般不超過規(guī)定限額。五、管理要求:1、備用金帳戶由專人負(fù)責(zé)實(shí)行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報(bào)財(cái)務(wù)中心備案;2、備用金管理員及時(shí)做好備用金帳戶的收支記錄備用金帳戶按季度結(jié)清備用金管理員應(yīng)于每季度10號前將收支情況以電子報(bào)表形式報(bào)公司財(cái)務(wù)中心;3、公司財(cái)務(wù)中心有權(quán)對各部門的備用金帳戶進(jìn)行不定期清查備用金的支出要嚴(yán)格遵守公司的制度不得出現(xiàn)白條抵帳未經(jīng)同意任何人無權(quán)轉(zhuǎn)借備用金;4、定額備用金每年為一次周轉(zhuǎn)期即年底收回備用金

3、備用金歸還后如需要繼續(xù)借用其借款審批手續(xù)需重新辦理。六、備用金的使用程序:1、定額備用金和臨時(shí)備用金的使用:1)借款部門填寫備用金申請表-部門經(jīng)理簽字-中心負(fù)責(zé)人簽字-財(cái)務(wù)中心核簽備用金額度-總經(jīng)理審批-會計(jì)記帳-出納審核付款;2)各部門內(nèi)部使用備用金備用金專管員應(yīng)查閱“備用金”臺賬查明報(bào)銷人員原借款金額對報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)退還本人對報(bào)銷后低于備用金金額款項(xiàng)的應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款;3)備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證并設(shè)備用金登記簿記錄各種零星支出每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶并將備用金帳戶的收支情況報(bào)財(cái)務(wù)中心備查;4)借用備用

4、金的人員應(yīng)及時(shí)沖賬對無故拖延者備用金專管員發(fā)出催辦通知后還不辦理者備用金專管員可通知財(cái)務(wù)中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。2、出納備用金的使用:1)出納填寫備用金申請表-財(cái)務(wù)經(jīng)理審核-總經(jīng)理審核-執(zhí)行董事審批填寫基本戶銀行支票(或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳提現(xiàn))-會計(jì)根據(jù)相關(guān)票據(jù)記帳。2)出納備用金必須注意安全第一原則有專用保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金并且存放地點(diǎn)符合公安、公司安全管理原則。3)保險(xiǎn)柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額特殊情況下的大額存放必須及時(shí)向財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告以便采取相應(yīng)的安全措施。4)出納備用金必須日清月結(jié)每天核對帳實(shí)數(shù)據(jù)。5)出納備用金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員財(cái)務(wù)中心經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任。3、因人員調(diào)動(dòng)

5、或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的必須辦理變更手續(xù)變更方法采用借還兩條線即原責(zé)任人辦理還款新責(zé)任人辦理借款。4、備用金的申請必須嚴(yán)格遵守公司的管理制度由部門提出申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)中心核準(zhǔn)公司總經(jīng)理審批后方能劃入指定帳戶或領(lǐng)取現(xiàn)金;5、上年度備用金帳戶沒有結(jié)清的不能申請下年度的備用金七、其他相關(guān)規(guī)定:1、從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金僅作為暫借款在結(jié)算時(shí)由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)收回;2、備用金借款的員工一旦離開公司或調(diào)離崗位應(yīng)在離開或調(diào)離之前還清備用金。部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)及時(shí)通知財(cái)務(wù)中心清帳否則造成的損失由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。若無法歸還且造成經(jīng)濟(jì)損失的借款人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任;3、使

6、用備用金人員應(yīng)及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)公司將不定期地對備用金私用現(xiàn)象進(jìn)行檢查促使備用金處于正常狀態(tài)。八、懲罰1、出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的按借支金額10%處罰情節(jié)嚴(yán)重者直接除名并追究其法律責(zé)任;2、到期臨時(shí)備用金借款未及時(shí)收回的也無法提供其他特批書面報(bào)告的每發(fā)現(xiàn)一筆對出納扣罰100元;3、對于超過周轉(zhuǎn)期還不能足額歸還備用金的財(cái)務(wù)中心有權(quán)在工資中扣除并對未歸還部分按月利率1%計(jì)算利息計(jì)息日期從借款之日起計(jì)算;因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的必須提出書面報(bào)告并經(jīng)中心負(fù)責(zé)人審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后免于罰息提交財(cái)務(wù)中心備案;4、財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對備用金定期盤點(diǎn)(一個(gè)月不少于一次)對

7、因未及時(shí)盤點(diǎn)而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任;備用金盤點(diǎn)損失一律由責(zé)任人賠償;5、若借款人拒不歸還(超過歸還時(shí)間一個(gè)星期)由出納提出申請經(jīng)批準(zhǔn)后告知人力行政中心相關(guān)人員在工資獎(jiǎng)金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理每次處罰100元造成損失的由責(zé)任人承擔(dān).6、財(cái)務(wù)中心對借款人的借款信用進(jìn)行評定對于逾期還款或拒不還款等人員嚴(yán)格控制以后借款甚至取消借款資格;備用金管理制度為了加強(qiáng)公司對有關(guān)部門及各項(xiàng)目部備用金的管理規(guī)范借款行為提高資金利用效率夯實(shí)成本費(fèi)用核算減少資金損失特制定本制度。一、本制度適用于公司各部門及所有項(xiàng)目部。二、備用金范圍1、采購員零星采購備用金;2、個(gè)人因公出差零星開支備用;3

8、、經(jīng)常性的零星開支備用金;4、項(xiàng)目兼任財(cái)務(wù)人員備用金;5、其他備用金。三、實(shí)行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務(wù)從而提高工作效率但必須做到?？顚Ｓ貌坏门灿?、轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。四、備用金借款和報(bào)銷手續(xù)程序1、工作人員需臨時(shí)借用備用金時(shí)先到財(cái)務(wù)部索取”;借款單”財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際需要向借款人發(fā)放“借款單”一式兩聯(lián)借款人按規(guī)定的格式內(nèi)容填寫借款單并按流程辦理簽字手續(xù)。財(cái)務(wù)人員審核簽字后的”;借款單”各項(xiàng)內(nèi)容是否正確和完整經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。2、借款人員完成業(yè)務(wù)后應(yīng)在三日內(nèi)到財(cái)務(wù)部索取“報(bào)銷單”填寫好”;報(bào)銷單”的各項(xiàng)規(guī)定內(nèi)容并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后再將“報(bào)銷單

9、”返回財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)制度規(guī)定認(rèn)真審核無誤后辦理報(bào)銷手續(xù)。3、借款人辦理報(bào)銷手續(xù)時(shí)財(cái)務(wù)人員應(yīng)查閱”;備用金”臺賬查明報(bào)銷人員原借款金額對報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)付現(xiàn)退還本人對報(bào)銷后低于備用金金額款項(xiàng)的應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款。4、因業(yè)務(wù)原因長期借用備用金的人員可由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況核定撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍;使用部門必須設(shè)立專人經(jīng)管定額備用金備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證并設(shè)備用金登記簿記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財(cái)務(wù)部申報(bào)備用金使用情況前賬未清不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時(shí)結(jié)算的須提前向財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人說明原因經(jīng)財(cái)務(wù)

10、負(fù)責(zé)人同意后方可延期。五、備用金額度1、采購員借用的零星采購用款單次不得超過5000元超過5000元的材料采購應(yīng)由供貨方持合法、真實(shí)、完整的原始資料按規(guī)定的程序經(jīng)審核批準(zhǔn)后到公司財(cái)務(wù)部或項(xiàng)目部財(cái)務(wù)人員處辦理貨款支付、結(jié)算手續(xù)。單筆超過10000元的采購必須按照工程部制度規(guī)定走合同審批程序采購。2、員工因公出差借款按預(yù)計(jì)出差天數(shù)、往返路費(fèi)、住宿費(fèi)等支出核定借款額度。3、各工程項(xiàng)目備用金視各項(xiàng)目情況不同備用金額度暫定為每周1萬-5萬。特殊情況需由項(xiàng)目經(jīng)理提前向總經(jīng)理說明情況予以審批。4、其他借款根據(jù)實(shí)際情況核定金額。六、備用金使用審批權(quán)限備用金使用由部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人為備用金借款的第一責(zé)

11、任人。七、財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬按月及時(shí)清理。八、借用備用金的人員應(yīng)在兩周內(nèi)沖賬對無故拖延者財(cái)務(wù)部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者財(cái)務(wù)部有權(quán)從下月起直接從借款人工資中抵扣不再另行通知。九、所有各種備用金必須在年末進(jìn)行徹底清理不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時(shí)年底必須重新辦理借款手續(xù)并沖銷當(dāng)年借款。十、本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。十一、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。備用金管理制度第一條為維護(hù)公司資產(chǎn)的完整提高資金利用水平加強(qiáng)對備用金業(yè)務(wù)的管理根據(jù)公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定制定本辦法。第二條 備用金是指公司借支給公司員工個(gè)人的款項(xiàng)

12、這些款項(xiàng)僅用于支付與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的事項(xiàng)。第三條 公司備用金分為二類現(xiàn)金會計(jì):按照國家相關(guān)規(guī)定持有一定數(shù)額的備用現(xiàn)金其他人員:最高為人民幣200元第四條 備用金由財(cái)務(wù)部核算并負(fù)責(zé)監(jiān)督;備用金借支個(gè)人(以下簡稱借支人)所在部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)督促借支人按期足額還清備用金。第五條 公司財(cái)務(wù)部門辦理備用金借支業(yè)務(wù)的時(shí)間為周一至周五;辦理備用金核銷業(yè)務(wù)的時(shí)間同上(特殊情況可以例外)。第六條 借支人應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要申請備用金不得以任何名義挪用或占用公司資金。第七條 借支人應(yīng)按以下規(guī)定辦理借支備用金手續(xù):一、借支人應(yīng)如實(shí)、規(guī)范填寫備用金申請單。借款時(shí)借支人應(yīng)按要求填寫由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一印制的備用金申請單按申請單格式

13、準(zhǔn)確填列借款日期、借款類別、借款用途、借款金額(大小寫)、預(yù)計(jì)還款時(shí)間等。備用金必須專款專用不允許一款多用或多筆備用金交叉使用。對于未按要求填寫的備用金申請單財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予受理由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。借支備用金必須寫明款項(xiàng)的用途報(bào)帳沖銷的內(nèi)容要和借款時(shí)填寫的用途一致一筆備用金未使用完要及時(shí)到財(cái)務(wù)部報(bào)帳沖銷不能挪做別的用途否則不予以報(bào)銷。備用金借支原則上要求由借支人本人親自辦理由于特殊原因由非借支人本人辦理的須由借支人本人在備用金申請單上親自簽名否則視為代辦人借支的備用金由此產(chǎn)生的責(zé)任由代辦人負(fù)責(zé)。二、借支備用金時(shí)借支人須提供相關(guān)的合同、協(xié)議、通知書、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽字的備用金申請單等有效文件并準(zhǔn)確填列付款單位全稱、開戶銀行、帳號否則財(cái)務(wù)部門有權(quán)不予辦理由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。三、備用金借支審批手續(xù)應(yīng)完備。由經(jīng)辦人提出后交部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批。第八條 借支人應(yīng)