文書管理規(guī)則

1、文書管理規(guī)則總則第一條目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率， 特訂定本 規(guī)則。第二條范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 （含 事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門）與外界來往的文書（包括電報(bào)）及關(guān)系企 業(yè)（含公司內(nèi)容）各部門間來往文書（包含簽呈），自收（發(fā)）文至歸檔 全部過程之辦理與控制。承辦部門第三條總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？?收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條管理部門（一）總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、 往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營(yíng)

2、業(yè)、采購(gòu)、 工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè) 務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。（二）各公司（工廠）所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所 在地之經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門）為管理部門。（三）關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、 處、部、室以上部門為管理部門。（四）管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、 檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。第五條主辦及會(huì)辦部門（一）文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部 門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。（二）本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、

3、會(huì)辦及提供部門。行文第六條行文類別（一）函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人 或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（二 ）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。（三）便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽 時(shí)使用。（四）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。（五）電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。（六）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等， 可依實(shí)際需要印為固定格式使用。（七）其他：1. 司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依政府有關(guān) 部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?. 會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。第七條 行文名義、

4、署名及印信借用（一）對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章： 對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。3. 以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。 對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。 對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。 對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。 總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文（但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定 ）。4. 以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)

5、、 法人團(tuán)體的行 文。營(yíng)業(yè)、資料、 工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍 內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。5. 以部門名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。營(yíng)業(yè)、資材、 工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍 內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。6. 以部門名義蓋部門章：采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公 民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。7. 應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無 經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使 用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。（二）關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)

6、以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、 用?。?正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽 字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署 名，蓋用部門章。2總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門-I章*o3工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章o4廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字 章簽署。（三 ）公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè) 務(wù)（如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等 ），須加蓋公司或業(yè)務(wù) 專用章的文件， 均應(yīng)蓋章， 并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總 經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)

7、的部門 主管簽字章或私章。（四）特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。（五）需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。第八條 行文的判行權(quán)限（一）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判 行。（二）以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司 對(duì)外行文得由經(jīng)理 （主任 ）判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總 經(jīng)理判行。（三）以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。（四）以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。（五）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。（六）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。（七）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等

8、使 用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者， 行文時(shí)應(yīng) 經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。（八）固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主 辦部門主管依式行文。 文書處理程式I. 通則第九條文書分類（一）機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù) 機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。（二）A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理 核閱后始得分文辦理。（三）B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。（四）C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直 接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。（五）其他類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件， 無需收

9、文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第十條收發(fā)文登記單（一）第一聯(lián)為收（發(fā)）文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存 查。（二）第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回， 按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。（三）第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按 處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。（四）第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分 類存查。（五）第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán) 判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條 收（發(fā)）文字號(hào)的制定管理（一 ）對(duì)外行文的字號(hào)1公司：X 1X 2（X3）總字第O

10、OGt。X 1X 2為公司簡(jiǎn)稱；X 3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；GGG為公司收（發(fā)）文流水號(hào)。2事業(yè)部（含直屬部門）:X 1X 2（X3）X4字第GGGG（X 4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理）。3.營(yíng)業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。（二）對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)1. 由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。2. 總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。（三）收發(fā)文編號(hào)1. 由文書管理部門按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。 業(yè)務(wù)接洽便 函另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。2. 復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來文并案處理，以 最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。3. 主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與

11、一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。 與外界來往文件第十二條 收文（一 ）登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于 收（發(fā)）文登記單 登記收文編號(hào)、收 文日期、來文者、來文字號(hào)、來文日期、附件及摘要后，送分文 人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收（發(fā)）文登記單第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記 入收（發(fā)）文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后， 夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的 日期先后予以整理為文件催辦之用。（三）文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批

12、交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入收（發(fā)）文登記單第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理 稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。（四）文件處理1經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。2經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、 結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收（發(fā)）文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄（如不敷使用時(shí)，得以文書簽辦單補(bǔ) 充，簽辦單隨同收（發(fā)）文登記單第五聯(lián)流程處理），并填記預(yù)定 保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文（復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿）經(jīng)呈 判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。 經(jīng)辦部門主管于 文件判行后，將收（發(fā)）文登記單第三聯(lián)抽出銷案。3. 收發(fā)人員收到辦妥的來文及收（發(fā)）文登記單第四、五聯(lián)

13、時(shí):如無需復(fù)文者， 依其類別編定檔號(hào)填記于第四、 五聯(lián)將檔號(hào)及 銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)， 抽出原留存的第二聯(lián)銷案， 并將第五聯(lián)同 文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。如需復(fù)文者， 將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后， 復(fù)文封發(fā) 投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號(hào)填記于第四、 五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留 存的第二聯(lián)銷案 （如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整 理以備稽催 ），再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要， 可以復(fù)文底本留存。4. 來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門 經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。第十三條 主

14、動(dòng)發(fā)文（一 ）擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收（發(fā)）文登記單 一式五聯(lián)， 填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、 預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄， 呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng) 判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書管理部門收 發(fā)人員。收發(fā)人員收到發(fā)文文件、 原稿 收（發(fā)）文登記單 （一式五聯(lián) ），即將 發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。 文件封發(fā)投郵后， 登記單第 一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即 予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部 門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā) 文原稿及底本依其類別編寫

15、檔號(hào)， 將檔號(hào)及銷案日期填記于第一 聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查， 第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、 底本歸檔。 第十四條 外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外， 收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案， 將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的 第一聯(lián)， 并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)， 經(jīng) 辦部門接到復(fù)文時(shí)， 主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案， 經(jīng)辦人應(yīng) 于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。山關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條 行文方式（一）正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一 般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復(fù)文時(shí)， 發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)， 受文部門則 依下列方式處理：1.主

16、管部門對(duì)其直轄部門行文時(shí)，受文部門免辦收文手續(xù)。2. 總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng) 理室或部、 室、中心文書管理部門辦理收文， 其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)， 所屬部門免辦收文手續(xù)。3. 受文部門依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文 日期先后順序歸檔。（二 ）以 業(yè)務(wù)接洽便函 行文者，依第十六條規(guī)定辦理。（三）各類文書的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐 級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理（一）發(fā)文經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并 填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行 后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管

17、簽署， 一并送收發(fā)人員 編號(hào)并記載于 收（發(fā)）文編號(hào)登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收 發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián) 則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。受文部門的收發(fā)人員收到 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)，于便 函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載 收 （發(fā)）文編號(hào)登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員 將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦， 第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員 按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。（三）復(fù)文經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期， 及預(yù)定保存期限 （如需簽辦， 則以文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接

18、洽便函 第三聯(lián)處理 ），經(jīng)主管判行后， 依式填寫于第二聯(lián)， 一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四 聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 （原發(fā)文部門 ）， 第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第 四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。 如未結(jié)案， 則第四聯(lián)按待復(fù)日 期先后整理以備稽催。（四）回文處理 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)， 于原暫 存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間； 第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并 注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案， 再一并編定檔號(hào) 填記于檔號(hào)欄， 第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查， 第二聯(lián) 依其類別存檔， 如未結(jié)

19、案， 第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程 序辦理。 文書處理方式第十七條文書結(jié)構(gòu)（一）公告：以 主旨依據(jù)公告事項(xiàng) 三段式斟酌運(yùn)用。（二）函、簽呈：以 主旨 、說明、辦法、請(qǐng)求、擬辦或建議 三段式斟酌運(yùn)用。（三 ）業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。（四 ）采用語體文以達(dá)到 簡(jiǎn)、淺、明、確 的要求，可用表格處理 的盡量利用表格。第十八條信函處理（一）指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記 載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā) 還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書， 應(yīng)交收發(fā)人員

20、依本規(guī)則處理。（二）指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書， 再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。第十九條 簽呈處理（一）經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙 繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。（二 ）經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) （副）理級(jí)以上主管 核示者 （ 各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心 為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 ）則于廠 （處）長(zhǎng) （部、室主管 ）簽示后， 由廠（處）、部（室）收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) （副）理 以上主管 （各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事 長(zhǎng)）核示，于核示后由廠 （處）部（室）收發(fā)

21、人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈 送廠 （處）長(zhǎng)（部室主管 ）核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦 部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥 后，將簽呈交由廠 （處）、部 （室）收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及 簽呈事務(wù)備查表 后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾 周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。第二十條 合約處理（一）訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送 總管理處法律事務(wù)室核稿。 判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、 校 對(duì)、用印。（二）固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用， 經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門

22、規(guī)定。保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并 歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆?。第二十一條 副本及圖書處理副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門 集中管理。第二十二條 電報(bào)處理電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。第二十三條 文書處理要點(diǎn)（一）經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將 正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。（二）為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬 意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦， 各主管人員應(yīng)對(duì)文案注 意見，避免只簽名而無意見。（三）經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難 認(rèn)。（四）經(jīng)辦文書應(yīng)

23、視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì) 辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。第二十四條 文件處理期限（一）收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于 文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。（二）分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。（三）經(jīng)辦人員的處理期限。1速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢 為原則。2般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一 般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3. 來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。4計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊 案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。5監(jiān)印人員原則

24、上于當(dāng)天完成用印。6文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。7簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。第二十五條文件稽催（一）經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示 部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。（二）收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以 口頭通知經(jīng)辦部門主管， 如再俟一天仍不見辦妥銷案者， 應(yīng)即以 文書催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 擬完 成日期及遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份 送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催， 收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于 稽催聯(lián)。第二十六條 發(fā)送方式文書發(fā)送方式分為專送、郵寄 （平

25、信、限時(shí)、掛號(hào)、航空 ） 電報(bào) （尋常、加急、書信、打字 ）及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿 上注明。第二十七條 文件遞送（一）呈閱文件的遞送方式文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如 系機(jī)密，緊急或 A 類案件，則以桔紅色卷宗遞送。（二）部門間文件的遞送1. 發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收 者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門簽收后取回稽催。2. 發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依 受文部門地區(qū)別以 （處）、部 （室）為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦 人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封

26、分發(fā)。3. 各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件 寄送中心 ，總公司為各公司 總經(jīng)理室，各公司 （工廠）所在地為總務(wù)部門，各 寄送中心 得規(guī) 定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。4. 收發(fā)人員將文件遞交 寄送中心 后， 寄送中心 人員應(yīng)將同一 受文部門之廠 （處）部 （室 ）的文件集中整理，開具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 文件袋 寄送。收文地區(qū)之 寄送 中心人員收到 文件袋 拆開后，即以文件遞送清單 第二、三聯(lián) 連同文件送交各廠 （處 ）收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng) 天 文件袋 送還原發(fā)文的 寄送中心 存查。5. 總管理處各部、室、中心寄送各廠

27、區(qū)的文件，一律遞交各公司 的寄送中心登記轉(zhuǎn)送。6總公司各寄送中心的文件袋，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。7原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，寄送中心人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將文件袋內(nèi)文件分送各廠（處）、部（室）收 發(fā)人員簽收。印信I 印信種類第二十八條種類（一）公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之 公司印信。（二）職章：（1董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的 印信。2刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信。（三）職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印 信。（四）部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行 文之部門，應(yīng)于部門章上加注對(duì)內(nèi)

28、專用之字樣。（五）校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及 校對(duì)章 或騎縫 章附件章 等字樣之印信。第二十九條 印信的資料及形式所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 印信使用第三十條 監(jiān)印人員（一）各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核 定后任用。（二）特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān) 印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。（三）各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人 員。（四）監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依 前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。第三十一條 印信蓋用（一）行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定 于函件、文稿及底本上用印。（

29、二 ）其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 蓋用印信申請(qǐng)單 一 式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外， 還應(yīng)于 蓋用印信申請(qǐng)單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)， 第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。第三十二條 印色使用公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。山印信管理第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門（一）公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管 理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。（二）總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng) 各部（室）經(jīng)理 （主任）核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一 制發(fā)。（三 ）各事業(yè)部經(jīng)理、廠 （處）長(zhǎng)的職銜簽字章、特

30、定業(yè)務(wù)之主管職 章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為 管理部門統(tǒng)一制發(fā)。第三十四條 印信登記 業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào) 備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦 理。第三十五條 印信申請(qǐng)（一 ）印信制發(fā)的申請(qǐng)因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具 請(qǐng)（制）發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后 由管理部門制發(fā)。（二 ）印信換發(fā)的申請(qǐng)1. 印信的印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí)， 由監(jiān)印人員填具 請(qǐng)（換）發(fā)印信申 請(qǐng)表 一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理 部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門

31、換發(fā)。2. 原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本 規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。（三 ）印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)1.印信毀損或遺失時(shí)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法 公告作廢外，應(yīng)填具 請(qǐng)（補(bǔ) ）發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，于備注欄敘明 原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后， 由 管理部門補(bǔ)發(fā)。2.補(bǔ)發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。3. 遺失的印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三 十六條規(guī)定辦理。（四）印信增刊的申請(qǐng)1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需 增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本

32、條第一款規(guī)則申請(qǐng)。2.增刊的印信應(yīng)由管理部門斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。第三十六章 印信繳銷（一 ）廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信， 應(yīng)由監(jiān)印人員填具 繳銷印信 申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈 經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。（二）印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角 注銷。第三十七條 印信管理（一）各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān) 印人員負(fù)完全責(zé)任。（二）印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽 查等管理工作，并設(shè)立 印信登記表 拓具印模、樣本，依序裝訂 成冊(cè)，以利管理。（三）印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少

33、應(yīng)稽查一次。（四）主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列 冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門。 檔案管理I 管理部門第三十八條 管理部門（一）文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際 需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要， 原搞須由經(jīng)辦部 門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存， 文書管理部 門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影 本。（二）各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自 行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。.整理與分類第三十九條 文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：（

34、一）檢查文件的本文及附件是否完整， 如有短少， 應(yīng)即追查歸入（二）文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。（三）文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ) 辦。（四）與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部 門。（五）有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送 指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：（一）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以 左方裝訂為原則。（二）右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。（三）文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

35、第四一條檔案分類（一）檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、 部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部 門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件 性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。（二）檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng) 用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)細(xì)類。如案件不多，亦可僅使 用部門及大類或小類二級(jí)。（三）同一小類（或細(xì)類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較 多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)卷次編號(hào)，以便查考。（四）每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)目次表，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登 錄；并以每一案一個(gè)目次編號(hào)為原則。（五）檔號(hào)之表示方式如下A

36、1A 2 1B 2C 1C 2D 1 1E 2A 1A 2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B 1B 2為大類號(hào)，C 1C 2 為小類號(hào)。D 1為檔卷卷次，E 1E 2為檔案目次。第四十二條 檔案名稱及編號(hào)（一）檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分 表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。（二）各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示； 其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。（三）檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制 檔案分類編號(hào)表，即 將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列， 以便查閱。（四）檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或 業(yè)務(wù)增繁時(shí)

37、，隨時(shí)增補(bǔ)之用。（五）檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改， 如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì) 照表，以免混淆。第四十三條檔號(hào)編定（一 ）案件如系新案，應(yīng)就 檔案分類編號(hào)表 ，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。（二）案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。（三）檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多 類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。（四）檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案 件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。山歸檔與檔案清理第四十四條 保存期限（一）歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類

38、別的檔 夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用 見出紙 注明目次號(hào)碼，以便翻閱。（二）檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便 查檔。第四十五條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外， 依下 列規(guī)定辦理：（一）永久保存： 1.公司章程； 2.股東名簿； 3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄； 5.財(cái)務(wù)報(bào)表； 6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證； 8.工程設(shè)計(jì)圖； 9.其他經(jīng)核定 須永久保存的文書。（二）10 年保存： 1.預(yù)算、決算書類； 2.會(huì)計(jì)憑證； 3.事業(yè)計(jì)劃資料； 4.其他經(jīng)核定須保存 10 年的文書。（三）5年保存： 1.期滿或解

39、除之合約； 2.其他經(jīng)核定保存 5 年的文 書。（四）1 年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。（五）規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以 保存。第四十六條 檔卷清理（一 ）管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架， 維護(hù)檔案清潔， 以防蟲蛀腐朽。 每年年度更換時(shí)， 依第四十五條的規(guī)定清理一次， 已屆保存期限 者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署 報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。（二）保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者， 管檔人員應(yīng)將 收（發(fā)）文登記單 第五聯(lián)附注在其保留文件上，并 在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。IV碉卷第四十七條 調(diào)卷程序（一）各部門經(jīng)辦

40、人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具調(diào)卷單 經(jīng)其部門主管 （科長(zhǎng)以上 ）核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。（二）管檔人員接到 調(diào)卷單 經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于 調(diào)卷 單 上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。 調(diào)卷單 則依預(yù)定 歸還日期之先后整理，以備稽催。（三）于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填 調(diào)卷單 。（四）檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無訛并于 調(diào)卷單 填注歸還日 期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。 調(diào)卷單 由管檔人員留存 備查。第四十八條 調(diào)卷管理（一）調(diào)卷單 以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如 有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。（二）調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開

41、必要時(shí)， 亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。（三）調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào) 閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。（四）調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案 件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。 機(jī)密文件第四十九條 范圍（一）生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及 生產(chǎn)設(shè)備布置圖。（二）技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或 外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó) 外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。（三）業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào) 告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。（

42、四）其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切 資料。第五十條保管部門（一）外來機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總 經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者， 應(yīng)以事業(yè)部 經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng) （副）理室或總經(jīng)理指定之部門為 保管部門。（二 ）屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文 件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。（三）總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專 責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。（四 ）各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定 （總管理處由總 經(jīng)理核定 ），負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)

43、。第五十一條 外來機(jī)密文件處理（一）外來機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng) 理室機(jī)密文件保管人員，以 收（發(fā)）文登記單 一式五聯(lián)登記，呈 請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人 （主辦人 ）及指定處理期限后， 其分文、經(jīng)辦、 復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。 唯其遞送均應(yīng)親自 為之，不得假手他人。（二 ）若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理 時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。（三）主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人 員辦理時(shí)，則于每日上班以 文件傳遞記錄卡 注明時(shí)間、用途由 經(jīng)辦人簽章后， 文件傳遞記錄卡 由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人 辦理。于當(dāng)日下班

44、（或完工 ）時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于 文件傳遞記錄卡 填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨 收（發(fā) ）文登 記單 第五聯(lián)與密件一并歸檔。（四）密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門 收發(fā)人員寄送。第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理（一）隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門的工作人員于承辦特 定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料， 應(yīng)視同機(jī)密文件， 依本章的規(guī)定辦 理。（二 ）前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的工作計(jì)劃表 寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù) 定完成期限等， 經(jīng)主管核定后， 一份自存， 一份送保管部門存查。第五十三條 經(jīng)辦方式（一）經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn) 借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或 翻閱。（二）經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上 主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。（三 ）經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主 管（專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長(zhǎng) ）核準(zhǔn)后為的。（四）經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦 之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。第五十四條 歸檔（一）外來機(jī)密文件于主