咨詢報(bào)告的寫法

1、正確地撰寫報(bào)告在咨詢工作中，書面交流能夠彌補(bǔ)口頭的不足。而在某些情況下，書面報(bào)告會(huì)成為主要的或唯一的交流渠道。報(bào)告除了歸納和傳遞信息、激勵(lì)客戶采取行動(dòng)之外，對(duì)客戶還具有其他重要的作用，報(bào)告的質(zhì)量和說(shuō)明在很大程度上決定著咨詢師在執(zhí)行咨詢?nèi)蝿?wù)過(guò)程中的影響報(bào)告還影響咨詢師的總的信譽(yù)。當(dāng)咨詢師和客戶個(gè)人之間的交往受到限制時(shí)（比如，客戶從好幾個(gè)咨詢師那里得到不同的書面報(bào)告而從中擇一時(shí)），報(bào)告的說(shuō)服力就成為報(bào)告至 關(guān)重要的作用。一份出色的咨詢報(bào)告應(yīng)達(dá)到以下三個(gè)基本標(biāo)準(zhǔn)：第一，要友好面對(duì)讀者，針對(duì)客戶的背景、需求和愛好，選擇報(bào)告的結(jié)構(gòu)、文體、術(shù)語(yǔ)、 論點(diǎn)以及其他特點(diǎn)。最根本的問(wèn)題是： 什么樣的報(bào)告能最好地服

2、務(wù)于客戶，并易于客戶閱 讀并理解 ，而不是 我們公司愿意出具什么樣的報(bào)告？ 當(dāng)然，在大多數(shù)情形下，客戶對(duì)報(bào) 告并沒有什么特殊的偏好，而是讓咨詢師替他們選擇。盡管如此，還是要征求他們的意見， 直接和客戶討論報(bào)告是會(huì)有很大的幫助的。第二，報(bào)告應(yīng)便于咨詢師撰寫。便于撰寫的文章才便于閱讀。況且，這樣做可以為客戶節(jié)約時(shí)間和費(fèi)用。因?yàn)榭蛻粢獮樽稍儙熥珜憟?bào)告所花費(fèi)的時(shí)間支付費(fèi)用，而且要花費(fèi)自己 的時(shí)間來(lái)研究報(bào)告。在極端的情況下，一份撰寫得很不好的報(bào)告會(huì)使客戶心煩起到事與愿 違的作用。第三，也是最重要的，每一份報(bào)告的目的都是為了傳遞特定的信息。在撰寫報(bào)告前，需 要明確這一信息（或目的）。這樣做有助于確定報(bào)告的

3、結(jié)構(gòu)，選擇適當(dāng)?shù)奈捏w，并針對(duì)要 向客戶傳遞的這一信息，組織論據(jù)的事實(shí)和信息 做為自檢，可以通過(guò)以下問(wèn)題來(lái)檢查要撰寫的報(bào)告的必要性和目的-為什么這份報(bào)告是必要的？-它想表達(dá)什么內(nèi)容？-如何達(dá)到這一目的？-有沒有達(dá)到這一目的的更好的方法？-時(shí)機(jī)成熟了嗎？-誰(shuí)會(huì)是這份報(bào)告的讀者？誰(shuí)會(huì)是這份報(bào)告的使用者？在試寫報(bào)告的開場(chǎng)白時(shí)，可以采用這樣的開頭：本報(bào)告的目的是。如果完成這個(gè)句子有任何困難，說(shuō)明寫這份報(bào)告的必要性有待商榷。從上次報(bào)告到現(xiàn)在的 時(shí)間間隔長(zhǎng)短并不重要，重要的是咨詢?nèi)蝿?wù)在此過(guò)程中取得的滿意進(jìn)展，而且也為客戶所 知曉，即使是在按照咨詢合同規(guī)定，非提交報(bào)告不可時(shí)，也應(yīng)該先考慮上述問(wèn)題，環(huán)境可 能已

4、發(fā)生變化，先前定的時(shí)間表也許不再適宜，也許根本不再需要這樣一份報(bào)告了，等等原則上，除了直接證明結(jié)論或工作所產(chǎn)生的文件的信息外，咨詢報(bào)告不應(yīng)重復(fù)從客戶那里 得到的或早為客戶熟知的信息及有關(guān)背景情況的一般信息。信息的精華在于新聞。因此， 報(bào)告的信息內(nèi)容應(yīng)包 括：-咨詢師首先發(fā)現(xiàn)的事實(shí)； -對(duì)已知事實(shí)重要性的新發(fā)現(xiàn)；-新發(fā)現(xiàn)的已知效果和迄今未知原因之間的聯(lián)系；-客戶存在問(wèn)題的解決方法及方法的正確性；-向客戶表明他 / 她需要采取行動(dòng)的情況以及其他能引起客戶注意的任何情況。報(bào)告的結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和目的以及期望得到的反映，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行 最佳順序 的編排。做到這 一點(diǎn)可能不容易。作者可能希望能夠?qū)φ麄€(gè)

5、咨詢?nèi)蝿?wù)以及咨詢小組的整個(gè)分析思考過(guò)程， 給予全面的描述，但客戶則更急于了解將為業(yè)務(wù)帶來(lái)可見改進(jìn)的結(jié)果和建議。盡管作者希 望讀者能從頭讀到尾，但誰(shuí)也無(wú)法保證這一點(diǎn)，這也是書面交流的一個(gè)弊端。報(bào)告具有說(shuō) 服力就需要一個(gè)理性的推理積累過(guò)程而讀者卻不愿意重復(fù)這一過(guò)程。解決的辦法是在報(bào)告的開頭最好有一個(gè)吸引人的提要，提要主要描述報(bào)告的總旨及關(guān)鍵信息。這樣大多數(shù)工作繁忙的高級(jí)管理成員，即使不會(huì)逐章閱讀，也可以通過(guò)閱讀提要來(lái)了解報(bào)告的結(jié)構(gòu)和主要結(jié)論。再根據(jù)高級(jí)管理人員的歸納，他們會(huì)選擇更加仔細(xì)地看一下報(bào) 告的某些部分。內(nèi)容目錄也很重要（十分簡(jiǎn)短的報(bào)告除外）；遺憾的是很多報(bào)告恰恰缺少這一項(xiàng)。內(nèi)容目 錄最好是

6、放在報(bào)告的最開始，即開頭是內(nèi)容簡(jiǎn)介、前言、提要或任何其他章節(jié)。這樣做可 能有助于在單獨(dú)的紙張或卡片上編寫標(biāo)題和內(nèi)容摘要。 然后可對(duì)這些卡片作出妥善的分類， 以便擬定提綱和起草報(bào)告。對(duì)大標(biāo)題、小標(biāo)題等采用一套正規(guī)的數(shù)字和 / 或字母體系，有助于將報(bào)告的本文整理成合乎 邏輯的結(jié)構(gòu)。每個(gè)數(shù)字后的文字可以用不同的格式打印?？梢詰?yīng)用十進(jìn)制方式，如：1、大標(biāo)題1.1小標(biāo)題1.1.1次小標(biāo)題?；蛘哂脭?shù)字和字母方式，如：I、大標(biāo)題1、小標(biāo)題A、次小標(biāo)題（1）列舉項(xiàng)目（2）列舉項(xiàng)目這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于，它能夠使作者考慮到問(wèn)題的輕重緩急，確定哪些題目實(shí)際上是別的題目的小節(jié)，它可以促進(jìn)報(bào)告結(jié)構(gòu)更有條理性，并可提出合理

7、的布局，避免重復(fù)。例如，一份報(bào)告包括三個(gè)方面：采購(gòu)、儲(chǔ)存和生產(chǎn)，對(duì)此作出的三個(gè)方面的說(shuō)明：調(diào)查結(jié) 果、做出結(jié)論和提出建議。下面的三種布局哪一種最好呢？1、調(diào)查1.1采購(gòu)1.2儲(chǔ)存1.3生產(chǎn)2.結(jié)論2.1采購(gòu)2.2儲(chǔ)存2.3生產(chǎn)3、建議3.1采購(gòu)3.2儲(chǔ)存3.3生產(chǎn)1. 采購(gòu)1.1調(diào)查1.2結(jié)論1.3建議2. 儲(chǔ)存2.1調(diào)查2.2結(jié)論2.3建議3.生產(chǎn)3.1調(diào)查3.2結(jié)論3.3建議4.1采購(gòu)1.采購(gòu)1.1調(diào)查1.2結(jié)論2.儲(chǔ)存2.1調(diào)查2.2結(jié)論3.生產(chǎn)3.1調(diào)查3.2結(jié)論4.建議II4.2儲(chǔ)存 4.3生產(chǎn)對(duì)于任一特別的報(bào)告，這些布局中總有一種是最簡(jiǎn)單易行的，但是如果調(diào)查 對(duì)客戶沒有什么新東西，

8、 那也無(wú)需對(duì)它們化力氣了。 結(jié)論 通常會(huì)直接導(dǎo)致 建議，甚至可能整個(gè)報(bào)告 只需按照上述第三欄第 4 項(xiàng)的格式編寫，建議本身要寫得使調(diào)查和結(jié)論更為清楚了。咨詢 報(bào)告不同于研究論文，它所表達(dá)的內(nèi)容是為了激發(fā)和引導(dǎo)行動(dòng)。每件事情都有輕重緩急、重要程度、利弊和目的；整理的方案有助于把上述諸點(diǎn)分選出來(lái)。附錄有助于把一份報(bào)告中的詳細(xì)說(shuō)明、清單、表格、圖表、圖解等抽出來(lái)，把它們放在報(bào)告中會(huì)打破閱讀的連貫性，而且在版面上也難于安排。報(bào)告的正文應(yīng)便于閱讀，便于對(duì)概括性資料作快速的查閱，附錄能對(duì)報(bào)告中的某些項(xiàng)目作出補(bǔ)充。如果讀者遇到幾頁(yè)密密麻麻的數(shù)字表格，就不利于他們閱讀報(bào)告。但小表格或圖解，則無(wú)礙。它們有助于打

9、破報(bào)告 的單調(diào)性，傳遞有選擇的或總體性的信息，應(yīng)在正文中予以保留。舉例來(lái)說(shuō)，如果一份報(bào)告包括辦公系統(tǒng)的詳細(xì)說(shuō)明，這種情況幾乎注定要入在附錄里面。這樣，在不破壞報(bào)告保密性的前提下，附錄在以后可以作為客戶通過(guò)操作手冊(cè)的一部分。在咨詢?nèi)蝿?wù)的最后報(bào)告中，特別要對(duì)有關(guān)人員表示感謝，這里面也需要某些技巧。如若一一列舉姓名，就一定不要有遺漏，因?yàn)槊恳粋€(gè)給予真誠(chéng)幫助的人都希望在名單中看到自己的名字，與此同時(shí)，如果在名單中包括了某位與其說(shuō)是幫助不如說(shuō)是妨礙了工作的人的名字，那就有可能在周圍的人中產(chǎn)生各種復(fù)雜的想法，如果名單太長(zhǎng)，則最好拿掉它并采用致以一般謝意，加上說(shuō)明： 要逐一提到每個(gè)人的名字是不可能的撰寫報(bào)告

10、高級(jí)管理人員那里的報(bào)告堆積成山，他們討厭寫得冗長(zhǎng)和粗糙的報(bào)告。因此，遵守某些原則是有益的。寫報(bào)告簡(jiǎn)明扼要的原則1把報(bào)告寫得盡可能短些。2要考慮讀者的閱歷和經(jīng)驗(yàn)。3寫報(bào)告是為了說(shuō)明問(wèn)題，而不是為了嘩眾取虎。4行文自然，效果最好的風(fēng)格應(yīng)是文體流暢，而不是矯揉造作。5句子要短；句子長(zhǎng)短可以不一，但平均要在二十個(gè)字左右。6避免復(fù)雜的句子，而且要精心選用長(zhǎng)短詞語(yǔ)。7選擇常用的文字，避免使用冷僻或繞彎的文字。8.除非肯定讀者確實(shí)熟悉，或者你自己深知其含義，否則應(yīng)避免技術(shù)行話。9.避免使用給人造成有意把文章拉長(zhǎng)的廢話。10運(yùn)用的語(yǔ)言應(yīng)使讀者很容易想到所言之物。例如，起重機(jī)就該叫作起重機(jī)，不要叫一個(gè)能提起東西

11、的設(shè)備 11.用動(dòng)詞表達(dá)行動(dòng)，用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)表達(dá)力度，運(yùn)用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)變換風(fēng)格12要使報(bào)告的每一件事情都切合宗旨。13要使報(bào)告包括宗旨所需要的所有觀點(diǎn)。14保持文體勻稱-要根據(jù)每件事項(xiàng)的重要性分配篇幅的重點(diǎn)。15保持語(yǔ)氣嚴(yán)肅，適合于表達(dá)嚴(yán)肅主題，不要讓讀者從字里行間體會(huì)到言外之意；如果你這樣做，就有可能受制于讀者的想象力。16在使用數(shù)字時(shí)要小心：數(shù)字本身往往就引人注意，要決定何時(shí)采用絕對(duì)值比百分比和比率更重要，何時(shí)百分比又比絕對(duì)值更有意義。引用其他來(lái)源的數(shù)字時(shí)，一定要正確；做估 算時(shí)，要考慮其可靠程度和說(shuō)得過(guò)去。17如果引用其他文獻(xiàn)，要列出確切和完整的出處。當(dāng)作者時(shí)間充裕時(shí)，不妨把完成的初稿擱置一、二

12、天，然后再讀，就更容易看到所有的錯(cuò) 誤地方并加以修正，作者覺得沒問(wèn)題了，還應(yīng)該再讓別人讀一讀，執(zhí)行咨詢師草擬的報(bào)告， 通常要請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理或監(jiān)管人首先閱讀。在一般情況下，他能發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，而這些問(wèn)題是 缺少經(jīng)驗(yàn)的咨詢師從來(lái)不會(huì)懷疑的?？墒?，這一點(diǎn)也有某些弊端：任何報(bào)告總是可以不斷 加以修改的，總想使它 盡善盡美 是難以以繼的。如同大多數(shù)的事情一樣，這里也有減少 回報(bào)的關(guān)鍵點(diǎn)。撰寫報(bào)告過(guò)程中，咨詢師可能會(huì)發(fā)現(xiàn)最初選擇的報(bào)告提綱并不是最好的，這個(gè)時(shí)候就沒必 要去堅(jiān)持不順手的提綱，但是，如果先前的提綱是經(jīng)過(guò)客戶認(rèn)可的，為避免可能的誤解， 則應(yīng)再次征得客戶對(duì)修改后提綱的認(rèn)可。如果報(bào)告是由風(fēng)格迥異的不同作者

13、集體完成的，要事先為最后的編輯工作做準(zhǔn)備。保持文體風(fēng)格、布局、術(shù)語(yǔ)、章節(jié)長(zhǎng)短等方面的連貫性和一致性是出色的報(bào)告所有的重要特征。報(bào)告的打印報(bào)告應(yīng)該從各方面看都出自行家里手。 它的封面和裝訂應(yīng)該給人一個(gè)漂亮但不奢華的印象。 里面，文字排版謀取應(yīng)為裝訂和讀者做旁注留夠充足的空白頁(yè)邊。用激光打印機(jī)或類似設(shè) 備打印出的報(bào)告應(yīng)是無(wú)可挑剔的，不應(yīng)有不該有的標(biāo)記或改動(dòng)。所有的圖形、表格、圖解 都應(yīng)該準(zhǔn)確繪制，在各方面符合打印稿的標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)咨詢公司也許都有自己的標(biāo)準(zhǔn)格式，這不但便于區(qū)分同時(shí)便于報(bào)告資料在圖書館的歸 檔和管理。不但封面，報(bào)告的內(nèi)容部分對(duì)章節(jié)、小章節(jié)等也有布局標(biāo)準(zhǔn)。在和某一特定報(bào) 告的目的和實(shí)質(zhì)不沖突的前提下，可以沿用。供復(fù)制的最終稿應(yīng)讓秘書 / 打字員毫無(wú)困難地準(zhǔn)確識(shí)別。 作者應(yīng)不該怕麻煩按照最