文檔管理文員工作分析

1、文檔管理文員工作流程圖附件2:崗位職責(zé)職權(quán)1作好企業(yè)文件檔案管理工作。2. 有權(quán)拒絕打印不合格文件。3. 及進(jìn)準(zhǔn)確做好公文的處理工作職責(zé)1. 對文件檔案歸檔應(yīng)及時負(fù)責(zé)。2. 對文檔散失、損毀負(fù)責(zé)。3. 對擅自外借文件、檔案負(fù)責(zé)。文檔管理制度文印室管理規(guī)定1. 公司的文件，有打印必要時方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請求 報告或其全不需打印的文件，一般不予打印。2. 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽 字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù) 責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可以總裁辦公室主任同 意后辦理。3. 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞

2、送，以 免影響公司的正常工作。4. 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。對收 到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門，人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員 到文印室來拿取回，不得延誤。5. 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。6. 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記， 并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、 管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。7. 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的， 給予批評或處50元以 上的罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的，處50元以

3、上罰款直至辭退文件收發(fā)規(guī)定1. 公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公 司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公審核，總經(jīng)理簽發(fā)。2. 文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門 校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。3. 文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?. 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報 送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。5. 文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報送日 期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。 秘密文件和由專人按核定的范圍報送。6. 外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主

4、任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān) 部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。7. 傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公 室應(yīng)及時組織傳達(dá)和落實。企業(yè)打字、復(fù)印工作制度1. 凡以公司名義上報下發(fā)的文件，報表工作計劃，總結(jié)，請示， 報告，簡報，紀(jì)要通知，通報，信函，規(guī)章制度，宣傳教育材料，任 免決定，表彰或處理決定，以公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)翻印的文件，材料均屬條 印范圍。2. 由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司 性的月生產(chǎn)，工作計劃和一個時期全公司的工作安排以及重要專題會 議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。3. 不需上報的各部門的工作計劃，臨時性

5、工作安排，非全公司 性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術(shù)和便函都不屬打印的 范圍。4. 凡需打印的文件，資料應(yīng)將其底稿首頁附上發(fā)文單經(jīng)主管部 門負(fù)責(zé)人審查同意并經(jīng)審核修改、統(tǒng)一編號，有關(guān)部門會簽，分管公 司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，方能交付打印。5. 打字員接稿后，應(yīng)認(rèn)真檢查文件簽發(fā)手續(xù)是否完備，書寫是 否工整，是否符合文件歸檔要求待，對發(fā)文手續(xù)不全，書寫不符合要 求的文件，打字員有權(quán)拒絕打印。6. 打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規(guī)定內(nèi)容和要 求統(tǒng)一登記。并根據(jù)公司安排的輕重緩急次序，進(jìn)行打安。打字時要 做到快速，準(zhǔn)確，排版合理美觀，用力均勻。7. 打字員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得將打字的內(nèi)容向

6、外泄露， 與工作無關(guān)人員不得進(jìn)入打字室。8. 打字員要愛護計算機等物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作物品 領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。9. 文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給擬搞人校對。 校對者校后應(yīng)在原稿上簽字，以示負(fù)責(zé)。10. 凡是以公司名義上報下發(fā)的文件材料分別由辦公室或擬稿人負(fù)責(zé)校對，由打字室負(fù)責(zé)復(fù)印、裝訂、達(dá)到字跡清晰，版面清潔，裝訂整齊。由文檔管理文員上報下發(fā)。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃 安排，專題會議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對，復(fù)印、發(fā)送。11. 兩辦秘書對文件的差錯情況，要進(jìn)行登記考核。12. 復(fù)印文件要嚴(yán)格按照審批份數(shù)印刷， 復(fù)印者不得私自增加份 數(shù)或私自留存。企業(yè)文件管理制度（一

7、）總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮 文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文件處理的有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文、本廠上報下發(fā)的各種文件，資料。第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室 和廠部辦歸口管理。（二）收文的管理第四條公文的簽收1 .凡來廠公啟的文件均由廠收發(fā)員登記簽收后分別交兩辦機要 秘書拆圭寸。在簽收和拆圭寸時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查圭寸口和 郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因， 對密件開口和國外信函郵 票被撕應(yīng)拒絕簽收。2. 對上級機要部門發(fā)來的

8、文件，要進(jìn)行信封、文件，文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部 門，并;登記差錯文件的文號。第五條公文的編號保管1. 兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單， 并分類登記編號，保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠 領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦理正常手續(xù)。2. 本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機 要秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1. 凡正式文件均需分別由兩辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后， 由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分 送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱

9、簽完，緊急 文件要即閱即辦。2. 一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。 如涉及幾個單位會辦的件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3. 為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠 領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳 閱，最遲不得超過兩天。第七條文件的傳閱與催辦1. 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的 文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。 對尚未發(fā)達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要 室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批 示，擬辦意見兩辦應(yīng)

10、責(zé)成極關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示 辦理有關(guān)事宜。3. 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附 件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4. 文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。5. 兩辦機要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查, 應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng) 及時歸檔周轉(zhuǎn)。6. 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué) 習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。（三）發(fā)文的管理第八條發(fā)文的規(guī)定1. 全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠

11、部，各群眾 團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、 廠部提出發(fā)文申請，并將文件底 稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則由兩辦分別按黨、政機 構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨 x宇、廠x字發(fā)文。群眾團體文件由 黨委批轉(zhuǎn)。3. 對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須 由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條發(fā)文的范圍：1. 凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請 示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2. 黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：(1

12、) 公布全廠規(guī)章制度；(2) 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；(3) 公布工廠體制機構(gòu)變動或千部任免事項；(4) 公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福 利等工作的決定；(5) 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；(6) 其他有關(guān)全廠的重大事項；3. 黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：(1) 對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；(2) 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資 供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。4. 在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、 技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項， 應(yīng)按有關(guān)制度辦

13、理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口 頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。5. 凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考，可以科室名義用（工作簡訊）發(fā)會議紀(jì)要6. 各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名 義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。（四）發(fā)文程序與要求第十條發(fā)文程序規(guī)定：1 .各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請 ；2. 黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國 家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；3. 草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、 條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫

14、工整。嚴(yán)禁使 用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4. 文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo) 題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定 日期和密級；5. 兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文 件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容 不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿；6. 經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對文稿內(nèi)容、 質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7. 對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門 重新謄寫清楚；8. 需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽9. 文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、

15、廠部領(lǐng) 導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室 打印；11. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽 名；12. 文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分 發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分 發(fā)。（五）文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借 閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)， 就地閱看，按時 歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄， 不允許拆卷和在文件上勾 劃等。第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦

16、，應(yīng)定期對事 情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件， 進(jìn)行收繳清退工 作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清 ）。如發(fā)現(xiàn)文件丟 失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負(fù)責(zé)文件收交、 保管、保密、催辦檢查工作。(六) 文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍：1. 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔，(1) 上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù)；(2) 黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；(3) 廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理

17、委員會、中層干部 會以及各種專業(yè)例會記錄；(4) 廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨 群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會 議記錄等；(5) 有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；(6) 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報 發(fā)言材料等；(7) 上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；(8) 反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、 像攝制品；(9) 工廠日志和大事記；(10) 工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。2. 業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料

18、，由各業(yè) 務(wù)科室、群眾團體負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條立卷要求1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地 進(jìn)行整理歸檔。2. 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集 齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、 重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度 5月份以前整理完。6 月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備 查）。（七）文件的銷毀第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機 要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審

19、核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要 秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達(dá)貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問 題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第二條 本公司公文，實行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、 準(zhǔn)確、及時、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。第三條 各部室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政 府或本公司應(yīng)保密的事項，必須嚴(yán)守機密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第四條 公文保密等級分為：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一 份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，

20、閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第五條 公司發(fā)文的程序為：擬搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司 領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。公司收文的處理程序為：收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。第六條草擬公文應(yīng)注意以下事項：（一）內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。（二）反映情況要客觀，實事求是。（三）文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密， 用語要規(guī)范。（四）人、地、物名、51文及時間要具體、準(zhǔn)確。第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)； 一般文件的，三天內(nèi)批

21、復(fù)。第八條 各級領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明 日期，不得團閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿 （經(jīng) 領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份送總裁辦檔案窒存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示 的，還應(yīng)附批復(fù)件。第十條 收文由總裁辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偛棉k收文后，應(yīng)先做好 歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后， 由總裁辦收回歸檔。第條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條 公司發(fā)文，一定要由總裁辦統(tǒng)一編號：（一）以公司名義對外發(fā)文，一律字（年）號;公司黨總支發(fā)文，用黨 字（年）號;以工會、共青團、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字（年）號

22、;（二）公司監(jiān)事會發(fā)文，用監(jiān)字（年）號；（三）董事局發(fā)文，用董字（年）號；（四）董事局委員會發(fā)文，用董漢字（年號；（五）董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用董字（年）號；（六）其他管理部門的發(fā)文，用字（年）號。第十三條 董事會機構(gòu)及經(jīng)營管理部門除經(jīng)對方同意， 一般不對 外發(fā)文。第十四條紅頭文件，只適用于需遵照執(zhí)行的制度、規(guī)定、決定、 決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。檔案管理制度文書檔案立卷歸檔制度（一）總則第一條 根據(jù)郵電部郵電文書立卷歸檔辦法）為加強本公司文 書立卷工作，特制定本制度第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工 作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要

23、按照本制度的規(guī) 定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整 （公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時交專（兼）職文書人員 歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清 楚，不得擅自帶走或銷毀。（二）文件材料的收集管理第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專 （兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人 員變動應(yīng)及時通知檔案室。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與 附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件 ）一律由辦公室統(tǒng)一收集 管理。第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文 件

24、材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。1. 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召 開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時， 必須將會議的主要文 件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核 報差旅費。2. 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲 像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予 報會議費用。第七條 各部門專（兼）職文書的職責(zé)：1. 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍， 收集管理本部門的文件材料。2. 認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集 歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文

25、件材料歸檔完畢， 并向檔案室辦好 交接簽收手續(xù)。3. 承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工 作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、 領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命 令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總 結(jié)。第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、 會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。第十四條 信訪工作材料。第十

26、五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處 分的文件材料。第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的 剪報、照片、錄音、錄像等。（四）平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批 存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)， 編 制平時文件材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目兒的條款必須簡 明確切，并編上條款號。第二一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本

27、部門專（兼）職文書歸卷。第二十二條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按 照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)對號入座，并在收發(fā) 文登記簿上注明。（五）立卷（案卷質(zhì)量要求）第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān) 部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特 點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù) 均應(yīng)齊全完整。第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附 件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同 一文

28、件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立 卷。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷， 但跨年度 的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年 度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年 立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān) 規(guī)定執(zhí)行。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列， 密不可分 的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點， 應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的

29、排列。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂 的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印 頁號。第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷 內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備 考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫， 字跡 要工整、清晰。第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件 材料應(yīng)按轅糊技術(shù)要求托轅，字跡己擴散的應(yīng)復(fù)制并與

30、原件一并立 卷，案卷應(yīng)用三孔一線圭寸底打活結(jié)的方法裝訂。第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷圭寸面（含卷內(nèi)文件目錄） 一文件一圭寸底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜 內(nèi)保存。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。聲像檔案管理辦法（一）總則第一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實 踐活動中直接形成的，對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、 照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含 底片）等文字說明兩部分組成。第三條聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實

31、行 集中統(tǒng)一管理。（二）聲像檔案資料的收集第四條收集范圍1 .反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料 ；2 .各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲 像資料；3. 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動 的聲像資料。4. 涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。5. 其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。6. 其它具有保存價值的聲像資料。第五條收集時間1 .聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨文檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。2 .檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。第六條收集要求1. 錄音帶、錄像帶、攝像帶、

32、影片、照片（含底片）和文字說明要 收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡末按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失；2. 接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；3. 聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條 聲像檔案資料的征集1. 檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；2. 在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件 的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。第八條聲像檔案費用的報銷本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用， 只要 將檔案資料按要求詢檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財務(wù)部門應(yīng)給予 核報費用。（三）聲像檔案的整理第九條 聲像檔案的整理，包括分類、

33、組合、排列和編目，便其 系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。第十一條分類、編號1照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編 號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。 同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷， 編一個案卷號，然后每盤再依 次編排序號。3. 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為（檔案形態(tài)）檔號 /（檔案形態(tài)）檔號。第十二條 保管期限:應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可 靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條文字說明的編寫l .文字說明基本內(nèi)容

34、包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字說明的要求：(1) 準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項目 正確齊全；(2) 照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音 帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的 應(yīng)加文字說明：(3) 文字簡潔、語言通順；(4) 時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第十四條編制格式1 .照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參 見號一攝制時間一攝制者。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按 要求逐項填寫。第十五條案卷要求1. 將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編

35、放。2. 卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3. 卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。第十六條編目聲像檔案的著錄依照3792, 5 一 85(檔案、著錄規(guī)則)進(jìn)行。（四）聲像檔案的保管第十七條 聲像檔案人庫前要進(jìn)行檢查，對已被污損的，要進(jìn)行 必要的技術(shù)處理。第十八條保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13 一 15度之間，相對濕度應(yīng)保持 35% 45%；照片庫溫應(yīng)保持14 一 24度，相對濕度應(yīng)保持37 5% 67 5%;錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18度-24度，相對濕度應(yīng)保持40% 60%。第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶

36、應(yīng)立放，磁帶庫必須 避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于 3;存放磁帶最 好不用鐵皮柜。第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、 清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意， 報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。第二十二條建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進(jìn)、 移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。（五）聲像檔案的開發(fā)利用第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供 方便條件。第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根 據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍第二十五條

37、 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按中華 人民共和國專利法的有關(guān)規(guī)定辦理。己移交檔案館的，所得專利收 益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。第二十六條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊 需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將 復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按 有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位 負(fù)責(zé)賠償。第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉 辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā) 利用現(xiàn)存的聲像檔案。文檔處理程序、文件、檔案保存年限檔案分類 f存檔年限檔案

38、名稱永 久10年5年3年2年1年備注經(jīng) 營 類 的 檔 案 文 件有關(guān)公司章程類的檔案O股東大會的檔案O股東名冊、股東印鑒名薄O重要干部會議記錄O重要干部到職宣誓書、重要干部名冊O(shè)經(jīng)營計劃O關(guān)于 組織、單位 的檔 案文件業(yè)務(wù)組織規(guī)章O修改組織有關(guān)的文件O有關(guān) 會計 業(yè)務(wù) 的檔 案萬 面年度決算報告O人事檔案文件員工名冊O(shè)員工的履歷表、戶籍謄本、就職宣誓書O總 務(wù)、 庶務(wù) 文件 檔案銷售業(yè)務(wù) 的檔 案文 件生產(chǎn) 作業(yè) 的檔 案文 件二、文書管理規(guī)章 總則第一條目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本 規(guī)則。第二條范圍本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司 （含

39、事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門）與外界來往的文書（包括電報）及關(guān)系企業(yè)（含 公司內(nèi)容）各部門間來往文書（包含簽呈），自收（發(fā)）文至歸檔全部過程 之辦理與控制。 承辦部門第三條總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一 辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā) 部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條管理部門（一）總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營業(yè)、采購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)訓(xùn)I練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最 高主管部門為管理部門。（二）各公司（工廠）所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之

40、經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門）為管理部門。（三）關(guān)系企業(yè)各公司、部門問來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。（四）管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書末按規(guī)定處理 者，管理部門不得受理。第五條主辦及會辦部門（一）文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為核項文書的主辦部門， 如有涉及其他部I門時，其他部門則為核項文書的會辦部門。（二）本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如資料服送對象主辦部門一、金融機構(gòu)財務(wù)部門二、主管機構(gòu)（一）稅務(wù)主管機構(gòu)各公司會計處（二）商業(yè)及證券主法律事務(wù)所管機構(gòu)（三）工廠主管機構(gòu)各公司總經(jīng)理或獨立

41、（四）外匯貿(mào)易主管廠區(qū)之管理部門機構(gòu)資材部三、報界資料秘書室四、業(yè)務(wù)往來客戶營業(yè)部門五、股東及一般性客各公司總經(jīng)理室提供部門備注各公司會計處各公司會計室各分司會計處各分司會計處及技會：法律事務(wù)室術(shù)、工務(wù)部門各分司會計處會：法律事務(wù)室財務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項應(yīng)報各公司總經(jīng)理室告長核定后始得向外由營業(yè)部門委請設(shè)計宣布編制（一）務(wù)求文字簡要，戶營業(yè)部門各公司及總管理處有 關(guān)部門設(shè)計新穎，以便作為 企業(yè)宣傳之輔助工 具。（二）編印前先會法 律事務(wù)室行文第六條行文類別（一）函:發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團體、公司行號、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（二）公告:就主管業(yè)務(wù)向

42、公眾或特定對象宣布時使用。（三）便函:關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時 使用。（四）簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。（五）電報:業(yè)務(wù)處理須以電報行文時使用。（六）表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可 依實際需要印為固定格式使用。（七）其他:1 .司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；訴訟文書，依 政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤?. 會議紀(jì)錄及例行表報等的發(fā)送不必行文。第七條 行文名義、署名及印信借用（一）對關(guān)系企業(yè)外機構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下 ：1 .以公司名義由董事長署名蓋董事長職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。2 .以公司名義由總

43、經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章： 對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市 政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。3. 以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。A對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等的行文。B對當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級機構(gòu)的行文。C對稅務(wù)、金融機關(guān)的行文。D總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文 （但本款第六 項另有規(guī)定者從其規(guī)定）。4. 以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外的公家機構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團體的 行文。營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范 圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。5. 以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、

44、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范 圍內(nèi)對客戶、廠商的行文。6. 以部門名義蓋部門章：A采購部門對廠商的行文。B人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公 民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人的行文。7. 應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位 元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。8. 因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長或總經(jīng)理核準(zhǔn)（二）關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、 用?。?. 正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜 簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人

45、署名， 蓋用部門章。2. 總管理處各部、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部 門章。3. 工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其他部門的行文蓋部 門章。4. 廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽 字章簽署。（三）公告、人事通知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè) 務(wù)（如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等），須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用 章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職 銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或 私章。（四）特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。（五）需以對等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情處理。 第八條行文的判行權(quán)限（一）以董事

46、長署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判 行。（二）以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司 對外行文得由經(jīng)理（主任）判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理 判行。（三）以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。（四）以部門名義由廠處長署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。（五）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。（六）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。（七）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使 用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者， 行文時應(yīng)經(jīng)各 該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。（八）固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判

47、行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主 辦部門主管依式行文。 文書處理程式I 通則第九條文書分類（一）機密類:具有專利性、獨特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機 密文件，應(yīng)依本規(guī)定辦理。（二）A類:凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核 閱后始得分文辦理。（三）B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。（四）C類:一般通知或參考性的函件無須呈判者， 僅登記分文直接 交經(jīng)辦部門處理后歸檔。（五）其他類:與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無 需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第十條收發(fā)文登記單（一）第一聯(lián)為收（發(fā)）文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存 查。（二）第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)

48、人員收回， 按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。（三）第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按 處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時稽催督導(dǎo)用。（四）第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、末結(jié)案分 類存查。（五）第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán) 判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十一條 收（發(fā)）文字號的制定管理（一）對外行文的字號1. 公司：X1X2 （X3）總字第OOOO號。X1X2為公司簡稱；X3 為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；OOOO為公司收（發(fā)）文流水號。2. 事業(yè)部（含直屬部門）X1X2 （X3） X4及字第OOOO號（及

49、為事 業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理 ）。3. 營業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。（二）對關(guān)系企業(yè)行文的字號1. 由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理2. 總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。（三）收發(fā)文編號1 .由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列?！睒I(yè)務(wù)接洽 便函另行編定，亦采流水號碼一文一號編列。2. 復(fù)文以收文號碼為發(fā)文號碼，如有二號以上來文并案處理，以最后的收文號碼為發(fā)文號碼。3. 主動發(fā)文號碼與一般收復(fù)文號碼采取同一編號順序。與外界來往文件第十二條收文（一）登記、分文來文由收發(fā)人員拆封后，于收（發(fā)）文登記單登記收文編號、 收文日期、來文者、來文字號、來文

50、日期、附件及摘要后，送分文人 員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。（二）文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收（發(fā)）文登記單第一聯(lián)，依收文 編號之流水號碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記人收 （發(fā)）文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于 分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予 以整理為文件催辦之用。（三）文件交辦經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記人收（發(fā)）文登記單第二、四、五聯(lián)，留存第二聯(lián)按處理日期之先后整理稽催 督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。（四）文件處理1經(jīng)辦

51、人辦理文件時，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。2. 經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收（發(fā)）文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄（如不敷使用時，得以文書簽辦單補充， 簽辦單隨同收（發(fā)）文登記單第五聯(lián)流程處理，并填記預(yù)定保存期限 及銷案或待復(fù)日期后連同來文（復(fù)文時需附復(fù)文稿）經(jīng)呈判后打字、校 對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收（發(fā)）文登記單第三聯(lián)抽出錯案。3. 收發(fā)人員收到辦妥的來文及收（發(fā)）文登記單第四、五聯(lián)時:A如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號 及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文 件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人B如需復(fù)文者

52、，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封 發(fā)投郵;來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、 五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的 第二聯(lián)銷案（如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽 催），再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本 留存。4. 來文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞第十二條主動發(fā)文（一）擬稿、登記經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附”收（發(fā)）文登記單一式五聯(lián)， 填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定 保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄， 呈部

53、門主管會核稿人員經(jīng)判行，送 收發(fā)人員編號，轉(zhuǎn)打字、校對后，送交文書管理部門收發(fā)人員。（二）發(fā)文處理收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收（發(fā)）文登記單代一式五聯(lián)，即將 發(fā)文文件及原稿送請監(jiān)印人員用印。 文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián) 依收發(fā)文編號的流水號裝訂；無須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案， 如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依 待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其 類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后， 第四聯(lián)交還經(jīng)辦 人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。第十四條外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外， 收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案， 將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一 聯(lián)，并將收文日期及字號轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)， 經(jīng)辦部門接 到復(fù)文時，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第 四聯(lián)填記收支日期及字號。關(guān)系企業(yè)來往文件第十五條行文方式（一）正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一 般性的規(guī)定、通知、公告等函件無需復(fù)文時，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手 續(xù)，受文部門則依下列方式處理：1. 主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續(xù)。2. 總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總 經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬