某大型集團(tuán)招待管理制度

1、制度名稱(chēng)某集團(tuán)招待管理制度制度編號(hào)FY -HR-003(1.0)制度版本V1.0主辦部門(mén)人資行政中心監(jiān)督檢查者總裁辦審核部門(mén)總裁辦解釋權(quán)歸屬人資行政中心簽發(fā)日期制定目的為了規(guī)范公司出差管理，明晰各項(xiàng)人力資源管理流程。適用范圍適用于XXX集團(tuán)約束對(duì)象規(guī)章制度編寫(xiě)、撰稿者涉及的相關(guān)制度文控中心管理制度起草人起草日期2013年8月審核人審核日期變更/修訂情況說(shuō)明變更版本號(hào)變更條款變更原因及內(nèi)容變更日期管理者代表審核會(huì)簽職務(wù)簽字日期職務(wù)簽字日期批準(zhǔn)執(zhí)行人批準(zhǔn)執(zhí)行日期制度分發(fā)部門(mén)（簽收）部門(mén)簽收日期部門(mén)簽收日期制度名稱(chēng)招待管理制度受控狀態(tài)編號(hào)FY-HR-003（1.0）執(zhí)行部門(mén)集團(tuán)及各子公司監(jiān)督部門(mén)人資

2、行政中心生效日期第一章總則第一條總則為規(guī)范管理公司的招待工作，厲行節(jié)約，有效控制招待費(fèi)用，嚴(yán)格 執(zhí)行內(nèi)控管理各項(xiàng)規(guī)定，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于集團(tuán)本部及各子公司第三條招待原則：1、堅(jiān)持熱情、誠(chéng)懇、周到、節(jié)約、歸口招待、分級(jí)限標(biāo)、嚴(yán)格控制、 統(tǒng)一管理；2、堅(jiān)持安全第一原則，包括客人食宿安全、財(cái)物安全、交通安全等;3、堅(jiān)持請(qǐng)示匯報(bào)制度，凡遇到超出職權(quán)范圍，難以解決的問(wèn)題，應(yīng) 主動(dòng)請(qǐng)示。第四條招待范圍及類(lèi)型1、對(duì)外招待是指政府部門(mén)、重要性業(yè)務(wù)招待、公司重要客人或因公 司業(yè)務(wù)需要特殊招待的客戶(hù)。2、內(nèi)部招待是指參加會(huì)議、培訓(xùn)、高層管理人員入職招待、部門(mén)員工聚會(huì)等公司內(nèi)部需招待的。3、其

3、他因工作需招待的。第五條招待標(biāo)準(zhǔn)公司招待工作實(shí)行分級(jí)限標(biāo)的原則1 、餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)招待類(lèi)型客戶(hù)級(jí)別招待標(biāo)準(zhǔn)陪同人員備注對(duì)外招待公司重要客戶(hù)或企 業(yè)負(fù)責(zé)人200元/人董事長(zhǎng)、董事長(zhǎng)秘書(shū)、 總裁及業(yè)務(wù)歸口部門(mén)煙灑另算客戶(hù)企業(yè)總監(jiān)以上150元/人董事長(zhǎng)、董事長(zhǎng)秘書(shū)、 總裁及業(yè)務(wù)歸口部門(mén)煙酒另算一般客戶(hù)、外來(lái)較重 要來(lái)客100元/人總裁及業(yè)務(wù)歸口部門(mén)煙酒另算普通客戶(hù)及人員50元/人歸口部門(mén)煙酒另算普通外來(lái)業(yè)務(wù)人員 或外來(lái)面試人員公司食堂客 餐歸口部門(mén)/人資行政部 門(mén)內(nèi)部招待高管入職、高管聚餐 或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的員工 活動(dòng)聚餐50-80元/人董事長(zhǎng)、總裁、人資行 政總監(jiān)、歸口部門(mén)煙酒另算部門(mén)聚會(huì)50元/人部門(mén)員工含

4、煙酒說(shuō)明:1、 招待用餐時(shí)須嚴(yán)格控制陪同人數(shù)，實(shí)行對(duì)口接待且本公司陪同人員需1人以上且不得超過(guò)對(duì)方 人員半數(shù)，特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、為增強(qiáng)部門(mén)員工凝聚力，部門(mén)每年可申請(qǐng)一次員工聚餐。2、招待住宿標(biāo)準(zhǔn)客戶(hù)級(jí)別住宿標(biāo)準(zhǔn)董事長(zhǎng)重要賓客300-550 元董事長(zhǎng)普通來(lái)客300元總監(jiān)/總經(jīng)理以上300400 元部門(mén)經(jīng)理/公司普通來(lái)客150-320 元一般客人員工宿舍3、客情標(biāo)準(zhǔn)（1）、公司規(guī)模性、綜合性、大綜性客情統(tǒng)一由集團(tuán)董事辦組織開(kāi) 展，各需求部門(mén)將計(jì)劃報(bào)董事辦，由董事辦匯總后統(tǒng)一進(jìn)行安排。（2）部門(mén)及子公司有客情需求由部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)情況申請(qǐng)，填寫(xiě) 交際應(yīng)酬審批單，依據(jù)XX集團(tuán)授權(quán)管理手冊(cè)逐級(jí)進(jìn)行

5、審批。第二章職責(zé)分工第六條 凡屬來(lái)公司參觀(guān)、訪(fǎng)問(wèn)、指導(dǎo)、學(xué)習(xí)及入駐研討工作的重要 賓客或知名企業(yè)重要客戶(hù)，由總裁辦登記，歸口部門(mén)接待的辦法，誰(shuí)接 待、誰(shuí)負(fù)責(zé)，貫徹始終。第七條 歸口部門(mén)要在賓客到來(lái)前， 需提前通知總裁辦，聯(lián)絡(luò)好有關(guān) 事宜，提出書(shū)面的外來(lái)賓客參觀(guān)申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，逐級(jí) 上報(bào)審批。除董事辦接待工作外，總裁辦是公司接待工作的管理者，公 司級(jí)重大接待活動(dòng)由總裁辦負(fù)責(zé)，如重要來(lái)賓前來(lái)參觀(guān)、訪(fǎng)問(wèn)，需及時(shí) 上報(bào)總裁和董事長(zhǎng)，并由歸口部門(mén)和總裁辦共同承辦招待事宜。國(guó)家、 市、省級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)視察、指導(dǎo)或董事長(zhǎng)交待的重大招待由董事辦和總裁 辦共同承辦招待事宜。第三章招待規(guī)定第八條招待審批

6、流程1、 凡有招待需求的，須事前填寫(xiě)招待申請(qǐng)單，寫(xiě)明經(jīng)辦人、經(jīng) 辦部門(mén)、陪同人數(shù)及級(jí)別和招待對(duì)象、人數(shù)、級(jí)別、事由、時(shí)間、地點(diǎn)、 方式等。依據(jù)XX集團(tuán)授權(quán)管理手冊(cè)進(jìn)行逐級(jí)審批，特殊情況、突發(fā) 性招待事后須在三個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)須將審批后的招 待申請(qǐng)表作為附件與報(bào)銷(xiāo)票據(jù)一起報(bào)財(cái)務(wù)部報(bào)批，否則不予報(bào)銷(xiāo)。2、在實(shí)際操作中，招待費(fèi)用按照總體的預(yù)算進(jìn)行控制，對(duì)于超出預(yù)算的費(fèi)用和因特殊情況而發(fā)生的重大單項(xiàng)費(fèi)用，則必須按XX集團(tuán)授權(quán)管理手冊(cè)規(guī)定簽批。第九條招待辦法實(shí)行憑單接待，登記備案的辦法。1. 憑單接待。接待歸口部門(mén)在來(lái)賓到達(dá)前，必須提前一日（重大接 待須提前三日）報(bào)批。2. 登記備案?？偛?/p>

7、辦接到招待申請(qǐng)單并進(jìn)行審核，須總裁出席 的，由總裁辦負(fù)責(zé)接待，并做好接待準(zhǔn)備工作，必要時(shí)應(yīng)向總裁、人資 行政總監(jiān)匯報(bào)接待工作。3、 在接待過(guò)程中，需臨時(shí)購(gòu)買(mǎi)的物品（如煙、茶等有關(guān)物品）， 須經(jīng)董事長(zhǎng)或總裁同意后方可購(gòu)買(mǎi)，事后補(bǔ)辦報(bào)批手續(xù)。4、招待報(bào)銷(xiāo)一事一報(bào)，不得將同一次招待產(chǎn)生的費(fèi)用拆分報(bào)銷(xiāo)，超 出部分須注明原因一起報(bào)銷(xiāo)。第十條公司重大接待活動(dòng)流程（一）擬定接待方案1. 公司重大接待歸口部門(mén)應(yīng)對(duì)招待的目的、性質(zhì)、特點(diǎn)、程序、賓 客的基本情況（如性別、年齡、職務(wù)、生活有無(wú)特殊要求）以及接待負(fù) 責(zé)部門(mén)及負(fù)責(zé)人等信息制定出可行性接待方案報(bào)總裁辦審批，原則上總 裁辦為主辦方，歸口部門(mén)為執(zhí)行部門(mén)。2.

8、 制訂接待方案應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（1）接待計(jì)劃內(nèi)容須盡量詳細(xì)周密。日程安排要體現(xiàn)出高效率、快 節(jié)奏。（2）主要內(nèi)容應(yīng)包括：食宿地點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)日程、禮儀安排、接 送安排、陪同人員、交通用車(chē)、宣傳報(bào)道、善后工作安排等。（二）接待方案實(shí)施前期準(zhǔn)備工作1. 負(fù)責(zé)接待歸口部門(mén)制訂接待方案，根據(jù)XX集團(tuán)授權(quán)管理手冊(cè)逐級(jí)審批后，組織實(shí)施。2. 明確參加人員。歸口視接待需要確定參加人員，如需其他部門(mén)相關(guān)人員參加，則通知部門(mén)負(fù)責(zé)人，由其落實(shí)本部門(mén)參加人員。3. 分配接待任務(wù)。召集參與接待工作的全體人員，將任務(wù)逐項(xiàng)分配，把責(zé)任落實(shí)到人，同時(shí)把接待日程印發(fā)給有關(guān)人員，便于提前準(zhǔn)備，相 互協(xié)同配合。4. 歸口部門(mén)要在

9、賓客到達(dá)前， 檢查落實(shí)接待各環(huán)節(jié)安排情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。（三）接待方案的實(shí)施1 、安排食宿：接待人員應(yīng)嚴(yán)格按照總體的預(yù)算控制進(jìn)行接待安排。2、商定活動(dòng)日程：住宿用餐安排妥后，接待人員應(yīng)與來(lái)客中的負(fù) 責(zé)人商定活動(dòng)日程，如需變動(dòng)，在充分尊重來(lái)客意愿基礎(chǔ)上，對(duì)原定日 程作適當(dāng)修改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)。3、組織活動(dòng)：接待人員要按日程精心安排組織各項(xiàng)活動(dòng)，預(yù)訂返 程車(chē)（機(jī)、船）票。4、收尾工作：有關(guān)部門(mén)要協(xié)助歸口部門(mén)做好接待后的收尾工作。 包括向客人征詢(xún)意見(jiàn)，把訂好的返程車(chē)（機(jī)）票交給客人，請(qǐng)客人辦理 有關(guān)離開(kāi)手續(xù)，確定離開(kāi)住地時(shí)間，安排交通工具、送站，結(jié)算各種帳 目等。（四）接待

10、過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：1、在接待過(guò)程中，有關(guān)各方既要必須嚴(yán)格按照接待方案行事，又 要及時(shí)妥善地彌補(bǔ)接待方案中難免出現(xiàn)的疏漏，機(jī)動(dòng)靈活地處理接待工 作中可能出現(xiàn)的各種變化，保證接待工作的順利進(jìn)行。2、凡工作餐，中午一律不準(zhǔn)飲酒；其他招待外來(lái)人員的用餐場(chǎng)合，陪餐人員必須飲酒的，必須適量，不得因酒誤事或損害單位形象。第十一條 接待要求及禮儀1、接待人員要保守公司秘密，不經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，不得讓客人隨意查閱資料和超規(guī)定范圍參觀(guān)，如客人提出超范圍要求， 接待人員應(yīng)婉言謝絕，在特殊情況下，須請(qǐng)示部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。2、公司門(mén)衛(wèi)要注重保安人員形象，對(duì)客人出入要致禮，如發(fā)現(xiàn)客人中有違反公司規(guī)定行為，要禮貌檢查和制止

11、，并確保不出現(xiàn)騷亂現(xiàn)象， 同時(shí)向部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)報(bào)告。3、保安人員要配合接待人員做好外來(lái)賓客的人身安全和物品安全工 作。4、各歸口接待部門(mén)要在客人離開(kāi)前，請(qǐng)客人提出反饋意見(jiàn)，以便總 結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，克服不足之處。第十二條違紀(jì)管理1、接待人員對(duì)招待費(fèi)用、人數(shù)、私客公待等弄虛作假、營(yíng)私舞弊，做有損公司利益的行為， 除退還臟款外，另給予100-200元罰款，并 通報(bào)批評(píng)。2、虛報(bào)或多報(bào)招待費(fèi)用，情節(jié)嚴(yán)重的可給予辭退。3、招待負(fù)責(zé)人要按業(yè)務(wù)需要進(jìn)行安排，嚴(yán)格控制標(biāo)準(zhǔn)，防止奢侈浪費(fèi)，造成安排不妥、浪費(fèi)等現(xiàn)象的，由招待負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。第四章附則第十三條 本制度制定、修定、解釋權(quán)歸人資行政中心； 本制度未盡 事宜，

12、另行補(bǔ)充第十四條 本制度各審批流程依據(jù)公司 XX集團(tuán)授權(quán)管理手冊(cè)執(zhí) 行。子公司如本制度未有未盡之處，可根據(jù)本公司情況另行制定，須報(bào) 集團(tuán)審核批準(zhǔn)。第十五條 附件：交際應(yīng)酬申請(qǐng)表使用表單：交際應(yīng)酬申請(qǐng)表、招待管理流程、流程操作說(shuō)明編制人日期審核人批準(zhǔn)人日期日期發(fā)行變更記錄:版本號(hào)變更條款變更內(nèi)容變更日期附表一：XX集團(tuán)交際應(yīng)酬申請(qǐng)表申請(qǐng)日期憑證編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)部門(mén)對(duì)方單位預(yù)計(jì)用餐金額禮品數(shù)量預(yù)計(jì)禮品金額招待方式招待地點(diǎn)陪同人員共人事由：初審復(fù)核批準(zhǔn)附件三：招待管理流程附件四：流程操作說(shuō)明:公司名稱(chēng)XXXXX集團(tuán)制度及版本編號(hào)：FY-HR-003(1.0)流程名稱(chēng)招待申請(qǐng)管理流程流程圖編號(hào)FY-HR

13、-003-1子流程名稱(chēng)執(zhí)行日期2013/8/5流程負(fù)責(zé)人集團(tuán)人資行政總監(jiān)執(zhí)筆人田茂芬步 驟節(jié)點(diǎn)名稱(chēng)對(duì)應(yīng)部門(mén)對(duì)應(yīng)崗位節(jié)點(diǎn)控制說(shuō)明輸出文檔1制訂岀差計(jì)劃申請(qǐng)部門(mén)部門(mén)經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)出差員工事先填寫(xiě)公司員工出 差單，認(rèn)真、詳細(xì)地寫(xiě)明每項(xiàng)內(nèi) 容出差員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人在 員工出差單上簽字行政中心檢查員工出差單的 內(nèi)容是否完整，如有漏項(xiàng)，返回 出差人員重新填與人資行政中心為出差員工辦理 出差手續(xù)，財(cái)務(wù)中心備案出差申請(qǐng)表2岀差管理財(cái)務(wù)管理中心財(cái)務(wù)經(jīng)理/財(cái)務(wù)總監(jiān)員工出差過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公 司員工出差管理制度，控制各種 費(fèi)用的花銷(xiāo)員工出差完畢，及時(shí)整理各種 費(fèi)用發(fā)票出差員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 發(fā)票是否超過(guò)公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。若 員工出差費(fèi)用超過(guò)公司規(guī)定的 標(biāo)準(zhǔn)，則需要公司高層相關(guān)負(fù)責(zé) 人審批；如果員工出差未超過(guò)公 司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，則由出差員工所在 部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)中心檢查核對(duì)員工出差費(fèi) 用是否超過(guò)公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)岀差管理制度.3岀差報(bào)銷(xiāo)財(cái)務(wù)管理中心經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，財(cái)務(wù)中心向出 差人員報(bào)銷(xiāo)有關(guān)出差費(fèi)用出差人員在報(bào)銷(xiāo)單上簽字確