公文寫作寶典

1、五、 請 示 請示的概念 請示適用于向上級機關請求指導、批準。請示屬上行文 。請示的作用在于請示工作并要 求上級批復。請 示產生于事前，不可“先斬后奏”， 這是請示區(qū)別于報告的主要特征之一 。 請示的特征：本級機關在職權范圍內，上級方針政策已經的問題，不必請示而應自行處理。 一般而言，須向上級請示的問題主要有以下情況： 屬于上級明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項； 對現行方針、 政策、 法令、規(guī)章、制度不甚了解， 有待上級明確答復才能辦理的事項； 工作中發(fā)生了新情況、 新世界問題， 而又無章可循， 有待上級明確指示才能辦理的情 況； 因情況特殊難以執(zhí)行現行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項；

2、 因意見分歧，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項； 有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事關重大，為防止工作中失誤，需請示上 級審核的事項； 超出本級權限，需要上級機關明確指示的事項。 請示的寫作格式 請示由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關、日期構成。 標題 一般由請示單位、請示事由、文種或請示事由和文種組成。 正文 正文一般由三個部分組成： （一）請示緣由。提出請示的原因和理由。 （二）請示事項。 就是提出有關問題要求上級指示或批準， 有的要求提出解決問題的建議和 意見，供上級機關參考。提出的請示，要符合有關方針、政策，切實可行，不可矛盾上交。 （三）請示要求。 應明確提出要求解

3、決問題的方法或途徑， 常用“是否妥當， 請批示”、 “妥 否，請批示”、“如無不妥，請批轉有關單位執(zhí)行”等等。 撰寫請示的注意事項 （一）堅持一事一請示。 （二）請示應只主送一個機關，切忌多頭主送。 （三）不可越級請示。 （四）不可請示和報告混用。 （五）請示的語氣必須謙恭，不能以決定的口吻說話，在寫請示事項時，只能寫“擬”怎么 辦，不能寫“決定”怎么辦。 （六）請示未獲上級批復前，不得將公文抄送自己的下級機關。 （七）為了提高解決問題的效果，在撰寫請示時， 可提出兩個或多個解決問題的方案， 并指 明傾向性意見。 （八）在所陳述的情況和理由比較復雜的情況下，可用各種附件作詳細說明，以簡化正文。

4、 （一）概念 請示是適用于向上級機關請求指示、批準時使用的一種公文文種。 請示的適用范圍是： 向上級機關請求指示、批準的事項 。 請示是一種期復性的上行文， 是下級機關向上級機關反映并請求幫助解決疑難問題的重要公 文，它使下級機關通過公文往復接受上級機關的決策意見， 解決本機關、 單位在公務活動中 待處理的具體問題。 陳述意見， 請求指示 。對在本地區(qū)、 本單位即將發(fā)生或已經發(fā)生的原則性的重大問題， 按成 規(guī)難以處理的問題； 執(zhí)行上級統(tǒng)一規(guī)定有困難的問題等， 都可以也必須及時向上級機關說明 情況并提出建設性意見，請求上級給予明確指示。 提出問題，請求幫助。 在工作中遇到不可預見的困難，或對解決

5、面臨的問題，本單位、本部 門因職權所限無權處理，都要迅速向上級反映問題，請求幫助解決。 說明情況， 請求裁決。對在工作中遇到的尚無明確規(guī)定的新問題等時， 應及時上報，請求上 級給予指示。 提出建議，請求解決 。對有關政策、法規(guī)或上級機關規(guī)定、指示的界限理解不全面、把握不 準確時，要及時請求上級機關給予明確、具體解釋。 （二 ）特點 1、行文方向的定向性 請示只能發(fā)往固定的、明確的上級機關，使其予以批復。 2、行文內容的請求性 請示是向上級機關請求指示和批準的公文，具有請求的性質。 （與報告對比， 報告是向上級 機關匯報工作、 反映情況、 答復上級機關的詢問或要求的公文， 具有陳述的性質） 3、

6、行文目的的求復性 請示的目的是請求上級批準，解決某具體問題，要求作出明確答復。 （與報告對比，報告的 目的則在于使上級知道掌握某方面或階段的情況，不要求批復） 4、行 文時機的超前性 請示所反映的內容、 涉及的事項一般來說都是即將發(fā)生或將要遇到的， 行文一般在事前進行。 下級機關只有得到批復后，即獲得上級機關明確指示或批準，才能按上級的意見進行工作， 處理有關問題，決不能“先斬后奏”。 （報告則可在事后行文，也可在工作進行中行文，一 般不在事前行文） 5、請求事項的單一性 請示的事項只能是一件事或一個問題， 不能一文數事， 以避免因給上級機關批復造成困難而 貽誤工作。（報告可以一文一事，也可一

7、文數事） （三）類型 從內容、目的的角度，請示通?？煞譃槿缦聨最悾?1、求示性請示 本單位在工作中出現了新情況， 遇到疑難問題，無章可循，且關系重大，須領導機關給予指 示；或因情況特殊，難以執(zhí)行現規(guī)定，提出政策性措施，要待上級機關批示后再行實施的。 2、求準性請示 下級機關請求上級機關審核批準某事項或開展某項工作的請示， 屬于請求批準的請示。 這類 請示多用于機構設置、審定編制、人事任免，重要計劃、決定，重大決策，大型項目安排等 事項，這些事項按規(guī)定本級機關無權決定，必須請示上級機關批準。 這類請示還包括，為完成上級機關交辦的事項，或實施本單位重要項目而缺少人力、財力、 物力，不滿足這些條件就

8、難以成就的，報請上級機關批準調撥使用。 3、求批性請示 業(yè)務部門對工作作出安排， 提出具體辦法， 但不能要求行政機關執(zhí)行， 便呈請上級機關認定 形成批轉性公文。 于是，部門意見轉化為機關的決策， 下級機關即可照此辦理了。 （四）寫作 P29 1、請示的結構寫法 請示的結構形態(tài)包括：標題、主送機關、正文和落款署時等 。 （1）標題 請示的標題一般由發(fā)文機關、事由、文種三者構成。有時為簡潔起見，可去掉發(fā)文機關，由 事由和文種兩部分組成。 （2）正文 正文可分三部分： 一是 事由（或引據）。寫 明請示的起因，即請求指示和批準事項的依據，一般可運用敘事、 說理相結合的表達方式， 說明為什么要請示及請示

9、的緣由，事實要清楚，說理要充分， 用語 要簡練，把為什么要請示說明白。 二是請示事項（或主體）。 寫明請示事項，即要求給予指示、批準的具體問題和事情，必須 敘述清楚，講清問題和事情的基本情況，遇到什么困難，有什么問題，要直陳其事，簡潔明 了。如果是請示批撥資金、物資，則應寫明需要的金額、品名、規(guī)格及數量等；如果是請求 對某一工作的指示或對處理某項問題的批準， 則應提出自己的意見或處理辦法； 如果有兩種 以上的方案或意見，則應表明自己的傾向性意見，以便于上級機關作出正確的判斷和決策， 從而得到及時準確的回答。 三是結尾（請示要求） 。同樣單獨設段。雖然通常只用寥寥幾筆，都是表明行文機關基本要 求

10、的部分，要精心設計，謹慎用字。常用的結語有“ 妥否，請批示”，“以上意見當否， 請批復”，“上述意見如無不當（妥），請批轉有關地區(qū)（部門）執(zhí)行”等。 2、請示的格式要求 一般由秘密等級及保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機 關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā) 日期等部分組成。 （五）注意事項 1、堅持一文一事。一份“請示 ”要由上級機關同一部門批復。反之，一文數事，要由幾個 部門回答，則必然貽誤工作。 2、不能越級請示 。各級機關都有一定的權限， 上下級機關之間也有一定的分工和職責范圍， 因此在請示工作時，一般要逐級向上

11、請示。 3、不要多頭主送。 一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關應用抄送形式。有的單位 認為同時向上級幾個部門報送一個請示， 會引起重視， 殊不知都管都不管， 都不予批復反而 誤事。 4、請示原則上不同時抄送下級機關 。請示中的意見在未被批準之前并不生效，所請示的事 項也常有不予批準的， 因此， 除極特殊的情況外， 請示原則上不同時抄送給下級機關。 5、除領導直接交辦或特別緊急的事項外，“請示”不得直接送領導者個人。凡屬上級機關 已有明確規(guī)定，下級單位職權范圍內能夠解決的問題，應當自行解決，不應將矛盾上交。 六、報告 （一）概念 報告是適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問

12、時使用的一種公文文 種。 從上述報告的概念，可以看出，報告的適用范圍是： 向上級機關匯報工作，反映情況，答 復上級機關的詢問。 根據領導同志要求和實際工作需要， 為防止需要上級機關辦理的意見或 建議夾帶于 “報告” 中， 同時考慮新增加了 “意見” 這個文種， 新的公文處理辦法在 “報告” 的適用范圍中刪去了“提出意見或建議”的內容。 報告是屬于陳述性的上行文種，是上下級之間溝通情況，協調工作的重要公文。 它使上級 機關能夠及時了解下情， 掌握下級機關的工作情況， 從而更好地指導下級機關正確貫徹執(zhí)行 黨的路線、方針、政策，避免被動，爭取主動，減少工作中的失誤。報告屬使用頻率較高的 上行公文，適

13、用范圍較廣，在公務活動中的意義、作用也比較重要。 反映情況，傳遞信息。了解情況，掌握政策，是領導機關的兩大職能。而了解情況是掌握政 策的基礎，是實行科學管理和正確決策的基本要素。通過報告，經常向上級機關反映情況， 傳遞信息，是下級機關的一項重要任務。 匯報工作， 爭取支持。 定期的階段性工作匯報和不定期的重要工作匯報， 使上級機關能及時 掌握本單位、本部門的工作進度情況，有利于取得上級機關的支持和幫助。 說明情況， 答復詢問。 對上級機關提出的詢問， 下級機關要以報告的形式認真負責地給予答 復，及時說明情況，便于上級機關作出決斷。 （二）特點 1、行文的單向性 報告一般不需要受文機關批復和反饋

14、，屬一種單向行文。 2、時限的不定性 報告所反映的內容、涉及的工作，是正在進行中（指一個階段已完成）或已經完結的事項， 行文可根據實際情況，隨時進行，文于事具有相對的滯后性。 3、內容的廣泛性 報告的內容一般不受限制， 可以是一文一事， 也可以是一文數事， 反映多方面的情況。 4、寫法的靈活性 報告種類較多， 一般行文篇幅較長， 結構安排不拘一格， 怎樣分層分段要視具體內容和行文 目的而定， 因文而異。這種文體在寫法上具有相對的靈活性， 在文字表達方式上， 以陳述性 語言為主。 （三）類型 報告種類較多，可以從用途、性質、內容等方面劃分。按其行文目的、作用不同， 可分為工 作報告、一般情況報告

15、、答復上級機關詢問報告 等等；按起內容和表達的形式不同，可分 為 專題報告和綜合報告 。 工作報告主要是就某一階段工作進展的情況向上級機關或大會所作的匯報， 它著眼于對前一 階段的工作總結， 同時一般性的分析存在的問題， 并有針對性地提出下步工作的意見。 一般情況報告指向上級機關反映情況的報告， 即及時把本地區(qū)、 本單位發(fā)生的重大問題， 在 一定范圍內帶有傾向性的情況， 向上級機關報告。 情況報告與工作報告的不同之處主要在于， 情況報告不局限于某一具體工作， 不講具體工作進展情況， 只講客觀存在的或突然發(fā)生的情 況。 例如向上級機關反映自然災害的情況，突發(fā)事件的情況。 這類報告的特點是時效性很

16、 強，發(fā)生的事情， 要非常及時的向上級機關報告， 有些情況要用電話先報告， 然后書面報告。 答復上級機關詢問的報告， 顧名思義， 例如上級領導對群眾來信來訪中反映的問題， 或文件 材料中反映的問題， 批示下級機關查辦， 或詢問有關情況，下級機關辦理完畢，需用書面形 式答復上級機關。 綜合報告是反映本地區(qū)、 本單位全面工作情況的， 常常采用工作總結與工作計劃相結合的表 現形式，如在各類代表大會上所作的“工作報告”。而專題報告則是專門反映本地區(qū)、本單 位、某一方面情況的，有時也用于答復上級機關的詢問。 （四）寫作 1、報告的結構和寫法 由于報告種類不同，行文目的不同，寫法也不盡相同。報告一般由標題

17、、主送機關、正文和 落款等組成。 （1）標題 報告的標題一般由發(fā)文機關、事由、文種三者構成，可以根據需要省略發(fā)文機關，但事由 和文種不能省略。 （2）正文 報告正文分三部分： 引據。簡明扼要地講清楚發(fā)文的背景、緣由或依據，可以成為全文的提要，即“重片言以居 要，乃一篇之繁榮”，便于讀者有個總概念。在這部分最后，通常的習慣性過渡用語是“現 將有關情況報告如下”之類，以此領起下文。 主體。即報告事項部分， 要敘述報告的具體內容。 如果內容較多， 篇幅較長， 可采用分題式、 分條式或兩者相結合的方法進行敘述。 對于工作報告， 應寫明做了哪些工作， 取得哪些成果。 然后概括出基本經驗， 再寫明存在的主

18、要問題和下一步工作意見。 對于答復報告， 則應強調 針對性，緊緊圍繞上級機關的詢問和要求，寫清問題，表明態(tài)度，提出意見。 結語。通常使用以下習慣性用語： “特此報告” 或“專此報告” 等；工作報告， 結語可用 “以 上報告，請審閱”。 （3）落款 包括發(fā)文機關和發(fā)文時間。 2、報告的格式要求 一般由秘密等級及保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機 關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā) 日期等部分組成。 （五）注意事項 1、報告寫作的一般要求 在掌握充分材料的基礎上， 進行綜合分析， 提煉出正確的主題和新穎的觀點， 然后用簡潔

19、的 語言來表述，具體要求做到： （1）主題要明確，思路要清晰； （2）觀點要鮮明，內容要真實、具體； （3）重點要突出，文字要簡練； （4）報告中不能夾帶請示事項。 2、綜合報告的寫作要求 由于綜合報告的特點，因 此在撰寫時，往往要匯總各方面的情況和材料，既有正面的，也 有反面的；既有具體的，也有概括的；既有典型的，也有一般的 ，等等。但是報告的篇幅 極其有限，因此沒有必要也不可能“包羅萬象”，將所有材料不加選擇一律寫入文中。 “綜 合”決不是搞材料堆積， 這樣就必須采取正確方法， 對所獲取的材料進行認真的整理和加工， 從中遴選出切當的、 最能充分而有力的說明問題的材料， 以便更好的表現和烘托

20、全文的主旨。 要做到這一點， 并非輕 而易舉之事。 一般來講， 必須認真處理好以下幾種關系： （1）“點”與“面”的關系。 “點”是指反映局部問題、 個別事例、 特殊情況的材料； “面” 是反映全局問題、整體概貌、一般情況的材料。在篩選和組織材料時，除運用必要的“面” 上的概括材料外，還要運用“點”上的典型材料，二者相輔相成，互為補充。只有這樣，才 能使行文內容充實具體，說服力強。否則，僅有“點”而無“面”，則必然導致報告內容零 碎、狹窄，給人以紛亂感；相反，僅有“面”而無“點”，則會使報告內容失之空泛，缺乏 力度。 （2）“詳”與“略”的關 系。撰寫報告必須對材料進行合理的安排和組織，做到重

21、點突出， 詳略得當；主次分明。對于重點內容則詳寫，使之居于主導、突出地位，反之，則略寫甚至 不寫。所謂“重點”，一般是指：能夠影響全局的工作或情況的材料；能夠對當前或今后工 作有重要指導或推動作用的材料， 能夠代表和反映本機關或本地區(qū)工作中存在的帶有普遍性 或傾向性問題的材料，等等。撰寫綜合報告，必須緊緊圍繞這些“重點”內容進行敘寫，筆 墨要凝練、集中；重點材料要詳細具體 ，用墨宜多，一般性材料則略寫，惜墨如金。切忌 信筆撥灑，平分秋色，不分主次，眉毛胡子一把抓。否 則會嚴重影響報告的質量。 （3）“事”與“理”的關系 ?！笆隆奔从嘘P工作或事件情況，“理”即對工作或事件情況 進行分析、議論。一

22、篇優(yōu)秀的綜合報告還應是“事”與“理”的高度統(tǒng)一體。爭取處理好二 者之間的關系是寫好綜合報告的重要環(huán)節(jié)。 撰寫時既要將有關的事實情況詳盡、 具體的加以 敘述， 又要對其進行必要的分析， 提出問題的實質， 說明本機關已經做的工作或擬采取的解 決辦法。 只有事實， 沒有精要的分析， 所撰寫的報告必然失于現象的羅列， 搞成 “流水賬” ； 相反，只有分析、說理而無必要的事實作基礎和論據，所撰寫的報告必然失于空洞浮泛。 3、專題報告的寫作要求 專題報告是下級機關將本機關或地區(qū)的某項工作、 某個問題、 某一事件或某一方面的情況向 上級機關所作的報告。根據具體內容的不同， 這類報告又包括建議性報告、 答復性

23、報告、檢 討性報告，等等。其特點是內容集中、單一，篇幅較短，便于上級領導及時閱知和處理。在 實際工作中，專題報告的使用頻率極高， 而綜合報告則相對較少。 要寫好專題報告，需要認 真把握如下幾個問題： （1）速度要快。專題報告應當就工作中發(fā)現的新情況、新問題及時向上級機關作出報告， 切莫“貽誤時機”。 （2）內容要專。專題報告要“一事一報”，內容明確集中、單一，便于領導了解和掌握， 從而有針對性地作出處理。 （3）情況要實。專題報告對工作過程和成績的表述，對有關情況的敘寫，必須做到從實際 出發(fā)， 實事求是。要如實反映事物發(fā)展的本來面目和客觀過程，切忌言過其實，或者為了達 到某種目的，隨意“揚善”

24、或“隱惡”。否則，就會從根本上失去專題報告的存在價值，嚴 重者還會給領導提供虛假信息，造成決策上的失誤，其后果不堪設想。 （4）篇幅要短。專題報告在文字上應力求簡潔，做到短小精悍。要做到這一點，要求公文 寫作人員必須深入實際， 認真進行調查研究， 弄清事物發(fā)生、 發(fā)展和變化的全過程，從中提 取重點，抓住問題的實質。 七、通知 （一）概念 通知是適用 于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公 文 ，傳達要求下級 機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項、任免人員。 （二）特點 1、使用范圍的廣泛性。通知是一種非常靈活的文種，在使用主體上，上至國務院、下至最 基層的單位，都可使用。在通知

25、內容上，大至國家重大事項，小至單位內部一般事項，都可 用通知。 2、文種功能的指導性。通知作為下行文時，在文種功能上具有較強的指導性。特別是部署 和布置工作，批準和轉發(fā)文件等，都需明確處理問題的目的或指導思想、原則、方法和要求 等，闡述說明需要做什么、如何做、怎樣做等。通知一般都較為側重具體部署，因而其指導 性十分明顯。 3 、行文方向的不確定性。通知一般作下行 文，多為上級機關向下行文，但在平行單位之 只能表述告知性 間、不相隸屬單位之間也可使用通知，即其也可作平行文。作為平行文時， 或周知性的內容。重要的通知，一般在下發(fā)的同時，還要抄送上級機關。 （三）類型 通知大體上可劃分為批轉通知、

26、轉發(fā)通知、 傳達通知和任免通知四大類： 1、批轉通知 。 批轉下級機關公文，常見的有如下幾種情況： （1）批轉重要的行政措施。領導機關認為下級機關或所屬部門在其主管或歸口管理的業(yè)務 活動中所確定的重要行政措施，需要有關部門或下級機關貫徹執(zhí)行的，可用批轉通知下發(fā)。 （2）批轉帶有普遍性的重要事項的解決意見。一個或幾個同級機關，就有關其自身業(yè)務范 圍內的重要事項的解決， 提出處理意見， 要求上級機關指示、 批準，上級機關認為問題帶有 普遍性、 處理意見比較準確、 可行的， 通過使用批轉通知， 告知所屬的機關遵照執(zhí)行。 （3）批轉需引起各地重視和執(zhí)行的重要問題。上級機關對下級機關或所屬部門上報的請求

27、 上級支持和協調的問題， 以及上級機關認為下級機關或所屬部門上報的問題帶有普遍指導性 的，需引起各地重視或執(zhí)行的， 也常用批轉通知。 這種批準通知使用上較為普遍。 2、轉發(fā)通知。用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文。轉發(fā)機關不受等級等的限制，只 要符合規(guī)定，均使用轉發(fā)通知。一般而言，需轉發(fā)的公文，都應當是對本地區(qū)、本部門、本 機關或者本系統(tǒng)有指導意義或借鑒意義的。 尤其是對不相隸屬機關繁榮公文， 本級機關特別 要具備虛心學習、見賢思齊等胸懷，確有作用的，就應予以轉發(fā)。對上級機關的公文，特別 要認真研究， 要本著求精勿濫的精神， 區(qū)別處理， 使所轉發(fā)的公文確實發(fā)揮作用。 3、傳達通知。 用于傳達

28、要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項。主要有： （1）印發(fā)通知。本級機關制定的規(guī)章制度，需要下級機關或所屬部門執(zhí)行時以通知的形式 印發(fā)或頒布。 （2）單項事項通知。要求下級機關或所屬部門周知或辦理的事項，如啟用印章，調整、撤 消機構，依據形勢不同對下級或所屬部門提出不同要求的通知等。 （3）會議通知。以通知召開會議的有關事項為主要內容。一般性的會議，包括時間、地點、 內容、出席對象即可。大型、重要會議則要詳細通知。 4、任免通知。任命和免去干部職務，在地方行政機關用通知。如既有任命又有免去干部職 務的，通知標題中要有“任免”字樣；只有任命事項沒有免去事項的，只標“任命通知”。 只有免

29、去沒有任命的，只標“免職通知”。 （四）寫作 通知一般包括標題、主送機關、正文、落款等四個組成部分。 1、標題。由發(fā)文機關、事由、文種組成，有時只用事由、文種構成。 2、主送機關。指公文的主要受禮機關，應用全稱或規(guī)范化簡稱。 3、正文。一般包括三方面內容：第一、引據。敘述通知的起因由來、背景依據等。第二、 主體。也稱事項，要清楚的表述有關內容、要求等。第三、結語。一般依據事項內容、要求 等的不同而異， 如“按照執(zhí)行”、 “參照執(zhí)行”、 “研究試行”等等。 4、落款。包括發(fā)文機關和成文日期。 5、寫作要求： （1）明確行文目的。首先要明確為什么寫這個通知，通知的主要內容是什么、屬于哪一類 等，以

30、確定如何寫作。其次要確定寫作的范圍和對象，針對問題，解決問題，依據實際工作 需要確定寫作范圍和對象。 （2）抓住主要內容。不同類型的通知，寫法不同。但是，突出重點，抓住主要內容，是寫 好通知的關鍵，切忌喧賓奪主，沖淡主要內容。 （3）文字表述準確。首先，受文單位名稱要規(guī)范；其次，應說明的情況、應執(zhí)行的事項、 有關的時間、地點、條件等，都要作到周密、準確，以免貽誤工作，造成損失。 （五）注意事項 1、不能超越職權，給不相隸屬機關發(fā)文。不相隸屬機關之間商洽或協調工作，一般用函的 形式。這方面， 濫用如錯用最常見的，是一些行政機關需召開業(yè)務上沒有關系的單位（特別 是一些科研機構、事業(yè)單位等） 開會時

31、， 往往以會議通知的形式發(fā)出， 這實際上是一種越權 行為。正確的做法應是發(fā)出邀請函，在函中講明會議的內容，邀請其參加。 2、不能混淆公文與事務文書。公文是行政機關在行政管理過程中形成的具有法律效力和規(guī) 范體式的文書， 事務文書則是就某一事務的曉喻性文書， 兩者不能混淆。 如將有的經常將向 公眾告曉的“啟示”誤為“通知”。 3、不能向上級發(fā)通知。通知屬下行文，主送單位是下級機關或所屬部門。平行或不相隸屬 機關需了解的，可用“抄送”的形式，對上級機關只能抄送，不能主送下通知。 4、不能與通告混淆。通知和通告時有混淆，因此應認真辨析其差別。從受文的對象上看， 通知的對象一般是行政機關， 通告的對象是

32、社會公眾。 從行文要求上看， 通知處需周知的外， 有些還需辦理或執(zhí)行， 通告則主要是要求遵守或周知。 從公文的意義上看， 通知的事項只局 限于受文機關知照或執(zhí)行，通告的事項則具有普遍意義。 八、通報 （一）概念 通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 （二）特點 1、應用的廣泛性 。通報是適用范圍較廣的文種。各級機關、社會團體、企事業(yè)單位都可發(fā) 通報；通報的內容可以是傳達重要精神、 領導指示、 或者重要情況， 也可表揚典型人和事跡。 2、事實的真實性 。真實性是通報的生命，通報的任何情況，都必須是真實的，不能有差錯， 更不能胡編亂造。通報的教育、指導作用，從一定的意義上講，體現在

33、事實本身。如果通報 的情況、事例不真實，就會起反作用。因此，撰寫通報時必須作到準確無誤，沒有水分。 3、內容的典型性。通 報的內容都是比較新穎的具有代表性的重要事件。所通報的情況，必 須有普遍的教育意義和指導意義，對讀者能起到教育作用和指導作用。一般性的人與事跡， 一般不予通報。 4、行文的及時性 。無論傳達精神、溝通信息，還是表彰好人好事、批評錯誤，都要抓住適 當時機，才能充分發(fā)揮通報的指導和教育作用。 （三）類型 根據其適用范圍，按內容大體可分為三類： 1、表揚性通報。 通過總結、表彰具有典型意義的先進集體或先進個人的經驗、事跡，使面 上的單位和個人有學習的榜樣， 追趕的目標， 達到弘揚正

34、氣、 凈化環(huán)境的目的，起到推廣先 進經驗，提高整體工作水平，挖掘潛力，調動各種積極因素的作用。 2、批評性通報 。針對帶有傾向性的問題或代表性的錯誤做法，抓緊典型事跡進行解剖，分 析其錯誤的性質、 產生原因以及帶來的惡劣影響， 作出對犯錯誤單位或人員的處理決定， 以 使各方面吸取教訓，達到普遍教育的目的。 3、傳達性通報。 用語傳達重要的會議精神，本地區(qū)、本部門、本單位工作、學習中的重要 情況，交流情況，溝通信息，使所屬單位了解工作進度，掌握學習進程，有利于所屬單位能 夠站在整體的框架內來考慮、安排自己單位的工作、學習，達到樹立全局觀念、均衡發(fā)展、 協調行動、互相借鑒、取長補短、共同提高的目的

35、。 （四）寫作 通報一般包括標題、主送機關、正文、落款等四部分 。 1、標題。通報的標題一般有兩種類型。一是由由發(fā)文機關、事由、文種組成，用于鄭重的 高層次的發(fā)布內容。一是由事由、文種構成，用于一般性的通報。 2、主送機關。指公文的主要受禮機關 , 應用全稱或規(guī)范化簡稱。 3、正文。一般包括三方面內容：第一、引據。用高度概括的語言、簡明扼要地托出全文的 中心， 勾勒出總體輪廓和基本事實。 表明發(fā)文機關肯定或否定的態(tài)度， 提出發(fā)通報的決定或 希望。第二、主體。由兩部分組成。一是事實與評析。這是通報的重點和核心。在敘述事實 的基礎上， 從中提煉出經驗或教訓， 具有示范性的，還要作適當評價， 概括出

36、典型意義或主 要經驗；屬于警戒性的，要分析問題產生的原因、危害、應吸取的教訓等。二是決定。對被 通報的內容做出評價或處理意見。第三、結語。即提要求或希望，是前兩部分的落角點。一 般依據通報的目的、內容，提出相應意見、措施，以求得到落實。 4、落款。包括發(fā)文機關和成文日期。 5、寫作要求。 （1）事例要典型。通報要站在全局的高度，放眼整體利益，所通報的事項，必須具有普遍 意義， 認真考慮到全局的指導作用， 對干部群眾的教育意義。 提煉出的經驗教訓必須是從通 報事例中自然而然引申出來，具有較強的針對性，又具有個性特征。 （2）事實要準確。通報都必須客觀如實地反映真實情況，對作出的分析、決定，要科學

37、、 準確、切合實際。 （3）行文要及時。通報的一個重要特點是時間性強，特別是與當時政治、經濟、社會形勢 相適應的事例，一定要及時通報。否則，事過境遷，通報將失去其意義。 （4）要求要可行。通報中提出要求時，要切實估計受文單位的實際情況，提出切實可行的 要求。期望過高或一刀切，盲目樂觀或片面悲觀，都會事與愿違，適得其反。 （五）注意事項 1、通知與通報 。通知與 通報的主要區(qū)別有：一是內容范圍不同 。兩者雖都有告知的作用， 但通知告知的主要是工作情況以及共同遵守的事項；通報則是告知正反面典型或者有關情 況。二是目的要求不同。通知的目的是告知事項，布置工作，內容具體，要求明確，有嚴格 約束力。通報

38、的目的不是貫徹執(zhí)行，而是通過表揚先進、批評落后，提高認識。三是變現方 法不同。通知主要是直敘式，通報則常常用敘述、說明、議論等手法，有較強的感情色彩。 2、表彰通報不能與命令、決定混淆。命令是嘉獎有關單位與人員，被嘉獎的必須是在全國 或一個大區(qū)域內有重大影響的先進典型，一般都伴隨著授予榮譽稱號等。決定與命令相似， 程度稍輕，但一般沒有授予榮譽稱號。通報則屬于一般性的表彰。 3、批評通報不能與決定混淆。 適用決定懲戒有關人員時，一般是錯誤或過失比較嚴重的， 影響范圍較大的。通報則屬一般性的，目的多為引起警惕。 4、傳達性通報不能與公告、通告混淆。 公告，主要向國內外宣布重要事項或法定事項，偏 重

39、于向國外宣布，涉及事項，一是重要，二是法定。通告，主要是向社會各方面公布應遵守 或者周知事項， 具有一定的普遍性， 周知對象是有關方面，無關方面可不周知。通報則意在 使有關單位和群眾知曉，重在傳達，影響一般較曉，一般不具有指令性。 九、批復 （一）概念 批復是適用于答復下級機關請示事項時使用的一種公文文種 。 從上述概念可以看出， 批復是上級機關答復下屬單位“請示”事項所用的公文。 當下級機關 在工作中遇到疑難問題和不能自行決定的事項， 向上級請求指示和批準時， 上級機關就應當 通過批復對請示的事項給予明確的答復，使其明確行止。 （二 ）特點 批復是一種下行公文。除了直接回答所請示的事項以外，

40、無需涉及其他問題 。主要特點： 1、行文方向的定向性 批復只用于答復有隸屬關系 下級機關的請示， 它屬于被動行文， 提出請示的下級機關就是批 復的主送機關、批復的行文對象，目的在于解決下級機關在工作中遇到的困難和具體問題。 答復同級機關和沒有隸屬關系機關洽商工作或詢問事項的來文， 就不能以批復行文。 2、行文內容的指示性 批復是上級機關針對來文單位請示的具體問題作出的答復， 態(tài)度鮮明， 意見具體可行， 讓下 級機關有所遵循，明確行止。 3. 行文效果的約束性 批復是上級機關根據有關法律、 法規(guī)、政策、理論并經慎重研究而決定的，其意見不是提供 參考，而是請示單位必須遵照執(zhí)行的。 （三）類型 按針

41、對內容的不同，批復可以分為以下幾類： 1、指導性批復 。在答復下級機關請示事項的同時，進而就某一方面的工作或活動提出指導 性的要求。 2、具體性批復 。就下級機關請示的具體事宜所作的批復。 3、法規(guī)性批復 。對下級機關擬制報批的行政法規(guī)制度給予批準市使用的批復。 4、直答性批復 。只對上報請示的單位直接作出的批復。 （四）寫作 批復的格式包括：標題、主送機關、正文和落款署時。 1、標題 批復的標題有兩種寫法。 一種是：同意 +事由 +文種 例如：關于同意揭陽市與汕頭市聯合勘定行政區(qū)域界線協議書的批復 另一種是：事由 +文種 例如：關于調整動物防疫網絡建設年度計劃的批復 2、正文 正文是批復的主

42、要部分， 是針對下級機關的請示事項所作的具體答復。 一般由引語、 主體和 結尾三部分組成。 （1）引語。 引語是批復的第一段或第一句話，這是批復的根據。其作用在于表示已經知道 下級請示的問題， 從而引出應有的答復性的文字。 一般情況下， 引語只要說明下級機關有關 請示已經“收悉”，表明批復者的態(tài)度，如“同意”或“根據意見，現函復如 下：”。 （2）主體 。這是批復的中心內容。內容簡單的，一般只有一個段落，只表明同意或不同意、 應該不應該；內容復雜的，可以分段，逐條表明態(tài)度，或原則同意，或不擬批準，或需要補 充、修正的地方。 （3）結尾。 批復結尾可寫上“此復”，或不寫。 3、最后蓋上機關印章，

43、署明日期。 （五）注意事項 1、內容應有針對性 批復的內容應針對來文請示的事項， 不能答非所問， 也不應說題外的話。 如果有其它意見要 告訴請示單位，應另外擬文，以通知行文，不能在批復中“搭單”。 2、表達應直接明確 批復的表達要干脆利落， 態(tài)度要直率明確， 是否同意來文請示或同意采用哪種方案， 都要直 截了當地表明態(tài)度，不能含糊其辭，讓人捉摸不定。 3、依據要充足可行 批復對于請示事項的答復， 必須以一定的方針政策為依據， 接到下級機關來文后， 如同意請 示所提要求時， 可以不說明理由；如不同意來文請示事項時， 必須說明一定的理由依據，作 必要的解釋，以理服人。 4、行文要及時 請示的事項都

44、是由于下級機關在工作中遇到疑難問題或不能自行決定的事情， 為及時、 有效 地解決工作中出現的問題，批復的行文要及時，如遷延時日，就會貽誤工作。 十、意見 （一）概念 意見是經法定機關及其領導人提出或會議通過的關于如何進行某項工作的意見或要求的指 導性文書的名稱 。 意見的作用，主要是推動、指導有關工作，并為改進工作提供參考。 （二）特點 1、指導性。表明主旨。如意見一般內容是如何貫徹落實有關政策；或提出當前關鍵性工作 等。 2、約束性。表明上級機關的工作意圖、要求，解決問題的工作思路、程序和工作措施；明 確分工。 3、及時性。根據形勢需要和問題的存在而制定相應的解決辦法，時效性強。 （三）類型

45、 意見主要可分為兩種 ：一種是指來自于下級的，一經上級機關批準或批轉 ，即轉化為決策 性意見，具有了指導和約束性， 如國務院辦公廳轉發(fā)人事部關于加強專業(yè)技術隊伍建設 促進中青年專業(yè)技術人才迅速成長意見 的通知。 另一種是出自于上級機關的意見，雖然 文種叫意見，這里的本質含義已不再是參謀建議的意思， 具有了指示要求性，如中共中央 關于堅持和完善中國共產黨領導的多黨合作和政治協商制度的意見。 （四 ）寫作 意見的組成包括標題、正文、落款。 1、標題 表明意見的主旨，一般有三種寫法，分別由發(fā)文機關、題旨、文種格式組成。如印發(fā) 關于實施意見的通知；轉發(fā)等部門關于實施意見的通知； 關于的意見。 2、正文

46、 一般包括指導思想、工作目標、工作任務、工作程序、工作措施等；正文是意見的主體。表 述正文的內容可分條開列，也可不分條開列。 3、落款 標明轉發(fā)意見的上級機關或印發(fā)意見的單位、日期。 （五） 注意事項 一是政策性要強。所提意見要符合黨的有關方針、政策。 二是意見要具體，具有一定的操作性。意見的提出既要根據實際情況，又要考慮可能，確 保切實可行。 三是要及時。 意見多屬為解決現實工作中急待解決的問題而提出來的，時效性是意見的生命。 十一、函 （一）概念 函適用于不相隸屬機關之間商洽工作， 詢問和答復問題， 請求批準和答復審批事項。 不相隸屬關系，包括同一行政區(qū)域內的不相隸屬關系和不同行政區(qū)域的不

47、相隸屬關系 。同 一行政區(qū)域內的不相隸屬關系主要是指同一政府下屬的各直屬機關， 比如省政府下屬的各地 級市、各委辦廳局之間的關系； 不同行政區(qū)域內的不相隸屬關系主要是指屬于不同行政區(qū)域 的級別相同或不同的機關之間的關系， 比如廣東省政府辦公廳和上海市政府辦公廳之間； 另 外，不相隸屬關系還包括政府和非政府的機構之間的關系，比如政府和軍隊、企業(yè) （指非本 級政府直屬企業(yè)）；各省、自治區(qū)、直轄市人民政府與國家各部、委、辦，比如廣東省人民 政府和建設部等等之間的關系。 （二）特點 1、內容單一、一函一事 。函件必須按照一文一事的原則辦理。 2、開門見山、直陳其事 。 函的一個重要特點就是開門見山，切

48、忌繞彎子、打埋伏、羅嗦不 清。通常的函稿多是寥寥數十字，明快、簡潔，態(tài)度鮮明中肯。 3、措辭樸實、用語得體。 函反映的是不相隸屬機關之間的公文關系，因此在措辭要樸實簡 明，盡量少用修飾性強的文字和修辭方法，在語氣上要注意平和中正、不卑不亢。當然，在 具體使用上，采用少量的習慣性的敬語，以示尊重是必要的。 （三）類型 根據函的用途，函一般可分為三類： 1、商洽函：用于不相隸屬機關之間商洽事務，主要包括一些重要的跨地區(qū)的公務往來、經 貿活動、請求其他單位協助支持等等。 2、問答函：用于不相隸屬機關之間詢問和答復問題，同時也包括部分告知函，即由于事由 具體、簡單的一些通知。 3、請批函：用于不相隸屬

49、機關之間請求批準和答復審批事項，主要包括本級政府請求上級 政府職能部門批準的事項、轉報下級政府或部門的有關文件、 辦公廳（辦公室）代本級政府 批復下級政府部門的請示、 非政府部門 （主要是企業(yè)和社團機構等） 請求有關政府職能部門 批準的事項。 （四）寫作 函主要包括開頭、主體和結尾三部分。 1、開頭：發(fā)函原由，簡約說明發(fā)函的目的、理由或依據。公函開頭最重要的是要開門見山， 而不是講形勢、擺道理、做鋪墊。 2、主體：說明商洽、聯系或請求批準的事項，或對函請事項的答復。 商洽函的主體主要是提出商洽事項的具體時間、地點、事件， 要求對方就某一項或幾項相關 問題提供相應的支持、 協助等。 問答函的主體

50、則是就某一事務提出的問題或征詢意見， 和相 對的答復意見。 請批函也是對應關系， 主體分別是請示方就某一問題提出的請示事項和批復 方對此作出的批復 . 3、結尾：固定的幾種格式。 商洽函：“具體 * 事宜，請予接洽 /由* 單位與貴部聯系”。 問答函：“現按規(guī)定征求貴部意見，請函復”。 請批函：“我省擬同意，現予上報（轉報），請審批”。 4、格式：要符合行政機關公文格式的要求。 函包括公文格式中的全部結構： 密級及其期限、 緊急程度、 發(fā)文機關標志、 發(fā)文字號、 標題、 主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等。函一般 較少署簽發(fā)人， 也不必注明印發(fā)機關和印發(fā)日

51、期， 但往往需要注明聯系人和聯系電話， 以便 對方就有關問題直接來電了解情況。 （五）注意事項 1、該用函的不要用請示 請示適用于向上級機關（存在隸屬關系）請求指示、批準，而在不相隸屬機關之間的請求 批準事項，則不應該使用請示，而應用函。 2、該用復函的不要用批復 批復適用于答復下級機關 （存在隸屬關系） 的請示事項， 在答復不相隸屬機關的請示事項時， 則應使用函。 3、該用函的不要用報告 報告適用于向上級機關匯報工作、 反映情況， 答復上級機關的詢問， 報告的一個特點就是不 要求主送機關就報告內容作出答復、 批示或進一步辦理。 因此， 在需要對方機關答復、 審批、 商洽的事務上， 以及答復不

52、相隸屬機關的征詢意見時， 不能使用報告， 而應該用函。 4、該用意見的不要用函 意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法， 意見與函有三點不同： 一是發(fā)文對象既包含相 隸屬的機關， 也包含不相隸屬的機關； 二是處理的內容往往是涉及重大政策調整、 法律法規(guī) 解釋等重要的非常規(guī)性的行政事務； 三是意見往往需要對行政事務的背景、 沿革、 現狀、理 據、處理意見等作出相對詳盡的說明、解釋，而函則要簡明扼要得多。因此，在不相隸屬機 關之間的行政事務，要按照重要程度的不同，分別使用意見和函。 十二、會議紀要 （一）概念 會議紀要是記載和傳達會議情況和議定事項的公文。 它根據會議記錄、 會議文件和其他會議 材料，分析歸納而成，它既可上呈，又可下達，被批轉或轉發(fā)有關單位遵照執(zhí)行，它的主要 作用是溝通情況，交流經驗，統(tǒng)一認識，指導工作。 （二）特點 1、紀實性。會議紀要如實反映會議的內容和議定事項，不能把沒有經過會議討論