科研課題檔案管理問題探討

1、科研課題檔案管理問題探討 摘要本文通過對科研課題檔案管理現狀的分析，提出了把檔案管理人員納入科研項目研發(fā)團隊，“一崗雙責”在進行科研課題檔案管理研究的同時，也負責科研課題檔案管理工作，這是科研課題檔案管理的新方法；同時探討了新的管理方式給檔案管理、科研管理帶來的優(yōu)越性，為進一步解放思想、探索科研課題檔案管理科學發(fā)展提供了良性循環(huán)的新思路。隨著科研、生產、管理等領域信息化程度的不斷深入，紙質、電子及其它載體的檔案資料急劇增加。作為國家重要核心檔案資源科研課題檔案的管理情況如何呢？2011年筆者參與了中國兵器工業(yè)集團公司檔案管理指導檢查巡視組，在檢查中發(fā)現，企事業(yè)單位存在著不注重科研課題檔案文件材

2、料歸檔的問題。 一、科研課題檔案的管理現狀與分析 通過巡視檢查發(fā)現，部分企事業(yè)單位科研課題檔案文件材料的歸檔工作管理水平有待提升，科研項目立項、研制、成果申報過程中形成的大量資料歸檔不全，個別單位的檔案甚至散存在研發(fā)部門，檔案部門沒有進行有效的控制，只將科研成果證書歸進了企業(yè)信用檔案中。此情況在企業(yè)中尤為突出。國家和企業(yè)花費了大量資金進行科技研究，有的項目最后發(fā)展到產品定型，還有大量的研究只停留在研制階段，這些前期研制過程中形成的大量資料沒有歸檔，對于已經定型的產品檔案來說僅僅是不完整，而對于那些停留在研制階段的項目來說，隨著研究人員工作調整，時間一長，資料的齊全完整難以保障，給國家、企業(yè)造成

3、了巨大的損失。究其原因有兩點： (一)檔案工作位置的后端性造成了科研課題檔案管理意識淡薄 科研課題檔案是科研工作真實的歷史記錄，它的作用主要在于研究中積累的技術知識、經驗和教訓的傳承與借鑒。在研究階段其作用的發(fā)揮不如情報、標準等效果明顯，造成了企事業(yè)單位對科研課題檔案重視不夠，普遍存在重科研項目立項申請輕結題驗收，重經費管理輕成果歸檔的情況。同時，工業(yè)企業(yè)主要以生產制造為主，因此檔案人員從主觀上把注意力都集中到成熟產品圖紙與技術文件的歸檔上，忽視了科研課題檔案文件材料的歸檔工作。 (二)知識產權保護管理與措施不到位，給科研課題檔案文件材料的收集帶來困難 科技成果就是生產力，關系著企業(yè)的與生存與

4、發(fā)展。很多研究人員對于自己的研究數據、技術成果存放于檔案部門有疑慮，認為不如自己保管安全、使用便利。更有甚者，為了保密，有些單位的產品配方只掌握在項目負責人手中。如何才能使研究人員放下思想包袱，提高科研課題檔案文件材料的歸檔意識，筆者認為應當從管理方式上進行探討。 二、科研課題檔案管理新方法檔案管理人員納入科研項目研發(fā)團隊，“一崗雙責”同時負責科研課題檔案的管理與研究 科研課題檔案作為一種無形資產，其價值在于其內容中所蘊含的知識，它不但是科研工作真實的歷史記錄，而且記載了其形成和積累的經驗與教訓，是重要的知識資源。檔案管理本身就是對知識的一種管理，這一管理過程實際上是對檔案這種顯性知識的獲取、

5、積累、儲存、保護、控制和開發(fā)。檔案管理工作包括對檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等環(huán)節(jié)。而如何將科研活動中形成的檔案材料收集、管理、利用起來，并通過建構一個量化與質化的知識系統(tǒng)，讓這些資訊與知識透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷地回饋到科研項目知識系統(tǒng)內，形成永不間斷的個人與組織的知識累積、循環(huán)，在科學研究中成為管理與應用的智慧資本，有助力于管理人員與科研人員做出正確的決策，這是檔案管理研究的范疇。研究目標：通過對科研課題檔案管理體系的研究，建立該項目檔案科學的管理模式，規(guī)范檔案材料收集、整理、保管和利用各環(huán)節(jié)管理流程并制定相應的管理制度，以

6、此來監(jiān)督、規(guī)范科研人員在項目研究過程中的歸檔行為，充分發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)技能，實現對科研課題檔案的科學管理；建立項目檔案資料全圖文、多媒體信息資源數據庫，在參研單位范圍內實現科研課題檔案文件材料及時、準確、系統(tǒng)地歸檔及檔案信息的動態(tài)發(fā)布、實時共享與利用開發(fā)；通過數模影像整合技術的研究，解決檔案異質長期安全保存問題，節(jié)省存貯空間，提高管理效能。研究內容：1.開展科研課題檔案管理體系的研究；2.研究建立科研課題檔案資料全圖文、多媒體信息資源數據庫架構；3.開發(fā)科研課題檔案數據庫信息管理系統(tǒng)；4.科研課題檔案信息動態(tài)編研與開發(fā)研究；5.開展科研課題檔案數模影像整合技術研究。實施途徑： (一)科研

7、課題檔案管理體系建設 1.檔案管理模式的研究。通過對項目所含課題、子課題之間的聯(lián)系，按研究階段應產生的文件材料種類、數量及參加研究單位、承擔研究內容情況的分析，確定該項目檔案的管理模式?？梢暀n案類別的不同，選擇不同的管理模式。2.檔案管理流程的研究。按照檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索及開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)，設計科研課題檔案管理流程。3.檔案標準規(guī)范體系建設。檔案管理的標準規(guī)范與法規(guī)，包括管理標準、業(yè)務標準等，是科研課題檔案管理體系建設的重要基礎之一。結合科研課題檔案管理體系的建設內容及形成的檔案類別，在充分調研的基礎上，根據國家標準和通用規(guī)范，選用或編制相關的標準規(guī)范。 (二)科研課題檔案硬件

8、基礎 設施及檔案數據庫信息管理應用系統(tǒng)平臺建設1.硬件基礎設施建設。硬件基礎設施的建設是建立檔案資料全圖文、多媒體信息資源數據庫的物質基礎。其中網絡與硬件平臺建設包括配置交換機、存儲設備(虛擬磁帶庫)、具有并行處理和容錯性能的服務器(包括WEB、FTP、數據庫、文件等服務器)、檔案數字化處理計算機或工作站以及其他數字加工設備等。2.檔案數據庫信息管理應用系統(tǒng)建設。應用軟件系統(tǒng)應是一個可擴展的網絡應用系統(tǒng)，具有采集、管理、存儲、歸檔、發(fā)布利用等多種功能。 (三)科研課題檔案資源庫建設 包括文檔數據庫、多媒體數據庫、專題數據庫，各數據庫由目錄數據和全文數據組成。在數據庫建設中可通過檔案數據庫信息管

9、理應用系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)之間的接口，形成文檔一體化系統(tǒng)，以電子文件元數據的形式實現在線自動形成和捕獲，也可進行離線采集。 (四)科研課題檔案信息動態(tài)編研與開發(fā) 根據科研進展情況，進行科研課題檔案信息動態(tài)編研與開發(fā)，根據科研課題需求制作大事記、專題匯編、專題報告、研制工作簡報等編研成果，實現跨行業(yè)在全體參研單位范圍內的案信息資源共享，為項目管理和研究人員提供決策依據及數據參考。 (五)運用數模影像整合技術 (現代縮微技術)，實現科研課題檔案異質災害備份在數字技術高度發(fā)展的時代，縮微技術與數字技術緊密地結合起來的數模影像整合技術，充分地發(fā)揮縮微技術長于“存”、數字技術長于“用”的特點，通過利用數字存檔

10、系列設備和相應軟件系統(tǒng)，將數字技術的特點數字傳輸的快捷性、邏輯性和便利性，同縮微技術的穩(wěn)定性、安全可靠性、永久性、真實性、經濟性以及法律效力結合在一起，形成便于永久保管、安全穩(wěn)定、具有憑證作用、體積小、易于異地保存、方便還原的縮微品，實現科研課題檔案異質災害備份，避免突發(fā)事件給檔案安全帶來的威脅。 三、“一崗雙責”科研課題檔案管理新方法的優(yōu)越性 (一)確保了科研課題檔案的完整、真實及有效 “一崗雙責”的管理方式，從科技文件材料的形成到歸檔進行了全流程控制。專門制定的科研項目檔案管理辦法，要求將科研課題檔案管理工作納入到科研項目管理工作之中，同計劃、同實施、同驗收，明確歸檔時間，落實歸檔責任；通

11、過調研、溝通、探討、融合，解決了研究人員不確定研究階段產生的文件材料哪些需要歸檔保存與檔案管理人員不完全了解科研項目會產生哪些文件材料的溝通盲點，按科研項目研究里程碑節(jié)點制定歸檔范圍，為研究人員歸檔提供可操作性依據；協(xié)助項目管理人員參與項目的節(jié)點驗收工作，在明確提出紙質與電子文件審查意見的同時，對形成的科技文件材料進行現場收集，確保了科研課題檔案的完整、真實及有效。 (二)提升了科研課題檔案管理水平 “一崗雙責”使檔案人員參與研發(fā)工作有了檔案專項研究經費來源，給建立科研課題檔案全圖文數據庫提供了物質保障。通過人工輸入、數據接口、數據轉換、掃描、縮微(數模影像整合)等方式，對檔案信息數據進行收集

12、，建成具有分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統(tǒng)計、自動標引、打印輸出、多途徑檢索的檔案數據庫信息管理系統(tǒng)，實現了科研課題檔案資源管理信息化、數字化，使科研課題檔案管理切實做到隨時收集、準確鑒定、系統(tǒng)整理、科學編目、安全保管、便捷利用，提升了檔案管理水平。 (三)促進了科研項目管理 隨著與項目管理人員的緊密聯(lián)系，將檔案工作深入到科研項目歸檔文件材料的形成階段。從文件形成源頭抓起，編制項目管理文件資料格式匯編，使參研單位在研究過程中形成的項目管理文件，從內容到形式上做到了整齊劃一；負責項目組上報紙質、電子文件種類、數量、格式、字體、內容完整性等方面的審核，提高了科研項目整體標準化、規(guī)范化

13、、精細化管理水平；隨著科研項目的進展進行大事記的編寫，全面梳理了從立項至驗收的工作歷程，為項目管理人員開展工作、加強管理、總結經驗提供參考，從而促進科研項目管理工作的高效開展。 (四)提升了檔案人員的地位 將檔案人員納入科研項目研發(fā)團隊，在充分發(fā)揮檔案管理人員專業(yè)技能水平的同時，也提高了個人經濟收入水平，激發(fā)了檔案人員工作的積極性，增強了工作動力。隨著檔案工作者與科研技術人員、管理人員的聯(lián)系日益緊密，檔案管理工作逐步得到廣泛認可，檔案管理人員的地位逐步得到提升?？梢哉f“一崗雙責”的科研檔案管理新方法，使檔案管理人員實現經濟及社會效益雙豐收。軍工企業(yè)作為中央企業(yè)，是國家戰(zhàn)略性產業(yè)的關鍵組成，在堅持自主創(chuàng)新、協(xié)同攻關、切實推動武器裝備研制生產和高技術產業(yè)實現跨越式發(fā)展中，奮力突破了一大批具有自主知識產權的核心技術和關