Lotus信息系統(tǒng)建設(shè)策略-辦公系統(tǒng)模塊功能

1、Lotus企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)策略知識(shí)經(jīng)濟(jì)的本質(zhì)特點(diǎn)之一是網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)濟(jì)。面向激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)采用 以網(wǎng)絡(luò)為中心的信息技術(shù)，提供通訊(mimication)、協(xié)作(collaboration)、 協(xié)調(diào)(Coordination)”的手段，開發(fā)面向企業(yè)日常關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用，滿 足企業(yè)內(nèi)部知識(shí)管理的需要，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與客戶、合作伙伴之間的電子商務(wù), 成為企業(yè)信息技術(shù)發(fā)展的熱點(diǎn)和必然趨勢(shì)。然而，企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的H標(biāo)并非可以一蹴(cu)而就。那些成功企業(yè) 的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)是不斷改進(jìn)和提高的過程，而這個(gè) 過程必須依賴堅(jiān)實(shí)可信的的信息技術(shù)基礎(chǔ)。該基礎(chǔ)不僅可以滿足企業(yè)H前 的迫切需要，而且具

2、備足夠的適應(yīng)能力和強(qiáng)壯性，可以快速地延伸和集成, 滿足企業(yè)未來的需要。上述企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)思想可以簡(jiǎn)單概括為“簡(jiǎn)單起步，迅速 發(fā)展(start simple and grow fast)no例如，企業(yè)部署和實(shí)施電子系統(tǒng)后，很 快就會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)施以協(xié)同工作、工作流自動(dòng)化為特點(diǎn)的群件應(yīng)用的必要性， 而隨著群件應(yīng)用的進(jìn)一步深入運(yùn)用，必然要求與企業(yè)的數(shù)據(jù)系統(tǒng)如大型關(guān) 系數(shù)據(jù)庫(kù)或管理信息系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等發(fā)生聯(lián)系。乂如，企業(yè)建立了對(duì)外 發(fā)布信息的Web站點(diǎn)，很快就會(huì)發(fā)現(xiàn)建立更強(qiáng)大的、能夠支持企業(yè)與客戶 /合作伙伴的直接聯(lián)系的需要，最終必然導(dǎo)致電子貿(mào)易的需要，此時(shí)企業(yè) 外部的用戶在安全性控制之下，直接訪

3、問和利用企業(yè)內(nèi)部的信息資源和各 種業(yè)務(wù)應(yīng)用,從而使企業(yè)Intranet系統(tǒng)與Internet相融合，構(gòu)成Extraneto實(shí)踐證明，在一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用開發(fā)與實(shí)施部署的平臺(tái)上模塊化地集成 各種業(yè)務(wù)應(yīng)用的途徑是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)口標(biāo)的最佳選擇。相比之下，如 果釆用互相分離的、互相冗余的基礎(chǔ)架構(gòu)，各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的集成難度與費(fèi) 用將大大增加。Lotus Domino/Notes滿足企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)LI標(biāo)、指導(dǎo)思想與建設(shè)策 略。Lotus Domino/Notes提供單一基礎(chǔ)架構(gòu)的、可伸縮的、模塊化的、集成 式的軟件平臺(tái)，可以快速高效地開發(fā)和實(shí)施部署滿足業(yè)務(wù)需要的、增值的 應(yīng)用系統(tǒng)。相比之下，Microsof

4、t并不提供可以相提并論的基礎(chǔ)架構(gòu)級(jí)解決 方案。IIS作為Web服務(wù)器，缺少電子與日程日歷功能，必須和Exchange 相集成。Exchange主要定位是系統(tǒng)，對(duì)工作流的支持是附加的，在產(chǎn)品架 構(gòu)設(shè)計(jì)中并不考慮。用戶即使要實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的工作流自動(dòng)化應(yīng)用也要做大量 的應(yīng)用開發(fā)，并且使用復(fù)雜的附加產(chǎn)品或技術(shù)。無論是工作流應(yīng)用還是Web 應(yīng)用所要求的企業(yè)數(shù)據(jù)集成只能通過ODBC的方法，而且只能連接關(guān)系數(shù) 據(jù)庫(kù)。對(duì)于高價(jià)值的群件應(yīng)用、電子貿(mào)易應(yīng)用，還要求集成BackOffice中 的其他產(chǎn)品或第三方產(chǎn)品，如Site Server、北方電訊的Entrust (用作安全性 管理)等才能提供最基本的功能。這樣的產(chǎn)

5、品策略，將集成的工作和成本 推向用戶，由用戶承擔(dān)開發(fā)與集成的代價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)。下圖顯示了典型的企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)步驟。企業(yè)遵循山簡(jiǎn)單應(yīng)用到復(fù) 雜系統(tǒng)集成的發(fā)展方向，逐步提供更高價(jià)值的信息服務(wù)。企業(yè)往往先建立 通訊基礎(chǔ)設(shè)施，溝通企業(yè)內(nèi)部以及與外部的電子聯(lián)系，其中集成式的日程日歷功能也是必要的功能。笫二步，企業(yè)建立信息服務(wù)體系，不僅服務(wù)內(nèi) 部用戶，同時(shí)也服務(wù)企業(yè)外部的客戶和合作伙伴，其內(nèi)容是動(dòng)態(tài)更新的。 此外，企業(yè)還建立論壇或新聞組討論庫(kù)，供內(nèi)部用戶以及企業(yè)外部用戶交 流信息、激發(fā)創(chuàng)意、服務(wù)客戶、反饋意見等。第三步，企業(yè)建立業(yè)務(wù)集成 系統(tǒng)，如工作流自動(dòng)化應(yīng)用（國(guó)內(nèi)企業(yè)機(jī)關(guān)單位常用的綜合辦公自動(dòng)化系 統(tǒng)是典

6、型的丄作流自動(dòng)化應(yīng)用）與管理信息系統(tǒng)等。這些業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)通 過Web技術(shù)可以對(duì)企業(yè)外部開放，而且工作流自動(dòng)化的過程也包括了企業(yè) 外部的用戶。業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)需要用戶的緊密參與合作，需要與企業(yè)各種數(shù) 據(jù)源集成，安全性控制也是首要考慮的因素。山于業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)與用戶日 常工作密切相關(guān)，所以是高價(jià)值的應(yīng)用。企業(yè)信息系統(tǒng)的下一步建設(shè)標(biāo) 就是電子貿(mào)易（merce, 1X別于意義更廣泛的電子商務(wù)eBusiness）,在這一 階段，企業(yè)通過In血net實(shí)現(xiàn)與客戶、合作伙伴更為密切的合作，典型的應(yīng) 用包括網(wǎng)上交易、在線服務(wù)等。工作淤應(yīng)闈與杭心竝卸系絞的違接珞息決帝 協(xié)作/討論平臺(tái) m歷,m無支桂Lotus Domi

7、no/Notes比起競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的最大的優(yōu)勢(shì)之一就是提供單一的、集成 的平臺(tái)或基礎(chǔ)設(shè)施，不必引入新的平臺(tái)或基礎(chǔ)設(shè)施就可以實(shí)現(xiàn)上述建設(shè)步 驟?？蛻艨梢詮钠渲械娜魏我徊饺胧郑瑫r(shí)發(fā)展或者向下向上發(fā)展。Domino 具有完整、豐富的功能，包括電子、動(dòng)態(tài)Web發(fā)布、支持工作流以及企業(yè) 數(shù)據(jù)集成、安全性控制等等，這些功能保證了快速應(yīng)用開發(fā)與實(shí)施部署， 從而提高了企業(yè)投資信息技術(shù)的回報(bào)率、降低了總體擁有成本。Microsoft無法在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)循序漸進(jìn)的過程中向上或向下發(fā) 展，所以它無法提供準(zhǔn)確詳細(xì)的企業(yè)信息系統(tǒng)發(fā)展策略，而是使用含糊的 概念或描述。為了吸引用戶的視線以及與Lotus的競(jìng)爭(zhēng)，Microso

8、ft聲稱 Exchange可以作為通訊基礎(chǔ)設(shè)施，而其他業(yè)務(wù)應(yīng)用可以建立在Exchange之 上。實(shí)際上，由于Exchange的功能根本無法滿足企業(yè)業(yè)務(wù)應(yīng)用的需求， Microsoft同時(shí)要求用戶集成其它平臺(tái)產(chǎn)品或技術(shù)（可能是第三方的），或者 要求用戶自己開發(fā)所需要的功能。這樣的解決方案山于所使用技術(shù)或所使 用平臺(tái)軟件部件之間缺乏集成性，使得用戶最終只能降低需求，或者花費(fèi) 更大的集成代價(jià)。從任何角度衡量，Microsoft解決方案比較Lotus的解決方案都成本更 高、耗費(fèi)時(shí)間更長(zhǎng)、更復(fù)雜。獨(dú)立調(diào)查機(jī)構(gòu)Business Research Group (BRG) 的關(guān)于Intranet的調(diào)查結(jié)果也證

9、明了這一點(diǎn)。BRG調(diào)查了超過100家主要 公司的Intranet解決方案(包括文檔發(fā)布、電子、數(shù)據(jù)庫(kù)訪問、討論庫(kù)、工 作流以及事務(wù)處理等功能)，使用Lotus的解決方案總成本低于Microsoft 或Netscape方案40%；在最初構(gòu)造Intranet時(shí)Lotus方案的初始成本低于其 他方案58%o辦公系統(tǒng)模塊列表一、辦公管理1公文管理由電子行文方式代替手工行文方式，實(shí)現(xiàn)公文處理的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)公文處理單自動(dòng)打印，實(shí) 現(xiàn)公文電子存儲(chǔ)，提高公文的可利用性。2收發(fā)文登記對(duì)收文和發(fā)文進(jìn)行登記和維護(hù)，并提供查詢，能夠進(jìn)行歸檔操作。3簽報(bào)管理實(shí)現(xiàn)內(nèi)部簽報(bào)電子化，使系統(tǒng)內(nèi)部簽報(bào)的起草、處理、存檔均可通過內(nèi)

10、部簽報(bào)流程實(shí)現(xiàn)，減 少公文處理過程所需時(shí)間，加快公文流轉(zhuǎn)速度。4會(huì)議管理會(huì)議資源統(tǒng)一管理、網(wǎng)絡(luò)預(yù)左；會(huì)議通知自動(dòng)化；會(huì)議紀(jì)要管理電子化通過會(huì)議管理系 統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理自動(dòng)化。5小型會(huì)議管理實(shí)現(xiàn)安排會(huì)議、發(fā)岀會(huì)議通知、査詢會(huì)議狀況、生成會(huì)議紀(jì)要。6檔案管理檔案管理實(shí)現(xiàn)對(duì)機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)的各種檔案和資料進(jìn)行分類管理、歸檔保存，完成檔案的組卷、 拆卷、移卷、封卷、注銷、借閱、全文檢索、統(tǒng)計(jì)等管理功能，可以大大減輕檔案室、檔案 館的工作量。7電子文件柜系統(tǒng)提供公共文檔庫(kù)和個(gè)人文檔庫(kù)，用戶可以將屬于本人的各種文檔分類存放。8處室信息用戶可以利用“處室信息”，新建、公布、察看、搜索處室信息。9人事管理管理和維

11、護(hù)單位的人事信息，并對(duì)后備人力資源進(jìn)行管理。10考勤管理實(shí)現(xiàn)考勒管理，可進(jìn)行考勤信息的記錄、匯總，可圧義每月工作時(shí)間和工作日：可進(jìn)行考勤 匯總和隨機(jī)匯總，可查詢?nèi)我獠块T或人員任意時(shí)間段的考勤情況。11網(wǎng)上培訓(xùn)通過網(wǎng)上培訓(xùn)，可以實(shí)現(xiàn)：將培訓(xùn)資料放到資料庫(kù)中，員工通過系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上培訓(xùn)。管理員 可以發(fā)尼培訓(xùn)，提交、査看各種關(guān)于培訓(xùn)方而的信息，老師可以利用此系統(tǒng)出題考核、批卷 閱分，員工可進(jìn)行自學(xué)、討論、考核等功能。12工作管理工作管理系統(tǒng)是用戶對(duì)各種任務(wù)執(zhí)行（進(jìn)展）全過程進(jìn)行監(jiān)控和管理的輔助工具。13重大事件跟蹤對(duì)工作執(zhí)行過程中所經(jīng)歷的重大、重要事件進(jìn)行跟蹤、控制和管理。14資源管理通用資源借用、調(diào)

12、度管理系統(tǒng)。資源管理系統(tǒng)具有很大的靈活性和適應(yīng)能力，可通過資源類 別的選擇自動(dòng)調(diào)整資源特征?？蓪?shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部如：辦公設(shè)備、辦公用品、器材、車輛、房產(chǎn)、 公用資料等的基本信息管理和借用、占用及調(diào)度管理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的資源使用費(fèi)用 核算功能。15圖書管理對(duì)通用圖書資源進(jìn)行管理的系統(tǒng)。圖書資料的基本信息管理和借閱管理。16車輛管理對(duì)車輛資源的借用、調(diào)度進(jìn)行管理的?？蓪?shí)現(xiàn)車輛借用、占用及調(diào)度的統(tǒng)一安排。同時(shí)還可 以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的車輛資源使用費(fèi)用核算功能。17設(shè)備管理對(duì)通用公用設(shè)備的借用、調(diào)度進(jìn)行管理?？蓪?shí)現(xiàn)企業(yè)公用設(shè)備基本信息管理和借用、占用及 調(diào)度管理，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的費(fèi)用核算功能。18消耗品管

13、理對(duì)消耗品進(jìn)行統(tǒng)一管理，并可對(duì)各消耗品領(lǐng)用單位進(jìn)行費(fèi)用核算。19固窪資產(chǎn)管理主要對(duì)各種固宦資產(chǎn)進(jìn)行管理，將相關(guān)信息放入固定資產(chǎn)庫(kù)中，客戶通過該系統(tǒng)全而了解本 單位固定資產(chǎn)的各種情況。20信訪管理在信訪管理中，將登記信訪內(nèi)容，保存信訪檔案，并自動(dòng)形成轉(zhuǎn)辦單。能夠?qū)π旁L情況進(jìn)行 簡(jiǎn)要的統(tǒng)汁分析，為編寫信訪情況反映準(zhǔn)備內(nèi)容。信訪情況反映也要進(jìn)行存儲(chǔ)，并在網(wǎng)上發(fā)送到各有關(guān)部門傳閱。21客戶管理客戶管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可以査詢業(yè)務(wù)地區(qū)劃分，任命或撤銷地區(qū)主管或地區(qū) 調(diào)查人，客戶信息維護(hù)和查詢，人員調(diào)度記錄查詢，調(diào)査工作跟蹤記錄査詢，調(diào)查報(bào)告查詢22項(xiàng)目管理協(xié)助用戶管理自己的項(xiàng)目。項(xiàng)目管理系統(tǒng)可

14、以登記項(xiàng)目的詳細(xì)信息，從不同的角度對(duì)項(xiàng)目進(jìn) 行統(tǒng)計(jì)，監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行維護(hù)，安排項(xiàng)目的人員調(diào)度。23值班管理通過值班人員對(duì)值班期間所發(fā)生的事情的記錄，給辦公室的查詢、統(tǒng)計(jì)提供了極大的方便。24工作人員動(dòng)態(tài)工作人員動(dòng)態(tài)可以用于査看工作人員的日程安排，可以安排工作任務(wù)和査看相關(guān)人員的日 程。二、個(gè)人工具1電子電子是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最基本的功能，通過該功能可實(shí)現(xiàn)各類信息（信件、文檔、報(bào)表等） 在系統(tǒng)內(nèi)各分支機(jī)構(gòu)、各部門及員工之間快速、髙效的傳遞?？梢詫?shí)現(xiàn)與外界NOTES及非 NOTES系統(tǒng)進(jìn)行通訊。可以支持部門成員協(xié)同工作。2電子傳真以“無紙”方式透明地發(fā)送和接收傳真，從而將群件系統(tǒng)的使用延

15、伸到尚未互連的單位和部 門。3名片簿實(shí)現(xiàn)了冬片管理的電子化。操作包括增加、修改、刪除、査詢、打印輸出、簡(jiǎn)單分類和統(tǒng)計(jì)。4日程管理日程管理可以用于個(gè)人時(shí)間管理?？梢赃M(jìn)行約會(huì)、會(huì)議安排、工作委托?？梢酝ㄟ^臺(tái)歷式的 圖形界而，輕松地査看安排好的各種約會(huì)。5綜合查詢綜合查詢系統(tǒng)可對(duì)信息系統(tǒng)中所有信息進(jìn)行信息導(dǎo)航和全文檢索。三、公共信息1公告板公告板系統(tǒng)為用戶建立一個(gè)電子公告欄。使用戶可以通過公告板發(fā)布通知、通告和消息；所 有用戶都可隨時(shí)瀏覽公告板，并可將感興趣的內(nèi)容下載到個(gè)人文檔庫(kù)中；公告版內(nèi)容可泄期 存檔。2熱點(diǎn)話題熱點(diǎn)話題系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)相互交流和學(xué)習(xí)的場(chǎng)所。每一名員工可以利用熱點(diǎn)話題，提 岀

16、自己的問題或發(fā)表自己的意見。參加者不必在同一時(shí)間同一地點(diǎn)來共享信息。3問題與建議問題與建議系統(tǒng)為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供了一個(gè)相互交流的紐帶。所有用戶可在此向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部 門或人員提出合理化建議和個(gè)人意見。相關(guān)人員可針對(duì)這些建議和意見進(jìn)行答復(fù)。4辦事指南辦事指南系統(tǒng)為員工提供一個(gè)日常辦公向?qū)?，員工可方便地瀏覽或通過全文檢索得到有效的 幫助。管理的辦事指南信息包括法律法規(guī)、規(guī)章制度、各種辦事手續(xù)說明，甚至公用表格等 公共信息。5組織機(jī)構(gòu)組織機(jī)構(gòu)將以樹狀的機(jī)構(gòu)宏觀上將組織的機(jī)構(gòu)管理起來，使您能夠輕松查詢組織的機(jī)構(gòu)圖以 及機(jī)構(gòu)內(nèi)部的基本人員信息，將組織信息一目了然地顯示在您的而前。6大事記用戶可以利用此系統(tǒng)對(duì)

17、本單位所發(fā)生的大事進(jìn)行記錄和維護(hù)。操作包括增加、修改、刪除、 査詢、打印輸岀、簡(jiǎn)單分類和統(tǒng)計(jì)。7電子刊物通過電子刊物，可以整理企業(yè)內(nèi)部人員的新聞、報(bào)告文學(xué)、動(dòng)態(tài)、詩(shī)歌文章等，左期在網(wǎng)上 發(fā)布，供員工瀏覽。8政務(wù)信息通過網(wǎng)絡(luò)、電子數(shù)據(jù)交換等手段采集、處理和發(fā)布有關(guān)政務(wù)信息。處理指對(duì)采集的信息進(jìn)行 整理、分類，并編寫刊物、報(bào)告，為領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議等。支持掃描儀將文件掃入計(jì)算機(jī)形 成圖形和文字稿件。9時(shí)刻表以多種方式（文字、地圖等）對(duì)各類時(shí)刻表進(jìn)行管理，并提供Internet上各類時(shí)刻表的網(wǎng)址。10郵政編碼以多種方式（文字、地圖等）對(duì)郵政編碼進(jìn)行管理，并提供Internet上郵政編碼的網(wǎng)址。11天氣

18、預(yù)報(bào)利用時(shí)刻表，可以查詢當(dāng)天的天氣預(yù)報(bào)信息。12政策法規(guī)利用此系統(tǒng)可以對(duì)齊類法規(guī)進(jìn)行齊種方式的查詢和搜索。四、綜合信息服務(wù)1輔助決策“輔助決策”利用辦公信息系統(tǒng)和英它業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，為滿足用戶提出的統(tǒng)計(jì)分析和決策支 持的要求，利用圖形、表格等方式為用戶提供高層的信息服務(wù)。2信息發(fā)布單位或企業(yè)對(duì)內(nèi)和對(duì)外可以發(fā)布一些而向社會(huì)公眾的信息3系統(tǒng)擴(kuò)展應(yīng)用4電視會(huì)議系統(tǒng)利用高速的網(wǎng)絡(luò)通訊手段，網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)與會(huì)議管理系統(tǒng)掛接，實(shí)現(xiàn)無場(chǎng)地遠(yuǎn) 程會(huì)議功能?？晒蚕韯?wù)種多媒體信息進(jìn)行討論，會(huì)議錄音及會(huì)議紀(jì)要匯總，參會(huì)人員簽署意 見并歸檔。5傳真自動(dòng)回復(fù)系統(tǒng)擴(kuò)展電子傳真系統(tǒng)功能，使之與現(xiàn)行傳真回復(fù)系統(tǒng)產(chǎn)品連

19、接，成為企業(yè)查詢企業(yè)信息的自動(dòng) 回復(fù)系統(tǒng)。6輔助辦公工具將目前的各種輸入產(chǎn)品與辦公系統(tǒng)良好地結(jié)合，如手寫體輸入設(shè)備、印刷體掃描識(shí)別、語音 輸入設(shè)備等。7領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是提供給領(lǐng)導(dǎo)的辦公平臺(tái)，包括領(lǐng)導(dǎo)日程、領(lǐng)導(dǎo)查詢。在領(lǐng)導(dǎo)日程模塊中，領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)辦公日 程進(jìn)行安排：在領(lǐng)導(dǎo)查詢模塊中，領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)單位各類信息進(jìn)行查詢。8領(lǐng)導(dǎo)日程對(duì)個(gè)人的日程進(jìn)行安排或進(jìn)行周期性的日程管理。9領(lǐng)導(dǎo)查詢可方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)PSKY-OAS中所有信息進(jìn)行査詢和全文檢索。10幫助系統(tǒng)FREE長(zhǎng)天辦公系統(tǒng)提供了一個(gè)體貼的幫助系統(tǒng)，通過幫助系統(tǒng)，用戶能夠獲得問題與解答、操作 指南以及技術(shù)支持信息。長(zhǎng)天辦公系統(tǒng)OA+概述辦公工具公共信息網(wǎng)上交流技術(shù)特

20、點(diǎn)系統(tǒng)要求長(zhǎng)天辦公系統(tǒng)而向各企事業(yè)單位的辦公管理，以“溝通、協(xié)調(diào)、控制”為核心思想，將 現(xiàn)代化辦公思想和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段結(jié)合在一起，為您提供辦公管理的新環(huán)境、新助手, 以達(dá)到提高工作效率、提高管理水平、增強(qiáng)交流與協(xié)作的目的。PSKY-OA卄包含在長(zhǎng)天辦公系統(tǒng)(PSKY-OAS 2.0)中，是PSKY-OAS 2.0的一個(gè)基本產(chǎn)品包。 利用PSKY-OA+中的基本模塊，可以構(gòu)造一個(gè)單位最基本的訃算機(jī)辦公管理環(huán)境，并在此 基礎(chǔ)上選用PSKY-OAS 2.0中的髙端模塊，從而能夠按照總體規(guī)劃有步驟、有控制地完成現(xiàn) 代化辦公管理環(huán)境的建設(shè)。PSKY-OA卄的功能主要包括“辦公工具”、“公共信息”、“

21、網(wǎng)上交流”三個(gè)方而的應(yīng)用。辦公工具包括辦公過程中常用的工具，包括電子、日程管理、統(tǒng)片簿、電子文件柜、收 發(fā)文登記和會(huì)議管理。公共信息提供了辦公、生活中的常用信息，如組織機(jī)構(gòu)、辦事指南、大事記、電子刊物、 郵政編碼、交通時(shí)刻表、政策法規(guī)等網(wǎng)上交流為日常辦公中提供上下級(jí)、同事間的雙向交流手段，如公告板、熱點(diǎn)話題、問 題與建議等。下而我們將各類應(yīng)用的加以概要說明：辦公工具：電子 使您快速建立與外界的通訊，全中文環(huán)境，一目了然。電子是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最基本的功能，通過電子系統(tǒng)可以方便地起草、發(fā)送、瀏覽接 收到的并歸類存檔，可以實(shí)現(xiàn)各類信息(如信件、文檔、報(bào)表、多媒體等多種格式文件)在 系統(tǒng)中各分支機(jī)構(gòu)

22、、部門及個(gè)人之間快速、髙效的傳遞。此外還可以連接其他常用的電子系 統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部電子的全球化通信。日程笛理日程管理與查詢，全面而向個(gè)人、部門與單位對(duì)個(gè)人的日程進(jìn)行安排或進(jìn)行周期性的日程安排，并可根據(jù)訪問級(jí)別向外公布日程安 排。用戶可以制定未來的工作計(jì)劃，也可以更改未來的工作計(jì)劃。名片簿爼片總管，方便快捷以爼片簿的形式記錄公XX個(gè)人的通訊錄，包括一個(gè)名片中的基本信息：XX、職位、 傳真、單位冬稱、單位地址、郵政編碼等?？梢园凑崭鞣N方式查詢名片簿中的信息。電子文件柜公共文檔、個(gè)人文檔，信息共享管理電子文件柜系統(tǒng)是用戶對(duì)各種文檔進(jìn)行管理的工具，針對(duì)個(gè)人文檔庫(kù)和公用文檔庫(kù)，提 供對(duì)文檔的建立、修改

23、、刪除、轉(zhuǎn)貼及歸類存儲(chǔ)等管理功能，可以使用多種文件格式，并可 設(shè)置查閱者與修改者的權(quán)限來共享。通過電子文件柜系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)公共文檔信息的管理與共享，并在此基礎(chǔ)上可以建立個(gè)人文 檔庫(kù)。例如：用戸可將與自己有關(guān)的公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、文件、個(gè)人數(shù)據(jù)、照片等文件存放在 個(gè)人文檔庫(kù)中分類存放管理，并可隨時(shí)進(jìn)行快速査詢、瀏覽和全文檢索。在本系統(tǒng)中，用戶可以利用文字、表格、圖形處理工具套件，如MS OFHCE或Lotus SMARTSUITE （集成在Notes中）處理文件，而且文件也不局限于類型，可以是文字、表格、 圖形、甚至聲音和圖象等等。可將已處理的文件放入Notes進(jìn)行傳送，也可加工從網(wǎng)絡(luò)（或Interne

24、t）上獲取的數(shù)據(jù)。收發(fā)文登記登記收發(fā)文，輕松的歸檔、査詢和管理登記收文信息和來文分發(fā)記錄，以及來文經(jīng)過那些人閱覽與批示，目前在誰的手上。發(fā)文信息登記：收發(fā)文登記簿打?。菏瞻l(fā)文歸檔會(huì)議管理計(jì)劃、安排、通知、會(huì)議紀(jì)要淸晰明了登記和維護(hù)會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議安排、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要。TOP公共信息：組織機(jī)構(gòu)單位、部門、員工信息、機(jī)構(gòu)概況一覽無余熱點(diǎn)話題系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)相互交流和學(xué)習(xí)的場(chǎng)所。用戶可隨時(shí)隨地地進(jìn)入熱點(diǎn)話 題系統(tǒng)進(jìn)行討論和信息交流?？梢栽O(shè)左討論X囤，實(shí)現(xiàn)討論組功能，還可以匿夕I參加討論。每一名員工都可以利用熱點(diǎn)話題，提出自己的問題或發(fā)表自己的意見。熱點(diǎn)話題對(duì)所有的用戶開放，并且參加者不必在同一時(shí)間同一地點(diǎn)來共享信息，真正做 到了異地、異步的信息交流而不受時(shí)間和空間的限制。問題與建議員工之間的溝通紐帶問題與建議系統(tǒng)為領(lǐng)導(dǎo)和群眾提供了一個(gè)相互交流的紐帶。所有用戶可在此向上級(jí)提出 合理化建議和個(gè)人意見，問題與建議的提出可以用署名和匿名兩種方式，領(lǐng)導(dǎo)可針對(duì)這些建 議和意見進(jìn)行答復(fù)，并將好的建議公布出來，讓全體員工瀏覽。幫助體貼的助手只有體貼的幫助系統(tǒng)才能引導(dǎo)您正確的使用TOP技術(shù)特點(diǎn)：全面支持瀏覽器應(yīng)用長(zhǎng)天辦公系統(tǒng)的客戶端全而支持瀏覽器應(yīng)用，用戶可以通過瀏覽器得到各種信息服務(wù)，極大 地適應(yīng)了用戶在不同環(huán)境和條件下的使用需求。完善的安全機(jī)制長(zhǎng)