文件控制程序

1、文 件 控 制 程 序 編號：ZACX423 1 目的：增加了職業(yè)健康安全管理體系文件有效行內(nèi)容。 2 適用范圍 3 術(shù)語與定義 4 職責(zé)：規(guī)定了主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)和12個相關(guān)部門職責(zé)。其中明確了項目部對所承擔(dān)項目有關(guān)文件的進行控制的職責(zé)。增加了質(zhì)安部職業(yè)健康安全管理體系文件編制，印發(fā)，管理的內(nèi)容。 5 管理要求管理要求 (在后面作進一步說明) 6 相關(guān)文件相關(guān)文件 7 相關(guān)記錄相關(guān)記錄 5.1 工作流程：工作流程： 外部文件流程說明：外部文件 辦公室文書科 主管領(lǐng)導(dǎo) 確認(rèn) 審批發(fā)放范圍 主管部門 擬辦或主管領(lǐng)導(dǎo)審批 分發(fā)到各單位、項目部、公司 實施 存檔 執(zhí)行作廢審批、標(biāo)識、銷毀 內(nèi)部文件按流程

2、運行5.2.1.1 文書文件：集團公司文件、相關(guān)法律法規(guī)、上級主管部門、業(yè)主、監(jiān)理和其它管理部門的文件、函件。 5.2.1.2 質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系文件：質(zhì)量手冊、職業(yè)健康安全管理手冊； 程序文件；作業(yè)指導(dǎo)書。 5.2.1.3 工程文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、質(zhì)量計劃、施工組織設(shè)計、施工方案、職業(yè)健康安全管理方案、應(yīng)急預(yù)案、“四新”推廣項目文件、外來施工圖紙、設(shè)計更改通知、竣工資料。 5.2.1.4 合同文件：工程承包合同、物資采購合同、設(shè)備采購合同、勞務(wù)采購合同。 5.2.2 按文件來源分類按文件來源分類 5.2.2.1 內(nèi)部文件：質(zhì)量、職業(yè)健康安全管理體系性文件，包括質(zhì)量手冊、職業(yè)健康安全

3、管理手冊、程序文件、管理規(guī)章制度(包含安全管理制度)、合同文件等； 5.2.2.2 外來文件：相關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上級主管部門(含安全法規(guī)中的其它要求)或業(yè)主或監(jiān)理和其他管理部門的文件和函件。 5.3文件編制和批準(zhǔn)發(fā)布 文件在發(fā)布前應(yīng)得到有關(guān)各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，確保其充分性與適宜性。 5.3.1文書文件由有關(guān)部門擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人審稿，總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布（擬文稿格式見F423-1）；主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對外來的文件進行確認(rèn)。 5.3.2質(zhì)量手冊、職業(yè)健康安全管理手冊由質(zhì)量安全保證部組織人員擬稿，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。 5.3.3 程序文件由集團公司職能部門擬稿，有關(guān)部門

4、會簽，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布 5.3.4 質(zhì)量計劃由項目部技術(shù)部門編制、項目總工審核、項目經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。 5.3.5 施工組織設(shè)計、施工方案由項目部技術(shù)部門編制、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人審核、項目總工批準(zhǔn)。 5.3.6 “四新”技術(shù)的推廣文件(也包括安全方面內(nèi)容)由集團公司科技管理部/公司/項目部技術(shù)部門擬稿，集團公司/公司/項目部總工程師批準(zhǔn)發(fā)布。 5.3.7 工程承包合同由市場開發(fā)部/海外事業(yè)部編制，有關(guān)部門評審、集團公司法人代表或其授權(quán)的代理人與業(yè)主簽定。 5.3.8 設(shè)備、物資、勞務(wù)采購合同文件，由采購人員編制、部門負(fù)責(zé)人審核、集團公司/公司/項目部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 5.4.文件的編號 5.4.1文書

5、文件編號為中葛200 *號，為發(fā)文部門代字，200為年號，*為序號。 5.4.2質(zhì)量手冊編號為ZLSC*-B，“ZLSC”為漢語拼音“質(zhì)量手冊”的縮寫，“*”為公司代號(集團公司“*”可省略), “B”為漢語拼音“版”的縮寫,“”為順序號,如第一版即“B1”。 5.4.3 職業(yè)健康安全管理手冊編號為AQSC*-B，“AQSC”為漢語拼音“職業(yè)健康安全管理手冊”的縮寫，“*”為公司代號(集團公司“*”可省略), “B”為漢語拼音“版”的縮寫,“”為順序號,如第一版即“B1”。 5.4.4 程序文件編號分別為ZLCX.B*、AQCX.B*、ZACX.B*，其中“ZLCX”為“質(zhì)量程序”漢語拼音的縮

6、寫，“AQCX”為“安全程序”漢語拼音的縮寫，“ZACX”為“質(zhì)安程序”漢語拼音的縮寫；為標(biāo)準(zhǔn)條款號，為子程序編號，B為“版”漢語拼音的縮寫,“*”為順序號。 5.4.5 作業(yè)指導(dǎo)書(含安全作業(yè)指導(dǎo)書)以其名稱為編號。 5.4.6 合同文件編號為GH*200。其中G為集團公司代號，H為合同代號，*為合同類別代號，200為年號，為當(dāng)年簽訂該類合同順序號。 5.4.7工程文件編號為GCXX200*，GC為工程文件代號，XX為項目名稱頭兩字的拼音，200為年號，*為文件順序號。 5.5 文件發(fā)放 文件歸口管理的各部門應(yīng)確保管理體系有效運行的各過程（包括具有關(guān)鍵作用的崗位）使用適用文件的有關(guān)版本。 5

7、.5.1 自發(fā)文書文件由總經(jīng)理辦公室按領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的范圍發(fā)放。外來文書文件由辦公室登記、加貼“收文處理單”(F423-4)報領(lǐng)導(dǎo)批示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)、傳遞。 5.5.2 管理體系文件經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)后，由質(zhì)量安全保證部分發(fā)。 5.5.3 工程文件按職責(zé)分工，由責(zé)任部門經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后分發(fā)有關(guān)部門和施工單位 5.5.4 工程承包合同簽訂后，市場開發(fā)部向生產(chǎn)經(jīng)營部、項目部各送交一套完整的合同文件及相關(guān)資料，向質(zhì)量安全保證部、機電物資部、科技管理部、法律事務(wù)處送交相關(guān)的文件和資料。該項目現(xiàn)場用合同文件由項目部責(zé)任部門按批準(zhǔn)范圍分發(fā)。 5.5.5 采購合同由合同執(zhí)行部門保存。當(dāng)使用部門和施工單位

8、需要時，合同執(zhí)行部門要提供上述資料的復(fù)印件，并加蓋本部門印章受控。5.5.6 工程項目部成立后，項目部必須及時到有關(guān)部門領(lǐng)取集團公司現(xiàn)行有效的管理文件、管理體系文件或其它相關(guān)文件。5.65.6 文件登記文件登記 5.6.1 各部門管理的文件都應(yīng)建立文件清單， 并按清單分類登記保管。 5.6.2 發(fā)文按照“收發(fā)文登記表”(F423-2、F423-3)登記，要記載發(fā)文日期、發(fā)文編號、發(fā)文單位、文件標(biāo)題，收文人或單位簽收。 5.6.3 收文按照“收發(fā)文登記表”(F423-2、F423-3)由收文單位文件管理人員登記，加貼“收文處理單”(F423-4)、 “處理情況”欄要記載處理情況。 5.75.7

9、文件標(biāo)識文件標(biāo)識5.7.1 管理體系文件以其名稱、編號及發(fā)放號作為標(biāo)識。5.7.2 文書文件加蓋發(fā)出部門印章。5.7.3 合同文件經(jīng)雙方簽字，加蓋雙方印章，即為“受控”標(biāo)識。 5.8 文件拷貝 5.9 文件保管與存檔 5.10 文件查閱 5.11 文件更改 5.11.1 各歸口管理文件的部門于每年三季度組織對文件進行評審，以確定文件的充分性和適用性。若文件須更改時，由發(fā)布該文件的部門，按本程序5.3條款規(guī)定報批；各有關(guān)部門對文件實施過程中，須修改時，應(yīng)向文件歸口管理部門提出“文件更改申請單（F4237）”，按本程序5.3條款規(guī)定報批后，實施更改。 5.11.2 文書文件更改采用補充或更改通知，

10、如有重大修改，重新發(fā)文，舊文件由文件持有部門按5.7.5條款的規(guī)定辦理。對于內(nèi)容有時間限制的文件，內(nèi)容到期或執(zhí)行完畢后，按5.7.5條款的規(guī)定辦理。 5.11.3 管理體系文件修改后,由質(zhì)量安全保證部下發(fā)修改通知,文件持有者用藍(lán)色或黑色鋼筆將作廢內(nèi)容劃去,將修改內(nèi)容抄寫在修改處,并填寫文件修改情況記錄表。管理體系文件換版后，由質(zhì)量安全保證部下發(fā)新版文件，舊版文件由文件持有者按5.7.5條款的規(guī)定辦理。 5.11.4 工程文件中的設(shè)計圖紙在接到修改通知后，圖紙持有人必須及時用藍(lán)色或黑色鋼筆在圖紙更改處標(biāo)明“按設(shè)計修改通知修改”；設(shè)計修改通知應(yīng)妥善保管；圖紙換版，分發(fā)新版圖紙時在舊版圖紙上加蓋“作

11、廢”標(biāo)識，必要時，圖紙發(fā)放部門及時從使用現(xiàn)場撤回。施工中應(yīng)用的規(guī)程規(guī)范換版后，由集團公司科技管理部列出換版文件清單發(fā)各使用單位，各使用單位按清單購買，并加蓋本單位“資料專用章”，各使用單位按換版文件清單將舊版規(guī)程規(guī)范及時從使用現(xiàn)場撤回，并按5.7.5條款的規(guī)定執(zhí)行。 5.11.5 施工中如遇緊急情況，需對圖紙作部分修改時，由現(xiàn)場技術(shù)負(fù)責(zé)人征得監(jiān)理工程師、設(shè)計部門同意，并由現(xiàn)場技術(shù)負(fù)責(zé)人將修改內(nèi)容先口頭通知有關(guān)部門和施工單位實施，然后按5.11.4條款的規(guī)定辦理。 5.12 文件在使用中必須保持清晰，易于識別，禁止亂涂亂畫。 5.13 涉及企業(yè)技術(shù)專利、經(jīng)濟情報等方面機密的文件按集團公司保密規(guī)定

12、管理。 5.14 各管理部門于每年三季度對所使用的各類外來文件有效性及適宜性進行確認(rèn)，報相關(guān)歸口管理的主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批，并做好確認(rèn)記錄（F4239）。 5.15 作廢文件的銷毀：各類文件歸口管理部門對已作廢的管理體系文件填寫文件銷毀處理申請單（F4238），報相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施銷毀。 5.16 記錄的管理：擬文稿、收文處理單、文件更改申請單的保存期限為15年以上，發(fā)文單、查（借）閱登記表、文件銷毀處理申請單、外來文件確認(rèn)記錄單保存期限為3年，收發(fā)文登記表、作廢文件清單為永久保存。 6 相關(guān)文件 記錄控制程序（ZACX424） 國家行政機關(guān)公文處理辦法（國辦發(fā)200023號） 國家電力公司公文處理辦法（總文檔200017號） 葛洲壩集團公司印章管理暫行辦法（中葛辦字1999第128號） 中國葛洲壩水利水電工程集團有限公司檔案管理辦法(中葛辦2002第186號) 7 相關(guān)記錄 7.1 中國葛洲壩水利水電工