《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

1、企業(yè)檔案工作規(guī)范解讀第七章 企業(yè)檔案工作業(yè)務建設三、企業(yè)文件的整理與歸檔7.3.2.3 企業(yè)應根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄 A 。項目建設類文件應依據(jù)企業(yè)在項目建設中的性質(zhì)確定，建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見 DA/T28 ；服務類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務活動的文件歸檔范圍，應結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務編制。歸檔范圍是指哪些文件應該歸檔，哪些文件不必歸檔。文件材料歸檔范圍和保管期限表是歸檔制度最重要的內(nèi)容，正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件材料齊全、完整、系統(tǒng)的關鍵。歸檔范圍和

2、保管期限表既可以成為單獨的檔案業(yè)務規(guī)范，也可與文件歸檔制度合并為一個制度。企業(yè)應依照國家和行業(yè)的有關規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務活動的具體情況，以企業(yè)內(nèi)各職能部門為單位，按照部門職能或工作流程和文件形成規(guī)律，參照企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限，制定本單位文件的歸檔范圍和保管期限表，并逐項列出條目。既不可搞“有文必檔” ，不管文件的價值和來源，凡是文件都歸檔；也不能“有檔不歸” ，將有價值、屬于歸檔范圍內(nèi)的文件遺漏掉。企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限主要是以生產(chǎn)型工業(yè)企業(yè)為藍本制定的，其他類型的企業(yè)可根據(jù)自己的業(yè)務特？c參照制定。制定歸檔范圍的基本方法是：在分析研究本企業(yè)生產(chǎn)技術、經(jīng)營活動和

3、各項管理職能的基礎上，對各項職能活動中產(chǎn)生和形成的具有查考利用價值的各類別的企業(yè)文件材料劃定歸檔范圍。制定歸檔范圍和保管期限表的程序是：掌握依據(jù)，調(diào)查研究一一在制定歸檔范圍和保管期限表之前，企業(yè)檔案管理部門和工作人員要認真學習并掌握檔案工作相關法律法規(guī)和標準規(guī)范，對本企業(yè)各項基本職能進行深入細致的調(diào)查研究，聽取相關人員對文件材料的歸檔意見；擬定初稿一一企業(yè)檔案管理部門依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和標準、規(guī)范，結(jié)合企業(yè)每一個立檔部門的職能特點，擬寫每一個立檔部門文件材料的應歸檔范圍和保管期限表初稿；廣泛征求意見一一征求每一個立檔部門和兼職檔案員的初稿的意見，請立檔部門對有關部門進行補充完善，在此基礎上

4、，檔案部門再進行一步做好統(tǒng)籌的修改和完善，形成送審稿；部門審核一一請各立檔部門負責人結(jié)合本部門的職能工作對送審稿進行審核和完善，檔案部門根據(jù)審核意見完成修改后，送檔案工作主管領導進一步審定；發(fā)布執(zhí)行一一報企業(yè)分管檔案工作的領導審定批準，以企業(yè)制度或標準形式正式印發(fā)執(zhí)行；納入相關制度企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表出臺后，還應將其納入企業(yè)相關制度、標準中，以保證切實地得到貫徹執(zhí)行。前面講到企業(yè)的類型很多，在制定歸檔范圍時，各企業(yè)應該重點注意能夠反映本企業(yè)特點的文件材料。比如：1 .制造業(yè)企業(yè)（工業(yè)企業(yè)）文件材料的特點制造業(yè)是個龐大的體系，在各類型的企業(yè)中占有主導地位。由于制造業(yè)企業(yè)是以大規(guī)模的采

5、用機器或機器體系進行各種產(chǎn)品的生產(chǎn)，因此在制造業(yè)企業(yè)檔案中，各類科技文件特別是產(chǎn)品檔案的數(shù)量占有相當大的比例。2 .交通運輸企業(yè)文件材料的特點交通運輸企業(yè)的主要生產(chǎn)方式為鐵路運輸、公路運輸、水路運輸、航空運輸和管線運輸?shù)任宸N。交通運輸企業(yè)的生產(chǎn)離不開各種基礎設施和運輸設備的支持，其營運網(wǎng)點愈多、營業(yè)范圍愈廣，所興建的基礎設施和購置的運輸設備也愈多，從而形成了基建和設備文件材料數(shù)量較大的特點。這些基建和設備文件材料對于交通運輸企業(yè)的正常運營和安全生產(chǎn)具有重要的保障作用。3 .建筑安裝企業(yè)文件材料的特點建筑安裝企業(yè)活動的主要目的是形成各種生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性的固定資產(chǎn)，其產(chǎn)品是各種廠房、 礦井、港口、機場、 鐵路、橋梁、管線、道路、住宅以及公用建筑等建筑物、構 筑物和各種設施。