高?？荚嚬芾頇n案信息化建設(shè)

1、    高?？荚嚬芾頇n案信息化建設(shè)    摘要：隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也必須與時俱進，逐步走向信息化管理階段。本文著重就高校學生作弊檔案的信息化管理方式進行了探討，從而為提高高校學生作弊檔案信息化管理提供一些參考和借鑒。關(guān)鍵詞：考試管理，作弊檔案，信息化一、高?？荚嚬芾頇n案信息化建設(shè)的重要性隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高?？荚嚬芾砉ぷ饕仓鸩阶呦蛐畔⒒A段，考試安排、成績錄入、學籍管理等工作已經(jīng)逐步使用計算機系統(tǒng)進行管理，其中學生作弊檔案的管理許多高校也已經(jīng)開始啟用數(shù)據(jù)庫等計算機軟件輔助管理，使高校的考試管理步入一個新的階段。學生作弊檔案是學?？荚嚈n案的

2、一部分，是記錄學生考試紀律真實的、歷史的記載，是獎勵和處分學生的重要依據(jù)，也是學校學風、考風評估的真實依據(jù)。為了適應(yīng)學校教育教學改革的步伐，為一年一度的學校評估工作快速、準確地提供必要的依據(jù)，使學生作弊檔案達到有效、高效利用，從而更進一步地促進學?？硷L、考紀建設(shè)，建立作弊檔案的信息化管理模式勢在必行。二、學生作弊檔案管理使用中存在的問題考試工作是教學管理的重要環(huán)節(jié)，是教學質(zhì)量評價與管理的重要內(nèi)容，堅持公平、公正、誠實、嚴謹?shù)脑瓌t，有助于學?？硷L考紀的提高，有助于校風的建設(shè)?？荚嚈n案的管理是考試工作的重要內(nèi)容，尤其是作弊檔案關(guān)系到學籍管理規(guī)定的嚴格執(zhí)行。但是，目前學生作弊檔案的管理模式和管理手段

3、都比較落后，已遠遠不能滿足學校教學管理與教學改革等現(xiàn)有工作的需要。(一)管理方式陳舊目前，大多數(shù)學校學生作弊檔案在過去都是以紙質(zhì)的作弊記錄和紙質(zhì)的處分文件單一形式保存的，在查證學生作弊記錄、進行學生違紀處分、畢業(yè)審核、學風建設(shè)評估等工作需要查找依據(jù)的時候，就必須在歷年的檔案中手工翻閱查找，耗費大量的時間和精力，同時紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次查閱，會造成檔案資料的損壞，影響檔案資料的查閱和保存質(zhì)量。(二)查閱工作繁瑣高校教學檔案包括學生作弊檔案每學期都按程序送交學校檔案管理部門存檔，學校下設(shè)的各個學院各部門工作人員檔案管理意識不強，拿到文件不一定會按檔案管理規(guī)范去保管，等到學生畢業(yè)前進行學生畢業(yè)審核工作時

4、，都去學校檔案部門要求調(diào)閱畢業(yè)生八個學期的作弊檔案資料，數(shù)量大，年限長，查找工作繁瑣，需要文件的學院每個高校都會有二十幾個左右，查檔工作耗時耗力，影響畢業(yè)審核工作的順利進行。(三)處分結(jié)果滯后學生作弊處分需要及時性，才能有效嚴肅考風考紀，尤其是對多次違反考試紀律的學生，累計次數(shù)達到規(guī)定次數(shù)時，會依照學籍管理規(guī)定和考試管理條例受到警告、留校察看或開除學籍處分。例如，每學期考試結(jié)束后，記錄和核查一名違反考試紀律的學生之前是否有違紀記錄，達到幾次，尤其是即將畢業(yè)的學生，考試檔案包括四年的內(nèi)容，想在短時間快速得到學生作弊歷年累積次數(shù)的檔案記載，是一項非常艱難的工作。(四)人員素質(zhì)較低現(xiàn)有教務(wù)人員或檔案

5、管理人員的信息化技術(shù)水平偏低，在信息化時代的教學管理工作中不能有效地使用現(xiàn)代化的管理工具和技術(shù)，尤其是對于種類繁多、保存年限長遠的檔案資料的管理工作而言，更需要一批具備高水平信息化程度的技術(shù)人才，使傳統(tǒng)的管理模式能夠逐步向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，才能使檔案資源得到有效的保管和利用，才能與時俱進，推進檔案管理工作的信息化進程。三、高校學生作弊檔案的信息化管理思路為進一步提高學校教學質(zhì)量和學風建設(shè)，及時、準確地反映教學水平和教學效果，嚴肅考紀，規(guī)范考試程序，樹立良好的學風和考風，使學校學生考試管理逐步走向科學化、規(guī)范化、制度化，建立學生作弊檔案的信息化管理系統(tǒng)不僅能提高工作效率，也能夠積極推動高校整個

6、教學管理信息化步伐。(一)學生作弊檔案的主要內(nèi)容依據(jù)學校的考試管理規(guī)定和學籍管理規(guī)定，對于考試違紀和作弊的學生都要進行嚴肅的處分，輕則警告、取消學位，重則開除學籍。因此，考試違紀和作弊檔案的內(nèi)容一定要有原始的、確鑿的第一手資料，要有說服力，才能作為處分學生的依據(jù)。一部分是考試現(xiàn)場收集管理的內(nèi)容，主要包括：考場記錄(監(jiān)考教師簽字、作弊學生簽字)、考生試卷、作弊工具、載有考試信息的紙張(條)、考試復(fù)習資料(書籍)、講義、筆記、手機信息(抄寫信息后師生簽字)、電子辭典、計算器等作弊信息載體。另一部分是處分以后需要收集管理的內(nèi)容，主要是處分文件。傳統(tǒng)的調(diào)閱方式只能靠檔案管理部門建立的索引目錄進行查找，

7、比較耗時費力，還容易遺漏信息，如果建立電子查詢方式就簡單多了。(二)建立作弊檔案數(shù)據(jù)庫查詢系統(tǒng)作弊檔案是逐年累積起來的、需要長期保存的檔案資料，既要保證檔案的完整性，又要保證檔案信息累積添加的可操作性，還要保證資料的快速查詢和可利用性。因此，設(shè)計作弊檔案管理和查詢系統(tǒng)需要建立作弊檔案的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。建立學生作弊數(shù)據(jù)庫的基本設(shè)計思路：第一步：選一個適合操作的應(yīng)用軟件，如microsoft visual foxpro數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件。第二步：設(shè)計必要的數(shù)據(jù)字段名稱并考慮到具備擴展使用范圍，如學號(xh)、姓名(xm)、學院(xy)、班級(bj)、身份證號(sfzh)、準考證號(zkzh)、作弊科目

8、(zbkm)、作弊情形(zbqx)、違紀(wj)、作弊(zb)、處分依據(jù)(cfyj)、處分結(jié)果(cfjg)、文件編號(wjbh)、備注(bz)等字段。字段類型、寬度根據(jù)實際需要規(guī)定。第三步：設(shè)計可查詢鍵值名稱，如“請輸入學號”查詢欄目、“查詢作弊次數(shù)二次以上學生”欄目等，便于操作和實現(xiàn)快速查詢。第四步：設(shè)計必要的命令按鈕，如“重取數(shù)據(jù)”、“增加記錄”、“刪除記錄”、“修改記錄”、“導(dǎo)入名單”、“導(dǎo)出名單”、“退出系統(tǒng)”等。圖1 數(shù)據(jù)表單樣版(三)原始作弊檔案與電子檔案的建立學生作弊檔案的保存應(yīng)該以紙質(zhì)作弊載體與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相結(jié)合的方式進行管理。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的快速查詢，紙質(zhì)作弊載體作為查證原

9、始作弊記錄的依據(jù)。具體操作方法如下：第一步：每學期考試結(jié)束后收集每場考試的考場記錄，收集作弊信息載體和作弊工具，并經(jīng)過教務(wù)管理部門認定，院長辦公會議研究決定后，形成公文上報學校打印處分文件，與作弊記錄、作弊信息載體一并進行整理、保存。第二步：按照系統(tǒng)設(shè)置的表格，逐條添加作弊信息，添加時一定要認真、細致、準確，注明違紀或作弊情形，作弊學號、姓名、學期等有關(guān)信息。同時，經(jīng)常維護數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的正常運行。(四)學生作弊電子檔案的查詢查詢作弊電子檔案時，登錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，輸入學生學號，即可得到所要查詢學生是否有作弊記錄和作弊次數(shù)。也可以在錄入完作弊信息后，直接進行“查詢作弊次數(shù)兩次以上學生”的

10、查詢，系統(tǒng)會自動顯示作弊次數(shù)超過兩次學生的記錄。使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行作弊檔案的管理和查詢，可以快速、準確地獲取作弊信息，可取得事半功倍的效果。圖2 多次作弊查詢結(jié)果四、提高檔案信息化管理途徑(一)提高檔案人員信息化素養(yǎng)隨著信息時代的到來，檔案管理也需要加快信息化管理進程，需要一大批具備一定計算機技術(shù)的人才充實到檔案管理的隊伍中來。因此，學校要注重檔案業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)，有計劃地組織教學管理人員或檔案管理人員進行信息技術(shù)的培訓和進修，逐步提高檔案管理人員的信息技術(shù)，從而提高學校檔案管理的信息化水平。另外，也要對各級各類管理人員進行檔案管理規(guī)范的教育，尤其針對日常工作中形成的電子文件，要養(yǎng)成及時保管的意

11、識和責任心。(二)完善檔案信息化管理手段高校學生作弊檔案只是學校教學檔案的一部分內(nèi)容，開發(fā)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對高校教學檔案管理有著積極的現(xiàn)實意義。近幾年來，高校發(fā)展速度很快，學生人數(shù)幾倍增加，教學檔案種類和數(shù)量也成倍擴大，使用傳統(tǒng)的管理手段顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需要，因此，建立和開發(fā)信息化檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫，根據(jù)現(xiàn)實工作需要，高?？梢宰孕虚_發(fā)或高校間聯(lián)合開發(fā)統(tǒng)一的教學檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，隨著業(yè)務(wù)的增減和變化，不斷更新并優(yōu)化信息化管理系統(tǒng)，使之發(fā)揮快捷、及時、準確的作用，為檔案資料的收集、整理、保存、調(diào)閱等工作提供積極、便利的服務(wù)。(三)更新檔案信息化管理制度加大宣傳力度建立檔案管理規(guī)范與電子檔案的

12、管理辦法，高校教學檔案的形成多數(shù)是由教師、學校各部門的具體工作人員完成的，按照常規(guī)的檔案管理辦法，形成的紅頭文件送學校檔案部門管理，其他的檔案多數(shù)集中在各級部門或個人手中，尤其是電子文件資料，當需要的時候，就直接找具體部門或具體工作人員詢問、索要，當人事關(guān)系發(fā)生變化、或具體部門及人員管理不善、電腦發(fā)生故障等情況時，原始的文件資料往往很難查證到。因此，高校要積極的完善檔案的管理制度，將電子檔案的管理范圍和職責重新定義，制定出一套與時俱進的、科學的檔案管理制度，對高校的建設(shè)和發(fā)展具有積極的理論意義和現(xiàn)實意義。(四)實現(xiàn)信息化檔案網(wǎng)絡(luò)共享一所高校是由很多機構(gòu)組成，與教學和學生管理有直接關(guān)系的部門就有多個，如教務(wù)處、學生處、團委、圖書館、所在學院等，多個不同專業(yè)的學院下面又設(shè)有系部、教研室、教務(wù)辦、學團辦等機構(gòu)，雖然各司其職，但教學檔案包括學生作弊檔案在使用上多個學院以及學院多個部門在學生管理上有許多交叉使用的時候，如果各級部門分頭去檔案管理部門查閱依據(jù)，顯然浪費人力和時間，如果充分發(fā)揮校園網(wǎng)絡(luò)的功能，相關(guān)職能機構(gòu)將數(shù)據(jù)上傳，檔案管理部門將可以公開的檔案數(shù)據(jù)向各級部門長期開放或定期開放，有需求的部門就可以利用校園網(wǎng)絡(luò)共享檔案部門的相關(guān)資源，就可以及時的查詢到所要的文件資料，少了環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間，會極大地提高