儲(chǔ)值卡管理辦法

1、儲(chǔ)值卡管理辦法為確保儲(chǔ)值卡發(fā)放流程的準(zhǔn)確、順利，保證儲(chǔ)值卡在定制、移交、充值、銷售、使用過(guò)程中的安全有效，制定本辦法。儲(chǔ)值卡的進(jìn)銷存業(yè)務(wù)通過(guò)“會(huì)員管理系統(tǒng)”進(jìn)行管理。系統(tǒng)由市場(chǎng)部、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、各門店服務(wù)中心、收銀部、財(cái)務(wù)部相關(guān)人員操作，各部門均須配備相應(yīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，并明確責(zé)任。第一條 職能分工（一）市場(chǎng)部負(fù)責(zé)儲(chǔ)值卡的需求統(tǒng)計(jì)、定制、驗(yàn)收、寫磁、售后服務(wù)（換卡除外），同時(shí)負(fù)責(zé)儲(chǔ)值卡全面管理。（二）財(cái)務(wù)結(jié)算中心負(fù)責(zé)儲(chǔ)值卡的注冊(cè)、分發(fā)、換卡。（三）信息中心保證會(huì)員管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)解決系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）各門店財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)儲(chǔ)值卡的需求上報(bào)、領(lǐng)用，并且監(jiān)督儲(chǔ)值卡的使用；服務(wù)中心負(fù)責(zé)儲(chǔ)值卡的銷售

2、、問(wèn)題卡的處理；收銀部負(fù)責(zé)儲(chǔ)值卡銷售時(shí)的收款。第二條 辦卡流程1、內(nèi)部員工辦卡流程（不含服務(wù)臺(tái)人員）：各門店員工辦卡均可到服務(wù)臺(tái)進(jìn)行辦理，主要步驟：辦理人交現(xiàn)金詢問(wèn)員工編號(hào)辦卡人遞卡或辦理人使用新卡充卡人錄入辦理核對(duì)資料交還辦卡人儲(chǔ)值卡及電腦小票。2、服務(wù)臺(tái)員工辦卡流程（僅限本店服務(wù)臺(tái)人員）門店服務(wù)臺(tái)員工辦卡均可到服務(wù)臺(tái)進(jìn)行辦理，主要步驟：辦理人交現(xiàn)金詢問(wèn)員工編號(hào)辦卡人遞卡或辦理人使用新卡充卡人錄入辦理核對(duì)資料交還辦卡人儲(chǔ)值卡及電腦小票辦卡人登記授權(quán)人簽字確認(rèn)備注：辦卡授權(quán)人不得自行操作該系統(tǒng)為本人辦卡； 3、顧客辦卡流程：顧客辦理儲(chǔ)值卡均可在各店服務(wù)臺(tái)辦理，主要步驟：辦理人交現(xiàn)金辦卡人遞卡或

3、辦理人使用新卡充卡人錄入辦理告知使用方法及注意事項(xiàng)交還辦卡人儲(chǔ)值卡及電腦小票第三條 辦卡額度授權(quán)及監(jiān)督辦法（1）根據(jù)充值額度，操作人員必須為授權(quán)人員，不得越級(jí)操作，若授權(quán)人員或?qū)徍巳藛T因調(diào)休或外出必須有一方在場(chǎng)方可操作，否則視同違規(guī)操作。（2）審核人員因調(diào)休或其他原因不能到場(chǎng)，可按金額升序依次上調(diào)審核人員，直到店長(zhǎng)級(jí)，如：因前臺(tái)主管不在可由防損員進(jìn)行審核；若無(wú)監(jiān)督人和審核人簽字，視同違規(guī)處理。（后附辦卡授權(quán)及監(jiān)督登記表）。（3）因授權(quán)人員不在場(chǎng)，其他人員代操作或代監(jiān)督、審核，必須在辦卡授權(quán)及監(jiān)督登記表例外欄上說(shuō)明原因，并有授權(quán)人員簽字確認(rèn)。第四條 儲(chǔ)值卡管理業(yè)務(wù)流程（一）空白儲(chǔ)值卡的定制1.定

4、制。市場(chǎng)部根據(jù)市場(chǎng)需求，確定空白儲(chǔ)值卡的面額及相應(yīng)數(shù)量，并進(jìn)行設(shè)計(jì)定稿（卡面的內(nèi)容、卡號(hào)的準(zhǔn)確、卡的磁性）。2.驗(yàn)收。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)按批次隨機(jī)抽檢10張空白儲(chǔ)值卡。3.保管。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)空白儲(chǔ)值卡的保管，并建立空白儲(chǔ)值卡庫(kù)存登記表（附件2）。（二）充值交付1.儲(chǔ)值卡申請(qǐng)。各門店制定次月儲(chǔ)值卡需求計(jì)劃表，由財(cái)務(wù)部于當(dāng)月5日前報(bào)財(cái)務(wù)結(jié)算中心。2.卡號(hào)注冊(cè)。每月8日前，財(cái)務(wù)結(jié)算中心根據(jù)儲(chǔ)值卡需求和市場(chǎng)部提供的卡號(hào)，注冊(cè)相應(yīng)的儲(chǔ)值卡信息，制作儲(chǔ)值卡注冊(cè)單（附件3）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財(cái)務(wù)結(jié)算中心記賬，一聯(lián)交市場(chǎng)部留存。3.刷卡寫磁。信息中心根據(jù)財(cái)務(wù)結(jié)算中心提供的儲(chǔ)值卡注冊(cè)單進(jìn)行刷卡寫磁，于當(dāng)月22日前完成（遇中

5、秋、春節(jié)兩大節(jié)日，提前1個(gè)月內(nèi)分批完成）。在刷卡寫磁前應(yīng)核對(duì)每盒儲(chǔ)值卡的初始卡號(hào)，并在刷卡寫磁充值后進(jìn)行復(fù)核，以核實(shí)卡號(hào)的準(zhǔn)確性，復(fù)核率須不低于5%。對(duì)無(wú)法刷卡寫磁的廢卡，由財(cái)務(wù)結(jié)算中心制作儲(chǔ)值卡注銷單（附件4）一式兩聯(lián)，財(cái)務(wù)結(jié)算中心與市場(chǎng)部各存一聯(lián)，分別進(jìn)行注銷、封存。4.交付財(cái)務(wù)結(jié)算中心。市場(chǎng)部與財(cái)務(wù)結(jié)算中心在儲(chǔ)值卡部門交接單（附件6）上簽字后，將已充值的儲(chǔ)值卡交付財(cái)務(wù)結(jié)算中心。財(cái)務(wù)結(jié)算中心以儲(chǔ)值卡部門交接單作為記賬憑證，根據(jù)此表進(jìn)行入賬，形成儲(chǔ)值卡的庫(kù)存。財(cái)務(wù)結(jié)算中心核實(shí)已寫磁儲(chǔ)值卡與儲(chǔ)值卡注冊(cè)單數(shù)量是否一致，于每月24日前入賬。（三）門店領(lǐng)用及保管門店每月25日起到財(cái)務(wù)結(jié)算中心領(lǐng)用本月

6、儲(chǔ)值卡。財(cái)務(wù)結(jié)算中心根據(jù)門店報(bào)送儲(chǔ)值卡需求，制作儲(chǔ)值卡申領(lǐng)單（附件7）一式兩聯(lián)，一聯(lián)由財(cái)務(wù)結(jié)算中心留存記賬，一聯(lián)由門店留存記賬。清點(diǎn)后的儲(chǔ)值卡，須在包裝后加上封條，至分店后存入銀庫(kù)，由兩人以上共同啟封。服務(wù)中心到財(cái)務(wù)部領(lǐng)用儲(chǔ)值卡時(shí)，須制作儲(chǔ)值卡申領(lǐng)單，一式兩聯(lián)，一聯(lián)由門店財(cái)務(wù)留存記賬，一聯(lián)由服務(wù)中心留存記賬。每日下班后，服務(wù)中心須將剩余儲(chǔ)值卡加封，存放于銀庫(kù)。（四）門店銷售1.門店服務(wù)中心人員制作儲(chǔ)值卡售卡單（附件8）（一式兩聯(lián)，一聯(lián)由服務(wù)中心記賬，一聯(lián)由收銀部記賬），并根據(jù)顧客要求的支付方式選擇“開(kāi)通類型”。 2.顧客持儲(chǔ)值卡售卡單到指定收款臺(tái)，收銀員根據(jù)其支付方式進(jìn)行收款，再在前臺(tái)銷售管理

7、系統(tǒng)的外掛程序中操作，門店服務(wù)中心收取顧客帶回的已蓋章的儲(chǔ)值卡售卡單，并在會(huì)員管理系統(tǒng)中確認(rèn)儲(chǔ)值卡已付款，再發(fā)放儲(chǔ)值卡。3.門店財(cái)務(wù)部、收銀部每日與服務(wù)中心核對(duì)單據(jù)、收款額。4.因系統(tǒng)問(wèn)題或顧客要求改變儲(chǔ)值卡面額等原因需作退卡處理的，門店服務(wù)中心應(yīng)首先確認(rèn)儲(chǔ)值卡無(wú)消費(fèi)記錄，方可填寫儲(chǔ)值卡退卡申請(qǐng)表（附件10），經(jīng)門店總經(jīng)理簽字后，制作儲(chǔ)值卡退卡單（附件11）進(jìn)行處理。未經(jīng)審批，門店服務(wù)中心不得私自進(jìn)行退卡處理。（1）儲(chǔ)值卡已發(fā)放時(shí)，作退卡操作，應(yīng)選擇“真正退回”，并將儲(chǔ)值卡統(tǒng)一交予信息中心處理后，方可再次銷售、使用。（2）儲(chǔ)值卡尚未發(fā)放時(shí)，作退卡操作，應(yīng)選擇“沖紅”，方可再次銷售。（五）庫(kù)存盤

8、點(diǎn)每月23日由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)空白儲(chǔ)值卡進(jìn)行盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)結(jié)算中心、門店財(cái)務(wù)部、門店服務(wù)中心負(fù)責(zé)對(duì)保管的儲(chǔ)值卡進(jìn)行盤點(diǎn)，并詳實(shí)填制儲(chǔ)值卡盤點(diǎn)表（附件9）。公司安排相關(guān)部門對(duì)儲(chǔ)值卡庫(kù)存狀況進(jìn)行隨機(jī)抽檢。（六）補(bǔ)磁、重寫、換卡門店服務(wù)中心負(fù)責(zé)問(wèn)題卡的處理，填制問(wèn)題儲(chǔ)值卡登記表（附件5）以收取顧客的問(wèn)題儲(chǔ)值卡，并統(tǒng)一交予信息中心處理，收到顧客儲(chǔ)值卡的日期至通知顧客領(lǐng)取的日期，不能超過(guò)5天，禁止門店由顧客直接到公司自行處理。1.儲(chǔ)值卡磁力減弱導(dǎo)致無(wú)法正常使用或卡號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，門店服務(wù)中心負(fù)責(zé)將問(wèn)題卡統(tǒng)一交予信息中心處理，并填寫儲(chǔ)值卡補(bǔ)磁登記表（附件12）或儲(chǔ)值卡重寫登記表（附件13）。2.儲(chǔ)值卡因磁條損壞、卡面

9、折斷等原因?qū)е聼o(wú)法使用時(shí)，門店服務(wù)中心負(fù)責(zé)將問(wèn)題卡統(tǒng)一交于公司處理，先到財(cái)務(wù)結(jié)算中心更換無(wú)卡號(hào)的空白儲(chǔ)值卡，并填寫儲(chǔ)值卡更換登記表（附件14），再由信息中心進(jìn)行重寫。儲(chǔ)值卡更換登記表一式兩聯(lián)，財(cái)務(wù)結(jié)算中心與信息中心部各存一聯(lián)。更換掉的儲(chǔ)值卡由信息中心封存。3.重寫前操作人員，須查看受理期間此儲(chǔ)值卡是否仍有操作，如消費(fèi)、補(bǔ)磁等，確認(rèn)沒(méi)有后方可操作，否則，須落實(shí)原因后，再進(jìn)行相關(guān)處理。（七）儲(chǔ)值卡回收儲(chǔ)值卡金額消費(fèi)為空后，收銀員將其收回，在磁條上打孔并剪斷作廢。如顧客不同意交回儲(chǔ)值卡，須在儲(chǔ)值卡磁條處作打孔處理后，再交予顧客。注意事項(xiàng)：l 儲(chǔ)值卡業(yè)務(wù)流程中的所有表格須按要求填寫完整，并嚴(yán)格審批流程

10、。l 儲(chǔ)值卡銷售的支付方式不受限制，包括銀聯(lián)卡、支票等，并不得收取手續(xù)費(fèi)，款到帳后方可開(kāi)通。l 第七條 收銀員受理儲(chǔ)值卡支付時(shí)，須先刷卡，再輸入版面卡號(hào)，核對(duì)儲(chǔ)值卡版面卡號(hào)與系統(tǒng)卡號(hào)一致后，方可收款。l 第八條 顧客用儲(chǔ)值卡支付時(shí)，須在發(fā)票上蓋“儲(chǔ)值卡消費(fèi)部分不作報(bào)銷憑證”章。l 第九條 儲(chǔ)值卡不記名、不掛失、不兌現(xiàn)、逾期作廢。 l 第十條 違反以上條款者，視情節(jié)輕重，處以50200元不等罰款。 l 第十一條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，本辦法最終解釋權(quán)歸和豐園水果精品超市所有。附件：1.儲(chǔ)值卡發(fā)行流程2.空白儲(chǔ)值卡庫(kù)存登記表3.儲(chǔ)值卡注冊(cè)單4.儲(chǔ)值卡注銷單5.問(wèn)題儲(chǔ)值卡登記表6.儲(chǔ)值卡部門交接單

11、7.儲(chǔ)值卡申領(lǐng)單8儲(chǔ)值卡售卡單9.儲(chǔ)值卡盤點(diǎn)表10.儲(chǔ)值卡退卡申請(qǐng)表11.儲(chǔ)值卡退卡單12.儲(chǔ)值卡補(bǔ)磁登記表13.儲(chǔ)值卡重寫登記表14.儲(chǔ)值卡更換登記表和豐園精品水果超市附件1：儲(chǔ)值卡發(fā)行及售后流程8附件2： 空白儲(chǔ)值卡庫(kù)存登記表金額數(shù)量日期：日期：日期：日期：日期：進(jìn)/出余進(jìn)/出余進(jìn)/出余進(jìn)/出余進(jìn)/出余200箱數(shù)張數(shù)500箱數(shù)張數(shù)800箱數(shù)張數(shù)1000箱數(shù)張數(shù)箱數(shù) 張數(shù)附件3：（系統(tǒng)單據(jù)）儲(chǔ)值卡注冊(cè)單 時(shí)間：?jiǎn)螕?jù)號(hào)面值（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)數(shù)量（張）錄入日期記賬日期財(cái)務(wù)結(jié)算中心： 市場(chǎng)部： 附件4：（系統(tǒng)單據(jù)）儲(chǔ)值卡注銷單 時(shí)間：?jiǎn)螕?jù)號(hào)面值（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)數(shù)量（張）備注記帳日期財(cái)務(wù)結(jié)

12、算中心： 市場(chǎng)部：15附件5：?jiǎn)栴}儲(chǔ)值卡登記表接收日期顧客卡號(hào)現(xiàn)余額顧客簽名聯(lián)系電話經(jīng)辦人返還日期現(xiàn)余額顧客簽名經(jīng)辦人備注附件6：儲(chǔ)值卡部門交接單 日期： 單張面額（元）起始卡號(hào)終止卡號(hào)制卡數(shù)量（張）實(shí)際數(shù)量（張）合計(jì)金額（萬(wàn)元）備注合計(jì)財(cái)務(wù)結(jié)算中心： 市場(chǎng)部：附件7：（系統(tǒng)單據(jù)）儲(chǔ)值卡申領(lǐng)單單據(jù)號(hào)： 打印時(shí)間：發(fā)卡單位： 發(fā)卡部門：申領(lǐng)組織： 申領(lǐng)部門：面值起始卡面號(hào)結(jié)束卡面號(hào)數(shù)量金額申領(lǐng)數(shù)量： 申領(lǐng)金額：發(fā)卡人： 申領(lǐng)人：附件8：（系統(tǒng)單據(jù)）儲(chǔ)值卡售卡單單據(jù)號(hào)：打印時(shí)間： 記賬時(shí)間：售卡組織： 售卡部門：卡面值卡面號(hào)數(shù)量金額合計(jì)銷售額： 支付方式： 制單人： 收款員： 顧客：附件9：儲(chǔ)值卡盤點(diǎn)表日期：卡面值卡號(hào)庫(kù)存數(shù)量庫(kù)存金額實(shí)盤數(shù)量實(shí)盤金額盈虧數(shù)量盈虧金額合計(jì)：盤點(diǎn)人： 監(jiān)點(diǎn)人：附件10：儲(chǔ)值卡退卡申請(qǐng)表門店： 日期：卡面值卡號(hào)數(shù)量金額合計(jì)退卡原因經(jīng)辦人：