職務(wù)分析―過程與方法初探

1、職務(wù)分析一過程與方法初探摘要：1999年7月15日至8月6日，在b教授的指導(dǎo) 下，作者赴深圳某上市公司進行了為期23天的暑期研修， 與該公司人力資源小組的同事們一起就人事管理的展開思 路和職務(wù)分析、考核等一些具體問題進行了充分細致的探 討，并形成書面報告。本文是在此基礎(chǔ)上進一步思考而成 的。本文分別對職務(wù)分析的作用、職務(wù)分析流程、組織的 任務(wù)、職務(wù)調(diào)查、工作分析、業(yè)務(wù)流程重組與職務(wù)設(shè)計、 職務(wù)說明書的形成、關(guān)于職務(wù)價值的確定、職務(wù)分析結(jié)果 的運用等方面進行了闡述，并以該公司總部人事部人力資 源管理小組為例進行分析示例。并在附件部分列出了組織 結(jié)構(gòu)圖、職務(wù)調(diào)查表、工作關(guān)系圖、職務(wù)說明書示例等一

2、些具體的示例或表格。一、概述現(xiàn)代人力資源管理的核心命題之一是解決人 與組織的關(guān)系問題，這一命題自然地集中在人與組織的結(jié) 合點？?工作及崗位上。職務(wù)是由工作內(nèi)容基本相同的一族 崗位構(gòu)成，職務(wù)是人與工作結(jié)合的一種方式，側(cè)重點在于 人的工作，而非工作中的人。職務(wù)分析是現(xiàn)代人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，只有科 學(xué)、準確的職務(wù)分析才能準確刻畫出工作職位的內(nèi)容、性 質(zhì)等，才能在此基礎(chǔ)上建立起來任職資格制度和職務(wù)等級 制度，而這兩制度恰是人力資源管理制度，如人事考核制 度、工資報酬制度、教育培訓(xùn)制度、晉升制度的基礎(chǔ)和核 心，見下圖：%1. 職務(wù)分析的作用：職務(wù)分析作為人力資源管理的基礎(chǔ)和核心，其結(jié)果可 直接用于

3、：1組織設(shè)計和職務(wù)設(shè)計；1人員錄用與調(diào)配；1員工教育與培訓(xùn)；1職務(wù)價值確定，從而決定薪酬；1考核的依據(jù)/標準；1工作業(yè)務(wù)流程重組/改善業(yè)務(wù)/職務(wù)再設(shè)計。%1. 職務(wù)分析流程：職務(wù)分析的對象是組織中人的工作，因而就必須從以 下幾個方面來分析：1.組織的任務(wù)、職位的目標：分析所 考察職務(wù)在組織價值鏈中的位置以及其所承擔(dān)的目標，這 是組織所賦予的任務(wù)；2. 工作所要解決的問題：即工作中所要完成的事件（事情）;3. 完成工作的人：即職務(wù)的擔(dān)當者。職務(wù)擔(dān)當者的能力與資格決定了組織目標和工作事情的完成程度與質(zhì)量。通過以上三方面的分析，首先應(yīng)明了組織賦予的任務(wù)、 工作所要解決的問題以及任職者的能力；然后進行

4、工作分 析，即目標、人、事的具體結(jié)合，這是職務(wù)分析的核心所 在，我們將在下面結(jié)合公司實際來說明；最后，職務(wù)分析 的結(jié)果，將用于形成職務(wù)說明書、確定任職資格、評定職 務(wù)價值。職務(wù)分析的流程可參見下圖：二、職務(wù)分析根據(jù)職務(wù)分析的流程，我們以深圳某公 司人力資源小組為研究對象，進行示例分析：一、組織的任務(wù)：1.公司戰(zhàn)略與目標：（略）。2 .組織設(shè)計與組織結(jié)構(gòu)圖：（見附件1）3.部門的性質(zhì)、任務(wù)與部門內(nèi)組織設(shè)計：人事行政管理部屬于職能（參謀）部門，其主要職責(zé) 為：a .以規(guī)劃、吸引、保留、發(fā)展、激勵人才，為公司 各項工作的有效開展提供組織保證；負責(zé)公司人力資源的 開發(fā)與使用；建立或重組公司人事管理體制

5、、制定或調(diào)整 公司人事政策；進行日常人事管理（包括人員的調(diào)配、考 核、任免等）；開展員工能力開發(fā)與培訓(xùn)工作；b .以為總部提供完善的后勤保障為目的，進行日常 行政后勤事務(wù)、辦公管理和車輛管理。根據(jù)業(yè)務(wù)歸類并考慮業(yè)務(wù)量，人事行政管理部可分為 三個小組：人力資源管理小組；員工培訓(xùn)與開發(fā)小組；行 政管理小組。4 .人力資源管理小組的任務(wù)：根據(jù)部門內(nèi)小組分工, 人力資源管理小組的職能為建立或重組公司人事管理體制、 制定或調(diào)整公司人事政策、進行日常人事管理，具體有：a .招聘與調(diào)配：職務(wù)分析、人力資源規(guī)劃、甄選與 錄用、人員調(diào)配；b .績效考核：人事考核制度的制定及 組織、實施與分析；c .薪酬福利：薪

6、金、福利（含保險、休假、體檢等） 制度的制定、檢討、核定及發(fā)放；d員工關(guān)系：員工滿意度調(diào)查、溝通及勞動糾紛的處理;e人事信息：人事檔案、勞動合同、電子文檔、有 關(guān)證明等。二、職務(wù)調(diào)查:1職務(wù)調(diào)查的目的：調(diào)查出人事工作所需的各種基礎(chǔ)信息，直接用于工作分析、業(yè)務(wù)流程設(shè)計與重組，從而 形成職務(wù)說明書以明確崗位職責(zé)和任職資格；同時還可用 于培訓(xùn)、考核等。職務(wù)調(diào)查的方法：通常有實地觀察法、面談法、調(diào)查問卷法等。實地調(diào)查法適用于簡單的、容易觀察和度 量的工作，如流水生產(chǎn)線上工人的工作；面談法適用于工 作流程較為復(fù)雜、內(nèi)容責(zé)任難以界定的工作；調(diào)查問卷法 適應(yīng)范圍較寬，可廣泛應(yīng)用。在這里，我們采用調(diào)查問卷 的

7、方式進行調(diào)查。3 .職務(wù)調(diào)查表的設(shè)計：職務(wù)調(diào)查表的 內(nèi)容應(yīng)包含：崗位基本信息；工作的目標、內(nèi)容、要點、 程序、頻度、審核權(quán)限；責(zé)任與權(quán)利；職務(wù)關(guān)系分析；工 作基本特性的調(diào)查；任職資格調(diào)查等。（詳見附件2）。4. 職務(wù)調(diào)查的展開：以最小的業(yè)務(wù)單位（如小組）展開，主管或直接上司應(yīng)仔細核對調(diào)查表內(nèi)容是否屬實, 確保工作無漏項。三、工作分析:1根據(jù)職務(wù)調(diào)查表反饋的信息，可歸納出部門或小組應(yīng)完成的具體的事情。如人力資源小組的工作有：工資政策、工資審計、工資核算、獎金核算及相關(guān)說 明（含員工關(guān)系）；保險研究、福利政策、實務(wù)操作與宣傳 推廣；公司年度與年中考核評議；業(yè)績考核及專項考核； 激勵體系（車房改革、

8、期權(quán)、獎懲）的方案設(shè)計、實施監(jiān)督 與相關(guān)說明；招聘錄用；工作分析；人力資源分析；滿意 度調(diào)查；月人力資源信息統(tǒng)計；外事工作（包括：辦理集 團出國件、辦理臨時赴港澳件、辦理集團赴港長證及管理、 每年度外事年審、辦理深港兩地車手續(xù)、與出國赴港相關(guān) 的工作）；戶口調(diào)動（包括接受應(yīng)屆畢業(yè)生、招調(diào)工與商 調(diào)干手續(xù)、戶口糧油落戶手續(xù)、市內(nèi)調(diào)動手續(xù)）；勞動合同（總部勞動合同簽訂與解除、集團勞動合同簽訂的跟蹤與 管理、暫住證的辦理、年度勞動年審）；體檢（年度集團職 員體檢工作、年度集團經(jīng)理體檢工作、幫助并指導(dǎo)集團下 屬公司的年度體檢計劃、新職員入職體檢安排、不定期做 網(wǎng)上保?。宦毞Q（辦理每年度職稱評審；安排

9、每年度職稱 考試）；人事政策制定（有關(guān)招聘、薪酬、福利、考核等政 策的檢討及修改完善）；人事政策推廣、制度落實；職務(wù) 任免審批；員工關(guān)系；薪金（包括工資、午餐費、飲料費、 獎金、雙薪、過節(jié)費等制單發(fā)放及申報工資報表、統(tǒng)計表）; 檔案、人力資源庫、人事部文檔管理（包括員工一、二級 檔案及人事部文件歸檔管理；人事資料庫的增補和管理維 護；新職員入職、轉(zhuǎn)正資料審核及資料核對及歸檔工作； 利用人力資源庫資料做薪金、人員變動情況表、職務(wù)任免 等統(tǒng)計表）；人事部內(nèi)務(wù)及日常事務(wù)工作；集團公司的戶口 簿、糧油簿、人事部、公司黨委等印章管理；職員的賀 禮、帛金及獨生子女等制單發(fā)放工作；接待來訪；人事審 批；人事

10、部網(wǎng)頁維護；工資成本測算。2 .根據(jù)小組的任務(wù)，按事件的性質(zhì)進行歸類，可歸 集為以下幾個模塊：進出、調(diào)配、任免模塊：人員招聘錄用、人員調(diào)配、 人事任免；工作分析、人力規(guī)劃模塊：進行工作分析，組織設(shè)計 與職務(wù)系列確定，編制職務(wù)規(guī)范，職務(wù)價值評價；人力資 源規(guī)劃（預(yù)測人力資源需求，對人員需求與供給狀況進行 分析，編制人員招聘計劃、晉升計劃，人力成本分析與預(yù)算）;雜項模塊：滿意度調(diào)查、人力資源市場調(diào)查、網(wǎng)頁維護；考核模塊：建立考核體系并組織實施，包括年度年中 考核以及業(yè)績考核等專項考核；薪酬前操作模塊：工資審計、工資調(diào)整、工資核算、 獎金核算及相關(guān)說明；保險模塊：社會保險，商業(yè)保險的選擇、談判及投保

11、;福利模塊：完善福利體系，制定福利計劃并組織實施（體檢、網(wǎng)上保健、醫(yī)療、休假）；薪酬后操作模塊：薪金（包括工資、午餐費、飲料費、 獎金、雙薪、過節(jié)費等制單發(fā)放及申報工資報表、統(tǒng)計表）;戶口、合同、印章模塊：集團公司的戶口簿、糧油簿、 人事部、公司黨委等印章管理；職員的賀禮、帛金及獨生 子女等制單發(fā)放工作；戶口調(diào)動（包括接受應(yīng)屆畢業(yè)生、 招調(diào)工與商調(diào)干手續(xù)、戶口糧油落戶手續(xù)、市內(nèi)調(diào)動手 續(xù)）；勞動合同（總部勞動合同簽訂與解除、集團勞動合 同簽訂的跟蹤與管理、暫住證的辦理）；人事信息管理模塊：檔案、人力資源庫、人事部文檔 管理（包括員工一、二級檔案及人事部文件歸檔管理；人 事資料庫的增補和管理維護

12、；新職員入職、轉(zhuǎn)正資料審核 及資料核對及歸檔工作；利用人力資源庫資料做薪金、人 員變動情況表、職務(wù)任免等統(tǒng)計表）；人事部內(nèi)務(wù)及日常事 務(wù)工作；人事部網(wǎng)頁維護；外事模塊：辦理集團出國件、辦理臨時赴港澳件、辦 理集團赴港長證及管理、每年度外事年審、辦理深港兩地 車手續(xù)、與出國赴港相關(guān)的工作；年度勞動年審；政策制定模塊：各種人事政策的制定、檢討與改進； 人事審批；員工關(guān)系模塊：勞資協(xié)調(diào)和咨詢，勞資糾紛處理，離 職面談，人事申訴的處理，員工合理化建議制度的推行， 接待來訪等。3. 工作關(guān)系分析：對上述十三個模塊之間進行工作分析，找出各個模塊之 間的相互關(guān)系，將主要和關(guān)鍵的關(guān)系列出。4. 工作分析的幾點

13、說明：a .工作分析中將職務(wù)調(diào)查中得到的工作事件打亂羅 列十分重要，這有助于管理者對部門工作進行重新認識， 有助于業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)新；b .工作模塊的設(shè)定與關(guān)系分析、職務(wù)設(shè)定實質(zhì)上是同一過程、按同一思路進行的;c .在附件3中可看出，各工作模塊與人事信息平臺 之間的關(guān)系十分緊密，這對于信息平臺的要求很高，如人 員素質(zhì)達不到，有可能形成瓶頸現(xiàn)象；另外一種方案，將 人事信息平臺的功能分解到各個模塊，由各個職位管理相 應(yīng)的信息，就象企業(yè)現(xiàn)實情況一樣，這樣一來關(guān)系圖可大 大簡略，但由于不能信息共享而會造成資源浪費，亦不利 于小組（部門）的長遠發(fā)展與規(guī)范化建設(shè)，故在此不對這 一方案進行討論。四、職務(wù)設(shè)計：在

14、上述工作關(guān)系分析的基礎(chǔ)上，再考慮任職者的能力 與資格，就可以設(shè)計出職務(wù)，或?qū)ΜF(xiàn)有業(yè)務(wù)流程重組，進 行職務(wù)再設(shè)計。1 .職務(wù)設(shè)計的原則：a. “因事設(shè)職”是總的原則，但在實踐中應(yīng)考慮人的 因素；b .系統(tǒng)性原則：職務(wù)設(shè)計一定要與公司組織設(shè)計的 思路相適應(yīng)，不同的職務(wù)既要區(qū)別、又要相互依存，應(yīng)形 成一個有機的整體，發(fā)揮組織的最大效能；c .實用性原 則：在將工作事件與工作目標結(jié)合過程中應(yīng)充分考慮工作 現(xiàn)狀與人員的能力等方面，既不能要求過高，以免造成 “寡婦的丈夫”這樣的職位；但也不能過于遷就于任職者 的能力，應(yīng)在一定程度上讓員工通過學(xué)習(xí)、努力來適應(yīng)工 作;d.簡單化原則：在進行職務(wù)設(shè)定時，應(yīng)盡可能

15、地將 復(fù)雜的關(guān)系包含在一個職位中，這樣可減少人力成本并提 高效率；e .匹配原則：職務(wù)設(shè)計中應(yīng)考慮每個人的工作量是 否飽滿，時間是否均衡等；2 .根據(jù)上述原則并結(jié)合小組情況，經(jīng)討論后認為可設(shè) 定以下職位：a. 人力資源主管：負責(zé)政策制定與員工關(guān)系模塊， 對小組工作全面負責(zé)；b. 招聘與錄用專員：負責(zé)進出調(diào)配任免模塊、工作 分析人力資源規(guī)劃模塊以及雜項；c .績效與報酬管理專員：負責(zé)考核、薪酬前操作、 保險、福利等；d .人事信息管理專員：負責(zé)人事信息管理模塊、薪 酬后操作模塊以及戶口、合同、印章模塊；e.外事專員：負責(zé)外事模塊。五、職務(wù)說明書的形成：1 職務(wù)說明書用于明確職務(wù)的職責(zé)權(quán)限，崗位工

16、作 的基本特性，任職資格要求等，便于新任職者盡快了解熟 悉工作，也便于對崗位工作進行考核與監(jiān)督；2 .職務(wù)說 明書的要素應(yīng)包含職位基本信息、工作內(nèi)容、工作基本特 性、任職資格等（詳見附件4）；3.根據(jù)上面完成的職務(wù)分析與設(shè)計，可形成五個職務(wù) 的職務(wù)說明書，在此僅以人力資源主管為例示意：（見附件 4 ）4.注意事項：a .對于工作內(nèi)容的描述，包括工作目標、要點、內(nèi) 容、時間頻度、程序、審批權(quán)限以及失誤等，應(yīng)當盡可能 地具體、量化（參見附件4）；b .區(qū)分職務(wù)與職位（崗位）的區(qū)別，工作目的、范 圍、方法、職責(zé)等完全相同的職位（崗位）族構(gòu)成職務(wù)， 在形成職務(wù)說明書時應(yīng)注意，以免引起誤解。如人事部定

17、崗定編材料中對行政后勤崗位的描述，該崗位定員4人， 工作內(nèi)容為固定資產(chǎn)綜合管理、前臺接待、辦公事務(wù)管 理、宿舍房屋管理、食堂管理，顯然崗位職責(zé)不清，亦不 可能形成同一職務(wù)，職務(wù)說明書未起到應(yīng)有的作用；c .對工作基本特性與任職資格的描述應(yīng)按同一標準 確定，以免發(fā)生偏差。六、關(guān)于職務(wù)價值的確定：1. 職務(wù)價值評價的基本任務(wù)是對崗位進行價值排序， 即評估崗位重要性、確定崗位的職等職級。以此為基礎(chǔ)， 確定薪酬、考核、晉升等才變得有根據(jù)，但是職務(wù)價值的 確定較為復(fù)雜；2. 職務(wù)價值的評定是以工作為中心的，是對比的、判 斷性的；3. 職務(wù)價值評定應(yīng)考慮的因素：工作復(fù)雜性；所受的 監(jiān)督與給予的監(jiān)督；言行的

18、效力和影響范圍（責(zé)任與權(quán)力）; 與他人接觸的性質(zhì)、范圍和程度，處理人際關(guān)系的方法和 能力；承擔(dān)本職位所需的資格條件；勞動強度與工作環(huán)境 等。4. 職務(wù)評價的方法：一般來講，有排列法、因素計總 法、因素比較法等。（1）排列法：有關(guān)人員組成合格的專門機構(gòu)，如職務(wù) 評定委員會；根據(jù)職務(wù)調(diào)查資料或職務(wù)說明書做出簡潔的、 易于對比的職務(wù)描述；確定評定標準，對各個職位打分； 評定結(jié)果匯總，計算平均得分，進而得出個職位的綜合相 對次序。這種方法易出現(xiàn)主觀傾向，應(yīng)通過培訓(xùn)提高評價 人員的價值判斷力，或可通過重復(fù)評價三次取平均值來消 除主觀誤差。（2）因素計總法：組建評價機構(gòu)后，首先選 擇關(guān)鍵性的評價要素并對要

19、素進行定義；確定要素的等級 數(shù)目，確定要素權(quán)重；按照等級標準和等級點數(shù)打分；匯 總得分并計算總平均點數(shù)；確定職務(wù)等級，制定職務(wù)等級 與平均點數(shù)范圍之間的對應(yīng)表。這種方法可避免一定的主 觀隨意性，但操作起來較繁瑣。（3）因素比較法：首先選擇一些有代表性的關(guān)鍵職位; 按關(guān)鍵職位，選定評價因素，并確定因素分值；按照每個 評價因素分別對關(guān)鍵職位排序，并配給適當?shù)姆謹?shù)；將全 部職位的各個因素與已評定完的關(guān)鍵職位對比，其職位的 某因素與哪一關(guān)鍵職位的某因素相近，就參照它得分；將 各職位的各因素得分加總，得出各職位的總分；對各職位 的總得分相比較，就可訂出各職位的等級排序。這一方法 較簡便、客觀，有一定的準

20、確性和彈性。5.由于時間的關(guān) 系，在深圳實習(xí)期間未能完成職務(wù)價值的評定工作。七、職務(wù)分析結(jié)果的運用：職務(wù)分析過程對于組織設(shè)計、業(yè)務(wù)流程重組等的作用, 在上述分析過程已經(jīng)說明，其他方面的運用如下：1 .人員錄用與調(diào)配：根據(jù)任職資格要求，可指導(dǎo)錄 取到適合工作的和對工作滿意的人員，并可使新職員盡快 地熟悉工作；2 .員工教育與培訓(xùn)：對于公司老職員，為使其更好 地適應(yīng)本工作或新崗位，可比照職務(wù)說明書尋找差距（可 結(jié)合考核結(jié)果），由人事部和員工本身共同努力通過再教育 和培訓(xùn)等提高員工能力；3 .工資確定：通過公司職務(wù)價值評價，可得出公司 各崗位之間的價值排序，如確定為19個職等；根據(jù)各 個職位的任職資

21、格要求和任職者的資歷、能力、貢獻等確 定出職級（如可設(shè)計為12 0級）；與每一職等、職級相對應(yīng)，可確定出任職者在這一職位上的工資?？捎煤瘮?shù)表 述為：職等=f （職務(wù)價值排序）職級（任職資格，能力，貢獻等）薪金等級n = n （職等，職級）4 .考核與晉升：職務(wù)分析界定了崗位的職責(zé)與任職 資格，這可直接作為員工考核的標準和依據(jù)；職務(wù)分析同 時也給出了職務(wù)的價值排序和對任職者的要求，這對員工 崗位的調(diào)配、晉升以及隨之而來的薪酬調(diào)整提供了有力的 根據(jù)。三、幾個需注意的問題一、在職務(wù)分析過程中，尤其在職務(wù)調(diào)查和職務(wù)價值評價過程中,由于會關(guān)系到被調(diào)查者和評價者的利益，可能岀現(xiàn)各崗位、各部門擴大其工作 重要性的本位主義傾向，從而影響結(jié)果的可靠性；同時還可能受調(diào)查者和評價者的素質(zhì)、能力所限,比較容易出現(xiàn)信息失真。這就要求慎重選擇評價者、并給予適當?shù)呐嘤?xùn);另一方面，亦可采用交叉評判的方法，以降低主觀誤差。在職務(wù)說明書中，對工作的描述容易岀現(xiàn)兩種傾向： 第一種傾向就是把各種工作的內(nèi)容、職責(zé)等盡可能地詳細 描述出來；第二種傾向就是過于簡略。第一種情況下，職 務(wù)工作界定得太清楚則可能使員工有“各掃門前雪”的心 理，不利于協(xié)作；第二種情況下，過于簡略則易流于形式, 起不到職務(wù)說明的作用。對于非常具體、獨立的工作，如 生產(chǎn)線的操