總承包工程的資料管理與控制

1、    總承包工程的資料管理與控制    孫麗萍摘要：工程建設(shè)總承包epc項目的資料管理與控制應(yīng)具有資料管理規(guī)范統(tǒng)一、過程控制細(xì)化到位、項目溝通有序可溯、實施跟蹤同步及時、資料收集歸檔完整規(guī)范等特點,能有效地保證工程地順利進(jìn)行.文章結(jié)合國內(nèi)總承包項目外釣島-冊子島-鎮(zhèn)海海底管道工程項目和福建煉化乙烯工程海底管道項目詳細(xì)介紹了epc項目資料管理與控制的特點和經(jīng)驗:（1）加強領(lǐng)導(dǎo)、健全體制、科學(xué)管理;（2）把資料管理納入項目管理和崗位職責(zé)中；（3）理順文件傳遞流程;（4）制定資料管理辦法;（5）提高文件傳遞速度；（6）加強培訓(xùn)及監(jiān)督檢查;（7）落實好竣工資料

2、的收集與整理工作。關(guān)鍵詞： 總承包epc項目 資料管理與控制文件傳遞與追溯文件竣工資料 文件閱辦流程中圖分類號： e 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a 文章編號：1 epc項目資料管理與控制的特點工程建設(shè)總承包是國際通行的項目管理模式,是利用贏得值原理對工程項目的設(shè)計、采購、施工、開車等安全過程進(jìn)行系統(tǒng)的科學(xué)的管理.隨著工程總承包方式在工程建設(shè)中的推行,傳統(tǒng)的文件資料管理方式已很不適應(yīng),因此如何做好epc項目資料的管理與控制,從而使e、p、c一體的優(yōu)勢得以充分的發(fā)揮,成為epc項目管理的關(guān)鍵.現(xiàn)結(jié)合總承包項目外釣島-冊子島-鎮(zhèn)海海底管道工程項目和福建煉化乙烯工程海底管道項目資料管理與傳統(tǒng)管理模式(業(yè)主-承包商)

3、下的資料管理相比較,具有如下特點.1.1 資料管理規(guī)范統(tǒng)一epc項目部根據(jù)相應(yīng)規(guī)范制定了統(tǒng)一的文字文件資料管理要求，要求各分包商按epc項目部要求執(zhí)行，確保資料管理規(guī)范統(tǒng)一。而以往傳統(tǒng)管理模式，設(shè)計、采辦與施工三方資料管理各自為證，各有各自的管理標(biāo)準(zhǔn)，無法達(dá)到統(tǒng)一。1.2 過程控制細(xì)化到位傳統(tǒng)的管理模式只注重文件收發(fā)，缺少與項目管理實際相結(jié)合。epc項目的資料管理與控制注重過程與管理流程相結(jié)合，確保項目管理的實效性。如設(shè)計過程中，通過文控部將設(shè)計與采辦、施工緊密銜接，既可優(yōu)化設(shè)計，降低成本，又可以加快采辦、施工進(jìn)度，從而使三者緊密結(jié)合，這是傳統(tǒng)的管理模式所不能達(dá)到的。1.3 項目溝通有序可溯e

4、pc項目嚴(yán)密的資料管理和控制體系，確保了epc項目部與業(yè)主、監(jiān)理、分包商及epc各部門之間的信息溝通有序化以及文件資料的可溯性，從而促使每一個管理活動落到實處。1.4 實施跟蹤同步及時epc項目文控部對每一個往來文件的實施結(jié)果進(jìn)行及時跟蹤，定期將結(jié)果傳送項目領(lǐng)導(dǎo)及各部門，減少管理中的遺漏或疏忽，對處理結(jié)果尚未閉合的文件，epc文控部及時提醒主辦部門抓緊落實。這也是以往傳統(tǒng)管理模式中所不能做到的。1.5 資料收集與歸檔完整規(guī)范epc項目部對設(shè)計、采辦、施工的資料管理實施統(tǒng)一管理和控制，使各種資料能夠更加齊全完整，使歸檔資料更能真實全面反映項目從初步設(shè)計到竣工驗收的全過程。由于epc項目的統(tǒng)一管理

5、，能使各類資料更加規(guī)范化。2 epc項目部資料管理與控制措施總承包項目文件管理，簡而言之就是貫穿于工程實施全過程的文件、圖紙等各類資料的接受、發(fā)放、登記、報關(guān)、利用及存檔工作，目的和作用是為工行實施和變更索賠提供有說服力的文件支持，為了實現(xiàn)工程項目經(jīng)濟效益和社會效益最大化提供切實有效的纖細(xì)服務(wù)。項目文件資料管理應(yīng)適應(yīng)項目管理的需要，為預(yù)測未來和正確決策提供依據(jù)，提高管理水平，為此應(yīng)建立項目文件資料管理系統(tǒng)，優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)項目管理信息化。把項目資料管理細(xì)化到項目管理每一個流程中去，將資料管理工作分解貫穿在項目實施的全過程，保持與工程建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)同步，這是做好epc項目資料管理與控制工作的

6、關(guān)鍵。2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，健全體制，科學(xué)管理加強領(lǐng)導(dǎo)是epc項目資料管理工作的基本保證，健全體制是做好資料管理的組織保證。文控資料是一個三級控制模式，文控部是項目的文件資料傳遞中心，從總體上負(fù)責(zé)項目部與業(yè)主及項目相關(guān)方之間往來的與工程項目有關(guān)的各類文件資料的匯總、控制和管理，包括項目的招投標(biāo)書、授標(biāo)書、合同協(xié)議、報批文件、傳真、信函、會議紀(jì)錄、備忘錄、以及在項目運行中形成的全部文字、圖標(biāo)、聲像等各種載體的文件資料，配合工程技術(shù)部組織項目竣工資料的收集、整理、組卷。在項目各部門、各分部應(yīng)再設(shè)置文控人員，負(fù)責(zé)該部門的文控資料管理工作。epc項目各所屬分包商設(shè)置文控資料員，負(fù)責(zé)其分包項目全部文件的收集

7、、積累、整理。epc文控工程師與各部門、分部、各分包商的文控資料員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成epc項目文控資料控制網(wǎng)絡(luò)。epc項目文控員則是該項目文件資料的歸檔責(zé)任人，可通過參加施工例會等方式掌握工程進(jìn)度，對工程的每個施工階段產(chǎn)生的文件資料心中有數(shù)，有利于做好資料歸檔的預(yù)控。項目資料是由項目實施過程中具有內(nèi)在聯(lián)系的文件群轉(zhuǎn)化的產(chǎn)物。因此，做好epc項目的日常文件資料管理工作是工程資料齊全完整的必要條件。文控部應(yīng)加強對文件的管理力度，做到高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，根據(jù)iso-9002標(biāo)準(zhǔn)要求和hse管理要求，制定一整套項目文件資料管理程序，建立規(guī)范的文件資料管理與信息控制體系。為了確保epc項目實施中對大量的文

8、件進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)、系統(tǒng)的管理，在制度上，文控部建立有利于保證項目文件資料編制、歸檔和傳遞的規(guī)章制度，編制文件控制程序、文件編碼程序、廠商資料文件提交指導(dǎo)文件等對項目文件的格式要求、報批程序、收發(fā)處理、行文控制和歸檔整理都做明確規(guī)定，繪制文件報批流程圖，設(shè)計各種文件登記表格，規(guī)范整個項目的文件編制和運行，在各分包商進(jìn)場前就將程序文件和有關(guān)文件資料管理要求下發(fā)給分包商，提前介入，超前管理，使全線分包商進(jìn)場后快速熟悉epc項目部的文件資料管理要求，達(dá)到全線文件資料管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一格式。在控制范圍上，要把直接影響到工程質(zhì)量、進(jìn)度，直接影響質(zhì)量體系運行的文件納入控制范圍。在文件劃分上，應(yīng)將文件分為質(zhì)量

9、體系文件、技術(shù)文件、內(nèi)部文件、外來文件等幾大類，并按照分類進(jìn)行標(biāo)識和登記。同時，文控部還要十分重視文件交接手續(xù)的完備。按照iso9002標(biāo)準(zhǔn)的要求，使每一份文件都有可追溯性。2.2 把資料管理融入項目管理和崗位職責(zé)中工程項目管理是在一定約束條件下，以最優(yōu)地實現(xiàn)建設(shè)工程項目為目的，按照其內(nèi)在邏輯規(guī)律對工程項目進(jìn)行有效地計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制地管理活動。資料管理作為項目管理的一項基礎(chǔ)性工作，把它納入項目管理，融入項目實施的各個環(huán)節(jié)，實踐證明，這種做法很有必要，非常有效，找到了資料管理與工程實是活動密切結(jié)合的切入點。做好epc項目資料的形成、積累與收集，單靠文控部門、專（兼）職文控員的督促、檢查是不

10、夠的，還必須由專業(yè)技術(shù)人員的密切配合，共同做好這項工作。由于epc工程建設(shè)周期較長，領(lǐng)導(dǎo)、工作人員都不可避免的有崗位變動的情況，為確保工作的連續(xù)性和資料的完整性，把epc項目資料的形成、積累和歸檔工作納入工作程序，并納入有關(guān)部門和工作人員的崗位職責(zé)，在對專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行考核中，將資料的歸檔當(dāng)作一個考核項，要求項目完成后按時將資料上交、審核、歸檔，要求資料完整齊全、整潔規(guī)范、措辭嚴(yán)謹(jǐn)。epc項目部在與各分包商簽訂施工合同時應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目竣工文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任，并可以預(yù)扣一部分資金作為竣工文件提交的保證金，使各分包商在施工各個環(huán)節(jié)形成的資料齊全，為后期歸檔

11、打下基礎(chǔ)，保證了資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使epc項目資料管理得到有效控制。2.3 理順文件資料傳遞流程epc項目通常有多家分包商，他們的管理體制和運行機制各不相同，管理水平也參差不齊。項目運行初期，分包商還能適應(yīng)epc總承包的管理模式，經(jīng)常會出現(xiàn)分包商直接把文件資料報送給業(yè)主、監(jiān)理項目分布的現(xiàn)象。epc項目文控部應(yīng)在項目初期就和業(yè)主和監(jiān)理溝通，確立epc項目文件處理流程及分包商報審資料審批流程。epc項目部文件處理確立了以項目領(lǐng)導(dǎo)為決策層、文控部（包括總部和分布文控部）為處理中心，各專業(yè)部門、分布、分包商為執(zhí)行層的總體架構(gòu)。項目部對外（包括業(yè)主、監(jiān)理、其它相關(guān)方）、對內(nèi)（總部、分部、分部對分包

12、商，各部門之間）往來信息，由文控部統(tǒng)一傳遞、管理，杜絕了項目結(jié)束時突擊整理及文件缺失現(xiàn)象。2.4 制定文件資料與電子文檔的整理與歸檔管理辦法為更好地管理和保存項目各項有價值的文件資料及電子文檔， epc項目部應(yīng)制定epc項目部文件資料管理規(guī)定、epc項目部歸檔文件清單以及epc項目部電子文檔管理規(guī)定。在項目部初期epc項目部就將以上管理辦法下發(fā)到各部門、各分包商，使epc項目部人員和分包商了解歸檔范圍，平時工作中就注意收集、整理、歸檔、保管。epc文控部參與并知道各類文件資料的形成、辦理、收集和歸檔等各個環(huán)節(jié)，并不定期對文件收集整理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，從而保證epc項目部文件資料的真實、完整、安

13、全。2.5 提高文件傳遞速度epc項目分包商多，點多分散，文控部平日平均收發(fā)文件可能會達(dá)到幾十個，傳統(tǒng)的傳真機傳送文件有時候遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足文件傳遞的需要，因此為了提高信息傳遞速度，縮短文件傳遞周期，實現(xiàn)總承包商和分包商及相關(guān)方之間的資源和信息共享，網(wǎng)上傳遞、審批和填報是必然的，這樣可以大大減少因重復(fù)勞動、重復(fù)存檔造成的人力、物力和時間的浪費，保證了文件信息的安全和存檔存儲的完整，實現(xiàn)項目文件資料控制的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動化。同時epc項目部對網(wǎng)上辦公的流程進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，保證文件有效傳遞到位。2.5.1 文控管理系統(tǒng)報批文件流程報批文件一般由文控部和其他部門吸入調(diào)后編制清單，然后提交相應(yīng)部門編制程

14、序文件，提交文控部（電子辦和硬拷貝同時提交），由文控部門進(jìn)行登記、傳遞單編號等工作，再提交業(yè)主、監(jiān)理。文控部等待業(yè)主、監(jiān)理審批后填寫反饋意見，將文件送回相應(yīng)部門修改。文件修改、升版后再次由文控提交業(yè)主、監(jiān)理。直到業(yè)主、監(jiān)理返回確認(rèn)。2.5.2外來文件的審批、閱辦流程外來文件包括來自業(yè)主、監(jiān)理、分包商和其它方的信函、傳真等，傳遞過程是：由文控部對外來文件進(jìn)行接收分類登記，制作處理標(biāo)簽，報給項目領(lǐng)導(dǎo)批示后根據(jù)項目領(lǐng)導(dǎo)指示意見將文件傳遞給相關(guān)部門、分部。此過程一定要注意留下程序文字簽收登記以備查。2.6 加強培訓(xùn)和監(jiān)督檢查在施工階段epc項目文控部、工程技術(shù)部、q/hse都要定期、不定期對分包商的通

15、用性文件以及施工過程產(chǎn)生的各種施工記錄、質(zhì)量記錄進(jìn)行檢查，檢查文件的記錄和報批是否及時、完整，若有缺項要及時下發(fā)不符合通知單，限期修改。2.7 落實好竣工資料的收集和整理工作工程竣工資料是基本建設(shè)項目的重要技術(shù)檔案，是工程建設(shè)的重要技術(shù)成果，是項目進(jìn)行竣工驗收的重要內(nèi)容，是工程建成投產(chǎn)后生產(chǎn)運行、維護(hù)、檢修及改造、擴建的主要依據(jù)，也是收集、整理、歸檔和移交項目的立項準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗收同步進(jìn)行。建設(shè)項目工程竣工文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（1） 在施工階段，epc項目部在重視工程進(jìn)度和施工質(zhì)量的同時，也要將施工階段的技術(shù)文件資料收集、編制、檢查和監(jiān)督作為重點，貫徹落實基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定，也要采用國家標(biāo)準(zhǔn)gb/t11822-1989科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求。注意各項表格資料，特別是隱蔽工程檢驗記錄，填寫內(nèi)容必須齊全，責(zé)任人簽名不得遺漏，不得代簽。（2） 工程驗收是施工的最后階段，也是對整個工程進(jìn)行全面考核的關(guān)鍵階段，同時還關(guān)系著對竣工資料能否完整向業(yè)主移交和申請機械完工等。因此在工程驗收階段，epc文控部和工程技術(shù)部要及時發(fā)出歸檔通知，epc文控部和工程技術(shù)部要及時發(fā)出歸檔通知，epc項目部要組織分包商做好工程驗收合格證、竣工報告等各