探究信息技術運用與文件管理流程的重組

1、    探究信息技術運用與文件管理流程的重組    高瑞海【摘 要】隨著我國科學技術不斷發(fā)展，當今信息技術在文件管理中的應用愈加廣泛。新時期下，文件管理也產(chǎn)生了新的變革，信息化文件管理模式成為了主流發(fā)展趨勢，這就需要對文件管理流程進行重組，從而適應電子文件管理模式發(fā)展?；诖?，本文首先闡述文件管理流程重組的含義，進而探究信息技術支持下文件管理流程重組方法?！娟P鍵詞】信息技術;文件管理;流程;重組引言在過去，由于技術層面的欠缺，文件管理流程、方法都是人工完成，而信息化技術的到來，顛覆了傳統(tǒng)的文件管理方式，傳統(tǒng)的手工文件管理模式已經(jīng)無法適用于現(xiàn)代化文件管理方

2、法。信息時代下，文件管理最大的特點就是以電子信息作為管理對象，對電子信息的控制、組織管理方法不再以流程分工為基礎，讓文件管理各個業(yè)務流程的界線變得更模糊。信息技術的應用不僅要重新設計文件管理模式，并且信息技術也提供了新的管理方式。一、文件管理流程重組相關闡述文件管理流程重組是指家在衡量文件管理績效關鍵指標上得到了明顯改善，重新本質(zhì)上重新思考，從而改變文件管理業(yè)務流程1。衡量文件管理績效關鍵指標包括文件自身質(zhì)量、信息服務質(zhì)量、文件管理成本、文件管理效率、文件管理制度可行性、文件安全性、用戶滿意度等?？梢詮囊韵聨讉€方面理解文件管理重組的含義。1.文件管理流程充足要對已經(jīng)習慣的文件管理模式、方法重新

3、思考，也就是將文件管理中的分工制度、文書、檔案管理等環(huán)節(jié)重新思考，打破原有的管理模式和思想，適應文件管理模式、重新審視管理方法，找出過時、不當、缺乏生命力的元素。2.文件管理流程充足必須要重新設計流程或賦予每個流程新的定義。以文件形式作為起點、以文件管理作為核心，從而保證文件管理的便捷性。3.文件管理流程必須要實現(xiàn)徹底變革，而不是對原有管理模式上小修小補，并且重新設計必須要反映出自動化環(huán)境下文件形成、運動基本特性。二、信息技術與文件管理流程重組（一）文件著錄文件著錄是指通過獲取、核對、分析、組織、記錄等方法，獲取內(nèi)容、結構、背景、文件信息等，從而獲取精準的文件過程、成果。信息技術下生成的電子文

4、件著錄不僅要編制目錄、具備檢索功能，還需要確保文件信息的真實性。電子文件著錄要素為內(nèi)容、結構、背景。在文件一體化管理模式下，自動化技術更加成熟，傳統(tǒng)的人工著錄逐漸演變?yōu)槿斯ず陀嬎銠C共同著錄的方法，主要是應用元數(shù)據(jù)技術，也就是將著錄項目設計成元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動著錄信息數(shù)據(jù)。電子文件管理上數(shù)據(jù)除了有信息資源，具備定位、搜索功能，還記錄了和文檔信息相關的背景信息、技術狀況等內(nèi)容，除了可以檢索，還可以確保電子文件的完整性、真實性、可讀性。并且電子檔案主要是在網(wǎng)絡環(huán)境中存儲、控制，有專門的元數(shù)據(jù)，提供信息追蹤、密碼口令等功能2。在重組當中，為了更加方便形成一個部門著錄，確保著錄信息標準化，以便于檔案部門著

5、錄信息進入到統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫當中，檔案部門和文件形成部門合作，將所需著錄的文件信息編制為統(tǒng)一的表格軟件，交給文件形成者，保證著錄信息質(zhì)量，避免檔案工作者在文件歸檔后效率過低的現(xiàn)象。（二）文件鑒定1.鑒定內(nèi)容任何文件在歸檔之前都必須要做好鑒定工作。在鑒定中要確保文件的真實性、完整性以及信息價值、技術狀況等，做好這些方面的評定工作，進而對文件元數(shù)據(jù)進行維護。傳統(tǒng)文件檢定主要是以內(nèi)容鑒定為主，也就是對非現(xiàn)行文件內(nèi)容信息識別文件的數(shù)據(jù)價值，保證文件可以永久、長期保留。電子文件內(nèi)容鑒定可以借鑒紙質(zhì)文件檢定。但是在技術鑒定方面有所不同，必須要全方位進行評定，包括可靠性、真實性、完整性、文件載體性能等。大體上可以

6、劃分為以下幾個方面：1.1真實性鑒定檢定電子文件版本，非正式版本往往不具備法定證據(jù)價值。電子文件的識別難度大，這是由于電子文件更易于人工修改，并且不留痕跡，可以通過計算機記錄元數(shù)據(jù)信息進行對比、鑒別。1.2完整性鑒別重點分析文件的相關性，在文件保存系統(tǒng)當中，一組電子文件的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在不同地理位置，一份文件也可能和其他文件信息相互作用，所以鑒定中必須要保證文件信息齊全，審查數(shù)據(jù)庫信息和目錄是否匹配、結構形式是否正確。對于一些特別復雜的關系型數(shù)據(jù)庫配備說明文件，讓數(shù)據(jù)庫和電子文件可以有效連接。1.3可讀性鑒定檢測文件是否可讀，是否可以獲取相關文件信息，是否可以被識別等。分析文件的可處理性

7、、保存功能、收集情況，如果計算機系統(tǒng)沒有文件信息自動保存、收集功能，則文件可能無法讀取。一旦計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題，會直接造成存儲信息損壞。在鑒定當中可以將電子文件設備上進行檢測和演示，保證歸檔文件載體質(zhì)量，可以正常運行。2.    確定保管期限文件保存系統(tǒng)中，要對文件保存期限進行鑒定。要求信息系統(tǒng)具備自動提示功能，文件打開時要提示工作人員結合文件保存期限鑒定文件價值。同時，系統(tǒng)還要具備自動追蹤文件的能力，如果期限截止系統(tǒng)就要自動處理程序信息。特定文件，包括重要文件、保密文件等，系統(tǒng)要設置警告、提示功能，在這些文件最終處置前，啟動特殊處理功能，要求管理者對文件信息再次

8、鑒別。二次鑒別要在信息系統(tǒng)設計中增設該功能，也就是計算機自動鑒別電子文件，之后再由人工鑒別文件，這樣可以最大程度上避免重要文件自動消失或誤操作刪除。在文件鑒定分類中，對于外來文件可以暫存，本單位文件默認長期保存3。二次鑒定在介質(zhì)實體歸檔、脫機保存時進行，也要有檔案人員、有關部門人員協(xié)同展開，鑒定內(nèi)容包括內(nèi)容價值、文件原始性、文件完整性、技術狀況等。（三）文件歸檔由于電子文件信息容易修改和泄漏，這就不能采用過去的歸檔流程（信息生成累計立卷鑒定歸檔分類著錄），否則可能在很多工作沒有進行電子文件就已經(jīng)被刪除或更改，造成文件信息丟失、失真等問題。紙質(zhì)文件歸檔時間根據(jù)不同文件種類確定，行政文件多數(shù)是在文

9、件形成后第二年上半年完成歸檔;科技文件主要是在項目結束后立即歸檔。但這種歸檔時間在信息管理模式下發(fā)生了改變，歸檔時間有所提前。從文件管理系統(tǒng)方面來看，多數(shù)文件管理都是采用sqlserver平臺以及delphi程序代碼編寫，在各類計算機平臺上均可以運行。并且平臺上可以同時實現(xiàn)客戶端/服務器、web兩種模式4?？蛻舳?服務器模式有助于定制數(shù)據(jù)庫，以及信息文件管理和維護;web模式主要功能是信息檢索、瀏覽、借閱等功能。此外，為了提高文件信息應用的便利性，很多單位都生成了矢量文件，其最大的特點是可以隨時更改、繪圖，所以矢量文件的使用率非常高，信息系統(tǒng)的主要任務就是控制生產(chǎn)流程，并實現(xiàn)整個流程的標準化、自動化。結束語綜上所述，文件管理流程重組必須要能夠滿足行業(yè)發(fā)展趨勢以及使用者需求。信息技術實現(xiàn)了文件管理流程的變革，需要我們正視信息技術所帶來的機遇，敢于創(chuàng)新和應用。同時，還要作出未來發(fā)展預測，對提高信息資源管理范疇、性能進一步研究，這樣才能夠提高信息文件管理質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮文件信息價值。參考文獻：1楊中慶，高小明，王文程.大數(shù)據(jù)環(huán)境下基于信息化文件過程控制體系的項目總控管理j.中國公路，2016（23）：108-111.2李娟，夏敏捷.工作流技術在電子文件管理系統(tǒng)中的應用研究j.數(shù)字技