新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息化建設(shè)探討

1、    新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息化建設(shè)探討    張玲摘 要：檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息化建設(shè)之間存在著某種聯(lián)系，是現(xiàn)代各行各業(yè)都要面對解決的問題。本文先分析了信息化建設(shè)的內(nèi)容，并提出了相關(guān)措施，然后就如何提升檔案現(xiàn)代化管理水平進(jìn)行了探討。關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；信息化檔案作為一種存儲(chǔ)和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現(xiàn)實(shí)意義，是社會(huì)管理的主要內(nèi)容之一。信息化時(shí)代各項(xiàng)工作都會(huì)產(chǎn)生大量信息，其中很多關(guān)鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)高效的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前應(yīng)該考慮的重點(diǎn)。而檔案信息化建設(shè)，無疑是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，所

2、以要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。1 檔案信息化建設(shè)的探討分析過去的檔案以實(shí)體紙質(zhì)保存方式為主，隨著資料信息的增多，以及更新速度的提升，傳統(tǒng)的檔案整理方式效率偏低，容易遺漏丟失，且要占據(jù)很大的物理空間。信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步完成向信息化的過渡，即通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接收信息，并予以存儲(chǔ)分享。這是檔案行業(yè)取得突破的必經(jīng)之路，也是信息化技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。1.1 主要內(nèi)容首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對資源信息進(jìn)行整合。檔案的用處在于其記錄存儲(chǔ)的信息，在當(dāng)前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關(guān)鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進(jìn)行搜集，然后利用現(xiàn)代技

3、術(shù)，完成信息化轉(zhuǎn)換，把所有信息資源轉(zhuǎn)換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎(chǔ)設(shè)施非常關(guān)鍵，必須配備完善，包括數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和接受等工作。以數(shù)據(jù)庫為例，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)直接關(guān)系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)，打好基礎(chǔ)。其次，信息化建設(shè)需遵循規(guī)范化原則。檔案信息化實(shí)則是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能失誤，需指定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，所有工作都應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)開展。因此，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提高檔案信息化質(zhì)量的重要保障。在采集環(huán)節(jié)，需要建立起健全的信息資源系統(tǒng)，該系統(tǒng)有統(tǒng)一的采集標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠快速高效地完成檔案信息化轉(zhuǎn)換。比如在信息化管理中，大量

4、的紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過掃描等形式，把相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對錄入、審核等要求極高，一旦出現(xiàn)偏差，就有可能影響到管理效果。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)具有開放性和虛擬性，與紙質(zhì)檔案相比，它不會(huì)占據(jù)太多物理空間，但也面臨著安全問題，需做著重考慮。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化盜竊信息的手段愈發(fā)高明，利用木馬、病毒等侵入計(jì)算，對信息資源進(jìn)行增刪修改。一旦重要機(jī)密泄漏，必然會(huì)導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以建立起數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)后，如何維護(hù)其運(yùn)行安全值得深思。比如設(shè)置訪問權(quán)限，需經(jīng)過許可同意才能進(jìn)入系統(tǒng)查閱信息。對于敏感以及重大信息，做好備份，并與公共網(wǎng)隔離，以免被外界入侵。同時(shí)采取加強(qiáng)防火墻建設(shè)，采取其他措施，保護(hù)信

5、息的安全和完整。最后，還應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。信息人才短缺是檔案信息化建設(shè)的不足，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)知識(shí)時(shí)代，人才是競爭的關(guān)鍵，許多工作都需要專業(yè)信息人員執(zhí)行。包括信息的搜集分析，到存儲(chǔ)管理，再到整合利用，以及探索研究，這一系列工作對信息人才有著嚴(yán)格的要求。他們既要具備足夠精深的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還必須熟悉檔案業(yè)務(wù)，并不斷培養(yǎng)創(chuàng)新精神，強(qiáng)化其團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，能夠應(yīng)對各種情況，積極開發(fā)新資源，以保證檔案信息能夠被充分利用。1.2 有效措施第一，予以高度重視。檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)，不管是企事業(yè)單位，還是其他部門，都非常重要，針對傳統(tǒng)管理方式的不足，需轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理模式。領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)認(rèn)識(shí)到，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

6、的前提，也是順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的產(chǎn)物，從思想上予以高度重視，然后才能反映到具體工作中。第二，技術(shù)水平對信息化建設(shè)結(jié)果有著直接影響，包括對現(xiàn)代信息化管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的研發(fā)應(yīng)用。國內(nèi)在此方面還需努力，盡快研制出屬于自己的產(chǎn)品，擁有中國技術(shù)。檔案建設(shè)隊(duì)伍的培養(yǎng)以及工作人員綜合素質(zhì)的提升，也極為關(guān)鍵，需對其展開專業(yè)培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，熟悉整個(gè)檔案管理流程。第三，檔案管理觀念需要轉(zhuǎn)變。在這個(gè)信息泛濫的時(shí)代，如何促進(jìn)信息交流，實(shí)現(xiàn)信息共享，是企事業(yè)等單位的重點(diǎn)工作。如果是內(nèi)部機(jī)密，則應(yīng)該保證其安全。但很多信息其實(shí)是可以面對公眾，為社會(huì)服務(wù)的，這就更新管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

7、，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性，提高透明度，使其作用得到充分發(fā)揮。2 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的策略檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，接受新興事物，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)。同時(shí)，本著科學(xué)負(fù)責(zé)的態(tài)度，全身心地投入到檔案現(xiàn)代化管理中，提升服務(wù)質(zhì)量，提高管理效率，建立起完善的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系。針對檔案現(xiàn)代化管理，可從以下兩點(diǎn)做起：第一，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案信息管理系統(tǒng)。前面已經(jīng)提及，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和基礎(chǔ)，比如檔案館局域網(wǎng)的建設(shè)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的配置、市縣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接等，都直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量。對多數(shù)檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，

8、必須有一個(gè)健全的信息管理系統(tǒng)，有一套科學(xué)可行的流程，然后才能保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。如果依舊采用松散型管理模式，應(yīng)用軟件不同，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，程序重復(fù)混亂，顯然很難提高管理水平。第二，從法律層面考慮。檔案管理是社會(huì)管理的重要內(nèi)容，需要接受黨和國家的監(jiān)督，所以相關(guān)部門要樹立檔案法制化意識(shí)。拓展服務(wù)范圍，在現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容上增加新的服務(wù)內(nèi)容，根據(jù)時(shí)代特色和社會(huì)需要，探索新項(xiàng)目，最終使得服務(wù)水平有所提升。信息的搜集和整理質(zhì)量，對歸入檔案極為重要，所以應(yīng)從基礎(chǔ)做起，搜集更多信息資源，并實(shí)現(xiàn)信息共享。完善相關(guān)法律法規(guī)，國家應(yīng)對檔案管理予以重視，出臺(tái)相應(yīng)的法律和政策，比如關(guān)于檔案保密安全的法規(guī)。全面推進(jìn)檔案依法行

9、政工作。在全國建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯(cuò)案責(zé)任追究制，對檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。3 結(jié)束語檔案管理在當(dāng)前備受關(guān)注，它不僅關(guān)系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業(yè)對信息的運(yùn)用程度，是競爭的關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前社會(huì)的一個(gè)重要口號(hào)，如何更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理呢？需加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高法制建設(shè)水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)隊(duì)伍，從而大道預(yù)期目的。參考文獻(xiàn)1 趙金鳳.淺談檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息化建設(shè)j.水利建設(shè)與管理，2010，30（12）：32-332 張琴.人事檔案管理信息化建設(shè)初