探究檔案進(jìn)館工作存在的問題及對策

1、    探究檔案進(jìn)館工作存在的問題及對策    徐永利摘要：社會不斷發(fā)展，在現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中加強(qiáng)檔案管理，檔案進(jìn)館接收環(huán)節(jié)作為重要組成，需要從各方面進(jìn)行細(xì)致分析，構(gòu)建完整的檔案進(jìn)館以及后續(xù)管理體系，保證檔案資料的安全性，并且為后續(xù)檔案資料調(diào)取提供便利，檔案進(jìn)館接收加強(qiáng)鑒定，保證檔案入館的價值，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量，真正實現(xiàn)檔案資源有效整合。本篇文章立足當(dāng)前檔案進(jìn)館實際問題進(jìn)行分析，提出當(dāng)前社會條件下進(jìn)行檔案接受鑒定的方法，并且立足檔案進(jìn)館實際問題提出針對策略，提升檔案管理的有效性，實現(xiàn)檔案資料的有效整合，充分發(fā)揮檔案的作用為后續(xù)工作提供參考。關(guān)鍵詞：

2、檔案進(jìn)館;工作;問題;對策一、檔案進(jìn)館的鑒定方法1.對檔案進(jìn)館條件進(jìn)行鑒定在檔案管理過程中檔案進(jìn)館是基礎(chǔ)的、重要的環(huán)節(jié)，在檔案進(jìn)館之前需要設(shè)定嚴(yán)格的條件進(jìn)行鑒定，保證進(jìn)入館內(nèi)的檔案是符合條件的，針對此項問題，需要檔案管理人員對檔案形成時間進(jìn)行檢查，對檔案時間進(jìn)行鑒定，不能簡單的只考慮歸檔日期。在鑒定的過程中，檔案管理人員要對檔案形成時間及條件進(jìn)行整體把握，然后立足單位發(fā)展實際情況，對各檔案的具體限定條件做適當(dāng)調(diào)整，放松條件把滿足的檔案及時歸檔。除此之外，檔案進(jìn)館之前進(jìn)行鑒定還需要對其保存價值進(jìn)行鑒定，分析到案例具體內(nèi)容判斷檔案價值，進(jìn)而對檔案進(jìn)行合理劃分，設(shè)定檔案有效保管期限，根據(jù)檔案保存價值

3、分類進(jìn)行歸檔。2.對檔案齊全性進(jìn)行鑒定檔案資料進(jìn)管加強(qiáng)鑒定，在此過程中需要考慮進(jìn)管條件，保證檔案符合要求，除此之外，還要根據(jù)檔案具體內(nèi)容判斷其是否齊全，從此方面入手需要檔案管理人員在鑒定過程中主要從以下兩方面開展工作，首先建立檔案門類要參考檔案業(yè)務(wù)范圍，盡可能保持雙方的一致性，這樣才能夠保證檔案管理中建立的類別是有依據(jù)的，從而提升檔案進(jìn)館鑒定科學(xué)性，方便后期的檔案歸類處理。其次，對拿入館內(nèi)的資料進(jìn)行審查，必須保證檔案資料從內(nèi)容上的全面性，保證檔案以實際情況為基礎(chǔ)進(jìn)行全面展示，后期調(diào)取檔案可以研究一定時期內(nèi)的真實情況，從根本上保證齊全，檔案資料齊全才滿足進(jìn)館要求。3.對檔案進(jìn)館質(zhì)量進(jìn)行鑒定加強(qiáng)檔

4、案管理，保證檔案進(jìn)館各流程順利完成，也需要保證檔案質(zhì)量，在鑒定過程中對檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格審查，以此為前提開展后續(xù)工作，檔案進(jìn)館之前進(jìn)行質(zhì)量鑒定，了解檔案質(zhì)量實際狀態(tài)，分析檔案問題，以此為依據(jù)提出針對性整改措施，這樣才能更好地做好檔案管理工作。從此方面來說，在檔案鑒定過程中需要做到以下幾點(diǎn)：首先，對進(jìn)館檔案的真實有效性進(jìn)行判斷，并且認(rèn)真核實其完整性，處理分析檔案資料具體內(nèi)容還要對其紙張外形嚴(yán)格要求;其次，鑒定監(jiān)管檔案的安全性，從此方面主要是看檔案資料是否存在破損，或者是紙張是否出現(xiàn)霉變現(xiàn)象等，保證后續(xù)保管的安全性;再次，了解進(jìn)館檔案是否嚴(yán)格按照規(guī)范符合整體系統(tǒng)性要求，此方面主要是對檔案整理進(jìn)行檢查

5、，鑒定其是否規(guī)范;最后，檢查檔案編目，鑒定器是否準(zhǔn)確。二、檔案接收進(jìn)館工作存在的問題1.接收進(jìn)館檔案范圍不完善檔案館在現(xiàn)在發(fā)展階段變成國家會議已經(jīng)組織編寫相關(guān)的具體實施原則，但具體分析實施細(xì)則可以了解，由于編制人員自身能力有限并且調(diào)查程度不夠深入，導(dǎo)致檔案進(jìn)館范圍不完善。企業(yè)加強(qiáng)檔案管理，按照具體實施細(xì)則落實各項操作，只是對總部范圍內(nèi)進(jìn)行落實，下屬各級單位并沒有被納入其中，導(dǎo)致分公司和其他相關(guān)單位重要檔案沒有在規(guī)定接受范圍內(nèi)，由此而造成管內(nèi)檔案收錄不全面的問題，基于此項實際問題，導(dǎo)致檔案資源不能有效整合。2.接收進(jìn)館檔案內(nèi)容不豐富接收檔案進(jìn)館，由于整理人員沒有全面覆蓋各種各樣的資料，所以檔案管

6、理人員不能對接收檔案的完整內(nèi)容進(jìn)行了解，從而導(dǎo)致進(jìn)館檔案內(nèi)容不全面，首先，盡管檔案進(jìn)館之后門類眾多但是并不全面，接受的當(dāng)然主要是以文書為主，其他的專業(yè)檔案為輔助，還有一些其他的檔案資料會在各部門手中掌握。其次，各門類的檔案具體內(nèi)容不全面，比如會計當(dāng)然沒缺少移交和保管清冊，文書方面缺少人事相關(guān)材料。最后，檔案相關(guān)的資料內(nèi)容不全面，一些具體材料在歸檔過程中沒有注意內(nèi)容的全面性，比如全宗卷此類資料。3.接收進(jìn)館檔案整理質(zhì)量比較低檔案整理人員自身業(yè)務(wù)能力比較低，在檔案移交進(jìn)館之前沒有做好檢查指導(dǎo)工作，由于此些原因會導(dǎo)致檔案整體質(zhì)量出現(xiàn)差異，比如接收進(jìn)館的檔案會出現(xiàn)分類不科學(xué)問題，沒有嚴(yán)格按照要求編制案

7、卷編目，或者是設(shè)定的案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確揭示具體材料內(nèi)容，這些質(zhì)量問題比較突出，目前進(jìn)館檔案數(shù)量不斷增加，所以相關(guān)的檔案整理工作任務(wù)比較繁重，還需逐級提升質(zhì)量。4.接收進(jìn)館檔案工作流程不健全從目前的檔案進(jìn)館接收工作來看，檔案進(jìn)館過程中缺乏完整的工作流程，工作流程缺失導(dǎo)致具體工作沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不能對檔案進(jìn)館各項操作進(jìn)行明確指導(dǎo)，從而會造成檔案質(zhì)量檢查不到位，影響?zhàn)^內(nèi)整體檔案質(zhì)量。有一些檔案在進(jìn)館之前被檢查出不符合要求規(guī)定，需要檔案整理人員重新整理相關(guān)資料再次送館保管，這一過程中或增加人員工作量，而且重復(fù)性操作浪費(fèi)大量的時間，并且在多次運(yùn)送過程在很容易影響檔案的安全保密性。三、檔案進(jìn)館的管理辦法1.明

8、確檔案進(jìn)館接收范圍檔案管理要嚴(yán)格按照國家檔案局辦法的規(guī)定要求，并且結(jié)合國家專業(yè)檔案目錄，不斷深化檔案改革，加強(qiáng)檔案管理讓企業(yè)各部門重視此項工作，深入各單位進(jìn)行細(xì)致調(diào)研，以此為基礎(chǔ)建立檔案門類，根據(jù)實際情況逐漸完善檔案管理實施細(xì)則，按照法律規(guī)定對檔案接收范圍進(jìn)行明確，制定規(guī)范的監(jiān)管檔案目錄，嚴(yán)格按照要求接受，確保檔案接收范圍名錄精確，以此為依據(jù)實現(xiàn)檔案資源有效整合。2.強(qiáng)化檔案收集歸檔工作質(zhì)量加強(qiáng)檔案管理，基于現(xiàn)有的工作現(xiàn)狀進(jìn)行深入思考，在未來發(fā)展中及時對檔案資料進(jìn)行歸檔，這是各部門開展工作的基礎(chǔ)。未來發(fā)展中相關(guān)當(dāng)然管理人員有改變原有的發(fā)展意識，重視檔案管理工作，日常工作實踐中收集各項檔案資料，

9、管理人員要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，引導(dǎo)員工加強(qiáng)檔案歸檔處理，同時根據(jù)相關(guān)法則和規(guī)定對歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確，以此為依據(jù)制定辦案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計表格，把檔案資料歸檔處理納入個人崗位職責(zé)，各部門人員要對檔案資料負(fù)責(zé)，有效提升日常工作中的檔案收集工作質(zhì)量，從根源上保證各類檔案的齊全性，從源頭做好各項工作，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行整理，為檔案移交接收提供便利。3.完善檔案進(jìn)館檢查考核體系企業(yè)各級干部工作人員要重視并且支持檔案管理工作，就目前的檔案進(jìn)館實際情況來看在發(fā)展中需要把接收進(jìn)館環(huán)節(jié)作為重點(diǎn)，構(gòu)建現(xiàn)代檔案資源管理體系，實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。檔案接收進(jìn)館工作過程中設(shè)定專門人員納入個人工作職責(zé)，嚴(yán)格審核加大檢

10、查力度，構(gòu)建完整的考核體系把檔案工作與績效掛鉤，各部門考核建立新的考核標(biāo)準(zhǔn)，加上對檔案管理工作進(jìn)館的監(jiān)督力度，在檢查考核基礎(chǔ)上調(diào)動人們對檔案進(jìn)館相關(guān)工作的積極性，積極人們積極主動參與進(jìn)館并且在工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)，實現(xiàn)檔案資料的整合，充分發(fā)揮到好的作用，為后續(xù)檔案調(diào)用打下基礎(chǔ)。4.建立健全檔案進(jìn)館工作流程檔案進(jìn)館接收環(huán)節(jié)需要立足實際設(shè)計工作要點(diǎn)，根據(jù)實際需要完善工作流程，前期以業(yè)務(wù)指導(dǎo)為基礎(chǔ)，后續(xù)發(fā)展過程中對檔案質(zhì)量和檔案內(nèi)容數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格審查核對，最終把符合進(jìn)館條件的檔案歸檔，完成整個檔案進(jìn)館接收工作，此過程中主要在三個環(huán)節(jié)重點(diǎn)把關(guān)。第一，業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面，檔案管理人員要深入到各部門進(jìn)行指導(dǎo)，根據(jù)各部門業(yè)務(wù)情況立足實際分析檔案問題，并且加強(qiáng)監(jiān)督保證各部門檔案負(fù)責(zé)人員及時進(jìn)行檔案整改;第二，從檔案質(zhì)量方面來說，檔案管理人員需要嚴(yán)格按照要求檢查各部門整改完成的檔案資料，保證各部門交接資料必須符合標(biāo)準(zhǔn)符合質(zhì)量要求進(jìn)行檔案認(rèn)定，才能接收檔案。第三，從檔案數(shù)量和隊方面來說，在進(jìn)行檔案交接時需要管理人員仔細(xì)核對數(shù)量，保證沒有錯誤狀態(tài)下按照流程辦理相關(guān)手續(xù)，此過程中交接雙方需要簽字確認(rèn)，此后對檔案進(jìn)行歸檔處理。結(jié)論由以上論述可知，社會經(jīng)濟(jì)科技快速發(fā)展，各行業(yè)依托現(xiàn)有技術(shù)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，在信息化時代檔案信息對發(fā)展非常重