物業(yè)公司社區(qū)文化工作指引作業(yè)指導書：

1、物業(yè)公司社區(qū)文化工作指引作業(yè)指導書： 物業(yè)公司作業(yè)指導書:社區(qū)文化工作指引 1.目的 促進顧客之間、顧客與物業(yè)公司之間的溝通交流,營造一個舒適、文明、和諧的生活、工作環(huán)境和氛圍。 2.范圍 適用于公司各管理處社區(qū)文化活動工作。 3.定義 無 4.職責 部門/崗位工作職責 經營管理部負責制定公司年度社區(qū)文化計劃;策劃組織公司級社區(qū)文化活動;協(xié)調、指導各管理處社區(qū)文化活動;對接、協(xié)調由zz地產組織的各項社區(qū)文化活動 管理處負責管理處級社區(qū)文化活動的策劃及組織、實施、協(xié)助,協(xié)作公司級社區(qū)文化活動的組織開展 社區(qū)文化專員負責擬制本小區(qū)年度社區(qū)文化計劃,并組織實施 5.方法及過程掌握 5.1依據社區(qū)文化

2、活動的組織者不同,可分為公司級社區(qū)文化活動和管理處級社區(qū)文化活動。 5.1.2公司級社區(qū)文化活動是指由經營管理部負責統(tǒng)一策劃、組織,公司各管理處/部門集中參與、協(xié)助的活動。 5.1.3管理處級社區(qū)文化活動是指由各管理處自行策劃、組織,公司經營管理部賜予指導和協(xié)助的活動,包括跨管理處的社區(qū)文化活動。 5.1.4跨管理處的社區(qū)文化活動是指由兩個以上管理處聯(lián)合策劃、組織的活動 5.1.5經營管理部應于每年12月制定下年度公司年度社區(qū)文化計劃,各管理處應參照該計劃在一周內制定出本管理處年度社區(qū)文化計劃。 5.1.5.1管業(yè)部主管負責審核本管理處年度社區(qū)文化計劃。 5.1.5.2管理處負責人負責批準本管

3、理處的年度社區(qū)文化計劃,并報經營管理部備案。 5.2社區(qū)文化活動的組織分為活動策劃、活動預備、活動實施、活動效果評估四個階段。 5.2.1社區(qū)文化活動策劃階段 5.2.1.1社區(qū)文化活動策劃方案的編制 5.2.1.1.1在充分了解業(yè)主需求和自身資源的基礎上,結合公司社區(qū)文化目標提前(中小型社區(qū)文化活動應至少提前一個月,大型社區(qū)文化活動至少提前2個月)制定詳細活動方案。策劃方案需要體現(xiàn)整個活動的構思與支配,使人清楚的了解整個活動的內容和設想。方案內容應包括以下要點: a活動目的:明確組織活動的目的,以及預期期望達到的效果和目標。 b活動時間和地點:明確活動開展的詳細時間和地點。 c活動主題:中、

4、小型活動只確定一個主題,大型活動可以在一個大的主題背景下擬定系列小主題。主題要求精簡、時尚、特色鮮亮,能精確體現(xiàn)活動特點,朗朗上口,易于傳播。 d活動主辦方、承辦方:明確整個活動的組織責任人及分工。 e活動參與對象及規(guī)模:明晰活動的參與對象,可以以年齡、文化層次、性別等為依據劃分。 f活動內容及開展形式:需簡要闡述詳細活動的內容以及開展形式、流程,涉及比賽項目要詳細列出比賽規(guī)則、獎項設置等內容。 g協(xié)作機構:包括此次活動的全部協(xié)助聯(lián)合單位,如政府、街道、商家、學校等。 h活動宣傳計劃:分為前期宣傳、中期宣傳和后期宣傳。分別確定宣傳的責任人、宣傳時間(階段)、宣傳手段、規(guī)模、預期效果等。 i活動

5、責任人:確定活動總負責人及項目負責人。 j費用預算:預算出活動實施涉及的全部費用,包括物資費用、宣傳費用、接待費用、獎品獎金等,以便于領導決策審批。 k經費來源:確定活動經費的來源,可積極通過地產營銷活動贊助、商業(yè)贊助、活動冠名權等形式吸引社會資源的支持。 l詳細活動的支配:如晚會的節(jié)目單;運動會的日程表等。 5.1.2.2社區(qū)文化活動策劃階段留意事項 5.1.2.2.1充分了解業(yè)主需求,調動業(yè)主參與積極性; 5.1.2.2.2各類活動大中小相結合,面對不同的受眾全體。 5.1.2.2.3高度整合、協(xié)調社區(qū)文化活動資源,實現(xiàn)資源利用最大化; 5.1.2.2.4跨部門的大型活動要成立活動組委會,

6、負責統(tǒng)籌活動全過程; 5.1.2.2.5協(xié)作地產營銷的社區(qū)文化活動要在物業(yè)和地產目標全都、優(yōu)勢互補、各取所需的基礎上進行,將銷售和文化活動有機結合,達到雙贏的效果。 5.2.2社區(qū)文化活動預備階段 5.2.2.1根據活動方案開始實施前期宣傳計劃:活動的前期宣傳是整個活動能否達到預期效果的關鍵。前期宣傳側重氛圍的營造,活動規(guī)模的介紹,是預報性的宣傳。 5.2.2.1.1宣傳方式: a確定宣傳對象和宣傳內容、設計樣稿,統(tǒng)一宣傳口徑,并培訓到位。 b制作吊旗、橫幅、海報、短信、廣告,通過網絡、媒體、宣傳欄、社區(qū)刊物、背景廣播、電子屏幕、電梯、樓道、人際傳播、直郵邀請函等,對活動進行宣傳,營造活動氛圍

7、。 c對全部面向業(yè)主的崗位工作人員進行活動信息培訓或傳達,設咨詢點接受業(yè)主咨詢,鼓舞業(yè)主參與,擴大宣傳面。 5.2.2.1.2整個活動支配要求嚴格根據工作進度表實施,以確保整個活動的順當開展。由活動總負責人負責全面監(jiān)督和跟進各項目責任人的工作完成狀況和完成效果。 5.2.2.2提前一周制定緊急狀況預案 緊急狀況因素:安全事件、交通、消防、設備、天氣變化、業(yè)主參與面變化、工作人員缺席、停水、停電、獎品預備不到位或不夠等。結合不同活動的特點,針對可能出現(xiàn)的緊急狀況,制定較為詳盡的應急措施,把握主動權,有效防止因意外狀況的發(fā)生給活動開展帶來障礙或影響。 5.2.2.3社區(qū)文化活動預備階段留意事項:

8、5.2.2.3.1活動前期宣傳要至少提前一周到位; 5.2.2.3.2活動負責人要準時跟進各項預備工作和物資的到位狀況; 5.2.2.3.3緊急狀況預案中對緊急物資預備、預案操作流程、責任人等進行細致部署,以確保萬無一失。 5.2.2.3.4對于大型、參與人數較多的活動應提前做好各類預備工作,可與當地派出所等做好知會,保持聯(lián)系,必要時可爭取得到警方的協(xié)助,關注活動現(xiàn)場秩序。 5.2.2.3.5如煙放焰火,需提前到當地派出所、消防局辦理審批備案手續(xù)。 5.2.3社區(qū)文化活動實施階段 5.2.3.1召開活動預備會。跟進活動實施計劃,準時通報; 5.2.3.2相關人員到位。包 括工作人員、邀請的嘉賓

9、、相關媒體等; 5.2.3.3加強活動現(xiàn)場過程掌握。留意需協(xié)作協(xié)助的事項,保證活動按計劃實施; 5.2.3.4活動現(xiàn)場信息暢通。組織大型活動或戶外活動時,相關工作人員須配備通訊工具,確保信息通暢; 5.2.3.5活動現(xiàn)場秩序的掌握。安全、預防措施到位,發(fā)生異常即時啟動應急方案,將損失掌握在最小范圍內; 5.2.3.6活動現(xiàn)場時間的掌握。盡可能將活動時間支配在計劃范圍內,如有特別狀況需變動或延時,應綜合考慮參與者和活動負責人的意見。 5.2.3.7后勤保障。確?；顒痈黜椢镔Y按時到位,為工作人員供應后勤服務。 5.2.3.8對活動合作方在現(xiàn)場商業(yè)行為的掌握。加強對活動協(xié)作方和贊助方的現(xiàn)場商業(yè)行為的

10、管理和監(jiān)控,發(fā)覺違背合作商定的行為要馬上制止,以免過濃的商業(yè)氣息給業(yè)主造成反感。 5.2.3.9準時評估改進。對已開展的項目準時進行階段性總結、評估,并在下一階段實施中優(yōu)化、調整; 5.2.3.10中期宣傳:中期宣傳側重對活動效果的報道和活動過程的改進。 5.2.3.10.1宣傳方式:活動快報、信息掛網、媒體宣傳、口碑傳播、信息反饋、計劃評估、評估后調整、制作統(tǒng)一美觀的活動宣傳展板 5.2.3.11活動結束后的清理工作?；顒咏Y束后準時清理現(xiàn)場,回收物資。 5.2.3.12社區(qū)文化活動實施階段留意事項 5.2.3.12.1實施階段的工作分工細節(jié)非常重要,要盡量精確詳盡。 5.2.3.12.2現(xiàn)場

11、工作人員至少提前半個小時到位,便于再次檢查各項預備工作的到位狀況,準時補救。 5.2.3.12.3活動總負責人必需把各實施環(huán)節(jié)有機串聯(lián)起來,進行嚴格、有效監(jiān)控,以確?；顒恿鞒痰捻槙?。 5.2.4社區(qū)文化活動效果評估階段: 5.2.4.1評估目的:活動結束后,準時進行總結評估,為以后的活動組織供應借鑒。 5.2.4.2評估手段 5.2.4.2.1活動現(xiàn)場效果評估:參與業(yè)辦法見收集、現(xiàn)場觀眾意見整理。 5.2.4.2.2后續(xù)評估: a正式評估:專題活動回訪(電話或走訪)、發(fā)放回收活動調查表、總結座談會、網絡調查等,參與活動組織實施的工作人員座談; b非正式評估:個別回訪、面談交流; 5.2.4.3

12、活動總結: 5.2.4.3.1資料(文檔、照片、錄像)整理、歸檔: 5.2.4.3.2活動現(xiàn)場的狀況描述、效果總結、評估及組織工作評估。 5.2.4.3.3不足之處及改進措施的總結。 5.2.4.4后期宣傳:后期宣傳側重與對活動整體效果的宣傳、品牌的宣傳,可以擴大活動影響力,連續(xù)活動效果。宣傳方式:通過小區(qū)刊物、網絡、成果展、活動光碟、帽子、紀念衫、紀念冊等對活動進行宣傳,進一步擴大活動影響。 5.2.4.5社區(qū)文化活動效果評估階段留意事項 5.2.4.5.1應留意完整收集、保存相關活動文字、圖片資料,存檔備案。 5.2.4.5.2要力求實事求是,對活動狀況和效果進行真實反映。 5.2.4.5

13、.3注意對不足之處的總結,并提出改進措施,為今后工作供應借鑒。 5.3社區(qū)文化活動組織難點及建議 5.3.1業(yè)主參與性難以掌握 建議:關注業(yè)主需求,多做調研。依據社區(qū)業(yè)主的品嘗愛好、年齡有針對性地組織活動;注意活動創(chuàng)意,增加吸引力,擴大參與面。 5.3.2活動場地有限。 建議:積極查找外部資源,盡量協(xié)調時間和場地,充分利用社區(qū)內、社區(qū)間和社會資源。 5.3.3活動經費缺乏。 建議:從物業(yè)管理費中提前預算此塊費用,同時積極查找社會資源,爭取開發(fā)商、社區(qū)商鋪、專業(yè)機構、社會商家贊助;可以嘗試開展部分收費性活動。 5.3.4宣傳渠道不足,難以擴大活動的影響面。 建議:充分運用各種宣傳渠道,加強對活動

14、過程的跟進,加大宣傳力度,準時反饋活動效果。 5.3.5活動遭遇不可控事件(自然因素、停水停電、安全事件等) 建議:提前制定緊急事件處理預案;為參與戶外活動的業(yè)主購買保險;活動前及現(xiàn)場設置溫馨提示、配備日常醫(yī)藥用品、加強工作人員的培訓。 5.3.6滿足度的持續(xù)增長 建議:引進專業(yè)機構;提高社區(qū)文化工作人員專業(yè)水平;不斷創(chuàng)新,保持業(yè)主對社區(qū)文化活動的關注和參與;對業(yè)主期望值進行管理和引導。 5.4社區(qū)文化活動其他形式 5.4.1宣傳欄內宣傳 5.4.2向業(yè)主(顧客)發(fā)放宣傳材料 5.4.3物業(yè)公司協(xié)作集團組織同業(yè)主(顧客)開展的各種活動 5.4.4宣傳活動開展過程 5.4.4.1各管理處均應在小區(qū)醒目位置設置足夠的宣傳欄。 5.4.4.2管理處指定專人負責制定本小區(qū)的年度宣傳計劃。包括: a節(jié)日慶祝宣傳 b各種與物業(yè)公司及業(yè)主(顧客)相關的法律、法規(guī)、條例等 c物業(yè)公司相關信息 5.4.4.3管業(yè)部主管審核宣傳計劃內容,經管理處負責人認可批準后方可執(zhí)行 5.4.4.4宣傳欄內張貼的宣傳材料應編制管理處統(tǒng)一文號,并加蓋管理處公章。由管理處統(tǒng)一保存底檔,并在宣傳欄宣傳材