淺析辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用

1、    淺析辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用    岳嵩摘 要：辦公自動化功能全面而且實用，操作相對簡單，還能進行個性化設(shè)置，信息資源共享，本文在分析了辦公自動化這些特點的基礎(chǔ)上，從建立信息中心、督辦管理以及企業(yè)會議管理等方面分析了辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用，最后提出了提高辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用成效的舉措。關(guān)鍵詞：辦公自動化 企業(yè)管理 應(yīng)用：f276.3 ：a ：1003-9082（2017）09-00-01隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，有效的解決了傳統(tǒng)企業(yè)辦公中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問

2、題，實現(xiàn)了辦公方式的規(guī)范化發(fā)展，讓企業(yè)各個部門能夠最大程度的實現(xiàn)信息交流與共享，提高了工作效率，為增強企業(yè)的核心競爭力發(fā)揮了積極作用。一、辦公自動化的內(nèi)涵與特點1.辦公自動化的內(nèi)涵所謂辦公自動化主要是依托計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫以及電子郵件等進行企業(yè)內(nèi)部信息資源的傳遞與交換，進而實現(xiàn)信息共享，讓企業(yè)管理者能夠在比較短的時間內(nèi)獲取想要的信息資源，提高企業(yè)信息的利用率，屬于科學化、高效率的辦公系統(tǒng)。通過運用辦公自動化系統(tǒng)能夠為領(lǐng)導決策服務(wù)，讓辦公操作變得簡單起來，進而實現(xiàn)企業(yè)科學化、無紙化以及自動化辦公的終極目標。2.辦公自動化的特點2.1功能全面而且實用。在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)的時候，基本上包含了企業(yè)辦

3、公的多個功能，實現(xiàn)了多部門、多環(huán)節(jié)，各個功能之間能夠有機結(jié)合。但是，我們知道網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的功能要實現(xiàn)完全自成體系幾乎不可能，因此把辦公自動化軟件融入到自己的體系中，才能更好的發(fā)揮其作用。2.2操作相對簡單。辦公自動化軟件不需要用戶專門安裝專用的軟件，通過瀏覽器就能使用其功能，操作起來相對比較簡單易行。2.3信息資源共享。不管用戶在什么地點進行辦公，都可以通過服務(wù)器以及web等連接起來，找出準確的數(shù)據(jù)和信息，突破了辦公的時間與空間限制。2.4個性化設(shè)置。企業(yè)可以結(jié)合自身實際，通過服務(wù)器來設(shè)置企業(yè)logo或者機構(gòu)組織等，要可以通過注冊的方式，設(shè)置使用人員的權(quán)限與角色，進而體現(xiàn)企業(yè)的特色。2.5充分利用

4、互聯(lián)網(wǎng)信息資源。辦公自動化系統(tǒng)為用戶提供的有知識庫，能夠自動收集和保存互聯(lián)網(wǎng)資源信息，企業(yè)可以整理這些信息中對企業(yè)競爭有利的數(shù)據(jù)來為企業(yè)決策服務(wù)。二、辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用非常廣泛。就神華集團而言，通過建立神華集團協(xié)同辦公系統(tǒng)，包含以下幾個模塊：個人事務(wù)、公文管理、公共信息、綜合業(yè)務(wù)、系統(tǒng)管理、統(tǒng)一搜索，實現(xiàn)對神華集團公文及其他審批業(yè)務(wù)的統(tǒng)一高效管理。本文以其中幾項應(yīng)用為例進行了簡要分析。1.應(yīng)用一：公文管理作為企業(yè)辦公室工作的一項基本內(nèi)容，公文管理的質(zhì)量跟上級政策的貫徹執(zhí)行成效有直接的關(guān)系。在辦公自動化系統(tǒng)中，公文管理主要包括公文的起草、流轉(zhuǎn)、審批和查看，主

5、要是為了可以滿足企業(yè)發(fā)布和接收公文以及檔案管理的需求。在公文整理的時候，除了以上我們所說的基本功能，還有文檔檢索、編研等，能夠在保存了原來文檔的基礎(chǔ)上，進一步提升公文資料調(diào)用的成效。辦公人員在個人界面上通過發(fā)文管理對公文進行處理，起草人的發(fā)文會通過自動提交到主管人員界面，管理人員按照流程進行查詢，管理權(quán)責相對比較明確。而且辦公自動化系統(tǒng)中為發(fā)文人員提供了很多發(fā)文模板，還可以利用公文處理系統(tǒng)中的糾正錯誤的功能，迅速發(fā)現(xiàn)錯誤節(jié)約了糾錯的時間。此外，自動化公文處理軟件中可以設(shè)置很多保護措施，保障了公文的安全性。2.應(yīng)用二：督辦管理對于企業(yè)來說，很多辦公室管理實務(wù)的分解與下達，還有領(lǐng)導意見的執(zhí)行與跟蹤

6、，采用傳統(tǒng)的電話以及郵件等形式的比較多，這樣的方式相對比較繁瑣，還占用了辦公管理者比較多的時間，管理者的角色挑戰(zhàn)比較大。因此，要重視辦公自動化在督辦管理中的應(yīng)用。督辦管理模塊通過建立統(tǒng)一的任務(wù)督辦中心，對神華集團各類督辦任務(wù)進行分解，逐級下達，包含會議內(nèi)容、領(lǐng)導交代的事項、本季度與本年度的工作計劃以及其他常規(guī)工作等，對這些督辦任務(wù)進行執(zhí)行并實時反饋，對督辦的成果進行確認，進行全周期管理支撐。有效地固化了督辦事項的延期申請、終止辦理與變更等業(yè)務(wù)。同時能夠向管理層、決策層提供實時的、客觀的、體系化的督辦事項執(zhí)行進展及關(guān)聯(lián)視圖，從而在很大程度上提升了企業(yè)的執(zhí)行力，保障神華集團事務(wù)的開展。3.應(yīng)用三：

7、會議管理在辦公自動化系統(tǒng)中，會議管理模塊是其中一項重要的應(yīng)用。通過辦公自動化能夠把人工記錄跟電子速記準確的結(jié)合在一起，還能夠運用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)來開展電視電話會議，讓會議不再受時間與空間的限制，很大程度的減少了企業(yè)會議成本。在神華集團oa系統(tǒng)中有專業(yè)的會議管理模塊，它可以對整個會議進行統(tǒng)一組織和管理，不管是專題會議還是部門會議、管理層會議等都能融入會議的各環(huán)節(jié)、貫穿會議全過程，實現(xiàn)議題收集、議題提報、議題審批、議題清單、會議管理及議題權(quán)限內(nèi)共享的固化，能有效減少藏匿于會議由始至終的各種會議成本，為辦會和參會人員提供極為實用的工作平臺。通過與oa公文管理、會議管理等模塊的集成，實現(xiàn)公文的自動化關(guān)聯(lián)議

8、題、決策會議發(fā)起與議題的自動關(guān)聯(lián)推送、議題討論順序排序、會議紀要管理、會議室預(yù)訂、參會人員提醒等，全面提升管控效率，提升決策效率與效果。三、提高辦公自動化在企業(yè)管理中的應(yīng)用成效的舉措1.轉(zhuǎn)變認識，提高應(yīng)用成效作為企業(yè)管理人員，要認識到辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用成效，是實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效管理的關(guān)鍵所在。進行科學有效的管理與規(guī)劃，對企業(yè)辦公自動化進行一個整體的布局，結(jié)合內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實現(xiàn)企業(yè)管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高信息的準確率。因此，管理人員要轉(zhuǎn)變思想，對企業(yè)的辦公自動化狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關(guān)鍵流程。通過建立一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精良的辦公自動化

9、工作團隊，在工作中樹立辦公自動化化系統(tǒng)理念。要強化工作人員的綜合素質(zhì)，定期對他們開展辦公自動化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓，進而提高應(yīng)用成效。endprint2.改善應(yīng)用環(huán)境，提高應(yīng)用成效首先，要在神華集團內(nèi)部鼓勵員工信息資源共享，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介辦公流程下管理莫斯，這是企業(yè)在知識經(jīng)濟時代持續(xù)發(fā)展的總要因素，建立學習性這種，注重團隊在辦公自動化領(lǐng)域的學習。其次，要注重辦公自動化的管理基礎(chǔ)。在引進了oa系統(tǒng)之后，企業(yè)的辦公通過進行網(wǎng)絡(luò)自動化傳輸功能，減少紙質(zhì)辦公中出現(xiàn)的丟失、筆誤等問題，還節(jié)約了辦公成本。但是，辦公流程不再局限在簡單的行政事務(wù)，而是需要通過信息資源共享來提高企業(yè)協(xié)同運作成效，要不斷挖掘企業(yè)員

10、工知識創(chuàng)造與轉(zhuǎn)換的能力。再次，要注重企業(yè)的信息積累過程，因為信息是辦公自動化系統(tǒng)的主要處理對象，通過不斷完善信息分析方法，提高企業(yè)辦公效率。3.注重系統(tǒng)安全，提高應(yīng)用成效首先，要對辦公自動化程序的操作控制進行強化，這樣才能提高企業(yè)信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。管理人員要結(jié)合企業(yè)管理實際，在系統(tǒng)設(shè)計的時候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括設(shè)備操作的步驟與指令，還有遇到突發(fā)狀況采取的措施等。其次，要提高企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為辦公自動化系統(tǒng)提供良好的運營環(huán)境，避免未授權(quán)人員進入系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次

11、，重視計算機上機操作與管理，制定相應(yīng)的制度，要求工作人員按照制度來進行一些信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案。4.順應(yīng)發(fā)展趨勢，提高應(yīng)用成效辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用目的就是提高企業(yè)的內(nèi)部管理成效，根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在企業(yè)管理過程中，要通過辦公自動化系統(tǒng)逐步取消部門之間存在的障礙，建立協(xié)同化的辦公平臺。而智能化就是除了辦公自動化的基本功能，還要實現(xiàn)對信息的分析、歸納與比較，進而能夠做出決策，把所謂的“人”的因素體現(xiàn)到辦公自動化系統(tǒng)中。要順應(yīng)企業(yè)管理中辦公自動化的發(fā)展趨勢，就要注重設(shè)計的人性化，從原來以業(yè)務(wù)為中心的設(shè)計思想轉(zhuǎn)化為以用戶為中心。結(jié)合國際化的辦公系統(tǒng)技術(shù)，方便使用和維護，融入知識管理理念，進而提高辦公自動化的應(yīng)用成效。結(jié)論綜上所述，在企業(yè)管理中應(yīng)用辦公自動化軟件能夠提高企業(yè)的辦公效率與信息效率，是企業(yè)信息化管理的一部分。因此，要深入理解辦公自動化的內(nèi)涵與特點，結(jié)合企業(yè)實際來調(diào)整辦公自動化的應(yīng)用環(huán)境，提高辦公自動化的安全性，順應(yīng)未來發(fā)展趨勢，在減少企業(yè)管理成本的基礎(chǔ)上提高企業(yè)的