淺論辦公自動化在辦公管理中的作用論文

1、附件一 四川電大畢業(yè)論文 姓 名 黃 引 ?。ㄊ校┘夒姶?瀘 州 電 大 專 業(yè) 行 政 管 理 年 級 2012 級 學(xué) 號 141104145 指導(dǎo)教師 劉 建 平 目錄摘要、關(guān)鍵詞、引言1一、概述2（一）計算機應(yīng)用概述2（二）計算機系統(tǒng)開發(fā)的背景2（三）辦公自動化的變遷2二、辦公自動化的發(fā)展3（一）辦公自動化3（二）我國辦公自動化的發(fā)展狀況3（三）辦公自動化應(yīng)用的發(fā)展范圍4三、現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的功能需求4（一）信息發(fā)布功能4（二）公文流轉(zhuǎn)功能5（三）考勤管理功能6（四）辦公室管理功能7四、辦公自動化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性8（一）辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和管理重要性9（二）辦公自動化是

2、現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件9（三）辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)9（四）推行辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)帶來的進步9五、辦公自動化在企業(yè)管理中的具體應(yīng)用10六、辦公自動化在管理中所面臨的問題及解決辦法11（一）安全問題及解決辦法11（二）技術(shù)問題及解決辦法12（三）管理問題及解決辦法12七、分析總結(jié)13八、致謝14九、參考文獻15淺論辦公自動化在辦公管理中的作用摘要網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)是適應(yīng)現(xiàn)代化無紙化辦公的趨勢，更好地服務(wù)于現(xiàn)代化辦公操作。在目前政府機構(gòu)及企事業(yè)單位大力改革的外部環(huán)境下，辦公自動化對提高政府機關(guān)或企業(yè)各部門的辦公效率，提高決策的科學(xué)性、正確性，提高綜合管理水平和競爭能力都有著十分重要的

3、意義。隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，全球經(jīng)濟給企業(yè)帶來的挑戰(zhàn)和競爭也逐漸升級，對企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取的及時性、信息能否充分利用及對信息的敏感程度等已經(jīng)成為衡量企業(yè)市場競爭力的一個重要因素。企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，力求在市場競爭中發(fā)展取勝，已經(jīng)不可避免地需要脫離傳統(tǒng)辦公模式接受現(xiàn)代辦公自動化的系統(tǒng)模式。那么，對于企業(yè)，如何建設(shè)一套完善的辦公自動化系統(tǒng)？本文將從辦公自動化的發(fā)展、作用、要求和管理四個方面分析和探討，以期為企業(yè)辦公自動化提供可行性建議。關(guān)鍵字網(wǎng)絡(luò)辦公 發(fā)展 作用 要求 管理引言辦公自動化是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的

4、部分業(yè)務(wù)借助各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息系統(tǒng)。即通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙化辦公，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實現(xiàn)辦公活動的自動化與科學(xué)化。在市場競爭過程中，對于一個企業(yè)而言，對信息的掌握程度、信息獲取是否及時、信息能否得到充分的利用、對信息的反應(yīng)是否敏感準確，也越來越成為衡量一個企業(yè)市場競爭能力的重要因素。 一、概述 （一）計算機應(yīng)用概述隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能以為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用

5、。今天，計算機的價格已經(jīng)十分的低廉，性能卻有了長足的進步，在發(fā)達地區(qū)計算機的普及率也可以說已經(jīng)達到了無所不在的地步，與計算機相關(guān)的配套設(shè)施，外部設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)置也有了很大的進步，與人們的日常生活有著息息相關(guān)的聯(lián)系，使人們的日常生活，工作，娛樂等社會活動有了更大的便利和效率。計算機作為我們?nèi)祟惖昧Φ闹郑哉紦?jù)重要位置的原因主要有以下幾個方面：首先，代替人工進行許多繁雜的勞動，減少人工的危險性和失誤率；其次，節(jié)省許多資源，降低人工生產(chǎn)勞動的成本；再次，大大的提高人們的生產(chǎn)效率；最后，可以使某些敏感和重要的信息更加安全，等等；總之，計算機技術(shù)的合理應(yīng)用是現(xiàn)今社會一個十分重要的課題，許多人投入到計

6、算機科學(xué)的研究中，為計算機科學(xué)的進步做出了偉大的貢獻?？梢哉f計算機技術(shù)的發(fā)展代表著人類社會的發(fā)展，計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)深入到人類社會的活動當中。在現(xiàn)今人類社會的各種活動中，以經(jīng)濟活動的公司經(jīng)營管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工的管理模式可以有效的提高公司的工作效率，使公司在日趨激烈的商業(yè)競爭中占據(jù)有利形式，取得現(xiàn)任那一步的商機。 （二）系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)的背景現(xiàn)今的商業(yè)社會中，許多非計算機專業(yè)的公司對于計算機的應(yīng)用操作還停留在一個相對比較膚淺的應(yīng)用層面上，并沒有充分發(fā)揮計算機系統(tǒng)的高性能和智能的優(yōu)勢，計算機只是用來進行一些比較簡單的文檔處理，網(wǎng)頁瀏覽和信息保存，這些相對于計算機系統(tǒng)強大的功能來說是一種十分嚴重的資源

7、浪費。計算機系統(tǒng)完全可以充分的融入公司日常的管理經(jīng)營工作中去，使工作人員通過一定的軟件操作界面，進行幾個簡單的按鈕操作和文字輸入，就可以完成平時的工作，而通過計算機網(wǎng)絡(luò)的輔助，可以隨時記錄當時的工作情況和重要信息的保存，從而使公司的經(jīng)營管理工作完全擺脫紙筆記錄和人員反復(fù)操作的情況，大大降低了繁復(fù)工作所帶來的高失誤率，提干了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各種信息保存的安全性，工作人員避免了因為某些工作而不得不停下手邊的工作去和別的人員頻繁見面的情況，只需要通過計算機系統(tǒng)進行一定范圍內(nèi)的相互通信，使用幾個簡單的操作就可以省卻許多不必要的麻煩。因此可見，開發(fā)一套適用于公司日常經(jīng)營活動的無紙化

8、辦公系統(tǒng)對于一個公司企業(yè)來說是十分具有現(xiàn)實意義的。 （三）辦公自動化的變遷辦公自動化，英文Office Automation，簡稱OA，是辦公信息處理的自動化，他利用先進的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。辦公自動化由70年代末80年代初在我國提出的，到現(xiàn)在已有了近二十年發(fā)展歷史。由于辦公自動化技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化新產(chǎn)品不斷的豐富出現(xiàn)，辦公自動化的內(nèi)涵也不斷地豐富和發(fā)展。最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、復(fù)印機等辦公設(shè)備的使用。接著，辦公自動化指的是用電腦進行存貯、排版、及輸出工作，用電

9、腦進行人事、財務(wù)等進行管理?，F(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)觀點認為：辦公實際上是人與人、人與部門、部門與部門之間的共享、交換、組織、分類、傳遞及處理，活動的協(xié)調(diào)，從而達到企業(yè)整體目標的過程。傳統(tǒng)的辦公自動化多是指字處理系統(tǒng)、輕印刷系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)信息的共享、交換、傳遞，無法實現(xiàn)單位、企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)，難以對非本文的如：聲頻、視頻、圖形、OLE對象、掃描圖像等多媒體信息、超文本信息進行有效處理。同時，傳統(tǒng)的電子郵件系統(tǒng)沒有對辦公過程中的工作流程提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況、不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事物的處理過程。因此，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)更有著重于提供辦公信息的共存、交換、組

10、織、傳遞、監(jiān)控功能，提供協(xié)同工作的環(huán)境。從這個意義上說，現(xiàn)代的辦公自動化系統(tǒng)的作用相當于動物或人的神經(jīng)系統(tǒng)。目前成熟的基本客戶/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的電子郵件系統(tǒng)和協(xié)作系統(tǒng)，較先進的Intranet/Internet（WEB）方式的辦公自動化系統(tǒng)，都是企業(yè)數(shù)字化神經(jīng)系統(tǒng)的重要組成部分。因此，我們在實施辦公自動化時，必須注意到辦公自動化內(nèi)涵的發(fā)展變化，清楚認識到昨日的OA不是今天的OA，明天的OA也將不同于今天的OA，要密切注意辦公自動化技術(shù)及產(chǎn)品發(fā)展的最新進展。用這種觀點來制定辦公自動化的有關(guān)規(guī)劃，辦公自動化才能用最少的資金，取得最好的效果。 二、辦公自動化的發(fā)展 （一）辦公自動化辦公自動化是應(yīng)用計算機

11、技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分業(yè)務(wù)借助各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人機信息系統(tǒng)。即通過局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，實現(xiàn)無紙化辦公，從而最大限度的提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實現(xiàn)辦公活動的自動化與科學(xué)化。（二）我國辦公自動化的發(fā)展狀況辦公自動化簡稱(OA Office Automation）,在我國自70年代開始發(fā)展，到00年代中期大致經(jīng)歷了三個階段，第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機、打字機、復(fù)印機等；第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使

12、用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進行人事財務(wù)等信息的管理等；第三個階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡(luò)打印共享，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等工作。在我國辦公自動化的發(fā)展過程中，辦公自動化建設(shè)取得了很多成績，同時也暴露了很多問題，如投資大、效果不明顯、水平低、重復(fù)建設(shè)多、硬件投入多、軟件投入少、模擬手工作業(yè)增加管理負擔等，造成這些問題的主要原因有三條，首先對辦公自動化的本質(zhì)作用理解不深，通常只是把辦公自動化理解為辦公過程中的先進技術(shù)和設(shè)備的使用，使用目的為提高效率，實際上，通過實現(xiàn)辦公自動化，提高管理機構(gòu)的

13、決策效能更為重要。（三）辦公自動化應(yīng)用的發(fā)展范圍一直以來，許多人對"辦公自動化"的理解有誤，認為辦公自動化只是政府機關(guān)的事。實際上，在市場化的經(jīng)濟環(huán)境中，企業(yè)面臨著激烈的競爭，企業(yè)成功與否最終取決于企業(yè)人員是否可以快速、有效地協(xié)調(diào)作業(yè)。而辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)的數(shù)字神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的重要部分，沒有一個快速反應(yīng)的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助，任何企業(yè)將難以獲得長期、穩(wěn)定、快速的發(fā)展。 隨著企業(yè)對"辦公自動化"理解的進一步加深，越來越多的企業(yè)已經(jīng)把辦公自動化提到日程上來，很多企業(yè)都在不同的層次上實現(xiàn)了辦公自動化。事實上，有一些企業(yè)已成功地實施MRP或ERP系統(tǒng)，他們在生產(chǎn)、經(jīng)營數(shù)據(jù)

14、的收集、分析、處理方面已實現(xiàn)了自動化。但是，一般的MRP或ERP系統(tǒng)并沒有在辦公、行政事務(wù)方面，提供計算機處理功能，這方面的工作，只能依舊利用手工進行。不能全面實施辦公自動化，工作、生產(chǎn)效率難以得到進一步提高。 因此，通過辦公自動化系統(tǒng)的實施，對于企業(yè)提高運作效率與快速反應(yīng)能力，加強企業(yè)的制度化、規(guī)范化管理，增強企業(yè)的市場競爭能力具有重要的意義。 三、現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化的功能需求  隨著經(jīng)濟環(huán)境的改變，社會進步正在不斷加速，越來越多的企業(yè)迫切需要一個可以實現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平。（一）信息發(fā)布功能 1.發(fā)布信息 本功能供具有發(fā)布權(quán)限的用戶發(fā)布信息

15、，部門信息管理員或以上級別的用戶有發(fā)布信息的權(quán)限，部門用戶和訪客沒有發(fā)布信息的權(quán)限。可以使用的信息格式有“附圖片信息”和“文檔信息”兩種。兩種信息都具有信息標題，所不同的是，發(fā)布者可以在“附圖片信息”的信息正文后加入圖片，而“文檔信息”沒有信息正文，發(fā)布者須指定“文檔信息”中的文檔（可以是任何格式的文件，但推薦使用Word文檔、Excel文檔和文本文件）。用戶發(fā)布信息時須指定：（1）信息類型（如果該類型的信息全部用戶可讀，則不用指定下面三項）； （2）可以閱讀該信息的最低權(quán)限；（3）讀限制標志（所有部門皆可閱讀，還是將閱讀范圍限制為某些部門）（若讀限制為某些部門）可以閱讀該信息的部門

16、（一個或多個）。2.閱讀信息 用戶登錄系統(tǒng)后，都可以查看信息，但他（她）所能閱讀的信息根據(jù)其讀權(quán)限的級別而有所差別。訪客只能閱讀所有用戶均可閱讀的信息，如公告、合理化建議等；其他用戶除了可以閱讀所有用戶均可閱讀的信息外，還可以閱讀以下信息：所有部門皆可閱讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當前用戶的讀權(quán)限的信息；當前用戶所屬部門可讀的，而且最低讀權(quán)限小于或等于當前用戶的讀權(quán)限的信息。 （二）公文流轉(zhuǎn)功能 1.登陸公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)用戶進入公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)后的操作如下：(1)能夠看到系統(tǒng)給的公文審批通知信息。形式以滾動條或其他消息框方式給出。初始登錄用戶為集團所有人員并擁有自己的登錄名和登錄密碼。

17、(2)登錄公文子系統(tǒng)就要同時打開本登錄用戶的待審文件列表。促使用戶進入系統(tǒng)就進行審批文件。 2.公布公文文件集團所有人員都可以發(fā)布公文。用戶按照公文的要求發(fā)布自己的公文（公文號、標題、內(nèi)容、發(fā)布時間、發(fā)布人、附帶文檔及文檔類型）。每人發(fā)布的公文除了管理員有所有管理權(quán)限之外只能由自己或已審批過的人查看。 3.選擇審批流程用戶自己填寫的公文成功提交后，進入到選擇審批流程。流程分為兩種：固定流程和定制流程。(1)固定流程由發(fā)起人在固定流程表中選擇一個審批流程,分為： 發(fā)起人選擇固定流程表中一個審批流程。 若需要對固定流程進行維護（增加、修改），提供選擇固定流程前到固定流程維護界面

18、的入口，并能夠返回。也就是說用戶在選擇固定流程時，可以先進入到固定流程維護界面進行維護，然后返回選擇界面選擇一條固定流程。 (2)定制流程發(fā)起人發(fā)起公文后或上一個審批人審批完后，按照先部門后人員選擇下一步的審批人，完成后提交。 4.查看審批文件狀態(tài) 發(fā)起人可以對自己發(fā)起的公文進行維護，維護類型如下： （1）查看：查看本人發(fā)起的公文的審批情況。 （2）前置：本功能提供查看的公文是正在審批過程中的文件。 （3）刪除：在還沒審批完成之前，對本人發(fā)起的公文，進行作廢處理。審批人可以對自己審批的文件進行查看。 5.審批文件并選擇下一個審批人 用戶進入到公文子系統(tǒng)就直接審批文件，若本公文審批流程

19、為固定流程，則審批后提交完成，若審批流程為定制流程，則如同上面選擇審批流程功能模塊中的“定制流程”。6.查詢歷史文件歷史文件為已經(jīng)完成最后審批的文件。所有人都只能查看自己發(fā)起或者審批過的歷史公文信息，但不能進行修改。其他人發(fā)布的文件自己又沒進行審批則沒有權(quán)限查看。歷史文件的刪除操作由管理員進行。作廢處理的文件只能由管理員才能夠查看。7.管理員查詢?yōu)g覽文件（1）查找文件描述按照一定關(guān)鍵字進行文件查找，提供按公文名稱，發(fā)起人，發(fā)起時間，審批人以及人員編號等查詢。查看分列表和詳細兩種方式。管理員可以查看歷史文件，也可以查看在審的文件。管理員可以查看作廢處理的文件。（2）管理員管理文件  管

20、理員對所有公文有刪除、查看的權(quán)限。查看：文件及其審批情況或歷史公文?？梢詫λ泄钠鸬奖O(jiān)查的作用。 刪除：文件及其審批情況或歷史公文。管理員對正在審批或已經(jīng)審批完成的公文認為該作廢的可以作廢處理，作廢處理的文件并沒從數(shù)據(jù)庫中徹底刪除。例如內(nèi)容不是健康的，則要即時作相關(guān)處理，并且作廢處理的文件只能由管理員查看處理。（3）用戶管理主要是對用戶的權(quán)限管理：目前暫設(shè)所有人都有發(fā)布公文的權(quán)限。其他用戶權(quán)限例如用戶對固定流程的維護權(quán)限等在程序中控制，對管理員不作管理要求之外，用戶管理暫沒有特殊要求。（三）考勤管理功能1. 考勤登記該部分的功能如下：考勤登記在用戶登陸辦公自動化系統(tǒng)網(wǎng)站時即開始；當

21、用戶登陸時，系統(tǒng)獲取當前工作時間，根據(jù)系統(tǒng)設(shè)置的考勤時間判斷該用戶是否是正常上班，還是遲到或曠工等性質(zhì)。同時記錄到考勤登記表中。2. 加班登記加班登記有如下功能：（1）加班登記由加班人員自己操作。為防止弄虛作假，每次加班需提供一個審核人。（2）加班人員只有登記權(quán)限，沒有修改和刪除權(quán)限。若需要修改等操作可以請系統(tǒng)管理人操作。3. 查詢本人考勤信息查詢本人考勤信息部分提供本人查詢自己的考勤信息，提供兩種方式的查詢：（1）時間：可以查上兩個月的考勤。（2）考勤類型：可以查正?？记谟涗洝⒓影嘤涗浕虺霾畹?。4. 非正?？记诘怯浄钦？记诘怯浿荒苡晒芾韱T操作，專門對出差、請假休假和曠工等考勤進行登記。一般

22、用戶沒有此項操作權(quán)限。5. 考勤統(tǒng)計考勤統(tǒng)計也是由系統(tǒng)管理員操作，一般用戶無該操作權(quán)限?？记诮y(tǒng)計有兩個功能：（1）統(tǒng)計某個員工當月、上月或一年的考勤情況。（2）打印考勤報表功能。 系統(tǒng)時間管理該部分也是系統(tǒng)管理人員操作，每個月對應(yīng)一條記錄系統(tǒng)時間管理部分專門設(shè)置下月的工作天數(shù)，每天的小時數(shù)，曠工時限以及上班起始時間設(shè)置等。當月每天的考勤計時就根據(jù)系統(tǒng)時間管理表中的設(shè)置進行計算。6.考勤信息維護該部分也是由系統(tǒng)管理員操作（1）由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內(nèi)的所有考勤進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。（2）可以對個人的考勤信息打印報表。7.加班信息維護該部分也是由系統(tǒng)管理員操作

23、（1）由系統(tǒng)管理人員對某個員工一年之內(nèi)的所有加班信息進行維護，包括增加、刪除、修改和查看等。（2）可以對個人的加班信息打印報表。（四）辦公室管理功能1.公共場地與公共財物使用管理對公司的公共場地（如會議室、卡拉OK廳）、公共財物（如公車、照相機、攝影機）的使用記錄。包括以下幾個子功能：（1）公共場地和公共財物使用管理公共場地和公共財物使用管理對公司公共場地和公共財物使用情況的維護功能，以及使用、歸還、預(yù)訂、取消預(yù)訂等使之能清楚地知道公司的動向。 （2）公共場地和公共財物管理 對公司公共場地和公共財物記錄的維護功能，以及對公共場地和公共財物記錄的增加、刪除和修改。 （3）查詢功能可以查詢某時間點

24、公共場地與公共財物的使用情況。并查詢某公共場地與公共財物在一段時間內(nèi)的使用記錄。2.公司設(shè)備管理設(shè)備管理對公司設(shè)備的進行管理，并提供一般的查詢功能。包括以下功能：  （1）設(shè)備管理對公司設(shè)備記錄的維護功能，包括對設(shè)備記錄的增加、刪除和修改。 （2）設(shè)備類別代碼表管理 類別代碼表的管理對公司設(shè)備類別記錄的維護功能，以及對設(shè)備類別記錄的增加、刪除和修改和作廢。按照部門、物品種類、供貨人（單位）進行查詢，列出公司設(shè)備的統(tǒng)一清單。  3.日?；顒影才殴芾砣粘；顒影才胖饕枪炯w的日常活動安排。例如，公司未來兩日的旅游安排，工會活動安排等；包括公司領(lǐng)導(dǎo)可以公開的活動情況；

25、例如，領(lǐng)導(dǎo)接待客人，有貴賓來訪等。（1）日?；顒影才殴芾砣粘；顒庸芾韺救粘；顒佑涗浀木S護功能，包括對日?；顒佑涗浀脑黾印h除和修改。（2）查詢功能查詢以周為單位瀏覽，列表顯示日?；顒?，可定制時間段進行查詢。4.辦公用品（消耗品）管理辦公用品的管理對公司所有辦公用品進行統(tǒng)一記載的功能。辦公用品是指紙張、打印墨盒、文具等消耗品。包括以下幾個功能：（1）辦公用品使用情況登記單位對辦公用品使用情況的登記，包括辦公用品的領(lǐng)用和辦公用品的歸還，對辦公用品的領(lǐng)用、歸還，應(yīng)在現(xiàn)有辦公用品數(shù)量中應(yīng)減去、加上所領(lǐng)用、歸還的數(shù)量。使公司領(lǐng)導(dǎo)清楚的知道辦公用品用在哪些地方。（2）辦公用品管理辦公用品的管理是對公司

26、辦公用品的維護，包括對辦公用品的增加、刪除和修改等。（3）查詢功能單位、部門在對辦公用品的檢查時，可以按物品、時間、部門、人員、總計等進行查詢，并列表顯示辦公用品的使用情況。這樣就對部門中所用的消耗品進行有條有序的查詢。5.系統(tǒng)管理功能（1）部門管理部門管理模塊提）J）供系統(tǒng)管理員管理部門的信息，包括新增部門和刪除部門兩個功能。（2）信息類型管理信息類型管理模塊供系統(tǒng)管理員增加和刪除信息類型。系統(tǒng)管理員增加信息類型時，應(yīng)指明該類型信息是否網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀。網(wǎng)站的所有用戶均可閱讀的信息有公告、合理化建議等。 四、辦公自動化在現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性在傳統(tǒng)的辦公方式中使我們工作人員耗費大量的時間

27、和精力，用手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作。企業(yè)用先進的現(xiàn)代化工具代替手工作業(yè)，無疑是生產(chǎn)力發(fā)展的方向。辦公自動化管理系統(tǒng)對傳統(tǒng)辦公方式的革命，順應(yīng)了技術(shù)發(fā)展，是現(xiàn)代企業(yè)進入21世紀所必備的工具。 （一）辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營和管理重要性辦公自動化在對于面向二十一世紀的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理中比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而辦公自動化所收集、處理、分析的對象正是“信息”?，F(xiàn)在我們中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達國家企業(yè)，迫切需要通過推行辦公自動化來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力，。企業(yè)推行辦公自動化，能給企業(yè)經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維

28、方式上帶來革命性進步。企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設(shè)置了障礙。這些都是企業(yè)做IT工作的共同難題。推行辦公自動化，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。辦公自動化為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說明了辦公自動化已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。 （二）辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必要條件現(xiàn)代企業(yè)信息化的必備條件是辦公自動化的管理系統(tǒng)。我們知道現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中爭得一席之地，一是靠人才，二是靠信息。

29、企業(yè)的信息化是保證企業(yè)全方位得到最新信息。它包括企業(yè)的科研、生產(chǎn)、營銷、辦公等方面廣泛利用計算機的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)筑企業(yè)的數(shù)字系統(tǒng)，全方位的改造企業(yè)，以降低企業(yè)成本和費用，增加企業(yè)的產(chǎn)量和銷售，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。通過辦公自動化系統(tǒng)，我們可以及時的掌握市場信息，正確的做出決策，從而以最快的速度、最好的產(chǎn)品、最低的價格、最好的服務(wù)，參與市場競爭，以達到企業(yè)取勝的目的。 （三）辦公自動化是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)辦公自動化系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)營銷創(chuàng)新的技術(shù)基礎(chǔ)。營銷創(chuàng)新是指企業(yè)盡可能地利用現(xiàn)代高新技術(shù)手段辦公自動化系統(tǒng)，最有效、最省錢地謀求新的市場的開拓，對新的消費者的挖掘。營銷創(chuàng)新包括應(yīng)用新的廣告媒體，

30、采用新的售后服務(wù)途徑，開發(fā)新的用戶等。辦公自動化系統(tǒng)給現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式、思維方式上帶來了轉(zhuǎn)變。作為企業(yè)的決策人，廠長或總經(jīng)理通過辦公自動化系統(tǒng)能一目了然地了解許多科室、部門，甚至基層、一線的動態(tài)、錯綜復(fù)雜的數(shù)據(jù)和信息，并能進行及時、準確地分析和處理。辦公自動化是建立在這樣的科學(xué)管理思想體系上的高效、集成的計算機輔助企業(yè)管理系統(tǒng)。通過管理思想這個軟件的具體應(yīng)用來完成企業(yè)整個生產(chǎn)經(jīng)營活動中所有信息和數(shù)據(jù)的接收、流轉(zhuǎn)、處理、統(tǒng)計、分析等加工過程。從而使企業(yè)在每個環(huán)節(jié)上做到準確、及時的決策和控制。 （四）推行辦公自動化對現(xiàn)代企業(yè)帶來的進步在現(xiàn)代企業(yè)推行辦公自動化會給企業(yè)極大地提高工作

31、效率,不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去,等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進行。推行辦公自動化能節(jié)省運營成本，包括時間和紙張。規(guī)范單位管理，可以把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進行。提高企業(yè)競爭力、凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑,企事業(yè)的單位的內(nèi)部的凝聚力將大大增強。隨著把辦公自動化在企業(yè)的推行使決策變得迅速科學(xué):高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事,而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展普及,近年來,通過利用先進

32、的網(wǎng)絡(luò)資訊技術(shù),實現(xiàn)辦公自動化的解決方法,被稱為網(wǎng)絡(luò)辦公自動化解決方案。隨著Intranet技術(shù),國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,目前的辦公自動化已由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)內(nèi)互聯(lián)互通上升到了支持移動辦公,遠程辦公管理等更廣闊的領(lǐng)域。五、辦公自動化在企業(yè)管理中的具體應(yīng)用 在專業(yè)化效率逐漸提高的今天，在辦公自動化軟件平臺上，企業(yè)除了實現(xiàn)協(xié)作靈活性、時效性和管理效率的提高，同時也增添了企業(yè)工作流程的規(guī)范性，使企業(yè)最大限度降低人員離職時所帶來的人事成本，實現(xiàn)了企業(yè)在辦公自動化平臺上成本最小化的發(fā)展愿望。隨著管理思想的日益成熟，企業(yè)更加注重企業(yè)文化的傳播對企業(yè)形象、企業(yè)發(fā)展的刺激作用，企業(yè)可以利用辦公自動化系統(tǒng)建立的企業(yè)內(nèi)網(wǎng)

33、和企業(yè)外網(wǎng)，不僅可以完成日常管理工作，還可以在自動化平臺上設(shè)立相應(yīng)模塊對企業(yè)進行宣傳和推廣。企業(yè)的信息能否快速的獲取及整合決定著企業(yè)能否在第一時間進入市場和規(guī)避風(fēng)險，辦公自動化系統(tǒng)對信息的高度兼容整合和快速傳遞為企業(yè)解決信息難題提供了一個有力的方式。在企業(yè)實施辦公自動化系統(tǒng)可以幫助企業(yè)事業(yè)單位實現(xiàn)信息資源的共享；增強員工協(xié)同工作的能力；加強領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理；有效管理有形、無形的資產(chǎn)，避免流失；可以實現(xiàn)公文的流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事物的自動處理，促進管理電子化、規(guī)范化，完美的整合了組織內(nèi)部的信息。具體來說，實施辦公自動化系統(tǒng)作用為：1.建立內(nèi)部的通信平臺在單位建立內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和

34、信息交流快捷通暢。2.建立信息發(fā)布的平臺可以在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。3.實現(xiàn)工作流程的自動化在企業(yè)實施辦公自動變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等采用了電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高了辦公效率，實現(xiàn)了無紙化辦公。企業(yè)員工也不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能

35、來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜的環(huán)節(jié)。4.實現(xiàn)文檔管理的自動化文檔管理自動化可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，減少了新員工的很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)；如企業(yè)來了一個新員工，管理員只需給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位累積下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就避免了新員工進企業(yè)，企業(yè)需要用大量的人力和時間來給新員工的培訓(xùn)。5.輔助辦公輔助

36、辦公一般牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。6.實現(xiàn)分布式辦公分布式辦公替代了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可以在家中或城市各地，甚至世界各角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公，以及與企業(yè)的信息交流。7.建分立信息集成平臺現(xiàn)代企業(yè)中存在MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作期關(guān)鍵性的作用，但都是相對獨立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理

37、信息，以提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。8.節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出將傳統(tǒng)的紙張轉(zhuǎn)變成電子化，特別是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。9.搭建知識管理平臺系統(tǒng)系利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。10.增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面的掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少了辦公的差錯也防止了低效辦公。辦公自動化對于企業(yè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來說是決策支持系統(tǒng)，能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者來說他是信息管理系統(tǒng)；而對于普通管理者來說他又是事物、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。辦公自動化能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快地工作。6、 辦公自動化在管理中所面臨的問題及解