美國(guó)戴斯酒店[Days Inn]---財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)（中）P105

1、手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容制定財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)的目的修改號(hào)0文件編號(hào)0頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 1 頁(yè) 制定財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)的目的Ø 制訂本手冊(cè)是為了說(shuō)明Days Inn 酒店管理公司（中國(guó)）財(cái)務(wù)部標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)作的政策和程序，確保財(cái)務(wù)部運(yùn)營(yíng)及管理工作的一貫性Ø 向財(cái)務(wù)部工作人員提供日常工作及培訓(xùn)的指導(dǎo)Ø 使財(cái)務(wù)部員工了解財(cái)務(wù)部的作用，了解財(cái)務(wù)部運(yùn)作及管理的政策和程序Ø 使財(cái)務(wù)部運(yùn)營(yíng)及管理手冊(cè)格式化，以便于更正、修改本手冊(cè)不是為了限制創(chuàng)造力，相反，它應(yīng)被看作是Days Inn 酒店管理集團(tuán)（中國(guó)）財(cái)務(wù)工作的一個(gè)基礎(chǔ)，這個(gè)平臺(tái)可以幫助員工在上面添磚加瓦，

2、讓它日趨完善。本手冊(cè)的格式是為了方便內(nèi)容的修改或增補(bǔ)，并方便在日常工作中使用。因此，各酒店應(yīng)保證經(jīng)常更新它的內(nèi)容，以反映酒店管理的最新精華。但是，任何更改應(yīng)經(jīng)過(guò)酒店總經(jīng)理的批準(zhǔn)，并報(bào)Days Inn 酒店集團(tuán)批準(zhǔn)備案。這樣做的目的是為了保證任何冠以 Days Inn 酒店運(yùn)營(yíng)水準(zhǔn)的全球一貫性。本手冊(cè)中所有程序和政策由Days Inn酒店集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。本手冊(cè)應(yīng)以機(jī)密文件對(duì)待，Days Inn 酒店集團(tuán)擁有它的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，這并不意味著里面有什么機(jī)密，只是我們不想讓公司外的人看到它的內(nèi)容。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)目錄修改號(hào)0文件編號(hào)0頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 4 頁(yè) 第一

3、部分 資金管理FC-01現(xiàn)金借款規(guī)定FC-02備用金管理FC-03到銀行提送款的安全規(guī)定FC-04零用現(xiàn)金支出審批程序FC-05付款申請(qǐng)審批程序FC-06支付客戶傭金FC-07銀行余額調(diào)節(jié)表第二部分 采購(gòu)及成本控制PC-01采購(gòu)申請(qǐng)審批程序PC-02日常食品采購(gòu)申請(qǐng)程序PC-03貨物驗(yàn)收程序PC-04倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨程序PC-05辦公時(shí)間以外的緊急領(lǐng)貨PC-06酒吧標(biāo)準(zhǔn)存貨量PC-07滯銷物品PC-08 制定菜單價(jià)格PC-09餐飲成本日?qǐng)?bào)手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)目錄修改號(hào)0文件編號(hào)0頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 4 頁(yè) 第三部分 收銀管理CA-01收銀員繳款投幣及審核程序CA-02

4、現(xiàn)金長(zhǎng)短款CA-03 發(fā)票CA-04禮券CA-05丟失帳單和憑單的處罰CA-06 折扣CA-07 客人帳目扣減CA-08 預(yù)付金CA-09 預(yù)付金退還CA-10 信用卡提取現(xiàn)金CA-11 客房小酒吧CA-12追收離店未結(jié)帳款CA-13宴會(huì)或團(tuán)隊(duì)會(huì)議的結(jié)算程序CA-14外幣兌換CA-15客用保險(xiǎn)箱手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)目錄修改號(hào)0文件編號(hào)0頁(yè)碼第 3 頁(yè)共 4 頁(yè)第四部分 應(yīng)收帳管理AC-01信貸政策AC-02應(yīng)收帳款A(yù)C-03信貸會(huì)議第五部分 財(cái)務(wù)及行政管理FA-01交通費(fèi)控制FA-02差旅費(fèi)控制FA-03通訊費(fèi)控制FA-04宴請(qǐng)申請(qǐng)審批程序FA-05免費(fèi)用房

5、申請(qǐng)審批程序FA-06經(jīng)理工作膳食FA-07私人帳折扣FA-08審批權(quán)限FA-09損益分析會(huì)FA-10財(cái)務(wù)預(yù)算FA-11商業(yè)廣告易物交換協(xié)議FA-12保險(xiǎn)管理FA-13 鑰匙管理手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)目錄修改號(hào)0文件編號(hào)0頁(yè)碼第 4 頁(yè)共 4 頁(yè)FA-14固定資產(chǎn)的管理FA-15財(cái)務(wù)報(bào)告FA-16 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的整理FA-17 財(cái)務(wù)總監(jiān)交接記錄第六部分 信息管理IT-01 數(shù)據(jù)備份手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容現(xiàn)金借款規(guī)定修改號(hào)0文件編號(hào)FC-01頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè) 定義現(xiàn)金借款是用于現(xiàn)金采購(gòu)、員工差旅費(fèi)，以及其他需要預(yù)先以現(xiàn)金形式支付的各種支出，也

6、可稱為預(yù)支現(xiàn)金。規(guī)定1. 預(yù)支現(xiàn)金除了上述定義規(guī)定范圍以外，其他出于任何個(gè)人原因所申請(qǐng)現(xiàn)金借款一律不予批準(zhǔn)。2. 現(xiàn)金借款必須事先逐項(xiàng)填寫現(xiàn)金借款申請(qǐng)單，并經(jīng)逐級(jí)審批后方可支取，嚴(yán)禁白條抵庫(kù)。3. 采購(gòu)借款必須嚴(yán)格遵循有關(guān)采購(gòu)的范圍及規(guī)定，履行申請(qǐng)、確認(rèn)、審批的過(guò)程，方可借款購(gòu)買。4. 員工差旅費(fèi)借款，需提前填寫差旅費(fèi)申請(qǐng)表，參照差旅費(fèi)制度執(zhí)行。5. 除規(guī)定3、4之外的零星現(xiàn)金借款支出后，應(yīng)盡快向財(cái)務(wù)部報(bào)帳，不結(jié)清者不能連續(xù)借款。6. 現(xiàn)金借款應(yīng)在10日內(nèi)償還結(jié)清，無(wú)正當(dāng)理由的，應(yīng)從借款人的工資中扣除。7. 支出和償還的現(xiàn)金借款應(yīng)計(jì)入“其他應(yīng)收款員工借款”科目。8. 總出納每月末根據(jù)借款日期、

7、部門、申請(qǐng)人、借款用途及金額列出明細(xì)表，上報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容備用金管理修改號(hào)0文件編號(hào)FC-02頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè)定義備用金是酒店財(cái)務(wù)部事先付給有關(guān)部門用于日常收付款業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)用的專用流動(dòng)資金。政策1. 備用金在任何時(shí)候均屬于酒店財(cái)產(chǎn)。2. 備用金應(yīng)控制在最低限度。3. 備用金按其用途分為三種：收銀員找贖用、前臺(tái)外幣兌換用、日常零星支出用。4. 備用金必須妥善保管、專人負(fù)責(zé)，不得與私人款項(xiàng)相混淆，不得私用、挪用或借給他人使用。必須定期清點(diǎn)自己的備用金，確保酒店發(fā)出的數(shù)額沒(méi)有短缺。5. 財(cái)務(wù)部審計(jì)人員應(yīng)不定期抽查各收銀點(diǎn)及部門的備用金，如發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)短款，應(yīng)立即上交

8、入賬或補(bǔ)齊，有任何過(guò)失或欺騙行為將給予處罰，嚴(yán)重者將給予開(kāi)除處理或承擔(dān)相應(yīng)的刑事責(zé)任。6. 備用金要保存在指定的安全地點(diǎn)。程序1. 備用金申請(qǐng)部門填寫備用金申請(qǐng)表，經(jīng)部門總監(jiān)或經(jīng)理簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理批準(zhǔn)，酒店財(cái)務(wù)部按批準(zhǔn)的金額支付給申請(qǐng)部門。2. 各部門在實(shí)際付款后，按零用現(xiàn)金支出審批程序報(bào)批現(xiàn)金付款憑證，申請(qǐng)補(bǔ)回備用金。3. 經(jīng)總出納通知，在財(cái)務(wù)部指定的報(bào)銷時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取報(bào)銷的款項(xiàng)，簽收現(xiàn)金付款憑證，補(bǔ)足部門的備用金。4. 每天下班前，備用金保管人員應(yīng)清點(diǎn)現(xiàn)金，做到日清日結(jié)。5. 財(cái)務(wù)部收入審計(jì)應(yīng)不定期抽查各收銀點(diǎn)及部門的備用金。6. 財(cái)務(wù)部收入審計(jì)每月要及時(shí)更新備用金檔案，每月至少核對(duì)

9、簽收一次，更新的備用金清點(diǎn)報(bào)表需要交給財(cái)務(wù)總監(jiān)審閱。7. 各部門在不需要備用金時(shí)，需將預(yù)先發(fā)放的備用金如數(shù)退還給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部填發(fā)相應(yīng)收款收據(jù)。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容到銀行提送款的安全規(guī)定修改號(hào)0文件編號(hào)FC-03頁(yè)碼第 1頁(yè)共 2 頁(yè)目的確保酒店總出納往返銀行取款、送款之安全。政策 1. 在提送款過(guò)程中，總出納不得辦理與工作無(wú)關(guān)之事，也不得中途要求停、下車，或開(kāi)車門（窗）。2. 總出納應(yīng)服從保安安排，并保證錢箱不離手。3. 保安員在車輛行駛過(guò)程中應(yīng)注意觀察周圍情況，及時(shí)做出改變行車路線或其他保護(hù)措施的決定。4. 如發(fā)生意外情況，保安員應(yīng)按保安部有關(guān)規(guī)定處理。程序 1.內(nèi)部收款保

10、安程序 1.1 每日早晨上班，總出納在半小時(shí)內(nèi)做好點(diǎn)收營(yíng)業(yè)款的準(zhǔn)備工作，并電話通知保安部押款。 1.2 保安部接到要求押款通知后派出保安員攜帶對(duì)講機(jī)按約定時(shí)間前往前臺(tái)投幣保險(xiǎn)箱處。 1.3 總出納在保安員和見(jiàn)證人員在場(chǎng)并確認(rèn)可以開(kāi)鎖情況下，打開(kāi)保險(xiǎn)柜取出營(yíng)業(yè)款。 1.4 總出納取出營(yíng)業(yè)款后，在保安員護(hù)送下，離開(kāi)前廳返回總出納辦公室。1.5 保安員在押款護(hù)送到達(dá)總出納辦公室后離開(kāi)。 1.6 總出納在見(jiàn)證人員監(jiān)督下清點(diǎn)營(yíng)業(yè)款，清點(diǎn)無(wú)誤后雙方簽字作實(shí)。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容到銀行提送款的安全規(guī)定修改號(hào)0文件編號(hào)FC-03頁(yè)碼第 2頁(yè)共 2 頁(yè)2.提存款保安程序2.1 總出納根據(jù)當(dāng)日清點(diǎn)

11、營(yíng)業(yè)款情況或提款單據(jù)，安排去銀行送款或提款。2.2 總出納在事先確定的時(shí)間范圍內(nèi)使用車輛，提前通知相關(guān)部門安排用車。2.3 與有關(guān)部門確定派車的時(shí)間后，總出納向保安部提出派人押款的請(qǐng)求。2.4 保安部接到請(qǐng)求后安排保安員攜帶保安用具，按約定時(shí)間到達(dá)總出納辦公室。2.5 保安員應(yīng)先檢查車輛準(zhǔn)備情況，然后進(jìn)入總出納辦公室，陪同總出納同車前往銀行。2.6 保安員應(yīng)確定所有車門（窗）都已緊鎖后通知司機(jī)開(kāi)車，并指定行車路線。2.7 車輛到達(dá)銀行時(shí)，保安員確認(rèn)附近環(huán)境無(wú)危險(xiǎn)的情況下，護(hù)送總出納迅速進(jìn)入銀行。2.8 總出納在辦理銀行業(yè)務(wù)后，與保安員一同乘車返回酒店。2.9 保安員護(hù)送總出納進(jìn)入總出納辦公室，

12、請(qǐng)總出納在押款記錄上簽字后方可離開(kāi)，返回保安部。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容零用現(xiàn)金支出審批程序修改號(hào)0文件編號(hào)FC-04頁(yè)碼第 1頁(yè)共 2 頁(yè)目的為控制現(xiàn)金支付的范圍和金額，對(duì)各部門采購(gòu)物品或支付費(fèi)用規(guī)定在一定限額內(nèi)使用，原則上限額為RMB500元，費(fèi)用發(fā)生后填寫現(xiàn)金付款憑證進(jìn)行報(bào)批。政策 1. 報(bào)銷金額應(yīng)填寫大、小寫，與后附的報(bào)銷憑證總額一致。2. 現(xiàn)金付款憑證必須由部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。3. 所有現(xiàn)金付款憑證必須附有合法有效的原始憑證，憑證不得涂改。4. 現(xiàn)金付款憑證應(yīng)由專職會(huì)計(jì)審核單據(jù)、填寫會(huì)計(jì)科目。5. 由總出納負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的報(bào)銷憑證付款。6. 遵循財(cái)務(wù)

13、記帳原則，當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)及時(shí)入帳并反映在當(dāng)月帳目中，即當(dāng)月的費(fèi)用必須當(dāng)月報(bào)銷。7. 查明原因?qū)儆趥€(gè)人應(yīng)承擔(dān)的費(fèi)用，應(yīng)有本人自己支付，酒店不予報(bào)銷。8. 外出交通費(fèi)的報(bào)銷量較大，應(yīng)嚴(yán)格控制此費(fèi)用并要求申請(qǐng)人注明時(shí)間、起止地點(diǎn)、事由等。9. 報(bào)銷后，申請(qǐng)人必須在收款人處用中文簽名確認(rèn)。程序1. 報(bào)銷申請(qǐng)人逐項(xiàng)填寫現(xiàn)金付款憑證規(guī)定所需內(nèi)容：包括日期、付款人姓名、消費(fèi)金額、采購(gòu)或服務(wù)項(xiàng)目，并附上合法的原始憑證。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容零用現(xiàn)金支出審批程序修改號(hào)0文件編號(hào)FC-04頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 2 頁(yè)2. 原始憑證由申請(qǐng)人整齊地平攤粘貼在廢舊A4紙上。3. 經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)

14、部會(huì)計(jì)主任審核。4. 會(huì)計(jì)主任按審核報(bào)銷憑證的項(xiàng)目分類與合法性，當(dāng)面確認(rèn)憑證數(shù)量和金額，然后填寫入帳科目，交財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。5. 總出納按照批準(zhǔn)后的單據(jù)，通知報(bào)銷申請(qǐng)人領(lǐng)取現(xiàn)金。6. 申請(qǐng)人收到款項(xiàng)后在簽收人處簽字。7. 總出納對(duì)已支付的每張現(xiàn)金付款憑證進(jìn)行編號(hào)，逐筆登記現(xiàn)金日記帳。8. 每日下班，對(duì)庫(kù)存?zhèn)溆媒疬M(jìn)行盤點(diǎn)，做到日清月結(jié)，保證帳實(shí)相符。9. 總出納應(yīng)至少每周填寫一次銀行付款憑證，并把所有已付款的現(xiàn)金付款憑證與匯總表附在一起，經(jīng)會(huì)計(jì)主任審核后，交經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理批準(zhǔn)，從銀行領(lǐng)取現(xiàn)金，補(bǔ)足備用金。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容付款申請(qǐng)審批程序修改號(hào)0文件編號(hào)FC-05頁(yè)碼

15、第 1頁(yè)共 2 頁(yè)目的付款是指酒店因購(gòu)買貨物或接受外界提供的服務(wù)而應(yīng)付供應(yīng)單位的款項(xiàng)，酒店由此而發(fā)生的費(fèi)用需承擔(dān)相應(yīng)的負(fù)債。通過(guò)申請(qǐng)部門的申請(qǐng)、確認(rèn)，財(cái)務(wù)部審核相關(guān)憑據(jù)，直至最后的批準(zhǔn)，從而控制酒店的資金流出。政策9. 付款申請(qǐng)時(shí)，需要收款單位提供合法的發(fā)票，復(fù)印件無(wú)效。10. 財(cái)務(wù)部審核時(shí)，必須對(duì)收貨記錄的付款聯(lián)與對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商存根聯(lián)相核對(duì)無(wú)誤后方可付款。11. 除發(fā)票和收貨記錄外，還應(yīng)在銀行付款憑證(代付款申請(qǐng)單)附上已批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單和合同，附件不齊全的不給予辦理付款。12. 所有付款均須按照先申請(qǐng)后付款的程序辦理。13. 日常的付款業(yè)務(wù)量較大，應(yīng)按時(shí)編制銀行余額調(diào)節(jié)表，及時(shí)更正和調(diào)整未達(dá)

16、帳項(xiàng)。14. 所有支票，無(wú)論是否已簽字蓋章，必須由總出納鎖在保險(xiǎn)箱內(nèi)，不得隨便擺放。15. 一旦付款，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)、正確地入帳，反映和記錄當(dāng)期所發(fā)生的費(fèi)用。16. 收款人領(lǐng)取現(xiàn)金或支票時(shí)，必須在支票存根上和支票領(lǐng)用控制簿上簽收。17. 發(fā)票上的收款單位、日期、用途與銀行付款憑證上的內(nèi)容必須相符。程序1 付款方式1.1 現(xiàn)金付款：參考零用現(xiàn)金支出審批程序的付款程序。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容付款申請(qǐng)審批程序修改號(hào)0文件編號(hào)FC-05頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 2 頁(yè)1.2 付款方式支票付款或異地匯款：適用于超出現(xiàn)金支付限額的付款，根據(jù)國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理規(guī)定，應(yīng)盡量避免使用現(xiàn)金。2 結(jié)帳方式2.1

17、月結(jié)：根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的付款協(xié)議來(lái)確認(rèn)結(jié)帳的周期。2.2 現(xiàn)結(jié)：稱即時(shí)付款（包括直接采購(gòu)和貨到付款）。2.3 預(yù)付貨款：到貨前，先支付定金，到貨驗(yàn)收合格后，支付余款。3 付款前由部門經(jīng)理申請(qǐng)，逐項(xiàng)填寫銀行付款憑證(代付款申請(qǐng)單)，然后交與財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批。4 所有確定為月結(jié)的付款，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)申請(qǐng)付款。5 付款申請(qǐng)需附上完整的相關(guān)文件資料。5.1 正式發(fā)票(能夠事先提供的情況下）。5.2 收貨記錄(支付供應(yīng)商貨款時(shí)，還應(yīng)附上收貨記錄的供應(yīng)商聯(lián))。5.3 已批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單。5.4 如有合同的付款項(xiàng)目須附有合同復(fù)印件。5.5 固定資產(chǎn)的付款、差旅費(fèi)的支付等有關(guān)費(fèi)用需附有經(jīng)總經(jīng)理審批的預(yù)算。5.

18、6 各部門自行申請(qǐng)員工福利費(fèi)或獎(jiǎng)勵(lì)金等，必須附上已批準(zhǔn)的有關(guān)制度文件。6 得到批準(zhǔn)后的付款申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部準(zhǔn)備付款票據(jù)，通知供應(yīng)商領(lǐng)取貨款。首次與酒店辦理業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，應(yīng)由申請(qǐng)部門與供應(yīng)商共同前往財(cái)務(wù)部領(lǐng)取貨款。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容支付客戶傭金修改號(hào)0文件編號(hào)FC-06頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè)定義此程序適用于為給酒店介紹生意而取得報(bào)酬的客戶或中介機(jī)構(gòu)支付傭金的程序。目的適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用這種激勵(lì)手段，最大限度地為酒店帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。政策18. 支付客戶傭金，雙方必須簽訂協(xié)議。簽訂協(xié)議時(shí)，應(yīng)注明代扣稅金問(wèn)題。19. 收入額進(jìn)帳得到確認(rèn)，申請(qǐng)付款得到審批后方可支付傭金，并同時(shí)取得發(fā)票。20. 在

19、支付現(xiàn)金傭金時(shí)，應(yīng)由客戶本人簽收，避免銷售人員代簽。21. 根據(jù)入帳金額，按協(xié)議規(guī)定的比例或一定金額支付傭金，作為提供勞務(wù)的報(bào)酬。22. 申請(qǐng)支付給中介機(jī)構(gòu)傭金時(shí)，必須在憑證后面附上已入帳的營(yíng)業(yè)收款單據(jù)，嚴(yán)禁只憑對(duì)方的確認(rèn)憑證付款。23. 各部門申請(qǐng)支付客戶傭金，一律先經(jīng)財(cái)務(wù)收入審計(jì)/應(yīng)收賬會(huì)計(jì)/信貸經(jīng)理嚴(yán)格按照協(xié)議上規(guī)定支付的傭金比例與條款進(jìn)行審核并簽字，確認(rèn)支付金額無(wú)誤后再交與財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理批準(zhǔn)。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容銀行余額調(diào)節(jié)表修改號(hào)0文件編號(hào)FC-07頁(yè)碼第 1頁(yè)共 2 頁(yè)定義銀行存款余額調(diào)節(jié)表是酒店為了核對(duì)本酒店與銀行雙方的存款賬面余額而編制的列有雙方未達(dá)賬項(xiàng)的一種

20、報(bào)表。具體編制方法是在銀行與酒店的賬面余額的基礎(chǔ)上，加上各自的未收款減去各自的未付款，然后再計(jì)算出雙方余額，通過(guò)調(diào)節(jié)后的余額才是酒店可用的銀行存款數(shù)額。目的酒店每天的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，現(xiàn)金收付量大，存取頻繁，大部分的現(xiàn)金收付都是通過(guò)銀行結(jié)算進(jìn)行。為保持銀行存款余額的正確性和安全性，避免影響酒店資金的周轉(zhuǎn)，財(cái)務(wù)部必須隨時(shí)注意銀行存款的增減情況，定期與開(kāi)戶銀行核對(duì)存款余額。規(guī)定24. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月編制一次，按時(shí)完成，不得拖延。25. 銀行余額調(diào)節(jié)表需由會(huì)計(jì)主任編制，并交給財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。26. 確保當(dāng)月未達(dá)帳項(xiàng)(已查明原因需調(diào)整的款項(xiàng))在次月及時(shí)入賬或調(diào)整。27. 對(duì)于已簽署并發(fā)出的支票，但銀行

21、尚未支付造成未達(dá)帳項(xiàng)，若未達(dá)時(shí)間超出支票的有效期，則由應(yīng)付賬會(huì)計(jì)及時(shí)聯(lián)系收款人，確認(rèn)支票是否已作廢或有更換的必要。28. 支票受領(lǐng)人有可能變?yōu)椴豢勺匪莸倪^(guò)期支票。此類支票從開(kāi)出之日起超過(guò)六個(gè)月以上查無(wú)結(jié)果的，寫書面報(bào)告經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后銷賬處理。29. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表不準(zhǔn)由經(jīng)手現(xiàn)金和支票的人員編制，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后的調(diào)節(jié)表應(yīng)由會(huì)計(jì)主任整理后保存。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容銀行余額調(diào)節(jié)表修改號(hào)0文件編號(hào)FC-07頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 2 頁(yè)程序1 向開(kāi)戶行取得對(duì)帳單，以便及時(shí)逐一核對(duì)。2 用銀行存款日記帳與銀行對(duì)帳單逐項(xiàng)核對(duì)，并仔細(xì)檢查上月未達(dá)帳項(xiàng)在本月是否入賬。由于雙方記帳和憑證傳遞的時(shí)

22、間差異，以及可能存在記帳上的錯(cuò)誤而產(chǎn)生的情況如下：l 酒店已收，銀行未收l(shuí) 酒店已付，銀行未付l 銀行已收，酒店未收l(shuí) 銀行已付，酒店未付3 如出現(xiàn)上述情況，銀行存款日記帳與銀行對(duì)帳單往往會(huì)不相一致，須查明原因，予以調(diào)整及作未達(dá)帳項(xiàng)。4 銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)帳單余額 酒店銀行存款日記帳余額加：酒店已收，銀行未收 加：銀行已收，酒店未收減：酒店已付，銀行未付 減：銀行已付，酒店未付 調(diào)節(jié)后的存款余額 調(diào)節(jié)后的存款余額5 編制完成后，附上相關(guān)文件(包括對(duì)帳單復(fù)印件、銀行存款日記帳復(fù)印件、逐筆未達(dá)帳項(xiàng)明細(xì)、科目余額表復(fù)印件)交與財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。6 財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)主任整理保存。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策

23、與程序手冊(cè)文件內(nèi)容采購(gòu)申請(qǐng)審批程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC-01頁(yè)碼第 1 頁(yè)共 2 頁(yè)目的為使各部門有計(jì)劃的通過(guò)采購(gòu)部從正規(guī)的渠道，以合理的價(jià)格購(gòu)買到理想的物品，并使酒店購(gòu)買物品的支出得到必要的批準(zhǔn)。政策1. 所有購(gòu)買物品必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)部統(tǒng)一辦理，并按照審批權(quán)限規(guī)定得到總經(jīng)理、業(yè)主代表的最后批準(zhǔn)。2. 所有購(gòu)買物品必須經(jīng)過(guò)申請(qǐng)使用部門對(duì)物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格的確認(rèn)。3. 申請(qǐng)采購(gòu)物品的報(bào)價(jià)應(yīng)是同一物品、同一規(guī)格的報(bào)價(jià)，具有可比性。4. 除按政府有關(guān)規(guī)定必須交納的稅費(fèi)、水電等、工資等費(fèi)用無(wú)需填寫采購(gòu)申請(qǐng)單外，其他一切物品采購(gòu)支出均需按有關(guān)規(guī)定填寫采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)過(guò)事先的申請(qǐng)、審批。程序提出申請(qǐng)1. 各部門

24、使用電子模板填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，填寫前請(qǐng)檢查申請(qǐng)采購(gòu)物品是否在酒店倉(cāng)庫(kù)內(nèi)已有存貨或替代品。2. 各部門在申請(qǐng)采購(gòu)物品時(shí)，應(yīng)在“申請(qǐng)部門”表頁(yè)中注明采購(gòu)原因、要求到貨日期、物品之名稱和品牌、規(guī)格、數(shù)量。如有必要，申請(qǐng)部門應(yīng)在“庫(kù)存情況”表頁(yè)中填寫物品現(xiàn)存數(shù)量和月用量信息。如有特別要求，可在“備注欄”內(nèi)用文字說(shuō)明或另附圖樣說(shuō)明。3. 各部門以電子郵件附件的形式將采購(gòu)申請(qǐng)單發(fā)送給采購(gòu)經(jīng)理處理，無(wú)需打印和傳遞。郵件名稱和附件名稱均以“PR”開(kāi)頭，后加4位月日數(shù)字及英文A至Z的序號(hào)，例如：PR0707A，表示7月7日該部門發(fā)出的第一張采購(gòu)申請(qǐng)單。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容采購(gòu)申請(qǐng)審批程序修改號(hào)0文

25、件編號(hào)PC-01頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 2 頁(yè)4. 采購(gòu)經(jīng)理收到申請(qǐng)單后，在“采購(gòu)經(jīng)理”表頁(yè)中按業(yè)務(wù)處理順序重新編號(hào)。對(duì)比對(duì)比確認(rèn)價(jià)格1. 采購(gòu)經(jīng)理接到各部門發(fā)送來(lái)的采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查、尋價(jià)后，將供應(yīng)商的報(bào)價(jià)填寫在“報(bào)價(jià)”欄內(nèi)。價(jià)格對(duì)比，力求做到貨比三家。如市場(chǎng)沒(méi)有所申請(qǐng)的物品時(shí)，采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門聯(lián)系商討解決。2. 采購(gòu)部尋價(jià)、報(bào)價(jià)完畢后，與使用部門經(jīng)理一起，根據(jù)價(jià)格對(duì)比情況共同商議確定選取供應(yīng)商和價(jià)格。3. 經(jīng)申請(qǐng)部門確認(rèn)的采購(gòu)申請(qǐng)單，由采購(gòu)經(jīng)理打印出正式單據(jù)（一式四聯(lián)），交申請(qǐng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。4. 確認(rèn)后的采購(gòu)申請(qǐng)單送財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，如財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)數(shù)量有異議時(shí)，應(yīng)與申請(qǐng)部門經(jīng)理

26、商討解決。5. 財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批后的采購(gòu)申請(qǐng)單送交總經(jīng)理或業(yè)主代表最后審批，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)審批后交回財(cái)務(wù)部分發(fā)至各有關(guān)部門（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、收貨部、申請(qǐng)部門）。執(zhí)行采購(gòu)及其他1. 采購(gòu)經(jīng)理收到總經(jīng)理或業(yè)主代表批準(zhǔn)的申請(qǐng)單后，通知供應(yīng)商送貨。2. 一般物品采購(gòu)周期（由申請(qǐng)部門提交采購(gòu)申請(qǐng)單到物品采購(gòu)?fù)瓿桑槲鍌€(gè)工作日，如特殊情況（如受氣候、交通等影響）則視實(shí)際情況而順延，特殊采購(gòu)物品（如印刷品、批量的餐具、瓷器、按特別要求訂造、國(guó)內(nèi)及海外采購(gòu)之物品）需至少提前三十天提交采購(gòu)申請(qǐng)。3. 如申請(qǐng)采購(gòu)物品需長(zhǎng)期使用，申請(qǐng)部門需在采購(gòu)申請(qǐng)單上注明“需由倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備存貨”。4. 凡是由倉(cāng)庫(kù)備貨補(bǔ)倉(cāng)的采購(gòu)申請(qǐng)，由倉(cāng)庫(kù)

27、主管負(fù)責(zé)填寫，按有關(guān)程序辦理。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容日常食品采購(gòu)審批程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 02頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè)目的為確保酒店廚房的每天正常經(jīng)營(yíng)，滿足客人的需求，特對(duì)廚房每日所需的鮮活食品采購(gòu)工作制定專用的審批程序。按此規(guī)定采購(gòu)的飲食品進(jìn)貨不經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部總倉(cāng)儲(chǔ)存，將直接送至使用部門使用，因此也稱為直撥采購(gòu)。政策30. 采購(gòu)經(jīng)理、成本控制經(jīng)理和廚師長(zhǎng)每月不得少于一次進(jìn)行餐飲用料的市場(chǎng)調(diào)查，供應(yīng)商也可以一同前往確認(rèn)市場(chǎng)價(jià)格。31. 由采購(gòu)經(jīng)理編制市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，采購(gòu)經(jīng)理根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)表及市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告定期編制餐飲用料的本地市場(chǎng)定價(jià)表，與供應(yīng)商確認(rèn)價(jià)格后送成本控制經(jīng)理、廚房長(zhǎng)審核

28、，再報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。32. 采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)及時(shí)將審批后的報(bào)價(jià)表分發(fā)給用貨部門、收貨主管、成本控制經(jīng)理。程序1 每日廚房市場(chǎng)采購(gòu)程序：11各廚房每日根據(jù)近期的實(shí)際用量預(yù)計(jì)第二天的采購(gòu)數(shù)量，填寫每日廚房訂貨單。12經(jīng)廚師長(zhǎng)簽批審核后，于周一至五的下午16：00前將每日廚房訂貨單交采購(gòu)經(jīng)理審核。13采購(gòu)經(jīng)理審核每日廚房訂貨單上定購(gòu)的內(nèi)容，是否屬于直接采購(gòu)范圍(并非庫(kù)存項(xiàng)目)，申請(qǐng)數(shù)量是否合理，并根據(jù)已批準(zhǔn)的市場(chǎng)定價(jià)表所確認(rèn)的價(jià)格填寫單價(jià)。14采購(gòu)經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知供應(yīng)商送貨。15采購(gòu)經(jīng)理在下午5點(diǎn)前將定完貨的每日廚房市場(chǎng)訂貨單分發(fā)放給相關(guān)部門。16供應(yīng)商次日根據(jù)定購(gòu)單之所列內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)送貨。17不屬于

29、本地市場(chǎng)訂價(jià)表內(nèi)的貨品，如價(jià)格比較貴，應(yīng)另行填寫采購(gòu)單辦理。2部門直購(gòu)物品的采購(gòu)：按采購(gòu)申請(qǐng)審批程序執(zhí)行。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容貨物驗(yàn)收程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 03頁(yè)碼第 1頁(yè)共 4 頁(yè)目的使負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物的員工懂得如何驗(yàn)收貨物，并按照相關(guān)規(guī)定處理單據(jù)和貨物。政策33. 必須具備得到批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單才能進(jìn)行貨物驗(yàn)收。34. 若無(wú)采購(gòu)申請(qǐng)單，此物品應(yīng)予以拒收，但需知會(huì)采購(gòu)經(jīng)理。35. 財(cái)務(wù)部收貨主管與用貨部門經(jīng)理共同負(fù)責(zé)驗(yàn)收，確保到貨數(shù)量正確，嚴(yán)格執(zhí)行制度。36. 各申請(qǐng)部門經(jīng)理應(yīng)負(fù)責(zé)與收貨主管共同驗(yàn)收貨物，特殊情況下需要增加該部門的其他驗(yàn)貨人員，應(yīng)向財(cái)務(wù)部提供其姓名、職位和簽

30、字式樣。37. 所有得到驗(yàn)收的貨物必須填寫收貨記錄單，經(jīng)收貨主管和接收使用部門經(jīng)理（或指定人員）簽字，并加蓋酒店收貨專用章后生效，收貨記錄單是供應(yīng)商與財(cái)務(wù)部核對(duì)付款的有效憑證。38. 各種磅、秤都應(yīng)定期檢驗(yàn)，以保證其精確度。39. 在驗(yàn)收貨物時(shí)，倉(cāng)庫(kù)主管還應(yīng)給肉類、海產(chǎn)品等物品加上存貨標(biāo)簽。40. 各類貨物的具體驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：a) 果菜類：新鮮、干凈、無(wú)蟲(chóng)、無(wú)傷、外觀均勻、美觀、成熟。b) 禽蛋類：持有動(dòng)物檢疫合格證，當(dāng)天檢疫票據(jù)。大小均勻、保持新鮮、干凈、凈膛，并加蓋檢疫章。c) 生肉類：持有動(dòng)物檢疫合格證，當(dāng)天檢疫票據(jù)，完整部分加蓋檢疫章，保持新鮮無(wú)異味、干凈、衛(wèi)生，按要求提供分割部分。d)

31、熟食類：持有健康證，該批熟食的衛(wèi)生合格證，目測(cè)實(shí)物無(wú)異味。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容貨物驗(yàn)收程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 03頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 4 頁(yè)e) 海鮮類：檢疫票據(jù)，保證鮮活。f) 凍貨類：有正規(guī)生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期及保質(zhì)期清楚，無(wú)異味，附檢疫票，解凍后質(zhì)量無(wú)異味，附檢疫票，解凍后質(zhì)量無(wú)太大差異。g) 調(diào)料類：提供衛(wèi)生證書，按要求的品牌進(jìn)貨，生產(chǎn)日期及保質(zhì)期清楚，進(jìn)口輔料的供貨須提供商檢手續(xù)，進(jìn)口物品需具備中文標(biāo)識(shí)。h) 布草、制服類：先做小樣試用合格后，再批量進(jìn)貨。i) 印刷品：字體清晰，表格規(guī)范，紙張合格，按樣稿印刷。程序1. 檢查到貨是否得到批準(zhǔn)，通知接收部門共同按規(guī)定的

32、要求進(jìn)行驗(yàn)收 1.1 當(dāng)接到通知要收貨時(shí)，首先應(yīng)找出相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)申請(qǐng)單，按照采購(gòu)申請(qǐng)單上已批準(zhǔn)同意采購(gòu)數(shù)量收貨，原則上不能多收。1.2 若供應(yīng)商暫時(shí)貨物不足，送來(lái)的貨物未達(dá)到酒店規(guī)定的定貨數(shù)量時(shí)，應(yīng)通知采購(gòu)部以便繼續(xù)跟進(jìn)。1.3 隨貨到的發(fā)票所注數(shù)量應(yīng)與實(shí)際收貨數(shù)量一致。水果、蔬菜等鮮貨，收貨時(shí)數(shù)量可以在5%上下浮動(dòng)。1.4 收貨主管在收到由采購(gòu)經(jīng)理分發(fā)的采購(gòu)申請(qǐng)單時(shí)，應(yīng)按部門分類，存放在“未完成的采購(gòu)申請(qǐng)單”的檔案夾中；直至此采購(gòu)申請(qǐng)單全部到貨完成后，轉(zhuǎn)移至到“已完成的采購(gòu)申請(qǐng)單”的檔案中。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容貨物驗(yàn)收程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 03頁(yè)碼第 3 頁(yè)共 4 頁(yè)

33、2檢查到貨物品的質(zhì)量2.1 到貨質(zhì)量應(yīng)當(dāng)和采購(gòu)申請(qǐng)單和合同上確定的質(zhì)量要求相符。如果驗(yàn)貨人員對(duì)物品質(zhì)量有懷疑，應(yīng)請(qǐng)用貨部門經(jīng)理協(xié)助檢驗(yàn)，以免發(fā)生差錯(cuò)；對(duì)于次品要拒絕收貨，并應(yīng)即時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理反映。2.2 對(duì)于食品、飲料的驗(yàn)收，還要注意生產(chǎn)日期及有效期，決不驗(yàn)收接近保質(zhì)期的食品、飲料等貨物。2.3 每日市場(chǎng)采購(gòu)單上批準(zhǔn)的貨物（是指每日廚房購(gòu)進(jìn)的鮮魚、水果、蔬菜等鮮貨）驗(yàn)收時(shí)，必須同廚師長(zhǎng)（或廚師長(zhǎng)指定的驗(yàn)收人員）同時(shí)驗(yàn)收物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等。2.4 蔬菜類主要注意水分是否過(guò)多、是否新鮮，該去皮的是否已去皮等。2.5 聽(tīng)裝和袋裝物品主要檢查品牌、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、包裝容量等。2.6 對(duì)于進(jìn)口

34、物品還需要具備中文標(biāo)識(shí)。2.7 易碎物品的到貨，應(yīng)與使用部門當(dāng)面點(diǎn)清，并按實(shí)際數(shù)量填寫收貨記錄。 3. 檢查到貨物品的數(shù)量3.1 物品之包裝物可以打開(kāi)，必須進(jìn)行開(kāi)箱檢查，如果一次到貨數(shù)量很多也必須進(jìn)行開(kāi)箱抽樣檢查。3.2 對(duì)有些稱重量的物品，除對(duì)其總重量進(jìn)行檢查時(shí)，還要對(duì)單位重量進(jìn)行抽查，如酒店規(guī)定每件物品(食品)之重量等。3.3 對(duì)于米、面等不僅要點(diǎn)數(shù)量，還要檢查其重量與包裝袋上注明的重量是否一致。 4核對(duì)到貨物品的價(jià)格 4.1 發(fā)票上的價(jià)格應(yīng)當(dāng)和采購(gòu)申請(qǐng)單上的價(jià)格一致。如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票上的價(jià)格與采購(gòu)申請(qǐng)單上的價(jià)格不符，應(yīng)通知采購(gòu)部；手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容貨物驗(yàn)收程序修改號(hào)0文件編

35、號(hào)PC - 03頁(yè)碼第 4 頁(yè)共 4 頁(yè)4.2 如有價(jià)格上的變動(dòng)，只有當(dāng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理同意按新價(jià)格購(gòu)進(jìn)貨品時(shí)，收貨員才能驗(yàn)收此物品，否則不予以辦理。 5. 對(duì)于無(wú)采購(gòu)申請(qǐng)單的小金額采購(gòu)的物品驗(yàn)收5.1此類采購(gòu)應(yīng)有文字證明是經(jīng)總經(jīng)理同意批準(zhǔn)的，才可驗(yàn)收收貨。5.2直接填寫收貨記錄，并在發(fā)票上簽名證明即可。6. 填寫物品驗(yàn)收收貨記錄單 6.1 再次核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單上的采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格是否與發(fā)票上的數(shù)量、價(jià)格一致。 6.2 將申請(qǐng)部門名稱、發(fā)票號(hào)及采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)填寫在收貨單的相應(yīng)位置上。6.3 將填寫完畢的收貨記錄單與貨物一起交給接收部門驗(yàn)收人，請(qǐng)接收部門的經(jīng)理簽收。6.4 每日按財(cái)務(wù)部轉(zhuǎn)來(lái)的附有海鮮單

36、的“每日鮮活海產(chǎn)品銷售表”準(zhǔn)確地填寫收貨記錄單。 7. 收貨主管填寫收貨日?qǐng)?bào) 7.1 食品直撥：即“每日食品市場(chǎng)采購(gòu)單”上的物品；在填寫時(shí)按不同接收部門分別填寫，如: 中廚房、西廚房、員工餐廳等。7.2 食品入庫(kù)：即由倉(cāng)庫(kù)填寫的“采購(gòu)申請(qǐng)單”上的物品。7.3 酒水直撥：由餐飲部填寫的“采購(gòu)申請(qǐng)單”上的酒水(少量酒水或?yàn)樘厥庋鐣?huì)臨時(shí)采購(gòu)的酒水，其它情況應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”)。7.4 酒水入庫(kù)：即由倉(cāng)庫(kù)填寫的“采購(gòu)申請(qǐng)單”上的酒水。 7.5 其它入庫(kù)物品：按不同種類分別填寫，如: 瓷器、玻璃器、銀器、布草、客用品、清潔用品等。 7.6 雜項(xiàng)直撥：即由各部門填寫的“采購(gòu)申請(qǐng)單”上的日常用品。手

37、冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 04頁(yè)碼第 1頁(yè)共 3 頁(yè)目的:使各用貨部門能夠按照規(guī)定的程序，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取各部門所必要的物品，從而使酒店的庫(kù)存資金占用和經(jīng)營(yíng)成本、費(fèi)用得到合理控制。政策：1. 所有部門及員工有責(zé)任遵守庫(kù)房申請(qǐng)領(lǐng)貨程序的規(guī)定及步驟。2. 不同種類的物品，領(lǐng)貨單上應(yīng)注明類別。3. 所有領(lǐng)貨申請(qǐng)單必須由申請(qǐng)部門經(jīng)理簽署，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或授權(quán)人批準(zhǔn)后，倉(cāng)庫(kù)主管才可辦理發(fā)貨手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)貨單不允許發(fā)貨。4. 領(lǐng)貨人員交單領(lǐng)貨時(shí)，未經(jīng)倉(cāng)庫(kù)人員同意，請(qǐng)勿進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)自行取貨，應(yīng)在倉(cāng)庫(kù)外等候。5. 為了確保不同部門發(fā)貨/領(lǐng)貨的有序性，庫(kù)房的發(fā)貨時(shí)間必

38、須是固定的，并得到財(cái)務(wù)總監(jiān)的批準(zhǔn)。建議的倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨頻率如下，確定后的時(shí)間應(yīng)在倉(cāng)庫(kù)外張貼告知領(lǐng)貨人： 食品、酒水、香煙 星期一至五 10:00-16:00印刷品及文具 星期二、四 14:00-16:00客用品及清潔用品 每周一次（也可以由使用部門自行管理）營(yíng)運(yùn)用品（玻璃、瓷器、布草） 每周一次（也可以由使用部門自行管理）6. 盤點(diǎn)時(shí)間內(nèi)需要領(lǐng)貨急用者，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)同意，方可領(lǐng)貨。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 04頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 3 頁(yè)程序：1 填寫領(lǐng)貨申請(qǐng)單1.1 凡領(lǐng)用各倉(cāng)庫(kù)物品，均應(yīng)由領(lǐng)貨部門填寫領(lǐng)貨申請(qǐng)單，領(lǐng)貨申請(qǐng)單必須填寫部門名稱、申請(qǐng)日期，所

39、領(lǐng)物品名稱、數(shù)量、價(jià)格，并由申請(qǐng)部門經(jīng)理（或指定之負(fù)責(zé)人）簽字申請(qǐng)。凡相關(guān)簽批領(lǐng)貨申請(qǐng)單之各部門經(jīng)理，均應(yīng)將簽名式樣交財(cái)務(wù)部備案。1.2 領(lǐng)貨申請(qǐng)單上之領(lǐng)貨數(shù)量原則上不允許涂改，如確有修改，應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門經(jīng)理在涂改處加簽。1.3 為了防止在已經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)貨申請(qǐng)單上隨意添加物品，要求申請(qǐng)部門經(jīng)理在最后一個(gè)申請(qǐng)物品下劃“7”形劃線，以示結(jié)束。1.4 領(lǐng)貨申請(qǐng)單上的“實(shí)發(fā)數(shù)量”、“單價(jià)”、“合計(jì)”等信息需倉(cāng)庫(kù)及財(cái)務(wù)人員填寫，各部門在填寫及簽名時(shí)不要占用這些位置。1.5 各部門在發(fā)貨時(shí)間之前的個(gè)工作日將領(lǐng)貨申請(qǐng)單交財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。2 物品出庫(kù)程序2.1 所申請(qǐng)的貨物必須按物品歸類分別填寫領(lǐng)貨申請(qǐng)單( 例如：

40、食品不能和文具用品在同一張領(lǐng)貨申請(qǐng)單上申請(qǐng))，避免在同一份領(lǐng)貨申請(qǐng)單上申請(qǐng)不同庫(kù)房的貨物。2.2 確保申請(qǐng)單上所列貨物的任何更改（數(shù)量、名稱等）均有部門經(jīng)理或主管，以及領(lǐng)貨單批準(zhǔn)人的簽字。2.3 相關(guān)申請(qǐng)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)確定每日物品的領(lǐng)貨量，避免因過(guò)多領(lǐng)貨而導(dǎo)致部門備用貨物過(guò)量，從而導(dǎo)致部門當(dāng)月成本不合理，以及增加當(dāng)月不必要的營(yíng)運(yùn)費(fèi)用。2.4 特別用品（包括促銷用品、禮品），例如：圣誕卡、賀年卡、日歷等，均由酒店統(tǒng)一安排分配數(shù)量，各部門只能領(lǐng)用自己配額內(nèi)之?dāng)?shù)量。如沒(méi)有總經(jīng)理批準(zhǔn)，不接受任何理由領(lǐng)貨或超額領(lǐng)貨。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨程序修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 04頁(yè)碼第 3

41、頁(yè)共 3 頁(yè)3 倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨程序：3.1 當(dāng)接到領(lǐng)貨申請(qǐng)單時(shí)，應(yīng)確保其相關(guān)項(xiàng)目填寫正確，并已經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)過(guò)的。3.2 確認(rèn)為已經(jīng)批準(zhǔn)的領(lǐng)貨申請(qǐng)單，庫(kù)管員按填寫的項(xiàng)目逐一發(fā)放，發(fā)出的數(shù)量必須與申請(qǐng)數(shù)量相等。 3.3 如果因?yàn)閹?kù)房存貨不足而沒(méi)有發(fā)出的項(xiàng)目，在領(lǐng)貨申請(qǐng)單相應(yīng)的“實(shí)發(fā)數(shù)量處”填寫“沒(méi)貨”表示沒(méi)有發(fā)貨，同時(shí)要在物品單價(jià)及總價(jià)處劃一斜線以示未發(fā)此物品。3.4 相關(guān)庫(kù)管員（發(fā)貨人）發(fā)貨后在領(lǐng)貨申請(qǐng)單“發(fā)貨人”處簽字以示發(fā)貨。 3.5 各部門領(lǐng)貨人員在收到貨物時(shí)，請(qǐng)對(duì)單點(diǎn)收清楚物品數(shù)量、規(guī)格，并在領(lǐng)貨申請(qǐng)單上以中文名字簽收，倉(cāng)管員將一聯(lián)已填上實(shí)發(fā)數(shù)量的領(lǐng)貨申請(qǐng)單交領(lǐng)貨人作為回執(zhí)，如有疑問(wèn)可隨時(shí)向

42、貨倉(cāng)人員查詢。3.6 為確保準(zhǔn)確性，庫(kù)管員應(yīng)再次復(fù)核檢查已完成的領(lǐng)貨申請(qǐng)單及準(zhǔn)備的物品后再放行。3.7 在領(lǐng)取進(jìn)口酒水時(shí)，領(lǐng)貨人需要用空瓶到庫(kù)房以舊換新。如果領(lǐng)貨申請(qǐng)單上所填酒水是補(bǔ)充已賣給客人的整瓶酒水時(shí)，領(lǐng)貨申請(qǐng)單后應(yīng)附瓶裝酒水銷售單。3.8 對(duì)發(fā)出物品應(yīng)按“先進(jìn)先出”法計(jì)算成本，并對(duì)每張領(lǐng)貨申請(qǐng)單計(jì)算出總金額。3.9 根據(jù)已發(fā)貨領(lǐng)貨申請(qǐng)單，按以下要求在存貨帳上填寫發(fā)貨數(shù)量。3.10 正常發(fā)貨時(shí)間以外的緊急發(fā)貨，參照辦公時(shí)間以外的緊急領(lǐng)貨規(guī)定。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容辦公時(shí)間以外的緊急領(lǐng)貨修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 05頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè)目的1. 確保酒店庫(kù)存財(cái)產(chǎn)安全。2.

43、確保在辦公時(shí)間以外的緊急情況下，營(yíng)業(yè)部門可以從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取急需的貨物。政策41. 緊急領(lǐng)貨時(shí)，必須由值班經(jīng)理、保安員與申請(qǐng)部門員工共同進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。42. 必須填寫領(lǐng)貨單，由值班經(jīng)理和申請(qǐng)部門員工共同簽字并注明發(fā)貨時(shí)間，然后存放在倉(cāng)庫(kù)的特定位置。43. 交還鑰匙時(shí)，必須由保安員和申請(qǐng)部門員工共同簽字封存。44. 未經(jīng)授權(quán)，嚴(yán)禁私自配制倉(cāng)庫(kù)鑰匙。程序此程序適用于食品庫(kù)、酒水庫(kù)及總庫(kù)。在辦公時(shí)間內(nèi)的領(lǐng)貨，按照正常的領(lǐng)貨程序，由倉(cāng)庫(kù)主管辦理。倉(cāng)庫(kù)主管下班以后將鑰匙封存交給前臺(tái)保管。其緊急領(lǐng)貨程序如下：1. 申請(qǐng)部門通知值班經(jīng)理，并說(shuō)明需要進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的原因。2. 申請(qǐng)部門員工在領(lǐng)取及退還倉(cāng)庫(kù)鑰匙時(shí)，都應(yīng)在前臺(tái)的

44、鑰匙控制表上填寫姓名及時(shí)間，值班經(jīng)理將作為見(jiàn)證人。3. 在這種非正常情況下進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，值班經(jīng)理和保安人員必須始終陪同。4. 申請(qǐng)部門應(yīng)該按照正常手續(xù)填寫領(lǐng)貨單，并由值班經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。5. 值班經(jīng)理應(yīng)該在領(lǐng)貨單上填寫實(shí)際發(fā)貨數(shù)量，并由領(lǐng)貨人簽字認(rèn)可。6. 該領(lǐng)貨單應(yīng)放置在庫(kù)管員桌上的醒目位置，待倉(cāng)管員于次日完成剩余工作。7. 大堂值班經(jīng)理和保安人員必須將此事記錄在案。8. 大堂值班經(jīng)理應(yīng)每日檢查鑰匙記錄，確保所有鑰匙已于下班之時(shí)交給前臺(tái)保管，并應(yīng)該逐個(gè)檢查，確保沒(méi)有丟失。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容酒吧標(biāo)準(zhǔn)存貨量修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 06頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè)目的：1 確保銷售的酒水

45、與收入一致；2 防止各吧臺(tái)的酒水積壓、丟失。 政策：7. 酒吧酒水的標(biāo)準(zhǔn)存貨量應(yīng)滿足三天的周轉(zhuǎn)量。財(cái)務(wù)部成本控制人員應(yīng)該每三個(gè)月根據(jù)各酒吧實(shí) 際的消耗量更新標(biāo)準(zhǔn)存貨量。8. 任何情況下，酒吧服務(wù)員不能擅自為本店同事、朋友、親屬免費(fèi)提供飲料或自飲酒水。9. 各酒吧服務(wù)員每天必須正確填寫收發(fā)存報(bào)表，做到帳實(shí)相符。10. 所有酒水的標(biāo)準(zhǔn)存貨量的變更及品種的更換必須經(jīng)餐飲部經(jīng)理批準(zhǔn)，并以書面的形式報(bào)與財(cái)務(wù)部存檔。11. 餐廳與廚房之間酒水的相互調(diào)撥，應(yīng)按實(shí)際調(diào)撥數(shù)量填寫酒水調(diào)撥單，以便正確記錄各部門的消耗成本及酒水的實(shí)際庫(kù)存量。 12. 財(cái)務(wù)部成本控制人員每月不得少于兩次對(duì)吧臺(tái)進(jìn)行隨機(jī)檢查，確保標(biāo)準(zhǔn)存

46、貨量與實(shí)際存量一致。13. 對(duì)每次的抽查應(yīng)有書面記錄，針對(duì)存在的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告餐飲部經(jīng)理及財(cái)務(wù)總監(jiān)，查明原因。14. 經(jīng)審批的標(biāo)準(zhǔn)吧臺(tái)存貨量，各營(yíng)業(yè)點(diǎn)不得進(jìn)行私自更改，如有任何變動(dòng)，必須書面報(bào)告財(cái)務(wù)部。15. 針對(duì)整瓶銷售的酒類，各部門的領(lǐng)貨必須嚴(yán)格按照以一換一、以空瓶換整瓶的原則，按實(shí)際銷售量進(jìn)行補(bǔ)貨。16. 各吧臺(tái)服務(wù)員必須每日根據(jù)實(shí)際的銷售數(shù)量填寫領(lǐng)貨單，經(jīng)成本控制經(jīng)理審批，確保與所制定的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)存量相一致。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容滯銷物品修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 07頁(yè)碼第 1頁(yè)共 1 頁(yè)定義:超過(guò)三個(gè)月以上未被使用部門領(lǐng)用的貨品、預(yù)計(jì)在有效期內(nèi)不能使用完的貨品均稱為滯銷物

47、品。目的：有效控制滯銷和即將過(guò)期物品，加速庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，充分利用現(xiàn)有物資，以減少不必要的浪費(fèi)及報(bào)損。政策:1 采購(gòu)部及收貨部必須確保收到的貨品在生產(chǎn)日期的近期內(nèi)，以便在有效期內(nèi)使用。2 每月由成本控制經(jīng)理發(fā)送滯銷物品明細(xì)表至有關(guān)部門，使用部門應(yīng)盡量加速使用或提出其他使用建議。3 對(duì)于即將到期的貨品，應(yīng)建議更換到周轉(zhuǎn)快的營(yíng)業(yè)部門使用，實(shí)在無(wú)法消耗的物品可以優(yōu)惠價(jià)格售出，或用于員工福利方面。4 成本控制經(jīng)理應(yīng)定期向財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理匯報(bào)滯銷和過(guò)期存貨的處理情況。5 被確定為滯銷物品的存貨，要判斷它們的可變現(xiàn)價(jià)值并及時(shí)進(jìn)行清理。酒店各部門應(yīng)嚴(yán)禁盲目大批量購(gòu)買貨品或不經(jīng)比價(jià)的使用慣用的品牌產(chǎn)品，避免造成庫(kù)

48、房貨品的嚴(yán)重積壓，占用過(guò)多的資金，形成大量的滯銷物品。6 如倉(cāng)庫(kù)出現(xiàn)過(guò)期、變質(zhì)等物品，必須按要求填寫物品報(bào)損單，注明詳細(xì)原因，經(jīng)成本控制經(jīng)理審核并得到財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行實(shí)物及帳務(wù)處理，涉及數(shù)量及金額較大的情況，還需要業(yè)主代表的審批。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容制定菜單價(jià)格修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 08頁(yè)碼第 1頁(yè)共 2 頁(yè)定義制定菜單價(jià)格是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)食譜卡的配方成本計(jì)算出菜式售價(jià)，確保收入能夠補(bǔ)償成本，并能夠獲得理想的利潤(rùn)。目的根據(jù)客人對(duì)飲食品的需求和同行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)程度，菜單價(jià)格在體現(xiàn)餐飲服務(wù)水平的同時(shí)也決定了餐飲成本的高低。原料價(jià)格昂貴的菜式，必然導(dǎo)致較高的食品成本；精雕細(xì)刻的

49、菜式，也會(huì)增加酒店的勞動(dòng)成本。因此，不同成本價(jià)格的菜式數(shù)量之間應(yīng)成一定的比例。正確制定菜單的價(jià)格，直接影響到餐飲業(yè)的盈利狀況。政策1 合理制定菜單的價(jià)格，有利于促進(jìn)食品銷售，提高營(yíng)業(yè)收入，同時(shí)，有利于食 品成本控制，減少浪費(fèi)；有利于控制食品采購(gòu)，減少食品庫(kù)存量；防止盲目購(gòu)置設(shè)備導(dǎo)致設(shè)備用具閑置造成浪費(fèi)；更加合理、有效地使用人力和物力。2 制定菜單價(jià)格必須適應(yīng)市場(chǎng)的需求，反映客人的滿意程度。3 每份菜式的食品成本量和質(zhì)量均反映在菜單的價(jià)格上，低于價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，客人不滿意；高于價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)影響餐廳的效益，應(yīng)有效控制菜式數(shù)量及質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn) 。 4 制定菜單價(jià)格要相對(duì)靈活、穩(wěn)定。5 制定菜單價(jià)格不得違反國(guó)家

50、政策、符合物價(jià)部門的規(guī)定。6 因?yàn)樵蟽r(jià)格不斷變化，財(cái)務(wù)部成本控制人員必須對(duì)菜單價(jià)格進(jìn)行經(jīng)常性的復(fù)核、調(diào)整及更新。(最好半年進(jìn)行一次)。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容制定菜單價(jià)格修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 08頁(yè)碼第 2 頁(yè)共 2 頁(yè)程序菜單銷售價(jià)格一般都是按著成本來(lái)確定的。完整的菜單是建立在標(biāo)準(zhǔn)的食譜制作上。1 標(biāo)準(zhǔn)的食譜應(yīng)由每個(gè)廚房自己妥善保存，為客人提供餐飲服務(wù)時(shí)可以參考它去制作，并且給客人提供了一個(gè)體現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量、食品分配量以及酒店餐飲食品酒水銷售價(jià)格的參考標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的食品食譜應(yīng)包括：l 制作菜肴所需原料的名稱、質(zhì)量、分配量l 調(diào)味品及附料l 原材料的利用率l 烹調(diào)的步驟和方法一

51、個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的酒水食譜應(yīng)包括：l 酒水分類標(biāo)準(zhǔn)成本l 酒水單杯標(biāo)準(zhǔn)定量及成本2 行政總廚應(yīng)隨時(shí)確認(rèn)被財(cái)務(wù)部更新的食譜。3 財(cái)務(wù)部計(jì)算食品成本費(fèi)用的方法：l 算出每種配料的單價(jià)和總價(jià)l 單項(xiàng)服務(wù)所需配料的成本費(fèi)用l 單項(xiàng)服務(wù)的銷售價(jià)格4 財(cái)務(wù)部對(duì)于每種原料成本費(fèi)用的計(jì)算，應(yīng)包括廚師在使用時(shí)產(chǎn)生的損耗。5 財(cái)務(wù)部對(duì)食品成本費(fèi)用的計(jì)算是以每克、每升、每塊為單位的，所使用的配料即使是最小使用量，它的成本費(fèi)用也要用貨幣形式來(lái)核算。6 對(duì)制訂好的標(biāo)準(zhǔn)食譜卡必須經(jīng)餐飲部經(jīng)理及成本控制經(jīng)理確認(rèn)，然后交與財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批。7 餐飲部與財(cái)務(wù)部應(yīng)各有一套完備的食譜存檔。8 因?yàn)闀r(shí)間的推移或原料價(jià)格的變化而造成已不再使

52、用的食譜和餐廳菜單應(yīng)妥善保存，用以作為將來(lái)的參考依據(jù)。手冊(cè)名稱財(cái)務(wù)部政策與程序手冊(cè)文件內(nèi)容餐飲成本日?qǐng)?bào)修改號(hào)0文件編號(hào)PC - 09頁(yè)碼第 1頁(yè)共 2 頁(yè)定義:反映酒店各餐廳每日食品及酒水的實(shí)際銷售收入、銷售成本的統(tǒng)計(jì)表。目的：通過(guò)日?qǐng)?bào)上反映的各項(xiàng)信息，便于酒店管理人員及時(shí)了解餐飲的營(yíng)運(yùn)狀況，改善經(jīng)營(yíng)管理及戰(zhàn)略，確保餐飲的盈利。政策:1. 每日成本控制經(jīng)理必須提供前一天的餐飲成本日?qǐng)?bào)。2. 成本控制經(jīng)理應(yīng)按時(shí)將餐飲成本日?qǐng)?bào)抄送給總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、餐飲部經(jīng)理及行政總廚。3. 餐飲成本日?qǐng)?bào)日?qǐng)?bào)的內(nèi)容包括：a) 每日從收入日?qǐng)?bào)中統(tǒng)計(jì)各餐廳的收入額b) 從收貨記錄單上統(tǒng)計(jì)的每日飲食品直接采購(gòu)額c) 通過(guò)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨單統(tǒng)計(jì)各餐廳、廚房、酒吧的發(fā)貨數(shù)d) 通過(guò)各餐廳、廚房、酒吧之間的飲食品調(diào)撥單統(tǒng)計(jì)調(diào)撥金額e) 通過(guò)各廚房、酒吧的領(lǐng)貨單或帳單等統(tǒng)計(jì)相關(guān)費(fèi)用4. 因?yàn)椴惋嫵杀救請(qǐng)?bào)屬于快報(bào)，因此不必要每天進(jìn)行盤點(diǎn)記錄各餐廳的實(shí)際庫(kù)存，但在必要的情況下，需要抽查庫(kù)存情況。5. 通常，每日的餐廳進(jìn)貨數(shù)或領(lǐng)貨數(shù)與當(dāng)天的銷售額不匹配，如因一些大型的宴會(huì)活動(dòng)而需提前采購(gòu)或領(lǐng)出的原材料等原因，類似這些必須在餐飲成本日?qǐng)?bào)中注明。6. 調(diào)撥單必須經(jīng)部門經(jīng)理及發(fā)貨