加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的措施研究

1、    加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的措施研究    宮瑾摘 要：基于分析加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的措施。首先分析出固定資產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題，包括設(shè)備不夠齊全;無(wú)檔可查現(xiàn)象;固定資產(chǎn)檔案不完整三種問(wèn)題，以及分析出問(wèn)題的成因。其次分析出加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的有效措施，通過(guò)建立檔案管理制度;加強(qiáng)檔案價(jià)值的鑒別;建設(shè)信息化檔案管理等有效途徑，來(lái)強(qiáng)化固定資產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和工作效果。最后分析出加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理，能夠有效的保障檔案材料的完整性和安全性，為單位提供更為真實(shí)可靠的信息依據(jù)。關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn);檔案管理;管理措施在我國(guó)社會(huì)時(shí)代的不斷發(fā)展階段，國(guó)民經(jīng)濟(jì)已經(jīng)得到了快

2、速的提升。因此，一些企業(yè)和事業(yè)單位也開(kāi)始進(jìn)行了有序的改革，對(duì)固定資產(chǎn)管理也日益規(guī)范。由于固定資產(chǎn)是開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，作為國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分，就需要加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)檔案的管理，更加全面細(xì)致的記錄資產(chǎn)從購(gòu)置、驗(yàn)收調(diào)試、入庫(kù)到使用，調(diào)撥等信息，確保單位更為準(zhǔn)確的掌握資產(chǎn)總量，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置。從而，在很大程度上保障了資產(chǎn)管理的持續(xù)性、可追溯性、安全性，增強(qiáng)資產(chǎn)的利用率。1 固定資產(chǎn)檔案管理存在的問(wèn)題1）文件材料不夠齊全。很多單位所購(gòu)置的儀器和設(shè)備，沒(méi)有注意在資產(chǎn)購(gòu)置開(kāi)箱驗(yàn)收后收集的原始資料，使用過(guò)程中沒(méi)有將維護(hù)記錄、檢測(cè)報(bào)告等文件材料及時(shí)的收集歸檔，造成固定資產(chǎn)檔案管理過(guò)于凌亂，嚴(yán)重影響了

3、管理工作的效率。同時(shí)，部分單位所形成的固定資產(chǎn)文件材料，不夠完整，甚至一些基建工程，在施工階段的文件材料歸檔就不齊全，在之后進(jìn)行的資產(chǎn)沒(méi)有更改，無(wú)法真實(shí)正確的反映在竣工圖上1。另外，有的單位后續(xù)跟蹤管理力度不夠，對(duì)歸檔后的固定資產(chǎn)檔案資料，沒(méi)有及時(shí)更新記錄。2）無(wú)檔可查。在一些單位對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行校對(duì)時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)無(wú)檔可查的現(xiàn)象。比如，對(duì)于賬上有的資產(chǎn)，而清查時(shí)沒(méi)有檔案無(wú)法追根溯源;或者一些零碎的檔案，分散在各個(gè)門類文書檔案中，難以查到資產(chǎn)流向等信息。而對(duì)于賬上沒(méi)有的資產(chǎn)，在清查時(shí)出現(xiàn)的資產(chǎn)，也不能確定資產(chǎn)的來(lái)源、使用情況等，有時(shí)只能全憑工作人員的口述進(jìn)行界定。3）檔案不完整。由于一些單位的固定資產(chǎn)

4、在登記時(shí)，比較粗略模糊，對(duì)類別沒(méi)有細(xì)分，導(dǎo)致檔案資料參考的價(jià)值較低，比如，對(duì)于桌椅類的資產(chǎn)，只是記錄了數(shù)量，沒(méi)有登記資產(chǎn)的規(guī)格、型號(hào)、使用部分等關(guān)鍵信息，導(dǎo)致很多固定資產(chǎn)無(wú)法進(jìn)行全面的清查。尤其是公共設(shè)備等耗損性較強(qiáng)，且移動(dòng)方便的資產(chǎn)，更是去向不明。更甚者沒(méi)有建立固定資產(chǎn)卡片，造成檔案缺失或不完整。2 固定資產(chǎn)檔案管理問(wèn)題的成因1）檔案管理意識(shí)欠缺。對(duì)于固定資產(chǎn)檔案管理者來(lái)說(shuō)，相對(duì)缺乏檔案管理的相關(guān)知識(shí)。尤其在管理過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)容易遺漏重要的文件材料。比如，資產(chǎn)保管人員，認(rèn)為只要是資產(chǎn)，相關(guān)的文件材料應(yīng)與資產(chǎn)一起放在資產(chǎn)使用科室保存或由資產(chǎn)管理部門保存，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)出倉(cāng)庫(kù)的登記不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有些資產(chǎn)甚

5、至沒(méi)有登記，就直接入庫(kù)，導(dǎo)致難以形成原始材料2。因此，資產(chǎn)管理者無(wú)法根據(jù)資產(chǎn)的生命周期，以及資產(chǎn)申購(gòu)部門進(jìn)行記錄，造成資產(chǎn)賬目登記不齊全，或者登記錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)。2）不了解管理流程。資產(chǎn)管理者經(jīng)常將資產(chǎn)的相關(guān)文件材料直接交給檔案管理員，但由于檔案員對(duì)資產(chǎn)管理等相關(guān)情況不夠了解，無(wú)法進(jìn)行材料的鑒別，更不熟悉資產(chǎn)管理的流程，造成檔案資料的不完整。同時(shí)，大部分單位進(jìn)行資產(chǎn)管理時(shí)，主要是依據(jù)上級(jí)部門資產(chǎn)制度，對(duì)本單位的資產(chǎn)管理規(guī)定較少或不規(guī)范，導(dǎo)致相關(guān)人員的工作不到位，從而造成了資產(chǎn)的流失，沒(méi)有依據(jù)進(jìn)行清查。3 加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理的有效措施1）建立檔案管理制度。固定資產(chǎn)涉及的范圍較廣，包括了辦公用房

6、、專用設(shè)備等，且使用的年限也較長(zhǎng)，使得固定資產(chǎn)檔案管理工作相對(duì)復(fù)雜繁瑣，管理難度也隨之增大。因此，要圍繞資產(chǎn)生命周期，來(lái)增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和工作效率。所以，單位要建立健全的固定資產(chǎn)管理制度，與檔案管理互相促進(jìn)3。首先，根據(jù)國(guó)家、省級(jí)部門固定資產(chǎn)管理政策，結(jié)合單位資產(chǎn)管理與清查的實(shí)際情況，及時(shí)擬定或者修改適合單位操作的固定資產(chǎn)管理規(guī)定，確保固定資產(chǎn)管理能夠有章可循，逐漸形成準(zhǔn)確可靠的資產(chǎn)資料。其次，需要完善固定資產(chǎn)的檔案管理體系，明確歸檔的范圍、保管期限等一些內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔材料的收集標(biāo)準(zhǔn)，按照各類檔案的分類方法和原則，進(jìn)行有效的整理。對(duì)收集不完整的資產(chǎn)材料，及時(shí)的補(bǔ)充保障歸檔文件材料的完整性

7、。逐步固定資產(chǎn)專題目錄，方便查閱，促使固定資產(chǎn)檔案管理工作走向科學(xué)化。3）加強(qiáng)檔案價(jià)值的鑒別。檔案管理工作的基本前提是對(duì)文件材料的收集和鑒別?？梢哉f(shuō)，鑒別是保證檔案材料歸檔質(zhì)量的重要途徑，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案材料價(jià)值的鑒別工作，實(shí)施動(dòng)態(tài)的跟蹤管理，尤其在資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收和入賬時(shí)，要做到信息記錄的準(zhǔn)確、清晰和規(guī)范。并且，嚴(yán)格根據(jù)資產(chǎn)流動(dòng)的實(shí)際，對(duì)資產(chǎn)賬目進(jìn)行更新，將資產(chǎn)調(diào)撥單、轉(zhuǎn)移單、故障維修記錄單等信息，作為重要的檔案資料統(tǒng)一保存，確保資產(chǎn)檔案的完整4。同時(shí)，對(duì)于收集好的檔案材料，要進(jìn)行真?zhèn)魏蛢r(jià)值的有效鑒定，審查材料形成的手續(xù)，并對(duì)不符合要求的材料，采取及時(shí)的處理。另外，當(dāng)清查資產(chǎn)等重點(diǎn)工作時(shí)，需

8、要對(duì)每一條的資產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行登記，將原始記錄性強(qiáng)，具有一定的考查價(jià)值材料檔案化。而且要對(duì)一些不規(guī)范的資產(chǎn)材料，進(jìn)行及時(shí)的查缺補(bǔ)漏，重新整理。從而保障檔案文件的真實(shí)和可靠，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期有效性的保留，并能夠作為依據(jù)和證據(jù)。4）建設(shè)信息化檔案管理。在網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展階段，電子文件的法律和憑證作用還尚未取代紙質(zhì)文件的地位。根據(jù)相關(guān)要求和規(guī)定，需要導(dǎo)出資產(chǎn)卡片等電子版數(shù)據(jù)，建設(shè)信息化的檔案管理，對(duì)相同版本的紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔，包括預(yù)算、審批、出庫(kù)，以及報(bào)廢等相關(guān)文件材料，將其全部數(shù)字化的處理，并自動(dòng)生成電子檔案，來(lái)方便對(duì)檔案資料的查閱和保存。固定資產(chǎn)檔案管理的一項(xiàng)極為重要的工作，所以要應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)標(biāo)

9、準(zhǔn)安裝防火墻等安全措施，并及時(shí)備份檔案信息。從檔案的提取、整理，到數(shù)據(jù)的錄入、校對(duì)等環(huán)節(jié)，都應(yīng)由專門人員全權(quán)負(fù)責(zé)，同時(shí)要對(duì)每次出入庫(kù)的檔案數(shù)量、時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行記載，來(lái)保障檔案在掃描過(guò)程中的保密性。檔案管理人員和相關(guān)工作人員應(yīng)遵守職業(yè)操守和職業(yè)道德，確保相關(guān)資產(chǎn)檔案信息的安全和保密。另外，各級(jí)的行政事業(yè)單位，也要對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督落到實(shí)處，并對(duì)實(shí)際的運(yùn)行情況展開(kāi)合理的考核，促進(jìn)歸檔質(zhì)量和利用價(jià)值的提升。4 結(jié)束語(yǔ)綜上所述，加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理，能夠有效的保障檔案材料的完整性和安全性，為單位提供更為真實(shí)可靠的信息依據(jù)。因此，可以說(shuō)固定資產(chǎn)檔案是一項(xiàng)范圍較廣，且系統(tǒng)性較強(qiáng)的管理工作，也是企業(yè)或事業(yè)單位的寶貴財(cái)富。所以，對(duì)固定資產(chǎn)檔案的有效管理和保存，讓單位更為準(zhǔn)確的掌握資產(chǎn)總量，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的優(yōu)化配置，增強(qiáng)資產(chǎn)的利用率。從而，將固定資產(chǎn)檔案的價(jià)值完整的體現(xiàn)，逐漸形成準(zhǔn)確可靠的資產(chǎn)資料，促使固定資產(chǎn)檔案管理工作走向科學(xué)化，在很大程度上防止了資產(chǎn)的流失，推動(dòng)單位的更好發(fā)展。參考文獻(xiàn)1甘輝.強(qiáng)化固定資產(chǎn)檔案管理提升歸檔質(zhì)量j.辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：125-125.