公共資源交易中心管理辦法

1、*交易中心進場交易項目檔案管理辦法（試行）第一章 總則第一條 為加強進場交易項目檔案的集中統(tǒng)一管理，維護項目檔案的真實完整與安全,有效利用進場交易項目檔案資源，根據(jù)中華人民共和國招標投標法、中華人民共和國政府采購法、中華人民共和國檔案法、土地、礦業(yè)、國有產(chǎn)權交易有關規(guī)定及檔案管理有關規(guī)定，結合實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于所有進入*交易中心（以下簡稱交易中心）交易的項目檔案的收集、整理、移交和管理等。第三條 本辦法所稱的進場交易項目檔案是指建設工程、政府采購、國有建設用地使用權出讓、礦業(yè)權交易、國有產(chǎn)權交易等項目進場交易活動過程中形成的，具有保存價值的各種文件資料。第四條 進場交

2、易項目檔案作為反映招標、采購、權屬交易活動的重要記錄和史料，有重要的證明作用，應當依法保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。其內容必須準確、齊全完整，并能真實反映進場交易活動內容。第二章 職責和分工第五條 *交易中心對進場交易項目檔案實行統(tǒng)一領導，分級管理。綜合科檔案室對進場交易項目檔案實行集中管理，具體負責檔案的歸檔、保管、提供查詢等。其他相關科室分別負責其相關項目檔案收集、整理、編制目錄等，確保項目資料的真實性、完整性。有招標代理機構代理的項目，該項目檔案資料由招標代理機構按照公共資源交易中心檔案整理要求進行收集、整理、立卷,業(yè)務科部負責對招標代理機構收集、整理、立卷的檔案進行復核審查，確保

3、項目資料的真實性、完整性。第六條 對應當立卷歸檔的材料,由招標代理機構及相關科部項目負責人收集并進行整理、移交等事項，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。第七條 項目檔案未移交時，由招標代理機構及相關科部對項目資料的真實性、完整性、有效性負責并妥善保管，不得偽造、變造、隱匿或銷毀。第三章 項目檔案的歸檔范圍第八條 建設工程類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照建設工程類檔案的卷內目錄（卷內目錄見附件三）的內容整理。第九條 政府采購類項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照采購類項目檔案的卷內目錄和活動記錄（卷內目錄和活動記錄見附件三）的內容整理。第十條 國有建設用地使用權出讓項目檔案收集、整理

4、、歸檔的文件資料應按照國有建設用地使用權出讓類的檔案的卷內目錄的內容進行整理。第十一條 礦業(yè)權交易項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照產(chǎn)權類檔案的卷內目錄的內容的整理。第十二條 國有產(chǎn)權交易項目檔案收集、整理、歸檔的文件資料應按照國有產(chǎn)權交易項目檔案的卷內目錄和活動記錄（卷內目錄見附件三）的內容整理。第四章 項目檔案的整理第十三條 招標代理機構及相關科部應及時收集、整理進場交易項目過程中產(chǎn)生的各種文件資料及電子檔資料。第十四條 整理的資料應囊括該項目進場交易的全部文件和記錄，包括文字、圖表，紙質、磁帶、光盤、U盤、磁盤等形式。第十五條 進場交易項目檔案文件、資料用紙規(guī)格采用A4紙。光盤、U

5、盤、磁盤等無法裝訂成冊的可在項目檔案中統(tǒng)一編頁，單獨保存。第十六條 項目資料必須根據(jù)卷內目錄進行整理（卷內目錄見附件1），如業(yè)務流程、卷內目錄、活動記錄發(fā)生變動請相關科部負責人及時通知檔案管理人員更改。第十七條 必須確保項目檔案的真實、齊全、完整和有效，包括：1、檢查項目資料上相關的編號、單位名稱等是否正確無誤； 2、項目相關資料是否有遺漏、錯放等；3、簽字、蓋章、日期等內容是否齊全。第十八條 檔案整理流程及要求：1、按照卷內目錄順序整理檔案2、填寫項目活動記錄3、填寫卷內目錄4、卷內文件頁號編寫（頁號編寫標準：頁號一律使用鉛筆書寫。案卷內文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號；單面書寫的文件材

6、料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號；已有頁號的文件可不再重新編寫頁號；成套圖樣或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他文件材料組成一卷的，將其作為一份文件填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)；卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。）5、填寫檔案移交匯總目錄，登記內容為項目編號、開標日期、采購人（招標人）、中標單位、投標單位、預算金額、合同金額、采購方式和負責人。注：檔案移交匯總目錄統(tǒng)一使用Excel表格；開標日期以最后一次開標日期為準；一次開標多個采購單位的，請將所有項目編號都填寫在一個單元格里，每

7、個編號中間用“/”號隔開（不要合并單元格）；采購人（招標人）、中標單位、未中標單位等對應本項編號的位置按同一格式填寫。第五章 項目檔案的接收第十九條 有招標代理機構代理的項目，該項目檔案資料由招標代理機構按照公共資源交易中心檔案整理要求進行收集、整理、立卷。招標代理機構應在中標通知書發(fā)放后30日內將整理好的項目檔案移交到公共資源交易中心相關業(yè)務科部。業(yè)務科部項目負責人對招標代理機構收集、整理、立卷的檔案進行移交前的復核審查、并簽字確認其檔案的真實性、完整性并最終移交到檔案室，檔案管理人員負責確認檔案的合規(guī)性。（移交表見附件二）第二十條 無代理機構代理項目的檔案資料由業(yè)務科部具體項目負責人在中標

8、通知書或成交確認書發(fā)放后的2個月內進行收集、整理、立卷、復核，并簽字確認其真實性、完整性后移交到檔案室，檔案管理人員負責確認檔案的合規(guī)性。第二十一條 移交過程中如發(fā)現(xiàn)項目檔案資料不全、偽造或未按檔案管理辦法的要求立卷裝訂等情況的應停止接收，科部項目負責人應在15個工作日內按管理辦法要求重新立卷裝訂后移交。如有特殊情況確有缺少的文件材料，由項目負責人寫出缺少材料情況說明本人簽字，放在檔案最后備查。第二十二條 檔案管理人員負責對移交送存的檔案按照檔案管理辦法復核檔案的合規(guī)性，最終辦理檔案交接手續(xù)簽字確認正式移交。第六章 項目檔案管理第二十三條 交易中心檔案管理人員負責項目檔案的統(tǒng)一分類編號、貯存和

9、妥善保管，應保證檔案庫房的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防霉、防濕、防火、防盜等工作。第二十四條 項目檔案按照年度檔案編號順序進行存檔擺放。卷內檔案材料按照進場交易工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同的文件材料及其它資料。第二十五條 進場交易項目檔案的保管期限定為永久和定期兩種。屬于重要進場交易項目，需長久利用的文件材料，列為永久保管；屬于一般進場交易項目，在較長時期內有利用價值的文件材料，保管期限至少為15年；屬于政府采購項目非中標人的投標文件正本保管期限為2年。國家法律法規(guī)有規(guī)定的從其規(guī)定。第二十六條 進場交易項目檔案的保管期限起始時間，從立卷之日

10、算起。第二十七條 檔案管理人員應在每年的一季度對上年度移交的檔案應完成編制目錄工作；并制作檔案清冊，列明應管理的檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、應保管期限、已保管期限等。檔案清冊應作永久保管。第二十八條 保管期滿的進場交易項目檔案，可按以下程序銷毀。（一）檔案管理人員按規(guī)定提出項目檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊。（二）銷毀意見報交易中心領導同意。（三）銷毀進場交易項目檔案時，檔案管理科部負責人參加現(xiàn)場監(jiān)銷。（四）監(jiān)銷人在銷毀進場交易項目檔案前，應當認真核對清點銷毀的項目檔案；銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。第七章 項目檔案的查閱及利用第二十九條 因工作需要，確需查閱或復印進場交易項目檔案的，應填寫檔案借閱審批單(見附件四)、檔案利用效果登記薄(見附件五)，經(jīng)主管領導簽字、科部負責人簽字、檔案室負責人簽字同意后，交檔案管理人員辦理手續(xù)。第三十條 查閱項目檔案時，應在檔案室進行借閱，不得將檔案資料帶出檔案室。第三十一條 查閱