第四章-采購管理業(yè)務(wù)流程

1、 第四章 采購管理業(yè)務(wù)流程 運行MRP的結(jié)果一方面是生成計劃的生產(chǎn)訂單，另一方面就是生成計劃的采購訂單。 1 采購管理工作 采購作業(yè)管理的工作內(nèi)容包括貨源調(diào)查和供應(yīng)商評審、建立供應(yīng)商檔案記錄、采購作業(yè)操作、采購訂單跟蹤、抽檢貨品質(zhì)量、控制進度、安排運輸、到貨驗收入庫、驗收報告登錄、庫存事務(wù)處理、退貨、退款、補充貨品、返工處理等等。 選擇正確的供應(yīng)商選擇正確的供應(yīng)商 評價供應(yīng)商應(yīng)基于如下7個方面綜合評價： 價格 能力 靈活性 提前期 可靠性 制造過程 管理與財務(wù)狀況 綜合起來，供應(yīng)商評審過程主要是找出哪些供應(yīng)商能在質(zhì)量、服務(wù)、定價3個方面達到可接受的水平。 價格：價格是一個主要考慮因素，但不總是

2、最終決定因素； 能力：確定供應(yīng)商能滿足多大的需求量，以及是否能滿足波動高峰需求； 靈活性：供應(yīng)商應(yīng)能適應(yīng)特定要求的工程設(shè)計水平與計劃的變化； 提前期：交貨提前期較長或不穩(wěn)定交貨將影響供應(yīng)商的位置評價； 可靠性：隨著零件和消耗品等采購的計劃化，可靠性的重要性也提高； 制造過程：供應(yīng)商的制造工藝可能對采購物料的外觀、性能及可靠性有影響； 管理與財務(wù)狀況：管理混亂或資金不足常常意味著供應(yīng)商不穩(wěn)定。評價評價7指標指標 質(zhì)量：質(zhì)量與價格或服務(wù)同等重要，采購的消耗品、原材料、零件或備件 必須滿足特定的質(zhì)量要求。保證好的質(zhì)量是采購部門的職責。為了獲得 要求的質(zhì)量，就需要準確的技術(shù)規(guī)格指標，也就是確切的物料描

3、述，因 而應(yīng)該與生產(chǎn)、工程部門一起協(xié)作，保證對所有物料提出準確、適當?shù)?技術(shù)性能要求。 服務(wù)：服務(wù)的主要內(nèi)容是交貨的速度及可靠性。進行采購決策時，考慮交 貨可靠性比提前期還重要。如果說較長的提前期是不理想的話，那么不可 靠的提前期會引起生產(chǎn)混亂，從而導致制造部門嚴重的低效率和浪費損失。 定價：只有供應(yīng)商的質(zhì)量與服務(wù)水平合適時，才能考慮價格因素。在質(zhì)量 與服務(wù)水平相同的情況下，選擇價格最低者。綜合評價綜合評價3方面方面 當項目達到它的訂貨點，或物料需求計劃(MRP)系統(tǒng)中到了計劃訂單的下達日期，就需要加以判別，并觸發(fā)生成申請單。在計劃訂單下達日期或一個項目的庫存降到或低于其訂貨點時，手工操作的用

4、戶部門可能要直接辨識MRP項目和補給品項目的需求程度，而計算機化的系統(tǒng)會自動產(chǎn)生申請單。但在申請報價單或下達采購訂單之前，仍然需要計劃員和購買人員進行審查、編輯和審定。 在計算申請單下達時間時，應(yīng)該分段考慮提前期的所有部分。提前期的時間段包括審查時間、認可時間、采購人員的時間、供應(yīng)商加工和發(fā)運的時間、運輸時間，以及收貨、檢驗與移到要求的工作中心所必需的時間。對于一些日常使用的原材料和通用組件，價格可在下達訂單之前就知道。如果在安排訂單之前還需要報價，那么還要求有額外的時間。采購時機選擇采購時機選擇 訂貨批量： 供應(yīng)批量可能與訂貨批量不匹配； 大批量供貨時存在數(shù)量折扣的可能； 生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存

5、可能要求現(xiàn)在進行部分訂貨，而其余的在將來訂貨； 運輸因素的考慮。 修改發(fā)貨日期或下達日期： 運輸?shù)目紤]，如把待運物料與前一批一起裝運以節(jié)省運輸成本； 生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存不匹配； 供應(yīng)商提前期可能比要求的長。 修改規(guī)格： 技術(shù)上達不到； 需要過長的提前期。采購變化處理采購變化處理2 采購作業(yè)過程(1) 評價和審定供應(yīng)商；(2) 確認采購需求；(3) 生成申請單；(4) 選擇供應(yīng)商；(5) 修正申請單；(6) 產(chǎn)生采購訂單；(7) 跟蹤采購訂單；(8) 接收采購物品并登記；(9) 支付購貨款。 MRP建議計劃手工追加計劃 認證供應(yīng)商供應(yīng)商文檔預算/權(quán)限審查請購單采購單生成合并處理打印采購合同跟蹤采

6、購單接受采購單檢驗/免檢退貨處理付款處理供應(yīng)商業(yè)績評價審批？其它采購單？常規(guī)采購規(guī)范化的采購流程規(guī)范化的采購流程始終補充？質(zhì)量？定單/質(zhì)量/價格質(zhì)量/交貨期/價格控制點計劃階段執(zhí)行階段財務(wù)及評價差良詢 價 比價3 采購訂單管理采購訂單管理 為了跟蹤采購計劃的實際執(zhí)行情況，通常用采購訂單狀態(tài)來反映計劃的進展情況。下面以某MRP軟件為例介紹采購訂單的狀態(tài)、生命周期及管理。采購訂單的狀態(tài)分類及代碼見下表。階階 段段計計 劃劃 階階 段段完完 成成 階階 段段狀態(tài)狀態(tài)計劃計劃計 劃計 劃凍結(jié)凍結(jié)開出開出開出開出凍結(jié)凍結(jié)取消取消無 計無 計劃劃報交報交缺欠缺欠報交報交超量超量報交報交代碼代碼PPEOOF

7、CNLICCSCL MRP運行結(jié)束后，輸出建議期的采購單和加工訂單。將認可的采購訂單輸入采購模塊即開始了采購訂單的生命周期。此時采購訂單狀態(tài)為P或O。然后采購訂單分別交給對應(yīng)的供貨商，最后接收采購訂單上的各物料項目，直至確定了采購訂單的報交狀態(tài)是C、CS或CL為止。采購訂單生命周期結(jié)束。 由于企業(yè)同供應(yīng)商的關(guān)系不再僅僅是討價還價的關(guān)系，而是一種合作伙伴關(guān)系，采購物料質(zhì)量可靠，可按照需用時間，由供應(yīng)商直接送貨到生產(chǎn)使用點，從而大大簡化了采購程序。雙方可以建立比較長期的供求協(xié)定，互惠互利，按照滾動計劃的方法，近期的采購條件比較具體詳細，遠期的條件可以比較籠統(tǒng)，但有一個控制范圍，把長期協(xié)定(半年至一

8、年)和短期合同(月周)結(jié)合起來，一次簽約、分期供貨。這就是所謂采購計劃法或稱供應(yīng)商調(diào)度。 使用ERP(或MRP)，能很容易地向供應(yīng)商提供一份6個月到1年的采購計劃。而且在ERP(或MRP)環(huán)境下，定期更新這些計劃從而保持這些計劃的有效性也是不成問題的。一份供應(yīng)商計劃如圖4-1所示。 圖圖4-1 供應(yīng)商計劃供應(yīng)商計劃 確認的計劃 微調(diào) 計劃 第3個月 第4個月 第5個月 第6個月 第2個月 第1個月 1 2 3 4 5 6 7 8周 4 采購工作的變化 一個實施了MRP的企業(yè)，采購管理人員的工作方式將發(fā)生明顯的變化：催促訂貨的時間下降，而調(diào)查研究尋求降低成本的時間增加；在周密和有預見的計劃指導下

9、，能夠在留有足夠的采購提前期的條件下適時下達采購單，減少了混亂；通過將同類件合并，增加了訂貨批量和折扣率，使采購成本下降。企業(yè)實施了MRP系統(tǒng)將明顯地提高了企業(yè)的采購管理效能。 MRP系統(tǒng)的實施對采購管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，具體地說，包括以下7個方面： 深入細致地了解供方情況，做好“供方計劃員”的工作； 參與分析決定一個零部件是企業(yè)自制還是外購； 參與產(chǎn)品設(shè)計選用材料、配套件的價值分析； 參與采購預算的編制； 參與研究確定每種采購件的批量規(guī)則和安全庫存量或安全提前期； 研究縮短采購提前期和保證按優(yōu)先級供貨的措施； 工藝路線中的外協(xié)工序，統(tǒng)一由采購部門負責，選擇協(xié)作單位，制訂外協(xié)計劃。

10、成成 本本 構(gòu)構(gòu) 成成直接材料費直接材料費直接人工費直接人工費變動制造費變動制造費固定制造費固定制造費銷銷 售售 費費 用用財財 務(wù)務(wù) 費費 用用管管 理理 費費 用用 直接成本直接成本間接成本間接成本(制造費用制造費用)制造成本制造成本業(yè)務(wù)成本業(yè)務(wù)成本 (期間成本期間成本)總成本總成本 (制造成本法制造成本法)產(chǎn)品成本產(chǎn)品成本變動成本固定成本 本層人工費本層間接費增加成本低層人工費低層間接費低層材料費低層采購間接費累計成本ACDX材料費采購間接費材料費采購間接費材料費采購間接費材料費采購間接費B本層人工費本層間接費增加成本低層材料費低層采購間接費累計成本EROP增加成本本層人工費本層間接費低

11、層人工費低層間接費低層材料費低層采購間接費累計成本 成成 本本 累累 加加人 工 費 材材 料料 費費 間 接 費庫庫 存存 值值應(yīng) 收 帳現(xiàn) 金 銷 售 收 入 銷 售 收 入銷 售 收 入 成 本 固 定 資 產(chǎn) 流 動 資 產(chǎn)毛 利 潤資金周轉(zhuǎn)數(shù)銷售利潤率資本收益率資產(chǎn)1 100 0002 300 0001 200 000500 000(2 185 000)(475 000)300 000300 00012389101 + 2 + 3454 - 51211總 資 產(chǎn)6441311 + 12 714155 000 0005 000 0005 000 0002 900 0001 100 00

12、04 000 000400 0008%1.25(10.3%)(1.26)10%(13%)4 600 0008 + 9 + 10(4 485 000)(1 075 000)4 13 6 4 7 14 (515 000)(3 975 000)采購成本與資本收益率的關(guān)系采購成本與資本收益率的關(guān)系成本材料費下降材料費下降5，銷售利潤率提高，銷售利潤率提高29與供應(yīng)商結(jié)算由MRP生成倉庫部門采購部門供應(yīng)商財務(wù)部門訂單管理結(jié)算管理收貨管理采購計劃用款計劃供應(yīng)商管理送貨下單采購部門的主要工作1.MRP展開的需求。 2.計劃采購時所遺漏的需求。3.超耗用料的額外零星需求。4.非正常需求的其它需求，如客戶的額外

13、訂單或代購 品。 一般請購作業(yè)的時機易飛ERP請購流程MRPMRP系統(tǒng)主畫面系統(tǒng)主畫面PURPUR系統(tǒng)主畫面系統(tǒng)主畫面基本信息錄入 采購人員.供應(yīng)商創(chuàng)建與列表.采購單據(jù)性質(zhì) 廠商料件管理 品號廠商信息及交易信息錄入 價格交易管理 錄入核價單 日常交易處理 錄入采購單.采購變更.進貨及退貨作業(yè) 采購進度管理 預計進貨表.采購明細表 收料驗退管理 進貨明細表.進貨統(tǒng)計表.料件歷史進貨記錄表.驗退件退回 明細表 交易管理 采購價格調(diào)幅表.供應(yīng)商供貨明細表 廠商評核 供應(yīng)商交貨/質(zhì)量評等.供應(yīng)商ABC分析表 批處理 重新計算采購已交量.更新供應(yīng)商月統(tǒng)計信息。結(jié)束采購單。 廠商信息查詢 應(yīng)付帳款.應(yīng)付票

14、據(jù).采購明細.進退貨明細.商品計價.進貨 統(tǒng)計.每月統(tǒng)計(二)、系統(tǒng)功能圖基本信息規(guī)劃基本信息規(guī)劃日常日常交易交易登錄登錄應(yīng)付票據(jù)管理應(yīng)付票據(jù)管理信息創(chuàng)建與核對信息創(chuàng)建與核對期初余額導入期初余額導入應(yīng)付帳款管理應(yīng)付帳款管理采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)采購人員、廠商、單據(jù)性質(zhì)未結(jié)案采購單未結(jié)案采購單. .品號廠商信息輸入品號廠商信息輸入基本信息列表基本信息列表錄入錄入請購單請購單錄入錄入采購單采購單進貨進貨. .驗收單驗收單退回驗退件退回驗退件錄入錄入退貨單退貨單請購單憑證請購單憑證采購單憑證采購單憑證進貨單憑證進貨單憑證驗退單憑證驗退單憑證退貨單憑證退貨單憑證(三)、系 統(tǒng) 主 作 業(yè) 程 序錄入

15、請購單錄入請購單主管核準請購單主管核準請購單請購單請購單采購詢價確認采購詢價確認請購單生成采購請購單生成采購錄入采購單錄入采購單書面核準或計算機確認1.請購明細表2.請購狀況表3.料件已請未購明細表4.供應(yīng)商已請未購列表易飛ERP請購流程書面核準或計算機核準品號廠商異動詢/核價單核價單確認更新供應(yīng)商料件信息核準核準錄入采購單采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準供應(yīng)商供應(yīng)商預計進預計進貨貨表表料件料件預計進預計進貨貨表表工單工單預計進預計進貨貨表表采購預計進采購預計進貨貨表表供應(yīng)商料件交貨排程表供應(yīng)商料件交貨排程表采購需求書面或計算機1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存狀況表錄入采購變更單采購單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更變更? ?變更核準采購單供應(yīng)商供應(yīng)商預計進預計進貨貨表表料件料件預計進預計進貨貨表表工工單單預計進預計進貨貨表表采購預計進采購預計進貨貨表表供應(yīng)商供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表供貨統(tǒng)計表錄入錄入進貨單進貨單進貨單進貨單到貨檢驗到貨檢驗進料檢驗貨進料檢驗貨供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表供應(yīng)商供貨統(tǒng)計表料件歷史進貨記錄料件歷史進貨記錄供應(yīng)商供應(yīng)商進進貨貨明細表明細表供應(yīng)商供應(yīng)商進進貨貨匯總表匯總表采購單采購單取回取回驗退驗退驗退件未退驗退件未退明細表明