研究生院2011年上半年工作總結(jié) - IMNU

1、內(nèi)師研發(fā)201439號(hào)關(guān)于印發(fā)內(nèi)蒙古師范大學(xué)研究生檔案管理規(guī)定（試行）的通知各研究生培養(yǎng)單位：為進(jìn)一步加強(qiáng)我校研究生檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)研究生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，充分發(fā)揮研究生檔案在我校學(xué)位與研究生教育工作中的作用，根據(jù)教育部和國(guó)家檔案局制定的高等學(xué)校檔案管理辦法（教育部、國(guó)家檔案局第27號(hào)令），結(jié)合我校學(xué)位與研究生教育工作實(shí)際，特制定內(nèi)蒙古師范大學(xué)研究生檔案管理規(guī)定（試行），現(xiàn)印發(fā)執(zhí)行。特此通知附件：內(nèi)蒙古師范大學(xué)研究生檔案管理規(guī)定（試行）2014年11月12日附件：內(nèi)蒙古師范大學(xué)研究生檔案管理規(guī)定（試行）第一章 總則第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)研究生檔案管理，建立健全研究生檔案管理制度，

2、根據(jù)教育部和國(guó)家檔案局制定的高等學(xué)校檔案管理辦法，結(jié)合我校學(xué)位與研究生教育工作實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條 研究生檔案管理工作是學(xué)校學(xué)位與研究生教育工作的重要組成部分，是不可缺少的工作環(huán)節(jié)，檔案管理要堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則。第二章 管理方式與分工第三條 研究生院負(fù)責(zé)研究生檔案的宏觀管理工作，主要負(fù)責(zé)擬定學(xué)校研究生檔案管理工作辦法，并對(duì)各學(xué)院研究生檔案管理工作進(jìn)行督促、指導(dǎo)與檢查。第四條 各學(xué)院具體負(fù)責(zé)在校研究生檔案材料的收集、整理、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞、移交等日常管理工作。第三章 檔案材料收集范圍與要求第五條 為使研究生檔案適應(yīng)國(guó)家人事工作的需要，應(yīng)不斷充實(shí)研究生在校期間的檔案內(nèi)容，

3、畢業(yè)時(shí)研究生檔案中應(yīng)收集到以下材料：一、入學(xué)材料（一）研究生入學(xué)前原有人事檔案材料；（二）碩士/博士學(xué)位研究生入學(xué)登記表；（三）推薦免試攻讀碩士學(xué)位研究生登記表；（四） 研究生入學(xué)體檢表。二、學(xué)籍材料（一）研究生培養(yǎng)情況登記表；（二）研究生修讀期間課程考核成績(jī)表；（三）研究生休學(xué)申請(qǐng)審批表；（四）研究生復(fù)學(xué)申請(qǐng)審批表；（五）研究生外出學(xué)習(xí)申請(qǐng)審批表；（六）研究生出國(guó)申請(qǐng)審批表。三、學(xué)位材料（一）學(xué)位申請(qǐng)書(shū)；（二）學(xué)位論文評(píng)閱意見(jiàn)書(shū)（復(fù)印件）；（三）答辯審批表；（四）答辯會(huì)議記錄；（五）答辯決議書(shū)；（六）授予學(xué)位審批表；（七）論文答辯評(píng)分表（共5張）。四、獎(jiǎng)勵(lì)材料（一）國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金審批表；（二）內(nèi)

4、蒙古自治區(qū)獎(jiǎng)學(xué)金審批表；（三）內(nèi)蒙古自治區(qū)學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金審批表；（四）內(nèi)蒙古自治區(qū)普通高等學(xué)?！叭脤W(xué)生”、“優(yōu)秀學(xué)生干部”、“優(yōu)秀畢業(yè)生”登記表；（五）內(nèi)蒙古師范大學(xué)優(yōu)秀學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金審批表；（六）其它獲獎(jiǎng)證明材料。五、處分材料研究生在校期間因違反校紀(jì)校規(guī)所形成的各類處分材料（內(nèi)蒙古師范大學(xué)研究生違紀(jì)處分呈報(bào)表等）。六、畢業(yè)材料（一）研究生畢業(yè)登記表；（二）全國(guó)畢業(yè)研究生就業(yè)通知書(shū)。七、其他具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的研究生個(gè)人材料。第六條 各相關(guān)部門（學(xué)院）提供的研究生各類檔案材料必須是手續(xù)完備、辦理完畢的正式有效文件。研究生檔案材料應(yīng)當(dāng)完整、真實(shí)，文字清晰，對(duì)象明確，有形成材料的主辦部門（學(xué)院）及日

5、期。凡規(guī)定由主辦部門（學(xué)院）審查蓋章的，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。個(gè)人文字材料應(yīng)當(dāng)有本人簽字。研究生檔案材料應(yīng)使用a4規(guī)格的辦公用紙，文字須是鉛印、膠印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。研究生檔案材料應(yīng)當(dāng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)當(dāng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。第四章 檔案的整理（歸檔）與管理第七條 研究生錄取名單確定后，研究生招生辦公室即向考生發(fā)出調(diào)檔通知函，要求新生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本人檔案寄送到研究生院辦公室，其中讀研期間保留工作崗位的定向、委托培養(yǎng)研究生,檔案可以不調(diào)入我校，但需其本人將自己的檔案拿到研究生院進(jìn)行審核，審核完畢后，予

6、以退回。第八條 新生入學(xué)后，研究生院對(duì)接收的新生檔案進(jìn)行整理和審核若發(fā)現(xiàn)研究生入校前檔案不全或完全缺失，將聯(lián)系研究生本人或研究生入學(xué)前所在單位補(bǔ)齊材料。 第九條 研究生院審核完新入學(xué)研究生檔案后，將及時(shí)移交到各學(xué)院，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。各學(xué)院要將新移交來(lái)的研究生檔案及時(shí)存放到具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)的鐵制檔案柜中，并指定專人來(lái)進(jìn)行檔案的日常管理，且須及時(shí)對(duì)新生檔案進(jìn)行登記、整理、歸檔，建立研究生檔案目錄。第十條 研究生檔案屬需妥善保管的內(nèi)部文件。各學(xué)院要指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，檔案管理人員如發(fā)生工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)做好檔案管理工作的交接手續(xù)，確保研究生檔案的安全。第十一條 研究生院應(yīng)適時(shí)將在研究生

7、培養(yǎng)過(guò)程中形成的正式有效研究生檔案材料（上述畢業(yè)時(shí)研究生檔案中應(yīng)收集到）移交到各學(xué)院歸檔，并辦理移交手續(xù)。各學(xué)院應(yīng)將接收的研究生檔案材料及時(shí)登記、歸檔。同時(shí)各學(xué)院也要做好本學(xué)院在研究生培養(yǎng)過(guò)程中形成的研究生檔案材料的歸檔工作。第十二條 對(duì)于收集、歸檔的研究生檔案材料，任何人不得隨意更改、補(bǔ)充、抽出、銷毀。如遇特殊情況必須對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行更改、補(bǔ)充、抽出或銷毀的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)研究生院和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)集體討論，提出處理意見(jiàn)，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施。第十三條凡有違反研究生檔案管理規(guī)定，在工作中存在失職、瀆職行為，造成研究生檔案缺損、遺失、泄密等，學(xué)校將按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅查處并追究當(dāng)事人的責(zé)任。第五章 檔案查

8、閱與使用第十四條 因工作需要查閱研究生檔案的，須經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理人員在場(chǎng)的情況下查閱，并按規(guī)定予以登記。校外人員因工作需要查閱研究生檔案，應(yīng)由2人以上持單位組織、人事部門或公安、保衛(wèi)部門的介紹信，出具有關(guān)身份證明，說(shuō)明查詢內(nèi)容及目的，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，并按規(guī)定予以登記。研究生檔案不予借閱。第十五條 查（借）閱研究生檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得涂改、勾畫(huà)、標(biāo)記、抽出、撤換、銷毀檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘記、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。第十六條 研究生本人不得查閱個(gè)人檔案。確有特殊原因（如畢業(yè)聯(lián)系工作、辦理出國(guó)手續(xù)等）需要復(fù)制有關(guān)本人檔案證明材料，應(yīng)當(dāng)由研究生

9、本人書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明需要何種證明材料和使用意圖，經(jīng)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按規(guī)定辦理。第六章 檔案的轉(zhuǎn)遞與暫存第十七條 畢業(yè)研究生檔案經(jīng)學(xué)院嚴(yán)格密封并加蓋騎縫公章后，可根據(jù)畢業(yè)研究生提供的調(diào)檔函或就業(yè)報(bào)到證或博士錄取通知書(shū)（博士后錄取通知書(shū)）所列的單位地址，通過(guò)學(xué)校機(jī)要室以機(jī)要通信方式寄出。畢業(yè)研究生也可持以上調(diào)檔材料到所在的學(xué)院領(lǐng)取本人檔案。 養(yǎng)有的研究生案管理人員在場(chǎng)的情況下查閱研究第十八條 入學(xué)時(shí)未將人事檔案調(diào)入我校的定向、委托培養(yǎng)研究生，在我校學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的檔案材料（學(xué)籍檔案），畢業(yè)時(shí)學(xué)院應(yīng)移交到定向、委培研究生所在的工作單位。第十九條 沒(méi)有落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)研究生，其檔案由各學(xué)院按規(guī)定移交到學(xué)校檔案館暫存，暫存期內(nèi)如畢業(yè)研究生落實(shí)就業(yè)單位，可隨時(shí)提取本人檔案。第二十條 因故延期畢業(yè)的研究生檔案仍由學(xué)院暫時(shí)保管。第二十一條 因退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍處分的研究生，其檔案由學(xué)院寄送至研究生家庭所在地人才交流中心。第二十二條 因故失蹤、死亡的研究生，或因研究生出國(guó)等其他原因?qū)е聶n案