GY01茌平基地采購管理規(guī)定

1、信發(fā)東信塑膠茌平基地采購管理規(guī)定文件編號： XFDX/GL GY 012014 (A)編制/日期： 審核/日期： 批準/日期： 生效日期 ：1、目的為了保障公司生產、經營的正常運行，規(guī)采購流程，加強成本控制，特制定本制度。2、適用圍本制度適用于公司的日常采購活動。3、定義3.1定點采購：指采購部門通過招標、議標的方式，確定管理物資的定點供應商或服務商， 采購單位在定點圍采購或消費的一種采購方式。3.2滯料：凡因型號、規(guī)格、材質和性能不適用，以至貯存時間超過6個月未領用，或雖領用單累計數量小于30%存量多而有變質可能的需要單獨處理的原輔材料和回收的廢品物料。4、職責4.1供應部：負責對公司所需物

2、品的采購和物品的入庫、報帳手續(xù)。4.2辦公室：監(jiān)督公司的日常采購活動。4.3倉儲部：負責對公司所采購的物品辦理出入庫手續(xù)和數量的核對，需驗收的通知相關人 員進行驗收，發(fā)現問題及時上報。4.4財務部：負責對公司所采購物品的付款和發(fā)票的核實，負責采購成本的核查和監(jiān)督。5、工作程序5.1采購原則嚴格執(zhí)行詢議價程序物品采購，至少應有三家（獨家供應或總代理等特殊情況除外）以上供應商提供報價，在權 衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供 應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。職責分離采購人員不得參與貨物和服務的驗收，采購貨物質量、數量、交貨等問題的解決

3、，應由相關 部門根據合同要求及有關標準與供應商協商完成。一致性原則采購人員采購的物品或服務必須與采購單所列要求規(guī)格、型號、數量相一致，在市場條件不 能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購單作參考。廉潔制度所有采購人員必須做到：（1）、自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質量，降低采購成本，杜絕弄虛作假。（2）、加強學習，提高認識，增強法治觀念。（3）、廉潔自律，嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。（5）、努力學習業(yè)務，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新設備及市場信息。5.2管理容管理原則采購應當遵循公開、公平、

4、公正的原則，滿足使用的原則和效益優(yōu)先的原則，適合招標采購 要求的物資，必須進行招標采購。在同等質量的情況下，應優(yōu)先購買價格低且符合節(jié)能和環(huán) 保要求的工程，貨物或接受費用低的服務。控制重點控制物資：單位價值高，用量大或對產品質量有較大影響的常備物資（如：主 要原輔材料）；單位價值高或一次性采購的數量大的偶發(fā)物資。522.2采購人員和倉庫管理人員要定期進行滯呆物資的統(tǒng)計和分析。5.3請購、入庫管理各部門物資需求計劃單的填報；物資需求計劃單要根據工程、生產計劃或訂單，用料定額和庫存限額等情況進行確定；物資需求計劃單注明需采購物資的名稱、規(guī)格、數量、特性（技術要求）、需求日期等容；請購經辦人（工程材料

5、需有工程負責人依據施工方需求）填寫物資需求計劃單，報本 部門負責人審核。需求計劃的填寫：應寫清技術參數要求，要同時將需求物資的相關信息（包括非標加工 件的圖紙、物資品牌、配置、材質、參數等）及時準確上報，如因計劃填寫不清造成的物品不 能使用，應由報計劃方承擔責任并負責相應的費用，因采購造成的失誤有采購人承擔責任并 負責相應的費用。各原料保管和配件保管，每天下班前半個小時統(tǒng)計當天到貨物資報采購主管。對物資需求計劃應注意提高計劃質量，并根據采購周期的長短提前五天定制（具體采 購時間詳見附件三），盡量避免緊急采購現象的發(fā)生。配件、辦公用品等只允許周一、周二申 報，原料計劃等根據生產狀況和進貨周期提前

6、進行申報，所有計劃單經相關領導審批后由倉 庫保管或辦公勤交于供應主管審核，供應主管簽字后再交于副總審批，審批完成由保管或辦 公勤做請購單，ERP顯示請購單后進入實際采購流程。536 物資入庫時，保管與交貨人一起核對清點物資名稱、規(guī)格、質量、數量等信息是否與 計劃相符；537.驗收中不合格物資，嚴禁接收，如出現工作失誤故意接收的，保管員負全部經濟責任； 538采購物資到廠后，倉管通知驗收人驗收，原材料和包裝物驗收，技術部主管驗收簽字， 若驗收入庫后出現問題，處罰技術主管 200元；工具和配件驗收，維修班長驗收簽字，若 驗收入庫后出現問題，處罰維修班長100元、生產部主管100元；若沒有驗收就辦理

7、入庫 的，出現問題處罰倉儲原料保管100元、倉儲主管100元。采購物資驗收入庫后，2日倉管填制完畢采購入庫單，傳遞驗收人簽字，通知采購人簽 收，采購物資不能跨月入庫，哪一環(huán)節(jié)出現問題，處罰50元。5.4采購采購部門必須依據申購人上報的物資需求計劃由采購主管統(tǒng)一按排實施采購；正常采 購物品限定計劃審批后一周到貨，特殊情況由供應主管提前與請購部門溝通協調。要優(yōu)先選擇制造商直供單位或總代理商的供應方，盡量避免和減少中間環(huán)節(jié)，供應方 還應具備以下條件： 具有法人資格或有獨立承擔民事責任的能力； 符合國家法律、法規(guī)和國際貿易規(guī)則，具有良好的質量和商業(yè)信譽； 具有履行合同的能力和良好的履約記錄，良好的財務

8、狀況和銀行信譽；采購方式的選擇應符合下列原則：1）具有共性的物資，應匯總計劃集中統(tǒng)一采購，以降低采購成本；2）常用量較大的原輔材料采購部門應事先選定供應方，議定供應價格，經總經理批準后采購 部定量采購；3）為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應 商或在其間進行交互采購。對不采用定點采購的重點控制物資，采購部門要根據采購物資的特性，查閱制造商或 供應商資料，記錄及其他有關信息，進行三家以上詢價與報價，采購人員詢價完成后，詢價 或議價結果及擬訂“訂購廠商” “交貨期限”與“報價有效期限”填寫物資比價表經主管審核。采購部門應建立供應方信用記錄檔案，作為對供應方

9、評價和優(yōu)選的基本資料；緊急采購的物品,金額在5000以的可以由副總批準，金額在 5000以上的必須經總經理 批準采購，緊急采購的物品可以先不進行比價，但價格不能高于市場價的20%采購人員必須按采購要求運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成超儲積壓或影響 生產的，損失由米購人員承擔經濟責任。549采購人員未能及時完成采購任務時，應及早報告部門主管說明異常原因，提出相應意見 方案,采購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大的事項應報總經理。5.5財務財務部門依據采購人員傳遞的批準的付款申請單實施匯款，并根據采購人員的需求打 印匯款回單，如有特殊原因不能匯款的，需通知采購人員。5

10、.6監(jiān)督檢查采購部門應當接受公司和社會監(jiān)督，任何單位和個人有權對采購活動中有以下行為向總經理 投訴或檢舉：（1）計劃不當造成的浪費；（2）未經比價、批準擅自采購的；（3）應定點采購的物資對外采購的；（4）弄虛作假的。6、其他事項6.1為不影響生產，原料需至少到貨周期前三天申報，且盡量周一、周二申請，盡量避開周 五周六周日，原料除PVC外歸公司總部購買，可由保管寫申請后直接與采購部主管溝通，茌 平基地采購員協助。PVC采購由生產車間填寫采購申請單，由保管做請購單。周六周日財務 不能打款，PVC采購申請必須在周五前上報，并根據生產狀況合理安排庫存量，申請單由茌 平基地采購員和副總審批后交于財務部并

11、寫付款申請，財務部負責安排打款事宜，因款項問 題造成的PVC斷料由財務部承擔責任，因車間自身問題造成的斷料由車間承擔責任。6.2為降低采購成本、提高效率，配件、辦公用品等，需至少提前一周申請，生產需用小型 設備提前十五天報計劃，每周一、二遞交申請單，由采購部主管審核后安排采購。6.3如遇請購單型號不明確的，申請人可配合采購部人員外出采購。6.4如遇特殊情況采購人不能及時將所需物資采購到位的，采購人需通知申請人并通過0A書面通知。6.5采購物資需當月取得發(fā)票，支付預付款的須要求發(fā)票隨貨同行，或郵寄到公司。6.6采購人在ERP系統(tǒng)建立供應商檔案，完善供應商檔案信息（聯系人、傳真）。6.7采購物資取

12、得的發(fā)票與實際容相符，超越經營圍的不予報銷，過期、虛假發(fā)票不予報銷。6.8紙質采購合同傳遞到副總、財務部。7、采購流程申請人填制申請單-部門主管簽字-供應人員簽字一一副總簽字-保管ERP填制請購單-采購部主管審核請購單-供應人員采購、采購訂單一一貨到保管及驗收人驗收一一保管填制采購入庫單傳遞相關人員簽字一一傳遞供應人員一一供應人員依據發(fā)票、入庫單報賬供應人員填制付款申請單財務付款。8附則8.1本規(guī)定簽字后執(zhí)行。8.2本規(guī)定由公司財務部負責解釋。8.3當本規(guī)定出現重大不可執(zhí)行項時，可及時進行修改。附表生產需要采購申請表申請部門：申請日期:序號品名規(guī)格型號單位數量需用日期備注申請人：主任簽字：批準人:附表二物資比價報告單年 月曰比價容：序號供應商名稱聯系人報價情況產地備注最終供應商：記錄人:審核：批準：附表三生產物資到貨時間表序號產品名稱到貨周期序號產品名稱到貨周期1微晶蠟B5210天17硬脂酸鈣5天2微晶蠟1085天18PVC7004天3工業(yè)沉淀碳酸鈣5天19PVC10003天4微細活性鈣5天