如何做好EXCEL表格

1、品質(zhì)改變世界三一集團(tuán)20152015年泵送春節(jié)培訓(xùn)年泵送春節(jié)培訓(xùn)如何做好EXCEL表格 2 2目錄第二講 Excel使用技巧第一講 Excel簡(jiǎn)介第四講 Excel圖表制作第三講 Excel函數(shù)與公式 3 3目錄第二講 Excel使用技巧第一講 Excel簡(jiǎn)介第四講 Excel圖表制作第三講 Excel函數(shù)與公式 4 4Excel簡(jiǎn)介一、Excel界面Excel是微軟開(kāi)發(fā)的一套功能完整、操作簡(jiǎn)易的電子計(jì)算表軟體，提供豐富的函數(shù)及強(qiáng)大的圖表制作功能，有助于高效地建立與管理資料。功能區(qū)工作表編輯區(qū)功能頁(yè)次快速存取工具列顯示比列視圖布局工作表切換標(biāo)簽 5 5Excel簡(jiǎn)介二、認(rèn)識(shí)功能頁(yè)次Excel中

2、默認(rèn)功能操作分為8大頁(yè)次，包括文件、開(kāi)始、插入、頁(yè)面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱和視圖。各頁(yè)次中收錄相關(guān)的功能群組，方便使用者切換、選用。 6 6Excel簡(jiǎn)介1、文件功能頁(yè)次“文件”頁(yè)次，可以執(zhí)行與文件有關(guān)的命令，例如新建、打開(kāi)新文件、選項(xiàng)、權(quán)限、保存及傳送文件、打印等。 7 7Excel簡(jiǎn)介1、文件功能頁(yè)次保護(hù)工作簿功能：此工作薄是最終狀態(tài)，只讀，不能編輯此工作薄需要密碼才能打開(kāi)，打開(kāi)后，可編輯此工作表某些項(xiàng)不能編輯此工作薄結(jié)構(gòu)或窗口不能編輯可設(shè)置編輯權(quán)限，需要聯(lián)機(jī) 8 8Excel簡(jiǎn)介2、開(kāi)始功能頁(yè)次快速設(shè)置單元格格式常用字體格式、單元格邊框、拼音等設(shè)置對(duì)齊方式、文字方向、自動(dòng)換行、合并單元格

3、等設(shè)置粘貼選項(xiàng)、格式刷等設(shè)置條件格式、表格套用格式、單元格樣式設(shè)置插入/刪除單元格、行、列，單元格大小等設(shè)置求和、排序、篩選、查找等設(shè)置 9 9Excel簡(jiǎn)介3、插入功能頁(yè)次插入迷你圖、切片器、超鏈接等插入圖片、形狀、剪切畫(huà)、固定格式圖表等繪制柱形圖、折線圖、餅圖等各種類(lèi)型圖表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表/圖、插入表格等插入文本框、頁(yè)眉頁(yè)腳、藝術(shù)字、對(duì)象等插入公式、符號(hào) 1010Excel簡(jiǎn)介4、頁(yè)面布局功能頁(yè)次縮放打印的寬度、高度、縮放比例設(shè)置設(shè)置頁(yè)邊距、紙張方向、紙張大小、打印區(qū)域、背景等設(shè)置主題版式、顏色、字體、效果等網(wǎng)格線、標(biāo)題打印設(shè)置圖片的對(duì)齊、組合、旋轉(zhuǎn)等設(shè)置 1111Excel簡(jiǎn)介5、公式功能

4、頁(yè)次創(chuàng)建、編輯、刪除和查找工作薄中使用的名稱(chēng)，可在公式中使用這些名稱(chēng)替代單元格引用插入財(cái)務(wù)、邏輯、文本、數(shù)學(xué)等函數(shù)顯示公式、追蹤公式引用的單元格、錯(cuò)誤檢查、顯示監(jiān)視窗口等指定計(jì)算公式的條件、自動(dòng)或手動(dòng)等計(jì)算 1212Excel簡(jiǎn)介6、數(shù)據(jù)功能頁(yè)次刷新數(shù)據(jù)，顯示數(shù)據(jù)連接等從其它地方獲取數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)排序、篩選、高級(jí)篩選等將有規(guī)律的列分成多個(gè)單獨(dú)的列，刪除重復(fù)項(xiàng)、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性、下拉菜單、模擬分析等創(chuàng)建組、取消組合、分類(lèi)匯總等 1313Excel簡(jiǎn)介7、審閱功能頁(yè)次簡(jiǎn)繁字體轉(zhuǎn)換、翻譯等拼寫(xiě)檢查、信息檢索、同義詞庫(kù)等新建批注、批注顯示等保護(hù)工作表、共享工作薄、修訂、保護(hù)指定單元格等 1414Excel簡(jiǎn)介

5、8、視圖功能頁(yè)次顯示標(biāo)尺、編輯欄、網(wǎng)格線、標(biāo)題視圖選擇、自定義視圖、全屏顯示等顯示比列調(diào)整、縮放選定區(qū)域新建窗口、排列窗口、凍結(jié)窗格、拆分窗口、并排查看、同步滾動(dòng)窗口等設(shè)置宏操作：查看、錄制等 1515目錄第二講 Excel使用技巧第一講 Excel簡(jiǎn)介第四講 Excel圖表制作第三講 Excel函數(shù)與公式 1616Excel使用技巧1、設(shè)置Excel文件自動(dòng)恢復(fù)的保存位置當(dāng)運(yùn)行Excel時(shí)，出現(xiàn)意外情況，停止工作了，在Excel中可設(shè)置自動(dòng)保存，并設(shè)置自動(dòng)保存恢復(fù)的文件位置。選擇文件/選項(xiàng)，打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，然后在左側(cè)選擇“保存”選項(xiàng)，在右側(cè)界面的“自動(dòng)恢復(fù)文件位置”文本框中可以

6、看到恢復(fù)文件的默認(rèn)保存位置，此時(shí)在該文本框中可輸入常用文件夾路徑，保存到常用的文件夾中，方便查找。2、設(shè)置工作簿中默認(rèn)的工作表張數(shù)在工作中經(jīng)常使用的工作表一般在1-2張，其他的工作表用不上，為了讓工作界面看起來(lái)更加簡(jiǎn)潔，就需要設(shè)置工作薄中默認(rèn)的工作表張數(shù)。Excel工作簿默認(rèn)的工作表數(shù)量是3張，如在實(shí)際操作中用不到這么多或需要更多張的工作表，此時(shí)可選擇文件/選項(xiàng)組，打開(kāi)“Excel選項(xiàng)”對(duì)話框，選擇“常規(guī)”選項(xiàng)，在右側(cè)的“包含的工作表數(shù)”數(shù)值框中即可設(shè)置默認(rèn)工作表張數(shù)。 1717Excel使用技巧3、快速移動(dòng)/復(fù)制單元格快速移動(dòng)和復(fù)制單元格，能有效快速地替換單元格和復(fù)制相同的數(shù)據(jù)，同時(shí)也能提高

7、編輯速度。先選定單元格，然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，顯示 符號(hào)時(shí)，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置，然后釋放按鍵即可移動(dòng)。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl鍵。4、快速修改單元格次序修改單元格次序，能迅速調(diào)換不同單元格的次序，在有多類(lèi)數(shù)據(jù)的表格中運(yùn)用最為方便。選定單元格，按下Shift鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，顯示 符號(hào)時(shí)，進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。 1818Excel使用技巧5、凍結(jié)單元格首行或首列用戶在處理數(shù)據(jù)量較大的表格時(shí)能根據(jù)自己的需要固定表格

8、的某個(gè)區(qū)域，方便數(shù)據(jù)的查看與對(duì)比。選擇視圖/窗口組，單擊“凍結(jié)窗格”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“凍結(jié)首行”或“凍結(jié)首列”選項(xiàng)，可使用戶在滾動(dòng)工作表其他部分時(shí)保持首行或首列可見(jiàn)。6、凍結(jié)拆分的窗格為了方便固定和查看所需的單元格數(shù)據(jù)，可以運(yùn)用凍結(jié)拆分單元格來(lái)實(shí)現(xiàn)。根據(jù)自己的需要選擇凍結(jié)的單元格區(qū)域，選擇視圖/窗口組，單擊“凍結(jié)窗格”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“凍結(jié)拆分窗格”選項(xiàng)，系統(tǒng)自動(dòng)以被選擇的單元格為分界線，將工作表分為4個(gè)區(qū)域。 1919Excel使用技巧7、不打印出表格的背景顏色有時(shí)在打印表格時(shí)會(huì)連同表格的背景顏色一起打印出來(lái)，這時(shí)我們就可以通過(guò)設(shè)置不打印表格背景顏色。選擇頁(yè)面布局/

9、工作表選項(xiàng)組，單擊右下角的 按鈕，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，并選擇“工作表”選項(xiàng)卡。選中“打印”欄中的 復(fù)選框，單擊確認(rèn)即可。在“單色打印”下，字體顏色全部使用黑色打印，單元格底紋填充顏色不會(huì)被打印出來(lái)。8、將工作表的行號(hào)和列標(biāo)也打印出來(lái)有時(shí)在打印工作表時(shí)需要將行號(hào)和列標(biāo)也顯示出來(lái)，我們就可以設(shè)置將行號(hào)和列標(biāo)一并打印出來(lái)。打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，選擇“工作表”選項(xiàng)卡，在“打印”欄選中 復(fù)選框，然后單擊確定按鈕，再進(jìn)行打印時(shí)便可打印輸出行號(hào)和列標(biāo)。 2020Excel使用技巧9、讓粘貼數(shù)據(jù)隨源數(shù)據(jù)自動(dòng)更新在編輯表格數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)修改一些統(tǒng)一性數(shù)據(jù)時(shí)，全部修改非常麻煩，這時(shí)只需利用“粘貼連接”功能來(lái)粘

10、貼修改數(shù)據(jù)。復(fù)制需要的數(shù)據(jù)，選擇需要粘貼的單元格后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇選擇性粘貼/粘貼鏈接命令。可適用于在Excel之間、外部文件中的數(shù)據(jù)粘貼，使復(fù)制的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)源之間保持關(guān)聯(lián)粘貼，讓粘貼的數(shù)據(jù)始終跟隨數(shù)據(jù)源進(jìn)行自動(dòng)更新。10、用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，這時(shí)可以設(shè)置下拉列表實(shí)現(xiàn)輸入操作。選擇單元格，選擇數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)工具組，單擊“數(shù)據(jù)有效性”按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇“數(shù)據(jù)有效性/設(shè)置”，在“有效性條件”的“允許”下拉列表框中選擇“序列”，在“來(lái)源”文本框中輸入如“泵車(chē)、拖泵、車(chē)載泵”等，單擊確認(rèn)即可。 2121Excel使用技巧11、繪制平直直線在繪制平直

11、直線時(shí)，可以運(yùn)用快捷鍵來(lái)快速繪制。在Excel繪制直線時(shí)，按Shift鍵，則繪制出來(lái)的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。12、將圖表另存為圖片文件將圖表另存為文件，可以使圖表能應(yīng)用更多的格式進(jìn)行編輯。打開(kāi)“另存為”對(duì)話框，在“保存類(lèi)型”下拉列表框中選擇“網(wǎng)頁(yè)（*.htm，*.html）”選項(xiàng)，然后單擊保存，之后在保存位置打開(kāi)工作簿生成的文件夾，打開(kāi)該文件夾（后綴名為.files），在其中便可找到圖表對(duì)應(yīng)的圖片（后綴名為.png）。 2222Excel使用技巧常用快捷鍵說(shuō)明Ctrl+Shift+(取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的行。Ctrl+Shift

12、+&將外框應(yīng)用于選定單元格。Ctrl+Shift_從選定單元格刪除外框。Ctrl+Shift+:輸入當(dāng)前時(shí)間。Ctrl+;輸入當(dāng)前日期Ctrl+1顯示“單元格格式”對(duì)話框。Ctrl+Y重復(fù)上一個(gè)命令或操作（如有可能）。Ctrl+Z使用“撤消”命令來(lái)撤消上一個(gè)命令或刪除最后鍵入的內(nèi)容。Alt+Enter 可在同一單元格中另起一個(gè)新行。Ctrl+9隱藏選定的行。Ctrl+0隱藏選定的列。Ctrl+Alt+V 顯示“選擇性粘貼”對(duì)話框。Ctrl+N新建工作薄Ctrl+O打開(kāi)工作薄 2323Excel使用技巧案例1 工資條打印 具體的操作方法如下： Step1：添加“輔助列”列。在單元格E2-

13、E4中輸入等差序列1、3、5；Step2：復(fù)制表頭到單元格區(qū)域A5：D7中，并在單元格E5-E7中輸入等差序列2、4、6；Step3：在E8-E10中輸入等差序列3、5、7；Step4：將“輔助列”按降序排列即可。 2424目錄第二講 Excel使用技巧第一講 Excel簡(jiǎn)介第四講 Excel圖表制作第三講 Excel函數(shù)與公式 2525Excel函數(shù)與公式一、Excel常用函數(shù)函數(shù)：是預(yù)定義的公式，通過(guò)使用一些參數(shù)的特定值來(lái)按特定的順序和結(jié)構(gòu)執(zhí)行計(jì)算。函數(shù)的使用方式=函數(shù)名稱(chēng)（參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3)函數(shù)的嵌套特性一個(gè)函數(shù)可以引用其他函數(shù)的結(jié)果作為參數(shù)Excel最多支持七層嵌套函數(shù)常用函數(shù)有

14、：IFANDORMID LEFT RIGHT財(cái)務(wù)函數(shù) 2626Excel函數(shù)與公式1、IF函數(shù)如果指定條件的計(jì)算結(jié)果為 TRUE，IF 函數(shù)將返回某個(gè)值；如果該條件的計(jì)算結(jié)果為 FALSE，則返回另一個(gè)值。例如，如果 A1大于10，公式 =IF(A110,大于10,不大于10) 將返回“大于10”，如果 A1小于等于10，則返回“不大于10”。IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) 條件為真 條件為假 2727Excel函數(shù)與公式2、AND/OR函數(shù)AND函數(shù)所有參數(shù)的計(jì)算結(jié)果為 TRUE 時(shí)，返回 TRUE；只要有一個(gè)參數(shù)的計(jì)算結(jié)果為

15、FALSE，即返回 FALSE。AND(logical1, logical2, .)OR函數(shù)在其參數(shù)組中，任何一個(gè)參數(shù)邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE；任何一個(gè)參數(shù)的邏輯值為 FALSE，即返回 FALSE。OR(logical1, logical2, .) 2828Excel函數(shù)與公式3、MID LEFT RIGHT函數(shù)MID 返回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的特定數(shù)目的字符，該數(shù)目由用戶指定。MID(text, start_num, num_chars)LEFT 根據(jù)所指定的字符數(shù)，返回字符串中第一個(gè)字符或前幾個(gè)字符。LEFT(text, num_chars)RIGHT 根據(jù)所指定的字符

16、數(shù)返回文本字符串中最后一個(gè)或多個(gè)字符。RIGHT(text,num_chars) 2929Excel函數(shù)與公式4、財(cái)務(wù)函數(shù)PMT：基于固定利率及等額分期付款方式，返回貸款的每期付款額。FV：基于固定利率及等額分期付款方式，返回某項(xiàng)投資的未來(lái)值。PV：返回投資的現(xiàn)值。現(xiàn)值為一系列未來(lái)付款的當(dāng)前值的累積和。NEPR：基于固定利率及等額分期付款方式，返回某項(xiàng)投資的總期數(shù)。RATE：返回年金的各期利率。TYPE ：數(shù)字 0 或 1，用以指定各期的付款時(shí)間是在期初還是期末。PMT(rate, nper, pv, fv, type) 3030Excel函數(shù)與公式二、Excel常用公式公式：是可以進(jìn)行以下操

17、作的方程式：執(zhí)行計(jì)算、返回信息、操作其他單元格的內(nèi)容、測(cè)試條件等等。公式始終以等號(hào) (=) 開(kāi)頭。工作表中可輸入的公式類(lèi)型：=5+2*3 將 5 加到 2 與 3 的乘積中。=A1+A2+A3 將單元格 A1、A2 和 A3 中的值相加。=SQRT(A1) 使用 SQRT 函數(shù)返回 A1 中值的平方根。=TODAY() 返回當(dāng)前日期。=UPPER(hello) 使用 UPPER 工作表函數(shù)將文本“hello”轉(zhuǎn)換為“HELLO”。=IF(A10) 測(cè)試單元格 A1，確定它是否包含大于 0 值。 3131Excel函數(shù)與公式二、Excel常用公式公式的組成：包含下列部分內(nèi)容或全部?jī)?nèi)容：函數(shù) 、引

18、用和常量 。函數(shù)：PI() 函數(shù)返回值 PI：3.14159.引用：A2 返回單元格 A2 中的值。常量：直接輸入公式中的數(shù)字或文本值，如 2。運(yùn)算符：（脫字號(hào)）運(yùn)算符運(yùn)表示數(shù)字的乘方，而 *（星號(hào)）運(yùn)算符表示數(shù)字的乘積。 3232目錄第二講 Excel使用技巧第一講 Excel簡(jiǎn)介第四講 Excel圖表制作第三講 Excel函數(shù)與公式 3333Excel圖表制作一、Excel常用圖表圖表用于以圖形形式顯示數(shù)值數(shù)據(jù)系列，使您更容易理解大量數(shù)據(jù)以及不同數(shù)據(jù)系列之間的關(guān)系。 3434Excel圖表制作一、Excel常用圖表（1）柱狀圖使用最普遍的圖表類(lèi)型，用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或說(shuō)明各項(xiàng)之間

19、的比較情況。例如各品牌泵車(chē)在第一季每個(gè)月的銷(xiāo)量： 3535Excel圖表制作一、Excel常用圖表（2）折線圖可以顯示隨時(shí)間而變化的連續(xù)數(shù)據(jù)（根據(jù)常用比例設(shè)置），因此非常適用于顯示在相等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的趨勢(shì)。例如各品牌泵車(chē)在第一季每個(gè)月的銷(xiāo)量走勢(shì)： 3636Excel圖表制作一、Excel常用圖表（3）餅圖只能有一組數(shù)列數(shù)據(jù)，每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)都有唯一的色彩，餅圖適合用來(lái)表現(xiàn)各個(gè)項(xiàng)目在全體數(shù)據(jù)中所占的比率。例如各品牌泵車(chē)在第一季每個(gè)月的銷(xiāo)量占比： 3737Excel圖表制作一、Excel常用圖表（4）條形圖可以顯示每個(gè)項(xiàng)目之間的比較情形，Y軸表示類(lèi)別項(xiàng)目，X軸表示值，條形圖主要是強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)目之間的比較，

20、不強(qiáng)調(diào)時(shí)間。例如各品牌泵車(chē)在1月的銷(xiāo)量排名： 3838Excel圖表制作一、Excel常用圖表（5）面積圖面積圖強(qiáng)調(diào)數(shù)量隨時(shí)間而變化的程度，也可用于引起人們對(duì)總值趨勢(shì)的注意。例如各品牌泵車(chē)在第一季銷(xiāo)量分布： 3939Excel圖表制作一、Excel常用圖表（6）散點(diǎn)圖顯示若干數(shù)據(jù)系列中各數(shù)值之間的關(guān)系，或者將兩組數(shù)字繪制為 xy 坐標(biāo)的一個(gè)系列。例如冰熱兩種飲料會(huì)隨著氣溫變化而影響銷(xiāo)售量，氣溫越高，冷飲的銷(xiāo)量越好： 4040Excel圖表制作一、Excel常用圖表（7）股價(jià)圖通常用來(lái)顯示股價(jià)的波動(dòng)。創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的成交量-開(kāi)盤(pán)-盤(pán)高-盤(pán)低-收盤(pán)股價(jià)圖，應(yīng)根據(jù)按成交量、開(kāi)盤(pán)、盤(pán)高、盤(pán)低和收盤(pán)次序輸

21、入的列標(biāo)題來(lái)排列數(shù)據(jù)。 4141Excel圖表制作一、Excel常用圖表（8）曲面圖主要是以平面顯示數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，用不同的顏色和圖案表示在同一數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的區(qū)域，當(dāng)類(lèi)別和數(shù)據(jù)系列都是數(shù)值時(shí)，可以使用曲面圖。例如 4242Excel圖表制作一、Excel常用圖表（9）圓環(huán)圖像餅圖一樣，圓環(huán)圖顯示各個(gè)部分與整體之間的關(guān)系，但是它可以包含多個(gè)數(shù)據(jù)系列數(shù)據(jù)系列。例如各品牌泵車(chē)在第一季每月銷(xiāo)量占比： 4343Excel圖表制作一、Excel常用圖表（10）氣泡圖和散布圖類(lèi)似，不過(guò)氣泡圖是比較3組數(shù)值，水平軸的數(shù)值（X軸）在第一欄中，而對(duì)應(yīng)的垂直軸數(shù)值（Y軸）及氣泡大小值則列在相鄰的欄中。例如各米段本車(chē)銷(xiāo)售情況，X軸代表臂架長(zhǎng)度，Y軸代表銷(xiāo)量，而氣泡的大小則是市場(chǎng)份額。 4444Excel圖表制作一、Excel常用圖表（11）雷達(dá)圖可以用來(lái)做多個(gè)維度數(shù)據(jù)的比較。例如，我們可以雷達(dá)圖來(lái)了解泵車(chē)各廠家的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。 4545Excel圖表制作二、Excel數(shù)據(jù)透視表一種可以動(dòng)態(tài)地改變版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)表格。對(duì)于匯總、分析、瀏覽和呈現(xiàn)匯總數(shù)據(jù)非常有用。源數(shù)據(jù)一定是要規(guī)則清