南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[用戶需求說(shuō)明書]

1、南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶需求說(shuō)明書編制人員：楊紅兵編制部門：產(chǎn)品中心金智教育南京農(nóng)業(yè)大學(xué)簽字：日期：簽字：日期：項(xiàng)目名稱：南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件名稱：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶需求說(shuō)明書目 錄1引言11.1編寫目的11.2文檔書寫約定11.3術(shù)語(yǔ)定義12辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能需求12.1系統(tǒng)總體目標(biāo)12.2系統(tǒng)框架22.3公文處理22.3.1發(fā)文管理22.3.2收文管理（校外來(lái)文）42.3.3請(qǐng)示報(bào)告62.3.4督辦管理72.4日常事務(wù)82.4.1會(huì)議管理82.4.1.1會(huì)議的創(chuàng)建與發(fā)布82.4.1.2與會(huì)人反饋是否參會(huì)82.4.1.3到會(huì)情況匯總統(tǒng)計(jì)92.4.1.4會(huì)議紀(jì)要92.4.2接待

2、管理92.5個(gè)人辦公92.5.1待辦事宜92.5.2常用意見102.5.3個(gè)人配置102.6系統(tǒng)管理112.6.1用戶管理112.6.2部門管理112.6.3群組管理112.6.4角色管理112.6.5權(quán)限分配112.6.6模塊管理122.6.7模板管理122.6.8數(shù)據(jù)字典122.6.9系統(tǒng)日志122.6.10流程定義122.7非功能性需求132.7.1檔案接口132.7.2短信接口132.7.3與身份認(rèn)證系統(tǒng)的對(duì)接132.7.4與信息門戶系統(tǒng)的對(duì)接132.7.5性能132.7.6安全14版權(quán)所有 © 江蘇金智教育信息技術(shù)有限公司，保留所有權(quán)利。 II1 引言1.1 編寫目的本功能

3、說(shuō)明書描述了南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的功能需求。主要依據(jù)是南京農(nóng)業(yè)大學(xué)兩辦的辦公業(yè)務(wù)需求，主要目的是整理用戶的業(yè)務(wù)描述并使之確定化，提供由南京農(nóng)業(yè)大學(xué)和金智教育信息技術(shù)有限公司雙方共同確定的開發(fā)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求目標(biāo)，并對(duì)所實(shí)現(xiàn)的軟件功能做全面的規(guī)格描述，以便進(jìn)行下一步的設(shè)計(jì)工作。同時(shí)，在用戶業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)需求分析和數(shù)據(jù)整理，以向整個(gè)開發(fā)期提供關(guān)于南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的技術(shù)信息和整體描述，成為軟件開發(fā)的技術(shù)基礎(chǔ)，也作為系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)及測(cè)試、驗(yàn)收依據(jù)。本說(shuō)明書將作為系統(tǒng)測(cè)試的基本依據(jù)和系統(tǒng)驗(yàn)收的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。本說(shuō)明書同時(shí)提供給用戶和設(shè)計(jì)開發(fā)人員及相關(guān)測(cè)試人員，經(jīng)

4、雙方協(xié)商后定稿。1.2 文檔書寫約定OA為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)1.3 術(shù)語(yǔ)定義無(wú)2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能需求2.1 系統(tǒng)總體目標(biāo)本系統(tǒng)以南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公信息的采集和處理為中心，覆蓋學(xué)校兩辦日常行政辦公各個(gè)方面，通過(guò)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)存儲(chǔ)、處理和發(fā)布學(xué)校辦公信息，從而使學(xué)校日常辦公實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。2.2 系統(tǒng)框架通過(guò)對(duì)南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公環(huán)境和業(yè)務(wù)流程的分析，我們提出南京農(nóng)業(yè)大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求，OA的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要包含內(nèi)容為：公文管理（發(fā)文管理、收文管理、請(qǐng)示報(bào)告、督辦管理）；日常事務(wù)（會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議管理、接待管理）；個(gè)人辦公（待辦事宜、常用意見

5、、個(gè)人配置）；系統(tǒng)管理（用戶管理、部門管理、群組管理、角色管理、權(quán)限分配、模塊管理、模板管理、數(shù)據(jù)字典、系統(tǒng)日志），下面分別詳細(xì)描述。2.3 公文處理2.3.1 發(fā)文管理實(shí)現(xiàn)發(fā)文的網(wǎng)上擬稿、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、跨部門會(huì)簽、審稿、簽發(fā)、編號(hào)、成文、用印、校對(duì)、發(fā)布、歸檔等功能，其中管理員用戶可以定制文件流轉(zhuǎn)過(guò)程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔傳遞過(guò)程中有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。發(fā)文表單的字段有：標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、緩急（一般、緊急、加急）、主送、抄送、抄報(bào)、擬稿部門、擬稿人、擬稿日期、標(biāo)題、主題詞、附件、文件日期、簽發(fā)人等

6、。發(fā)文管理的功能組成如下：n 痕跡保留：通過(guò)保留WORD文檔的修訂痕跡來(lái)實(shí)現(xiàn)區(qū)別不同人員的修改。n 發(fā)文擬稿：由擬稿人選擇公文流轉(zhuǎn)類型編寫并填寫相關(guān)的文稿信息；同時(shí)按照預(yù)先定義的流程進(jìn)行發(fā)送。n 部門審核：審稿人員審核并提出意見，修改文稿并保留修改痕跡。n 發(fā)文會(huì)簽：由部門秘書發(fā)給是相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽并提出修改意見，修改文稿并保留修改痕跡。n 辦公室審稿：審稿人員審核并提出意見，修改文稿并保留修改痕跡。n 發(fā)文簽發(fā)：擬稿部門秘書將文件送給會(huì)簽部門電子公文秘書，再由相應(yīng)會(huì)簽部門電子公文秘書將文件送給本部門領(lǐng)導(dǎo)審簽。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)填寫部門會(huì)簽意見，修改文稿并保留修改痕跡。n 文件發(fā)送：將文件發(fā)送到各部

7、門相關(guān)人員。n 意見查閱：只要流轉(zhuǎn)過(guò)程中用戶都可以查閱文件處理過(guò)程中別人簽署的意見。n 文件查詢：通過(guò)各種條件組合，實(shí)現(xiàn)查詢。n 流程跟蹤：自動(dòng)跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，經(jīng)手人，執(zhí)行的操作，將要執(zhí)行的操作。n 發(fā)文傳閱：校級(jí)秘書可以將文件傳閱給校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門電子公文秘書，各部門電子公文秘書可以將收到的發(fā)文傳閱給本部門的相關(guān)人員。n 自動(dòng)編號(hào)：文件每年度按機(jī)關(guān)代字的流水自動(dòng)進(jìn)行編號(hào)，其中機(jī)關(guān)代字，系統(tǒng)提供可以維護(hù)功能。各部門的機(jī)關(guān)代字與各部門綁定，發(fā)文編號(hào)在各部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后由各部門電子公文秘書完成，各部門只能按自己部門的機(jī)關(guān)代字進(jìn)行編號(hào)。n 電子簽章：流程

8、中有用印權(quán)限的人員可以在正文（Word）文件加蓋電子印章的功能。加蓋電子印章的Word文件不可再修改。如實(shí)在要修改，需要將文件撤消印章后才可再修改。修改完后再重新加蓋電子印章。n 模板定義：管理員可自定義各類公文的紅頭模板，包括文件內(nèi)容格式和排版格式。模板制作使用Word文檔，方便易用。n 發(fā)文登記簿：對(duì)于辦理完成的文件，系統(tǒng)提供發(fā)文登記簿方便統(tǒng)計(jì)查詢。n 流程收回：供發(fā)送人收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)文，避免由于接收人外出或有事的情況下延誤發(fā)文過(guò)程。收回功能必須在提交的下一步處理人未將文件提交至下一環(huán)節(jié)時(shí)才可以使用。n 流程跟蹤：自動(dòng)跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，經(jīng)手人，執(zhí)

9、行的操作，將要執(zhí)行的操作。n 流程催辦：流程管理員可以查看到所有在辦的文件狀態(tài)，流程管理員可以手工對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行催辦。每催辦一次，當(dāng)前處理人會(huì)收到收到一條待辦事宜提醒，并且待辦事宜標(biāo)題前會(huì)有“催辦”的字樣。n 文件轉(zhuǎn)辦：如果文件的當(dāng)前處理人由于出差、休假等原因，不能及時(shí)處理待辦公文（事先未作授權(quán)），為了保障整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)暢通，流程管理員可以文件轉(zhuǎn)給其他人處理。n 流程定義：管理員可以對(duì)流程進(jìn)行定義，可自己多個(gè)發(fā)文流程，如行政發(fā)文、黨委發(fā)文等?？啥x單獨(dú)每個(gè)流程的發(fā)啟權(quán)限、流程的管理監(jiān)控權(quán)限、流程的默認(rèn)查看權(quán)限等。學(xué)校發(fā)文流程圖如下圖：部門發(fā)文流程圖如下圖：工學(xué)院流程單獨(dú)定制2.3.2 收文管理

10、（校外來(lái)文）收文管理主要對(duì)學(xué)校收到的外來(lái)文件進(jìn)行收文校辦登記、主任擬辦、校領(lǐng)導(dǎo)閱批、下發(fā)、歸檔、查詢等功能。用戶在登記收文的時(shí)候，首先需將紙質(zhì)文件掃描。用戶流程可以自行定義，文件按系統(tǒng)設(shè)置好的流程正常流轉(zhuǎn)。用戶可以查看、打印文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程記錄（包括辦文的通知時(shí)間、辦理時(shí)間、辦理結(jié)果、意見、以及領(lǐng)導(dǎo)批示意見等）；并對(duì)文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；主辦和協(xié)辦部門在網(wǎng)上的填寫意見；同時(shí)系統(tǒng)對(duì)于文件的權(quán)限有嚴(yán)格的限制。收文管理的主要功能組成如下：n 收文登記：機(jī)要員進(jìn)行收文基本信息和內(nèi)容的錄入。對(duì)于接收到的文字材料，可以通過(guò)掃描儀先掃描成電子格式（PDF格式），然后通過(guò)文件引入的方式引入到系統(tǒng)中。登記內(nèi)容包括文件

11、標(biāo)題、主題詞、來(lái)文單位（可選）、來(lái)文字號(hào)、份數(shù)、收文類別（可選）、收文號(hào)（格式為：校收年份+流水+號(hào)）、來(lái)文日期、收文日期、登記人、辦理期限、緊急程度（可選：選項(xiàng)有“一般”、“緊急”、“加急”）、來(lái)文原文、備注。其中收文日期、登記人系統(tǒng)自動(dòng)生成登記人員可以再進(jìn)行修改；緩急提供選擇功能，選擇項(xiàng)為一般、急件、特急；n 收文編號(hào)：編號(hào)規(guī)則為按收文類類別年度流水、系統(tǒng)提供收文自動(dòng)編號(hào)功能；n 收文擬辦：由擬辦的負(fù)責(zé)人填寫或選擇擬辦意見。n 收文辦理：供主辦部門和協(xié)辦部門相關(guān)人員填寫辦理意見。主辦部門由校級(jí)秘書通過(guò)流程“提交”操作將文件送達(dá)，主辦部門必須反饋辦理情況流程才能繼續(xù)下一環(huán)節(jié)。協(xié)辦部門由校級(jí)秘

12、書通過(guò)“傳閱”操作將文件送達(dá)相關(guān)部門電子公文秘書，部門電子公文秘書可將文件進(jìn)行“二次傳閱”，“二次傳閱”只能傳閱給本部門內(nèi)的用戶。協(xié)辦部門也可能填寫意見或辦理情況。n 收文登記簿：對(duì)于完成收文登記的文件，系統(tǒng)提供收文登記簿方便統(tǒng)計(jì)查詢。n 文件轉(zhuǎn)辦：辦理過(guò)程中模塊管理員有督辦和催辦功能，并可更改受理人；n 收文傳閱：接收人可以將收到的收文傳閱給本部門的相關(guān)人員。n 文件查詢：通過(guò)收文日期、來(lái)文日期、原文文號(hào)、收文字號(hào)、文件標(biāo)題、來(lái)文機(jī)關(guān)字段、文件日期等各種條件組合，檢索出符合條件的收文。n 流程收回：供發(fā)送人收回已經(jīng)發(fā)送的發(fā)文，避免由于接收人外出或有事的情況下延誤發(fā)文過(guò)程。收回功能必須在提交的

13、下一步處理人未將文件提交至下一環(huán)節(jié)時(shí)才可以使用。n 流程跟蹤：自動(dòng)跟蹤并顯示文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程，可以查看流轉(zhuǎn)的情況，文件流轉(zhuǎn)時(shí)間，經(jīng)手人，執(zhí)行的操作，將要執(zhí)行的操作。n 流程催辦：流程管理員可以查看到所有在辦的文件狀態(tài)，流程管理員可以手工對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行催辦。每催辦一次，當(dāng)前處理人會(huì)收到收到一條待辦事宜提醒，并且待辦事宜標(biāo)題前會(huì)有“催辦”的字樣。n 文件轉(zhuǎn)辦：如果文件的當(dāng)前處理人由于出差、休假等原因，不能及時(shí)處理待辦公文（事先未作授權(quán)），為了保障整個(gè)流程的流轉(zhuǎn)暢通，流程管理員可以文件轉(zhuǎn)給其他人處理。n 流程定義：管理員可以對(duì)流程進(jìn)行定義，可定義流程的發(fā)啟權(quán)限、流程的管理監(jiān)控權(quán)限、流程的默認(rèn)查看權(quán)限等

14、。目前已定義了收文流程。收文流程如下圖：2.3.3 請(qǐng)示報(bào)告校內(nèi)請(qǐng)示是學(xué)校內(nèi)部各部門向校辦或向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作的一種方式。該系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)請(qǐng)示的網(wǎng)上起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、會(huì)簽、校辦主任審核（擬辦）、校領(lǐng)導(dǎo)批示、部門辦理、歸檔、統(tǒng)計(jì)查詢等功能。用戶可以定制文件流轉(zhuǎn)過(guò)程，系統(tǒng)按照預(yù)先定義的工作流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)；系統(tǒng)提供嚴(yán)密的授權(quán)管理，保證文件不被未授權(quán)人處理和查看，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔傳遞過(guò)程中有效的實(shí)時(shí)監(jiān)控，保證文件網(wǎng)上流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確。校內(nèi)請(qǐng)示表單的字段有：標(biāo)題、事由、申請(qǐng)人、申請(qǐng)部門、聯(lián)系方式、部門編號(hào)、學(xué)校編號(hào)、主辦部門、備注、附件等。校內(nèi)請(qǐng)示流程如下圖：2.3.4 督辦管理實(shí)現(xiàn)督辦單制作、通知、跟蹤、人工催辦、承辦

15、人承辦、督辦結(jié)果反饋、統(tǒng)計(jì)查詢等功能。督辦流程可自行定義，督辦單按設(shè)置好的流程正常流轉(zhuǎn)。督辦人員可以查看、打印督辦單流轉(zhuǎn)過(guò)程記錄，對(duì)未按時(shí)完成事項(xiàng)進(jìn)行催辦單。督辦管理表單字段如下：制發(fā)日期、完成時(shí)限、標(biāo)題、文件編號(hào)、會(huì)辦時(shí)間、負(fù)責(zé)部門、督辦人、聯(lián)系電話、電子郵箱、督辦類別（閱知、跟蹤反饋、其他）、附件、督辦事由、辦理情況（需要加填寫提示，若完成請(qǐng)寫明完成情況、若未完成請(qǐng)寫明進(jìn)展情況和仍需解決的問(wèn)題）督辦管理的功能組成如下：n 督辦流程可自行定義，督辦單按設(shè)置好的流程正常流轉(zhuǎn)。n 督辦人員可以查看、打印督辦單流轉(zhuǎn)過(guò)程記錄，對(duì)未按時(shí)完成事項(xiàng)，制發(fā)催辦單。n 請(qǐng)示登記簿：對(duì)于所有的請(qǐng)示報(bào)告文件，系統(tǒng)

16、提供請(qǐng)示登記簿方便統(tǒng)計(jì)查詢。n 督辦單由辦公室工作人員登記發(fā)起。督辦流程描述如下：辦公室工作人員登記督辦單后，發(fā)送給辦公室領(lǐng)導(dǎo)，辦公室領(lǐng)導(dǎo)同意后發(fā)送至辦公室督查科，辦公室督查科再分發(fā)到具體辦理部門，部門辦理結(jié)束將結(jié)果反饋至督查科，督查科反饋至辦公室領(lǐng)導(dǎo)要按程序和要求報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)。督辦管理流程如下：2.4 日常事務(wù)2.4.1 會(huì)議管理會(huì)議管理包括會(huì)議的創(chuàng)建與發(fā)布、與會(huì)人反饋是否參會(huì)、以及實(shí)際到會(huì)情況的匯總統(tǒng)計(jì)。2.4.1.1 會(huì)議的創(chuàng)建與發(fā)布黨辦和校辦指定專人創(chuàng)建會(huì)議，會(huì)議信息內(nèi)容包括：會(huì)議標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、備注、與會(huì)人、抄送等。會(huì)議發(fā)布后，與會(huì)人和抄送對(duì)象會(huì)收到會(huì)議提醒。與會(huì)人是指實(shí)際要

17、參會(huì)的人員，抄送對(duì)象主要是讓他們提醒本部門內(nèi)的與會(huì)人員。2.4.1.2 與會(huì)人反饋是否參會(huì)與會(huì)人收到會(huì)議通知后，如果不能參加會(huì)議，則需要提出請(qǐng)假并說(shuō)明原因。如果無(wú)請(qǐng)假反饋，則默認(rèn)認(rèn)為與會(huì)人承諾正常到會(huì)。不能參加會(huì)議時(shí)，請(qǐng)假申請(qǐng)發(fā)給黨辦和校辦指定的人審批，審批同意請(qǐng)假，則不參會(huì)不計(jì)考核。不同意請(qǐng)假，則與會(huì)人還得正常到會(huì)。2.4.1.3 到會(huì)情況匯總統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議的安排和請(qǐng)假情況生成簽到表供打印。會(huì)議結(jié)束后，黨辦、校辦根據(jù)簽到情況，錄入簽到數(shù)據(jù)到系統(tǒng)，由系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出缺席數(shù)據(jù)。2.4.1.4 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要用于會(huì)議召開后，由會(huì)議室秘書把整理后發(fā)會(huì)議紀(jì)要登記分發(fā)給相關(guān)人員，以便進(jìn)行告知落實(shí)執(zhí)行。會(huì)議

18、紀(jì)要的內(nèi)容包括：紀(jì)要類型（黨委會(huì)議、校長(zhǎng)辦會(huì)會(huì)議、其他）、標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、列席人員、主持人、記錄人、主要內(nèi)容、簽發(fā)人、正文（以附件的形式提供）。2.4.2 接待管理 接待任務(wù)的指派、接待方案的提出、接待過(guò)程的落實(shí)與反饋等過(guò)程流程化的管理。 也可以由校辦指定專人對(duì)學(xué)校日常接待事務(wù)進(jìn)行臺(tái)帳的登記。登記的內(nèi)容主要有標(biāo)題、事由、時(shí)間、來(lái)賓姓名、來(lái)賓單位、來(lái)賓人數(shù)、接待人、接待費(fèi)用、備注等。2.5 個(gè)人辦公2.5.1 待辦事宜用于集中管理個(gè)人所有的待辦工作。待辦事宜可作為公文管理、日常事務(wù)等子系統(tǒng)的統(tǒng)一入口。對(duì)于有明確流程的任務(wù)，處理完后自動(dòng)從待辦事宜中去除，放到已辦事宜中，對(duì)于那些沒(méi)有流程

19、的任務(wù)，由用戶自己確定是否處理完畢。如果有新的待辦事宜，系統(tǒng)給予文字、聲音和圖標(biāo)提示。傳統(tǒng)的工作方式下，辦公人員在事務(wù)處理過(guò)程中，很難詳細(xì)地掌握自己應(yīng)該處理的事務(wù)的數(shù)量、內(nèi)容、緊急程度和處理情況，而作為整個(gè)辦公事務(wù)流程的一個(gè)環(huán)節(jié)，如果處理不及時(shí)或不當(dāng)，會(huì)直接影響整個(gè)工作進(jìn)程和工作效率。因此，每位辦公人員都非常希望有一位“秘書”將各種待辦公文分門別類地整理出來(lái)，辦公人員按照文件內(nèi)容、緊急程度、優(yōu)先等級(jí)閱讀和處理文件，處理完畢的公文由“秘書”交下一部門或辦公人員處理，如果在辦公處理過(guò)程中有新的辦公事務(wù)遞交過(guò)來(lái)，“秘書”會(huì)馬上給予提示。辦公人員日常事務(wù)處理概括為兩大類。一類是自己主動(dòng)開始辦理的事務(wù)，

20、如公文的起草、信息查詢，稱為主動(dòng)辦理類事務(wù)；另一類來(lái)自于其他人員和部門需要您辦理的事務(wù)，如審批、會(huì)簽、批示等，這類事務(wù)稱為被催、督辦類事務(wù)。一般情況下，日常處理的工作大多數(shù)為被催、督辦類事務(wù)。系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，我們將這類事務(wù)的處理統(tǒng)一歸納到專門設(shè)計(jì)的待辦事宜功能中進(jìn)行。工作授權(quán)：當(dāng)用戶因公務(wù)出差或其他原因不能辦理自己的公務(wù)時(shí)，可以授權(quán)其他人臨時(shí)辦理自己必須及時(shí)處理的事務(wù)。2.5.2 常用意見n 每個(gè)用戶可以在些模塊中維護(hù)自己在審批過(guò)程中的個(gè)人常用意見，以便填寫意見時(shí)選擇用。2.6 系統(tǒng)管理2.6.1 用戶管理系統(tǒng)用戶的注冊(cè)、注銷、基本信息維護(hù)。支持用戶批量信息導(dǎo)入注冊(cè)。2.6.2 部門管理部門劃

21、分、用戶所屬部門分配。支持多級(jí)部門嵌套一個(gè)用戶可以同時(shí)兼職多個(gè)部門每個(gè)部門可以指定專人維護(hù)本部門的組織人員信息。2.6.3 群組管理群組劃分、用戶所屬群組分配。ü 支持多級(jí)群組嵌套ü 一個(gè)用戶可以屬于多個(gè)群組2.6.4 角色管理角色劃分、用戶所屬角色分配。ü 支持多級(jí)角色嵌套ü 一個(gè)用戶可以屬于多個(gè)角色2.6.5 權(quán)限分配指定系統(tǒng)管理員和和各模塊級(jí)管理員。ü 本工作由系統(tǒng)管理員擔(dān)任。ü 權(quán)限設(shè)定是基于Lotus Domino數(shù)據(jù)庫(kù)管理權(quán)限。2.6.6 模塊管理定制系統(tǒng)的模塊相關(guān)信息，如模塊名稱、模塊所屬分類劃分、排列順序、啟用/禁用。2.6.7 模板管理發(fā)文管理中用到的文書模板管理。ü 可以設(shè)定多個(gè)文書模板。ü 模板文件以Word格式存儲(chǔ)。2.6.8 數(shù)據(jù)字典系統(tǒng)用到的相關(guān)關(guān)鍵字（數(shù)據(jù)字典）的內(nèi)容維護(hù)。2.6.9 系統(tǒng)日志對(duì)各用戶登錄系統(tǒng)的情況，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄，日后可以進(jìn)行查詢和追溯。2.6.10 流程定義 通過(guò)WorkflowDesigner工作流自定義工具可以完成系統(tǒng)所用到的各個(gè)流程的自定義設(shè)定?？梢灾付鞒痰母骷?jí)審批步驟，每個(gè)步驟的審批人員，審批權(quán)限，并且可以設(shè)定會(huì)簽（又可分有順序會(huì)簽與無(wú)順序會(huì)簽），