倉庫管理缺失點

1、存在問題具體表現(xiàn)手續(xù)缺失、 不完備辦理入庫、 領料手續(xù)不 和時工作不銜接1、財務入 賬困難；2、財務核 算數(shù)據(jù)不真實；3、財務賬 實嚴重不符；4、賬實無 法核對；1、財務入 賬數(shù)據(jù)不準 確；2、財務核 算數(shù)據(jù)不真 實；3、造成賬 實不符；1、財務入 賬數(shù)據(jù)不準 確；2、財務核 算數(shù)據(jù)不真 實；3、財務核我總結了問題，對出現(xiàn)問題的原因進行了分析，并提出了解決問題的辦法，希望老 師們給予指導，謝謝！一、出現(xiàn)的問題：在進行財務核算時，發(fā)現(xiàn)備件庫問題很多，通過與倉庫相關人員的交流，將存在的問題進行了歸集整理，試圖找到導致問題發(fā)生的深層次原因，規(guī)范備件庫的財務核 算體系，加快備件庫周轉(zhuǎn)率、提高資金利用效

2、率，降低備件庫的資金占用。下面就是經(jīng)過整理的問題:對財務和業(yè) 務影響1、貨品名稱不規(guī)范，導致財務入賬錯誤、入賬 難或賬實不符；2、車間領用各類網(wǎng)是否承包無相關部門認定， 造成財務無法核算；3、加工件，同名同型號但不同價，因入庫單或 領料單無相關說明，造成財務無法準確下賬；4、電器類因型號較多，領料單稍有錯誤便會導 致財務入賬錯誤；5、某些貨品是否進口（單價高）未在出入庫單 上標明，財務無法準確下賬；6、原領用貨品不適用需調(diào)換時，未變更原領料 手續(xù)，造成財務核算不準確且出現(xiàn)賬實不符現(xiàn)象；7、十萬噸和瓦線的毛布使用情況不分，無法記 賬；1、入庫不和時，造成車間已領用貨品中有部分 因無手續(xù)未辦理入庫

3、，財務賬面顯示結存為負數(shù)或賬 實核對不符；2、欠條現(xiàn)象，車間、倉庫互打欠條，且欠條清 理不和時，造成財務入賬不和時、賬實不符；3、車間領用輥子，因無手續(xù)，財務未入賬，造 成財務核算不準確、賬實不符；1、供應商所開具發(fā)票使用的單位與公司核算采 用的單位不一致，造成財務入賬困難；2、零星入庫，以后換取一次入庫手續(xù)（發(fā)票）， 前后金額不符；3、某些價值相對較大的貨品，如果市場價格下 降較大，車間往往會對核算的貨品單價提出異議；4、供應部采購回來的備件，領料單已開，東西算無所是 從。也領走，供應不入庫，也不知是供應商贈送的還是忘了入庫；5、賬面上承包的成型網(wǎng)（08年入的賬），車間 已領用，至今未出票，

4、在賬上待著；6、像設備上有許多配件，存放已有兩年之久， 車間一直領用，但供應一直不入庫，追問時，供應不 知，說人家要錢時再說；二、對所出現(xiàn)問題原因的分析備件庫財務核算出現(xiàn)上述問題的原因是多方面的，有財務核算本身的，如出現(xiàn)問題 時財務跟進不和時、財務核算沒有很好的與供應入庫、倉庫保管、車間領料結合； 也有整個備件管理流程不規(guī)范引起的，如入庫環(huán)節(jié)貨品名稱和規(guī)格型號的雜亂無章、 保管環(huán)節(jié)備件標示不明確、分類不科學、貨品與財務記賬沒有保證一一對應，車間 領料手續(xù)較隨便等；還有制度與執(zhí)行力層面的，沒有有效可行的制度可依據(jù)、沒有 很強的執(zhí)行力作保障、沒有嚴格的監(jiān)督體系做后盾；此外還有技術層面的，至今仍 然

5、采用手工記賬、財務核算沒有精細化、和時化。1、制度缺失、執(zhí)行力低下（細制度是規(guī)范管理的依據(jù)、執(zhí)行力是規(guī)范管理的保證，缺少了制度和執(zhí)行力，我們的 工作將無據(jù)可依、出現(xiàn)的問題不能得到和時解決，有制度但無可行性與可操作性 則），最終將導致制度被束之高閣。而缺乏有效的監(jiān)督、激勵機制，將導致執(zhí)行力 低下，當問題集中暴露時公司和個人都會為此遭受損失。上述財務核算中出現(xiàn)的問題均與本項原因有關，例如“手續(xù)缺失、不完備”中的貨 品名稱不規(guī)范、加工件無詳細信息、領用貨品的調(diào)換；“辦理入庫、領料手續(xù)不和 時”中的已領用貨品無入庫手續(xù)、車間倉庫互打欠條現(xiàn)象；“工作不銜接”中的發(fā) 票單位與公司核算單位不一致等等。上述一

6、系列問題都可以通過制度的細化（或者 說標準化、流程化）來解決。制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監(jiān)督與激勵層面的，好的制度也要有有效的 監(jiān)督來保障，缺乏有效的監(jiān)督，制度會淪為一紙空談。所謂的監(jiān)督可以是后續(xù)環(huán)節(jié) 對前道環(huán)節(jié)的復核，如財務記賬需要倉庫手續(xù)的傳遞，倉庫負有保證被傳遞手續(xù)的 完整性、準確性、和時性的義務，而財務負有對手續(xù)的完整性、準確性、和時性進 行監(jiān)督的權利；車間負有規(guī)范填寫領料單據(jù)的義務、倉庫保管有監(jiān)督領料單據(jù)是否 合規(guī)的權力。還有就是公司相關部門的監(jiān)督，如公司設立的考核小組，可以對整個 備件流轉(zhuǎn)的程序進行監(jiān)督，以確保流轉(zhuǎn)手續(xù)的完整、手續(xù)所傳遞的信息和時等等。 有監(jiān)督就要有考核，有

7、考核就要有獎懲，只獎不懲或只懲不獎都不是好的激勵機制， 只獎不懲會導致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎又會造成員工情緒出現(xiàn)抵觸、工作 效率與工作態(tài)度出現(xiàn)下降。因此，好的、有效地激勵機制應該是獎罰并用，所依據(jù) 的標準要具備可行性，考核要公開、公平、公正、透明，并且和時兌現(xiàn)考核結果。2、權責不清晰、信息傳遞效率低下財務核算中還發(fā)現(xiàn)權責不清的現(xiàn)象，如公司對各類網(wǎng)采用的是廠家承包的方式核算, 然而公司購進的網(wǎng)中，那些是承包的、那些不是承包的，供應、倉庫、車間莫衷一 是，供應沒有給倉庫提供是否承包的依據(jù)、倉庫沒有對承包與非承包的網(wǎng)進行分別 擺放、車間沒有和時反饋廠家承包網(wǎng)的產(chǎn)量，以上導致財務無法核算、無法和

8、時核 算、無法準確核算相關的成本。倉庫保管沒有登記數(shù)量賬，財務派駐倉庫的人員兼記數(shù)量與金額賬，如此分工導致 倉庫保管不能有效的對所保管實物的數(shù)量進行控制，而財務人員由于不熟悉倉庫實 物而無法準確下賬。在手工作業(yè)條件下，倉庫保管人員應該記錄所保管實物的收發(fā) 存數(shù)量，而財務人員負責計算入庫和領用物資成本。倉庫保管對所經(jīng)管實物負責， 而財務對金額負責，如此則可避免賬實不符現(xiàn)象，增強倉庫保管的責任心。如果采 用ERP軟件和條碼管理，可對倉庫備件進行精細化管理，簡化盤點程序，降低存貨 管理成本，提高賬實相符率，提高核算準確、和時性。信息傳遞效率低下是手續(xù)缺失、不完備、不和時的原因。信息傳遞效率反映在傳遞

9、 時間和信息完整性上，入庫手續(xù)不和時辦理、緊急領料后沒有和時辦理領料手續(xù)、 入庫單上貨品信息填寫不完整、領料單貨品名稱和規(guī)格型號填寫不完整、進口與國 產(chǎn)備件未注明等等。 這些問題在部門單獨來看都不是大問題， 甚至不算問題， 然而， 不合格的半成品是產(chǎn)生次品的根本原因，財務沒有精力也不可能一一核對出現(xiàn)的問 題，一是核對成本過高、二是人員不足、三是超越了財務本身的職責權限，而這些 不起眼的小問題最終會導致財務核算的不準確、財務信息的失真。3、實物入庫、保管、領用與財務核算脫節(jié) 這也是造成上述財務核算問題的原因，實物的入庫、領用是通過入庫、領料手續(xù)反 映到財務上的， 入庫與領用規(guī)范后， 就能夠提高結

10、存數(shù)量、 結轉(zhuǎn)領用成本的準確性。 入庫環(huán)節(jié)：第一、相關票據(jù)要和時回收，杜絕已入庫（甚至已經(jīng)被領用）而相關票 據(jù)遲遲不能傳遞到財務的現(xiàn)象；第二、入庫單內(nèi)容的填寫要規(guī)范，例如貨品名稱、 規(guī)格型號、 單位、金額等信息要填寫清楚， 對影響財務核算的重要信息要進行備注， 例如是否進口（進口件與國產(chǎn)件隨型號相同，但價值相差過大，有必要對進口件進 行精細化管理）、是否承包等；第三、調(diào)整核算單位，例如毛布，廠家開具發(fā)票單 位是公斤，而公司領用時單位是“床”，這就要求入庫單要轉(zhuǎn)換核算單位，還有某 些油類，入庫時以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫時把核算單位 轉(zhuǎn)換為公斤。保管環(huán)節(jié)：第一、要分貨架、分類

11、擺放并進行明確標示，如此可方便取料、盤點， 提高工作效率，降低保管、盤點成本；第二、按新舊、是否可用等劃分區(qū)域進行管 理，杜絕不可用備件被重新領用而造成生產(chǎn)事故；第三、建立廢舊備件、長期積壓 備件定期上報制度，便于管理層了解 庫存信息、庫存質(zhì)量、和時對廢舊和長期積壓 備件進行處理，加快備件周轉(zhuǎn)速度，降低備件占壓資金，提高資金利用率。 領用環(huán)節(jié)：第一、領料單填寫規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號等，便于倉庫保管取 料和財務核算；第二、和時補辦緊急領料手續(xù)；第三、完善備件調(diào)換手續(xù)，杜絕調(diào) 換備件不辦理變更手續(xù)的不合理現(xiàn)象；第四、建議將ERP在合適的時候延伸至車間（部門），車間（部門）可以隨時查詢所需備件

12、的庫存情況，減少為防止備件庫存 不足造成停機而盲目編報購買計劃的現(xiàn)象，降低資金占用情況； 通過以上環(huán)節(jié)的規(guī)范，財務核算的準確性將大大提高、年度盤點將變得簡單，公司 對備件的控制也將更加完善與和時。4、財務核算技術落后 財務核算手段落后，至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易 見的，第一、記賬錯誤、計算錯誤；第二、不利于細化管理；第三、成本核算只能 采用全月一次加權平均或個別備件采用個別計價法，成本核算不夠精確；第四、匯 總分析困難，比如分析備件庫存時間、指定單價查詢備件等等。如果采用計算機技 術輔助記賬，則可完全解決以上問題， 并且可以通過條碼實現(xiàn)所有備件的獨立管理， 提高工作

13、效率、工作效果。三、上述問題所引發(fā)的其他后果上述倉庫財務核算上出現(xiàn)的問題暴露出倉庫管理的薄弱，從而引發(fā)其他更嚴重的問 題：1、存貨周轉(zhuǎn)速度低， 倉庫內(nèi)部隨處可見落滿灰塵的備品備件， 盤點過程中還發(fā)現(xiàn)許 多備件長時間無領用，或者還有足夠庫存但又購入的現(xiàn)象；2、資金占壓情況嚴重，截至 2008年 12月末，賬面庫存金額 684萬元，其中庫存時 間 3 個月未領用的 225 萬元、庫存時間 6 個月未領用的 102 萬元，其中不乏一些單 位價值 5000元以上甚至上萬的備件和設備。 按現(xiàn)行短期 6 個月貸款利率 4.86%計算， 保守估計積壓 6個月?lián)p失利息 24786元，積壓 3 個月?lián)p失利息 2

14、7338元；3、對實物的管理無重點，未采用 ABC管理法，對于數(shù)量少、價值大、重要性高的 A 類、B類物資未重點管理，沒有設定庫存上下限；4、倉庫空間利用率和取料效率低，倉庫備件擺放雖較整齊，但未進行系統(tǒng)分類，標 示不很清晰。四、解決問題所要采取的措施1、制定倉庫管理細則，規(guī)范業(yè)務處理流程，理順實物、單據(jù)的傳遞途 徑。通過管理細則的制定，明確相關部門和員工的工作職責和工作程序、以和如何 正確填寫單據(jù)；通過流程圖的制定，讓實 物流 轉(zhuǎn)、單據(jù)傳遞一目了然；通過制定特 殊業(yè)務處理辦法，讓員工知道正確的業(yè)務處理方法、財務核算也更加嚴謹。徹底擺 脫倉庫工作需言傳身教的不利局面；2、結合條碼、ABC管理法

15、完善貨位管理系統(tǒng)?？茖W得對備件進行分類，利用條碼建立賬實的一一對應關系；通過ERP的實施，可以精確地以個別計價法對備件進行核算；通過 ABC分類，找出我們需要重點關注的數(shù)量少、價值大、對生產(chǎn) 有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉(zhuǎn)率；3、建立可行、有效的監(jiān)督激勵體系，提高員工工作積極性。員工思想 有包袱會導致工作態(tài)度消極，工作態(tài)度的消極引起工作質(zhì)量的下降，工作質(zhì)量的下 降可造成備件庫沉淀資金的增加，從而最終影響公司現(xiàn)金流。提高員工工作積極性 不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經(jīng)濟、精神等方面的滿足，預取之，必先 予之，不但適用于客戶，也適用于員工。4、領導重視、部門配合、員工努力是做好工作的法寶。倉庫工作不是 一個部門努力就可以做