公司采購流程管理制度附表格-全

1、公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司 對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制 訂本制度。一、請(qǐng)購及其規(guī)定1 請(qǐng)購的定義請(qǐng)購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī) 定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。2 請(qǐng)購單的要素完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括一下要素：(1) 請(qǐng)購的部門；(2) 請(qǐng)購物品所屬項(xiàng)目；(3) 請(qǐng)購的用途；(4 )請(qǐng)購的物品名；(5) 請(qǐng)購的物品數(shù)量；(6) 請(qǐng)購的物品規(guī)格；(7 )請(qǐng)購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；(8)請(qǐng)購的物品的需求時(shí)間； (9)請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注;(10

2、)請(qǐng)購單填寫人；(11 )請(qǐng)購部門主管；(12 )請(qǐng)購單審核人；(13 )采購副總審核；(14) 財(cái)務(wù)審核人；(15) 公司總經(jīng)理。3 .請(qǐng)購單及其提報(bào)規(guī)定(1) 請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門；(2) 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào)；(3) 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請(qǐng)表.)的格式 填寫提報(bào)；(4) 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式 填寫提報(bào)；(5) 請(qǐng)購部門在提報(bào)請(qǐng)購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請(qǐng)購部門備份；(6) 涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該 清

3、單的電子文檔也需一并提交；(7) 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其 他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。(8) 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購部門必須作 出書面說明。(9) 請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。4 公司物資請(qǐng)購單的提報(bào)部門(1) 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門 提報(bào)；(2) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦 公室提報(bào)；(3) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二、請(qǐng)購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請(qǐng)購的接收要點(diǎn)(1) 采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)

4、檢查請(qǐng)購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；(2) 接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購, 圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則；(3) 通知倉庫管理人員核查請(qǐng)購物資是否有庫存；(4 )對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的請(qǐng)購物資應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門。2、請(qǐng)購單的分發(fā)規(guī)定(1)對(duì)于請(qǐng)購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；(2)對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;(3 )無法于請(qǐng)購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請(qǐng)購部門;(4) 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定(1) 單次采購金額預(yù)算在 1萬元以下的零星采購項(xiàng)目

5、或預(yù)算在1萬元以F可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;(2)單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購，采購周期不應(yīng)超過 15 天;(3)單次采購金額預(yù)算在20萬兀以上的項(xiàng)目米購部自行招標(biāo)米購，米購周期不應(yīng)超過 40天;(4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項(xiàng)目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天;(5)請(qǐng)購部門應(yīng)按照以上(1) - (4)條中規(guī)定的時(shí)間提前提包請(qǐng)購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因;(6)遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略;三、詢價(jià)及其規(guī)定1 詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技 術(shù)要求，遇到

6、問題應(yīng)及時(shí)的與請(qǐng)購部門溝通；2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3 對(duì)于緊急請(qǐng)購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;4 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià)，原則能不通過其代 理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)；5.對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品；6 遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書；7 詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)；8 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采

7、購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價(jià) 或招標(biāo)采購，比價(jià)或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請(qǐng)四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價(jià)格在20萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單 次采購金額預(yù)算價(jià)格在 100萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī) 構(gòu)代理招標(biāo)；9 比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供 或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10 比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價(jià)表）的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)；11 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價(jià)、議價(jià)1 對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或

8、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);2 對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低， 所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議 價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格；4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查, 如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的 進(jìn)一步談判。四、比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總1 比價(jià)比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬

9、選用單位及選用理由，按照 一定順序逐一審核；3 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1 合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1 )合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)；2) 采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6)

10、 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)范；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10) 雙方的公司信息；11) 其他約定。(2) 合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2)擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；3 )為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng) 報(bào)價(jià)清單；4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)；5 ）質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求；7 ）針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量

11、保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付 款條件等8）與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10）比價(jià)/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（ 合同審查批準(zhǔn)單）的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽 審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1 .付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報(bào)銷 流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方

12、可付款；(3) 按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單)，該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù) 部付款；(4) 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同執(zhí)行(1) 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；(2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約；(3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格

13、執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié) 商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報(bào)驗(yàn)與入庫1.報(bào)驗(yàn)(1) 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn) 收；(2) 對(duì)于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行；(3) 達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗(yàn)收；(4) 質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明 書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé) 任；(5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2 入庫(1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗(yàn)或驗(yàn)收；(2

14、) 合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門，由請(qǐng)購部門及 時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)；(3) 質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受；(4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫，并及時(shí)出具入庫清單；(5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；(6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。附表一固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表企業(yè)名稱：編號(hào):申請(qǐng)部門購置資產(chǎn)名稱預(yù)算單價(jià)購置原因：購置后效益分析：部門負(fù)責(zé)人分管財(cái)務(wù)副總申請(qǐng)時(shí)間購置數(shù)量預(yù)算金額分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理年 月曰附表二米購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門：填報(bào)日期：年 月 日米購類別：設(shè)備 材料 工程服務(wù)低值易耗 其他購置原因：序 號(hào)

15、名稱規(guī)格型號(hào)/工程概況數(shù)量/工程量估價(jià)（總價(jià)）交貨期 /工期備注12345678備注：編制人：部門經(jīng)理：分管副總：米購副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：附表二物資采購審批單部門名稱年月日序號(hào)項(xiàng)目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額審批備注總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總分管副總：財(cái)務(wù)審核：合計(jì)金額大寫：¥:經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人:附表四擬報(bào)價(jià)/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報(bào)日期：年月日序號(hào)投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人/傳真手機(jī)電子郵箱備注12345經(jīng)辦人： 采購部： 技術(shù)副總： 采購副總： 財(cái)務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表五材料（設(shè)備）詢價(jià)表日期：年 月曰需求單位：序號(hào)材料名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)小計(jì)備注1234567合計(jì)：供方信息報(bào)價(jià)單位（蓋章）：供貨周期付款方式聯(lián)系人傳真公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：傳真技術(shù)：郵箱公司網(wǎng)址辦公地址:郵 編:備注：1本報(bào)價(jià)含17%勺增值稅，含運(yùn)費(fèi);2.本單只做詢價(jià)用，非正式訂單。附表六比價(jià)/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時(shí)間：年 月 日物料 名稱規(guī)格單 位包裝 標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報(bào)價(jià)二次報(bào)價(jià)工期付款 方式聯(lián)系人選定廠家采購部意見：經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：分管副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：備注:附表七合同審查批準(zhǔn)單合同編號(hào)合同名稱：合同標(biāo)的物:產(chǎn)品（承攬）單價(jià)/合同總額：¥:元（人民幣：元整）招（評(píng)）標(biāo)情況：詳見