物資采購合同管理實(shí)施細(xì)則

1、物資采購合同管理實(shí)施細(xì)則第一章 總則第一條 為加強(qiáng) * （以下簡(jiǎn)稱公司） 物資采購合同管理工作， 規(guī)范物資采購合同管理行為， 保證依法簽訂、 履行、變更和解除合同，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，避免經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國合同法及 * 等相關(guān)規(guī)定制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于以公司名義簽訂的物資采購合同管理。第三條本細(xì)則所稱合同是指物資采購合同，包括備件/ 材料采購訂單、設(shè)備購買合同、框架（長(zhǎng)期）協(xié)議、寄售協(xié)議。第四條 本細(xì)則所稱合同管理包括合同準(zhǔn)備、 合同審核、 合同審批、合同簽署、合同履行、合同變更、合同解除、合同量統(tǒng)計(jì)、合同存檔等全過程管理。第二章 合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第五條物供

2、中心采購部門負(fù)責(zé)物資采購合同文本的起草及準(zhǔn)備工作。第六條物供中心合同部負(fù)責(zé)接收登記采購部提交的合同文本，完成合同審核、合同審批、合同簽署、合同履行、合同量統(tǒng)計(jì)、合同檔案管理工作。第七條公司法律事務(wù)部是公司物資采購合同文本的審查 部門，對(duì)物資采購合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性進(jìn)行審查，負(fù) 責(zé)合同合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別控制，對(duì)日常的非標(biāo)準(zhǔn)采購合 同文本進(jìn)行審核。第三章合同準(zhǔn)備第八條 物供中心采購部門根據(jù)已批準(zhǔn)的采購結(jié)果起草合 同文本。第九條 起草合同文本依據(jù)資料有： 采購申請(qǐng)、已批準(zhǔn)的采 購方式、招標(biāo)文件（或詢價(jià)審批單）、投標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)書）、評(píng) 標(biāo)報(bào)告（或談判報(bào)告）、采購結(jié)果批準(zhǔn)及其它采購合同依

3、據(jù)和特 殊商品在銷售時(shí)提供的相關(guān)證件。第十條 合同文本應(yīng)包括商務(wù)與技術(shù)文件， 內(nèi)容一般應(yīng)包括 且明確約定：（一）當(dāng)事人的名稱和住址：（二）標(biāo)的物；（三） 品牌；（四）項(xiàng)數(shù)；（五）數(shù)量；（六）價(jià)款：（七）履行期限、地 點(diǎn)和方式；（八）違約責(zé)任；（九）解決爭(zhēng)議的方法；（十）適用 法律等。第四章合同的審批簽署第十一條 物供中心合同部接收采購部門提交的合同文本 統(tǒng)一編號(hào)、記錄。第十二條屬于非標(biāo)準(zhǔn)采購合同文本： 如單獨(dú)起草的有特殊 條款的合同，由合同部負(fù)責(zé)送交公司法律事務(wù)部審核。第十三條屬于標(biāo)準(zhǔn)采購合同：如備件 / 材料采購訂單由物供中心合同部審核，中心主任在關(guān)鍵頁小簽。程序如下：1、采購員草擬合同文本

4、，并在采購合同審批單上簽字；2、 采購員將合同交采購主管簽字確認(rèn)， 統(tǒng)一交合同管理部；3、合同管理部統(tǒng)一編號(hào)、登記，分發(fā)到各合同管理員；4、合同管理員進(jìn)行初審，并在采購合同審批單上簽字；5、合同主管進(jìn)行復(fù)審，并在采購合同審批單上簽字交副主任審核后在采購合同審批單和合同關(guān)鍵頁上簽字；6、加蓋物合同審核章，按額度分級(jí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行合同審批簽署。第十四條領(lǐng)導(dǎo)按額度分級(jí)審批簽署的金額如下：（ 1）物供中心副主任： 10 萬元人民幣或1.5 萬美元以下；（ 2）物供中心主任： 50 萬元人民幣或7.5 萬美元以下；（ 3） 公司分管物供領(lǐng)導(dǎo)： 50 萬元人民幣或7.5 萬美元以上；（ 4）特別項(xiàng)目或500

5、萬元人民幣（ 100 萬美元）的采購項(xiàng)目需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)或由總經(jīng)理授權(quán)代表標(biāo)準(zhǔn)。第十五條各類合同都必須以書面形式簽署；合同的簽署時(shí)間應(yīng)為簽署合同的真實(shí)時(shí)間。第十六條簽署合同時(shí)應(yīng)檢查簽約人員的資格。直接簽署合同的人員必須為本單位法定代表人或授權(quán)代理人/ 被授權(quán)人。法定代表人直接簽署合同時(shí)， 應(yīng)出示加蓋公章的 營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和 法定代表人身份證明書 。 授權(quán)代理人/ 被授權(quán)人簽訂合同時(shí)，必須出示加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和授權(quán)明確的授權(quán)委托書 。第十七條簽署完成的合同文本由合同部統(tǒng)一加蓋平朔煤業(yè)有限責(zé)任公司合同專用章或平朔煤業(yè)管控單位的合同專用章，合同生效。第五章 合同的履行、變更及解除第十八條一

6、般情況下，正式合同文本四份（特殊情況：外幣合同、大型設(shè)備合同適當(dāng)增加合同份數(shù)） ，由物供中心合同管理員分發(fā)，一份分發(fā)給采購員，轉(zhuǎn)供貨商作為供貨依據(jù)，并負(fù)責(zé)催貨工作； 兩份分發(fā)給合同執(zhí)行員， 作為下達(dá)入庫通知單和付款依據(jù)；一份連同所有物資采購資料存檔。第十九條采購員、 合同執(zhí)行員接到生效的合同后， 按合同的形式及相應(yīng)的工作程序執(zhí)行合同。備件 / 材料采購訂單：到貨后合同執(zhí)行員下達(dá)入庫通知單，相關(guān)倉庫按照入庫通知單辦理收貨、 驗(yàn)收入庫手續(xù)， 進(jìn)行系統(tǒng)輸入，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（ 100 萬元以上由物供中心主任審批） ，合同執(zhí)行員匯總付款手續(xù) 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合同 1 份、發(fā)票（國際采購的外幣合同還需準(zhǔn)備提單、箱

7、單和報(bào)關(guān)單） ，填寫支票申請(qǐng)單，經(jīng)物供中心主任批準(zhǔn)后，送相關(guān)財(cái)務(wù)部門付款。設(shè)備購貨合同：設(shè)備到貨后，海運(yùn)協(xié)調(diào)員下達(dá)入庫通知單， 組織設(shè)備管理中心和使用單位驗(yàn)收 （工程建設(shè)項(xiàng)目由工程建設(shè)單 位參與驗(yàn)收），物供中心出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，合同執(zhí)行員匯總付款手 續(xù)，填寫支票申請(qǐng)單，經(jīng)物供中心主任批準(zhǔn)后，送相關(guān)財(cái)務(wù)部門 付款?？蚣埽ㄩL(zhǎng)期）協(xié)議：物供中心采購部門接到采購申請(qǐng)后，可 以填寫“訂貨通知單”履行審批手續(xù)后直接通知供貨商備貨、送 貨。之后辦理合同、驗(yàn)貨、付款手續(xù)。寄售協(xié)議：根據(jù)結(jié)算單起草合同文本簽署付款合同，合同執(zhí)行員匯總付款手續(xù)，填寫支票申請(qǐng)單，經(jīng)物供中心主任批準(zhǔn)后， 送相關(guān)財(cái)務(wù)部門付款。第二十條 合同

8、的變更、轉(zhuǎn)讓或解除的條件：（一）合同在履行過程中，法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件出現(xiàn)時(shí)，可以變更或解除合同。（二）需要變更、解除合同，應(yīng)在法律規(guī)定或合同約定的條 件下，在合理期限內(nèi)與雙方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商， 書面通知限期答復(fù)。第二十一條 合同的變更、轉(zhuǎn)讓或解除的程序：（一）采購員準(zhǔn)備變更或解除物資采購合同的所有附件，包括原采購合同及簽訂原采購合同的所有附帶資料；（二）注明變更或解除原采購合同的理由， 并草擬變更后的 采購合同文本。變更、 解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同的審批權(quán)限和程序相同，重新履行程序。第二十二條合同的變更、轉(zhuǎn)讓或解除應(yīng)注意以下事項(xiàng)：（一）主體變更，應(yīng)征得合同各方書面

9、同意。（2） 有擔(dān)保條款的合同變更， 應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章。（3） 經(jīng)上級(jí)主管機(jī)關(guān)或相關(guān)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)登記的合同變更、 解除，應(yīng)報(bào)原批準(zhǔn)機(jī)關(guān)或更新登記。（四）變更、解除合同的協(xié)議在尚未達(dá)成或批準(zhǔn)之前，原合同繼續(xù)有效，仍應(yīng)履行。第六章 合同的統(tǒng)計(jì)和檔案管理第二十三條 物供中心合同部負(fù)責(zé)物資采購合同的月度、 年度合同量統(tǒng)計(jì)，經(jīng)中心副主任、主任簽字后報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。第二十四條 物供中心合同部合同管理員將已簽訂的物資采購合同錄入合同量統(tǒng)計(jì)的相關(guān)信息后， 逐份合同與檔案管理員進(jìn)行交接，內(nèi)容是文本合同原件1 份及簽訂該合同的所有附件（包括采購申請(qǐng)、 已批準(zhǔn)的采購方式、 招標(biāo)文

10、件 （或詢價(jià)審批單） 、投標(biāo)文件（或報(bào)價(jià)書） 、評(píng)標(biāo)報(bào)告（或談判報(bào)告） 、采購結(jié)果批準(zhǔn)及其它采購合同依據(jù)和特殊商品在銷售時(shí)提供的相關(guān)證件） 。第二十五條檔案室根據(jù)合同編號(hào)， 有序存放， 未經(jīng)批準(zhǔn)不能隨便翻閱，確實(shí)需要查閱時(shí)，嚴(yán)格按程序辦理，記錄借檔、查閱信息第二十六條合同部應(yīng)建立完善的合同文件檔案管理辦法。第七章 合同糾紛的解決第二十七條提請(qǐng)?zhí)幚砗贤m紛的程序（1） 合同在履行過程中如發(fā)生糾紛， 合同在糾紛發(fā)生后雙方協(xié)商及達(dá)成一致意見或?qū)Ψ轿窗凑{(diào)解協(xié)議執(zhí)行的， 由采購部門整理有關(guān)資料的書面形式及補(bǔ)充法律事務(wù)提出法律意見。（2） 公司法律事務(wù)部收到合同糾紛情況資料后， 根據(jù)情況在七日內(nèi)提出處理建議， 由采購部門在法律部門的協(xié)助下妥善解決。（三）協(xié)商不成的，需要提起仲裁或訴訟的，按公司法律糾紛管理相關(guān)規(guī)定辦理。第八章 合同用章管理第二十八條所有的物資采購合同， 經(jīng)法定代表人或委托代理人簽字或蓋章， 并加蓋 *合同專用章或*管控