公文的格式規(guī)范

1、公文的格式規(guī)范公文的含義公文就是公務(wù)文書 . 指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理各種 事務(wù)中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料 , 或稱文件 .公文的特征一、有鮮明的政治性 .二、有法定的作者 .法定作者, 即有依法成立并能以自己的名義行 使權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的組織 .三、有法定的權(quán)威和特定的格式 . 作為機關(guān)的喉舌 , 公文可以代表 機關(guān)發(fā)言代表制發(fā)機關(guān)的法定權(quán)威 .因此, 制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式 , 不 能各行其是 .四、有現(xiàn)實的效用 .公文的作用一、有上傳下達、互通情報的作用 .二、有工作依據(jù)和憑證的作用 .三、有宣傳教育的作用 .四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用 .公文的格式公文的格式一般包括

2、: 標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān) （或機關(guān)用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機 密等級、緊急程度、閱讀范圍等項 .一、標(biāo)題 . 公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組 成, 稱為公文標(biāo)題“三要素” . 如: 延華集團董事局關(guān)于表彰 1997 年度先進工作者的通知這一文件標(biāo)題中 , “延華集團董事局”是發(fā) 文機關(guān) , “關(guān)于表彰 1997 年度先進工作者”是發(fā)文事由 , “通知”是 公文種類 . 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容 . 公文標(biāo) 題的位置在公文的開首 , 居于正文的上端中央 .二、主送機關(guān) . 上級機關(guān)對下級機關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報等 公文,

3、 叫普發(fā)公文 , 凡下屬機關(guān)都是受文機關(guān) ,也就是發(fā)文的主送機關(guān)； 下級機關(guān)向上級機關(guān)報告或請示的公文 , 一般只寫一個主送機關(guān) , 如 需同時報送另一機關(guān) , 可彩抄報形式 . 主送機關(guān)一般寫在正文之前、 標(biāo)題之下、頂行寫 .三、正文 . 這是公文的主體 , 是敘述公文具體內(nèi)容的 , 為公文最重 要的部分 . 正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達發(fā)文機關(guān)的有關(guān)方針、政策精神 寫法力求簡明扼要 ,條理清楚 , 實事求是 , 合乎文法 , 切忌冗長雜亂 . 請 示問題應(yīng)當(dāng)一文一事 , 不要一文數(shù)事 .四、發(fā)文機關(guān) . 寫在正文的下面偏右處 , 又稱落款 . 發(fā)文機關(guān)一般 要寫全稱 . 也可蓋印 , 不寫發(fā)文機

4、關(guān) . 機關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的 中間, 作為發(fā)文機關(guān)對公文生效的憑證 .五、發(fā)文日期 . 公文必須注明發(fā)文日期 , 以表明公文從何時開始生 效. 發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關(guān)的下面并稍向右錯開 . 發(fā)文 日期必須寫明發(fā)文日期的全稱 , 以免日后考察時間發(fā)生困難 . 發(fā)文日 期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn) .六、主題詞 . 一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾 發(fā)文日期下方 ,如“人事任免通知” , “財務(wù)管理規(guī)定”等 ,詞組之間 不使用標(biāo)點符號 , 用醒目的黑體字標(biāo)出 , 以便分類歸檔 .七、抄報、抄送單位 , 是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位 . 送往 單位是上級機關(guān)列為抄報

5、 , 是平級或下級機關(guān)列為抄送 . 抄報、抄送 單位名稱列于文尾 ,即公文末頁下端 . 為了整齊美觀 , 文尾處的抄報抄 送單位、印刷機關(guān)和印發(fā)時間 , 一般均用上下兩條線隔開 , 主題詞印 在第一條線上 , 文件份數(shù)印在第二條線下 .八、文件版頭 . 正式公文一般都有版頭 , 標(biāo)明是哪個機關(guān)的公文 . 版頭以大紅套字印上“××××××（機關(guān)）文件” , 下面加一條紅 線（黨的機關(guān)在紅線中加一五角星）襯托 .九、公文編號 .一般包括機關(guān)代字、年號、順序號 . 如: “國發(fā) 19975 號” ,代表的是國務(wù)院一九九七年第五號發(fā)文 . “

6、國發(fā)”是 國務(wù)院的代字 , “1997 ”是年號, （年號要使用方括號 “ ”） , “5號”是發(fā)文順序號 . 幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的 ,只注明主辦 機關(guān)的發(fā)文編號 .編號的位置:凡有文件版頭的 ,放在標(biāo)題的上方紅線 與文頭下面的正中位置；無文件版頭的 , 放在標(biāo)題下的右側(cè)方 . 編號 的作用:在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量 , 便于公文的管理和查找；在引用公文時 , 可以作為公文的代號使用 .十、簽發(fā)人 .許多文件尤其是請示或報告 , 需要印有簽發(fā)人名 ,以 示對所發(fā)文件負(fù)責(zé) .簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分 ,即在版頭紅線右上方 , 編 號的右下方 , 字體較編號稍小 . 一般格式為“簽發(fā)人 : ×

7、5;×”.十一、機密等級 .機密公文應(yīng)根據(jù)機密程度劃分機密等級 , 分別注 明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣 . 機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù) 公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定 , 并據(jù)此確定其送遞方式 , 以保證 機密的安全 .密級的位置 :通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處 .機密公 文還要按份數(shù)編上號碼 ,印在文件版頭的左上方 , 以便查對、清退 .十二、緊急程度 . 這是對公文送達和輸時限的要求 ,分為“急件”、 “緊急”、“特急”幾種 .標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意 , 以保 證公文的時效 ,確保緊急工作問題的及時處理 . 緊急程度的標(biāo)明 ,通常 也是放在標(biāo)題左上方的明顯處 .十

8、三、閱讀范圍 ,根據(jù)工作需要和機密程度 , 有些公文還要明確其 發(fā)送和閱讀范圍 ,通常寫在發(fā)文日期之下 , 抄報抄送單位之上偏左的 地方,并加上括號 .如: “（此件發(fā)至縣團級）” .行政性、事務(wù)性的 非機密性公文 ,下級機關(guān)對上級機關(guān)的行文 , 都不需特別規(guī)定閱讀范 圍.十四、附件 .這是指附屬于正文的文字材料 , 它也是某些公文的重 要組成部分 .附件不是每份公文都有 , 它是根據(jù)需要一般作為正文的 補充說明或參考材料的 .公文如有附件 , 應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機關(guān) 之前,注明附件的名稱和件數(shù) , 不可只寫“附件如文”或者只寫“附 件×件”.十五、其他 .公文文字一般從左至可橫寫

9、、橫排 . 擬寫、謄寫公文 , 一律用鋼筆或毛筆 ,嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆 ,也不要復(fù)寫 .公文紙一般 用16開,在左側(cè)裝訂 .公文的行文關(guān)系行文的關(guān)系 , 指的是發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的關(guān)系 . 注意 :一、下級機關(guān)一般應(yīng)按照直接的隸屬關(guān)系行文而不要越級行文 .二、行文常規(guī) :平行或不相隸屬的機關(guān)之間 , 應(yīng)當(dāng)使用平行文（如 函、通知等） ,不能使用上行文（如請示、報告等） , 更不能使用下 行文（如命令、指示、決定等） .三、要分清主送機關(guān)和抄送機關(guān) . 向上級的請示 , 不要同時抄送下 級機關(guān)；向下級機關(guān)的重要行文 ,可以抄送直接上級機關(guān) . 受雙重領(lǐng) 導(dǎo)的單位向上級機關(guān)的請示 , 應(yīng)當(dāng)根

10、據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄報機關(guān) , 由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)所請求的問題；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位 行文時, 應(yīng)當(dāng)抄送另一個上級機關(guān) .四、要注意黨政不分的現(xiàn)象 .黨務(wù)和政務(wù)事宜要分別行文 , 凡屬政 府方面的工作 ,應(yīng)以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作 , 應(yīng)以黨委 名義行文 .公文寫作的基本要求不同種類的公文 , 有著不同的具體要求和寫作方法 , 但是, 不論哪 一種類的公文 , 都必須做到以下同點 :一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī) 定.二、要符合客觀實際 ,符合工作規(guī)律 .三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速 , 反對拖拉、積壓 .四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動 .

11、注意幾點 : （一）條理要 清楚.公文內(nèi)容要有主有次 ,有綱有目,層次分明,中心突出,一目了然 . （二）文字要精煉 ,篇幅要簡短 . （三）遣詞用句要準(zhǔn)確 .公文要講究 提法、分寸 ,措詞用語要準(zhǔn)確地反映客觀實際 , 做到文如其事 ,恰如其 分. （四）論理要合符邏輯 . 公文的觀點要明確 ,概念要準(zhǔn)確 , 切忌模 棱兩可,含糊其詞, 產(chǎn)生岐義,耽誤工作 . （五）造句要合符文法 ,通俗 易懂,并注意修辭 . 不要隨便生造一些難解其意的縮略語 ,對涉及一些 平時用簡稱的單位應(yīng)使用全稱 . （六）正確使用標(biāo)點符號 . （七）正 確使用順序號 一、（一）、 1、（1）.五、要符合保密制度的要求

12、.公文的種類公文的種類簡稱文種 . 一九八一年二月 , 國務(wù)院辦公廳發(fā)布的國 家行政機關(guān)公文處理暫行辦法將國家行政機關(guān)的公文歸納為九類 十五種 , 即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、 通知、通報、報告、請求、批復(fù)、函 . 這些文種近視眼行文關(guān)系、文 件去向, 可分為上行文、平行文、下行文 :上行文下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文 , 如請求、報告 . 平行文平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文 ,如通知、函 .下行文上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文 , 如命令、令、指令、 決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復(fù)等 .延華集團和各成員企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、

13、通 知、通報、函五種 .請示和報告一、請示 . 請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指 示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時所使用的公文 .請示與報告的區(qū)別 : 請示 是要求上級機關(guān)給予答復(fù)的文件 , 而報告則是不要求答復(fù)的文件 .（一）什么事情應(yīng)該請示？一般而言 ,凡向上級請示的問題 , 應(yīng)屬于以下幾種情況 :1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準(zhǔn)才能辦理的事項 .2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解 , 有待上級 單位明確答復(fù)才能辦理的事項 .3、工作中發(fā)生了新情況 ,而無章可循 ,有等上級明確指示才能辦 理的事項 .4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定 , 有待上級重新指示才能辦理的

14、 事項.5、因意見分岐 ,無法統(tǒng)一, 難于工作,有待上級裁決才能辦理的事 項.6、有章可循 , 有法可依 , 可以開展工作 , 但因事由重大 , 為防止工 作中失誤 , 需請示上級審核的事項 .7、按上級明文規(guī)定 , 完成一個任務(wù) ,需報請上級審核的有關(guān)事項 .（二）撰寫請示需掌握的三個要領(lǐng) :1、詳細、準(zhǔn)確地寫明請示事由 . 不僅應(yīng)在標(biāo)題上寫清 , 還要在在 正文里寫明請示什么問題 ,為什么要向上級請求 . 請示事項要專題專 文, 以便上級及時答復(fù) .2、明確提出本單位對解決這一問題的意見 ,供上級參考 .意見要 寫得有理有據(jù) ,必要時可引證有關(guān)的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文 . 如本單位 意見分岐

15、,要分別陳述不同意見的內(nèi)容 ,并加以分析比較 ,還可提出傾 向性的意見 , 供上級權(quán)衡、批復(fù) .3、具體提出對上級的要求 . 包括希望按某個最佳方案批示；由于 時間限制,或事態(tài)嚴(yán)重,希望上級盡快答復(fù) ,甚至務(wù)請在什么時限內(nèi)答 復(fù)；提請上級批復(fù)時需要注意或強調(diào)的問題 , 否則可能引起什么不良 后果；在上級正式批復(fù)前 , 建議上級同意暫先按什么原則進行工作； 等等.向上級提出上述要求的目的 , 是為了得到上級及時、準(zhǔn)確的批 復(fù), 但行文中切勿使用要挾的言辭 .二、報告.報告是陳述性文件 .它的種類很多 ,按內(nèi)容可分為專題 報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為年度報告、季度報告、 月份報告和工作進

16、程報告等 .為了陳述清楚 ,報告的擬寫方式一般可分為四個部分 : 一、情況；二、經(jīng)驗；三、問題；四、今后意見 . 如果屬于自我批評、工作反省 的專題報告 , 也可分為四個部分 : 一、情況；二、原因；三、責(zé)任； 四、處理情況和意見 .通知是一種使用范圍較廣的文體 . 凡需要特定機關(guān)和人員知道、 辦理的事宜 ,都可以用通知 .但也不能因為通知便于使用而濫用通知 .通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、 “會議性通知”、“任免通知”五種 . 這里僅介紹“一般性通知”、 “會議性通知”、“任免通知”三種 .一、一般性通知 . 在上級機關(guān)的有關(guān)事宜需要使下級機關(guān)知道或 辦理時,如:

17、慶祝某個節(jié)日 ,成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu) ,啟用 印章,更正文件差錯 , 請下級機關(guān)報送有關(guān)材料等 ,都可使用這種通知 這種通知,要交待清楚所通知的事項 ,如何辦理,有什么要求等 .二、會議通知 .上級機關(guān)要召開比較重要的會議時 , 一般都要提前 通知所屬有關(guān)單位 ,這就是會議通知 . 這種通知要求寫得明確具體 ,交 待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會 議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜 . 如果這些事項交待 不清,丟三拉四 , 就可能影響會議的按時召開和正常進行 .三、任免通知 . 上能機關(guān)在任免下級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人或上級機關(guān)的 有關(guān)任免事項需要下級機關(guān)知道

18、時要發(fā)任免通知 . 這種通知的寫法比 較簡單, 一般只要寫清俯發(fā)碘菏鄢孤碉酞冬喀楚決定任免的時間、機 關(guān)、會議或依據(jù)文件 , 以及任免人員的具體職務(wù)即可 .不論哪種類型的通知 , 都應(yīng)該注意以下幾點 :一、通知一般都要有一個符合標(biāo)題“三要素”（即發(fā)文機關(guān)、事 由、文種）的標(biāo)題 , 使人一看標(biāo)題就知道是通知什么事情或要求做什 么事情.有些機關(guān)簡單地使用“通知”作標(biāo)題 ,這是不確切的 ,應(yīng)盡量 避免 , 更不應(yīng)提倡 .二、被通知單位就是文件的主送單位 , 有的通知往往不寫被通知 單位, 這是不妥當(dāng)?shù)?.三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道, 可在“通知”之前加“緊急”二字 , 這就是常見的

19、“緊急通知”.通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)、好壞典型事例等 , 通知所屬下級 單位的文件 .通報的作用在于溝通消息 , 互通情報,使有關(guān)單位和組織了解工作 的進程,樹立全局思想 , 安排自己的工作；或使其學(xué)習(xí)他地、他人的 經(jīng)驗,見賢思齊 , 推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓(xùn) ,引 以為戒,警惕類似問題的發(fā)生 .因此,撰寫此類公文 ,要放眼全局 ,拿準(zhǔn) 所通報內(nèi)容的普遍意義 .要事實準(zhǔn)確 , 把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、 事例、背景都書寫清楚 .要目的明確 ,對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓(xùn) 進行科學(xué)地總結(jié) , 使人得到教益 .通報采用敘事的寫法 ,總的要求: 敘事清楚,簡明扼要.函,即信；公函

20、即公務(wù)信件 . 它是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機 關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體 . 函的特 點是不受公文規(guī)定的嚴(yán)格限制 ,如不用正式文件頭 , 也可不編文件號 , 有時還可不擬標(biāo)題 , 因此用起來極為簡便 .公函大體有以下幾種用法 :一、下級機關(guān)向上級機關(guān)詢問一般事宜 , 或上級機關(guān)答復(fù)或催辦 下級機關(guān)有關(guān)事宜 .二、平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商洽有關(guān)事宜 ,三、用函來通知一般事項 . 如通知開一般性的會議、要求下級機 關(guān)報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時 ,也常用公函 .四、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函 .函件采用書寫、復(fù)印、打印、傳真等傳遞方式均可 .機關(guān)公文的制發(fā)程

21、序凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類文件 , 均須按以下程序處理 :制發(fā)文件單位擬稿送機關(guān)辦公室核稿呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)機要員登記編號打字校對付印裝訂機要員用印留存發(fā)文單位發(fā)出文件1998年1月 22日辦公室主任應(yīng)具備的素質(zhì)無論什么機關(guān)的辦公室主任 , 都是那個機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的耳目、參謀 和助手.一個稱職的辦公室主任 , 應(yīng)該具備以下素質(zhì) :一、具有正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解能力 . 領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示一般 都是通過辦公室主任上傳下達的 . 因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng) 導(dǎo)的意圖 ,以便準(zhǔn)確地上傳和下達領(lǐng)導(dǎo)的意見、指示 .二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力 . 大型會議和大型 活動,一般都由辦公室出面組織 , 需要辦公室主任作出詳盡的計劃與 周密的安排 , 包括會