高校公文格式

1、高校公文格式第一條 學(xué)校公文用紙采用 A4 型紙，左側(cè)裝訂；公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm、mm,訂口（左白邊）為 28mmmm,版心尺 寸為156mm >225mm （不含頁碼）。第二條 版心內(nèi)的公文格式各要素分為版頭、 主體、 版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭； 公文首頁紅色分隔線 （不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、 末條分隔線以上的部分稱為版記。 頁碼位于版心之外。（一）版頭1 .發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。一般由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件 ”二字組成，也可以只使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。校黨委或黨政聯(lián)合發(fā)文， 用 “中

2、共高校委員會(huì)文件 ” ； 校行政發(fā)文，用 “高校文件 ” ；校機(jī)關(guān)各部門發(fā)文，用 “中共高校委員會(huì)”或 “高校 ” ；各學(xué)院黨政發(fā)文，用 高校xx存院”；其他單位發(fā)文，用不帶 文件”字樣的各自版頭。學(xué)校向上級(jí)單位報(bào)告、請(qǐng)示工作，用 “中共高校委 員會(huì) ”或 “高校 ”。“中共高校紀(jì)委文件”、 “高校工會(huì)委員會(huì)文件 ” 、 “共青團(tuán)高校委員會(huì)文件 ”分別用于紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委制發(fā)公文。發(fā)文單位標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm,推薦使用紅色小初號(hào)小標(biāo)宋體字，以醒目、美觀、莊重為原則。2 . 發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文單位代字、年份和順序號(hào)組成。編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、順序號(hào)用

3、阿位伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào) “ ”括入。順序號(hào)不加 “第 ”字，不留虛位（即 1 不編為 01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加 “號(hào)”字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文單位代字由黨委辦公室、 校長辦公室確定。 其中， “校發(fā) ”“校函 ”用于向上級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告，由校長簽發(fā)； “校任 ”用于行政干部的聘任，由組織部負(fù)責(zé)起草、校長簽發(fā)。發(fā)文字號(hào)之下 4mm 處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。（二）主體1 .標(biāo)題。一般由發(fā)文單位、發(fā)文事由、公文種類三部分組成。標(biāo)題一般用 2 號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整、排列對(duì)稱、長短適宜

4、、間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2 .主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，或者同類單位的統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格；主送單位之間用頓號(hào)或逗號(hào)，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送單位名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)， 應(yīng)當(dāng)將主送單位名稱移至版記，標(biāo)注方法同抄送單位。3 .正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。 一般用 3 號(hào)仿宋體字， 編排于主送單位名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用 “一、 ”“（一） ”“ （1. 1”“） ”標(biāo)注，一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第

5、四層用仿宋體字標(biāo)注。正文一般每面排22 行，每行 28 個(gè)字，并撐滿版心，特殊情況可適當(dāng)調(diào)整。文中的數(shù)字、年份不能斷開回行。4 .附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。說明附件時(shí)，在正文下空一行左空二字用 3 號(hào)仿宋體字編排 “附件 ”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如 “附件： 1. XXXXX ” ）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5 .發(fā)文單位署名、成文日期和印章。發(fā)文單位署名，署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。成文日期， 署簽發(fā)人簽發(fā)或者會(huì)議通過的日期。 成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱

6、，月、日不編虛位（即 1 不編為 01）。成文日期一般右空四字編排。印章，公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章。印章 用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時(shí)，應(yīng)調(diào)整行距、字距，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)注 “此頁無正文” 的方法解決。單一單位行文時(shí)， 一般在成文日期之上、 以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文單位署名，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章 中心偏下位置， 印章 頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)， 一般將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文單位

7、署名，最后一個(gè)印章端正、 居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期， 印章 之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章 頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。6 .附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，一般應(yīng)在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊?”二字（有序號(hào)時(shí)帶序號(hào)）用 3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。 附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。 附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂， 應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排如“校公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注 “附件 ”二字 （有序號(hào)時(shí)帶序號(hào)） 黨委發(fā) 2012 7 號(hào)

8、附件 1（三）版記1.抄送單位。除主送單位外的其他需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。如有抄送單位， 一般用 4 號(hào)仿宋體字， 在印發(fā)單位和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。 “抄送 ”二字后加全角冒號(hào)和抄送單位名稱， 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊， 在最后一個(gè)抄送單位名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送單位移至版記， 編排方法同抄送單位。 既有主送單位又有抄送單位時(shí)， 應(yīng)當(dāng)將主送單位置于抄送單位之上一行， 之間不加分隔線。2.印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的印發(fā)單位和印發(fā)日期， 一般用 4 號(hào)仿宋體字編排在末條分隔線之上，印發(fā)單位左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)

9、字將年、 月、 日標(biāo)全， 年份應(yīng)標(biāo)全稱， 月、 日不編虛位 （即 1 不編為 01 ） ，后加 “印發(fā) ”二字。抄送單位、 印發(fā)單位和印發(fā)日期下各印一條長度同版心寬度的分隔線。 首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上， 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。（四）頁碼公文頁數(shù)順序號(hào)。 一般用 4 號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字， 編排在公文版心下邊緣之下， 數(shù)字左右各放一條一字線， 一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的， 空白頁和版記頁均不編排頁碼。 公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。第三條 除第二條中的基本組成部分和格式外， 有的學(xué)校公

10、文還應(yīng)包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、簽發(fā)人、附注。（一）份號(hào)公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。份號(hào)一般用 6 位 3 號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字， 頂格編排在公文首頁版心左上角第一行。（二）密級(jí)和保密期限公文的秘密等級(jí)和保密的期限。 涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注 “絕密 ”“機(jī)密 ”“秘密 ”和保密期限。一般用 3 號(hào)黑體字， 頂格編排在公文首頁版心左上角第二行； 保 密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，密級(jí)與保密期限之間用 “” 隔 開，如 “機(jī)密 15 年”。（三）緊急程度公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。 根據(jù)緊急程度， 緊急公文應(yīng)當(dāng)分別 標(biāo)注 “特急 ”“加急 ” 。標(biāo)注緊急程度， 一般用

11、3 號(hào)黑體字， 頂格編排在公文首頁版心左上角。如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（四）簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)注簽發(fā)人姓名。 由 “簽發(fā)人 ”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成。上報(bào)的公文中， 發(fā)文字號(hào)與簽發(fā)人標(biāo)識(shí)于同一行， 編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置， 發(fā)文字號(hào)居左空 1 字， 簽發(fā)人姓名居右空1 字；“簽發(fā)人 ”三字用 3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用 3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。（五）附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說

12、明的事項(xiàng)。如有附注， 用 3 號(hào)仿宋體字， 居左空 2 字加圓括號(hào)編排在成文日 期下一行。第四條 學(xué)校公文如需附表，對(duì)橫排A4 紙型表格，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致， 單頁碼表頭在訂口一邊， 雙頁碼表頭在切口 一邊。對(duì) A3 紙型表格，單面印刷時(shí)，表頭邊緣居左與 A4 紙文稿共同裝訂，多余部分折疊美觀、易翻，與A4 紙文稿對(duì)齊。第五條學(xué)校公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。第六條除前述“文件式 ”公文外，實(shí)際工作中還經(jīng)常使用 “信函式 ”公文。 “信函式 ”公文主要用于處理日常事務(wù)，其格式除下列特別要求外，均與 “文件式 ”公文相同。發(fā)文單位標(biāo)

13、志使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱， 上邊緣至上頁邊為30mm,居中排布，用小初號(hào)紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦單位標(biāo)志。 發(fā)文單位標(biāo)志下4mm 處印一條紅色雙線 （上粗下細(xì)） ，在距下頁邊20mm 處印一條紅色雙線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm,居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線的距離為一行。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下一行。標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為一行。首頁不顯示頁碼。第七條 紀(jì)要如果有前述 “文件式 ”公文的組成部分， 其格式參照“文件式 ”公文格式。如果是用作公文種類的紀(jì)要，則可印發(fā) “文件式 ” 或 “信函式 ”公文。紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊 緣為35mm,推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。除校黨委常委會(huì)會(huì)議紀(jì)要使 用專門印制的 “中共高校委員會(huì)常委會(huì)議紀(jì)要 ”版頭， 校務(wù)會(huì)議紀(jì)要使用專門印制的 “高校校務(wù)會(huì)議紀(jì)要 ”版頭外， 其他會(huì)議紀(jì)要可根據(jù)需要靈活使用版頭。第八條 學(xué)校公文的制版版面應(yīng)干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不